Lima Tanda Pabrik Anda Memiliki Masalah Berbagi Informasi

Bentuk interaksi manusia yang paling kuat dan kaya adalah tatap muka. Namun, pandemi secara drastis mengubah cara komunikasi kita yang biasa, terutama dalam hal serah terima shift-to-shift dan pembagian informasi yang konsisten. Sebagian besar transfer informasi yang ditangani dari jarak jauh ini menyebabkan penyimpangan dari interaksi pribadi yang telah lama kita anggap remeh.

Namun, karena kebutuhan, pandemi menciptakan inisiatif baru dan adopsi kreatif dari komunikasi jarak jauh dan bekerja dari mana saja, bahkan untuk para insinyur dalam operasi manufaktur. Apa yang telah kami pelajari dari pergolakan ini dapat diterapkan pada setiap gangguan di masa depan yang membutuhkan kelincahan, ketahanan, dan transparansi. Namun kemajuan teknologi hanya akan mencapai potensi maksimalnya jika kita menggabungkan kecerdasan manusia.

Hari ini kami ingin mengambil pelajaran terkait ke lantai toko. Di mana berbagi informasi telah gagal, dan bagaimana semangat tim dan kolaborasi dapat dihidupkan kembali untuk memastikan pemantauan yang aman dan sukses dari proses manufaktur yang kompleks?

Lima Tanda

Berikut adalah lima tanda teratas bahwa pabrik Anda mengalami masalah dengan berbagi informasi antara shift dan departemen dan apa yang dapat dilakukan untuk mengatasi hal ini.

1:Kurangnya pengaturan shift siang/shift malam: Kebiasaan serah terima shift yang buruk antara shift siang dan shift malam berarti tim kehilangan instruksi keselamatan penting atau parameter mengemudi khusus. Ketika percakapan dibatasi atau kondisi khusus tidak ditulis dan diserahkan, shift siang dan malam kehilangan informasi penting untuk menjalankan proses produksi dengan aman dan andal. Kesalahan komunikasi shift-to-shift telah terlibat dalam banyak kecelakaan selama bertahun-tahun, terutama karena kurangnya metode yang ditentukan untuk serah terima dan/atau disiplin yang diperlukan untuk memastikan pelaksanaan yang efektif.

2:Tugas terbuka tidak dijalankan: Standarisasi manajemen tugas yang buruk—terutama tugas-tugas rutin—berarti jalur eskalasi tidak otomatis dan respons tidak transparan terhadap shift atau personel baru. Pengamatan sering hilang dalam pengocokan kertas, file yang tersebar, atau perangkat lunak khusus, sehingga sulit untuk mendapatkan pengawasan atas temuan terbaru dan tugas yang tidak dilaksanakan dari shift sebelumnya.

3:Target produksi bulanan terus meleset: Bahkan jika Anda bertanya, orang sering tidak tahu target produksi, atau jawabannya mungkin berbeda. Masalah utama tampaknya adalah bahwa akuntansi produksi terlalu rumit untuk dipahami oleh semua orang dan jumlah produksi yang sebenarnya tidak transparan. Hal ini menyebabkan hilangnya akuntabilitas di antara tim shift. Jika tim tidak memperhitungkan kerugian dan tidak terlibat dalam proses akuntansi, pengamatan dari garis tidak dicatat.

4:Masalah kecil membutuhkan waktu berhari-hari untuk diselesaikan: Gangguan proses endemik pada operasi pabrik dalam industri kimia, meskipun teknologi AI terbaru dimaksudkan untuk menjaga operasi tetap stabil dan dapat diprediksi. Pertimbangkan ketika tim senior menginstruksikan shift saat ini untuk mengubah parameter mengemudi:Tanpa proses komunikasi standar, instruksi baru ini tidak transparan untuk shift berikutnya. Hal ini menyebabkan kurangnya ketahanan dalam krisis atau menghadapi gangguan proses.

5:Jari menunjuk di antara tim shift: Ketika tim shift menunjuk pada shift lain, itu membatasi kesempatan untuk kritik konstruktif dan jalan menuju perbaikan. Budaya menyalahkan dan menutup-nutupi menghambat semangat dan moral tim, sehingga sulit untuk menentukan akar penyebab dan kebutuhan pelatihan apa yang diperlukan. Semangat yang rendah sering kali dipicu oleh miskomunikasi atau kurangnya berbagi informasi antar departemen dan/atau antar shift.

Memecahkan Masalah

Transparansi dan aksesibilitas dalam berbagi informasi selama serah terima shift-to-shift sangat penting. Ini sangat rumit dalam operasi manufaktur proses 24/7 dengan banyak shift dan kebutuhan untuk mengirimkan laporan status kepada kru yang mungkin terdiri dari 50 orang atau lebih. Proses berbasis kertas seperti spreadsheet Excel dan log pengolah kata memerlukan waktu pemrosesan oleh tim bantuan shift. Informasi jatuh melalui celah.

Menurut 451 analis Research, pengawas shift memiliki pengetahuan paling mendalam tentang pabrik. Mereka memiliki peran yang cukup besar dalam memastikan komunikasi yang tepat waktu.

Platform Komunikasi Membawa Satu Sumber Kebenaran

Seiring dengan peluang baru untuk kolaborasi pribadi, perangkat lunak Plant Process Management (PPM) menghadirkan platform komunikasi terstruktur yang memberikan transparansi dan menyebarkan satu sumber kebenaran ke semua tingkat tim manajemen proses pabrik. Aliran informasi lancar, memberikan gambaran yang jelas tentang operasi pada waktu tertentu. Ini memastikan protokol serah terima shift sehingga tim yang keluar telah mengumpulkan dan menyerahkan semua data dan informasi yang diperlukan kepada tim yang masuk sebelum mereka meninggalkan ruang kontrol.

Mengelola proses yang kompleks adalah olahraga tim. Tim pada shift yang berbeda di setiap tingkat struktur perusahaan adalah saluran penting untuk memastikan bahwa peristiwa dan kondisi yang relevan akan mencerminkan keadaan proses manufaktur. Berbagi informasi melalui platform umum ini memberikan wawasan penting dan memperingatkan tim tentang masalah sebelum menjadi masalah.

Sementara kita membangun kembali komunikasi tatap muka saat kita keluar dari era pandemi, gangguan akan terus menjadi fakta kehidupan. Penting untuk memiliki alat yang tepat untuk memastikan pertukaran informasi yang terstruktur, transparan, dan dapat diakses.

“Ketika kami meluncurkan solusi serah terima shift-to-shift, jauh lebih mudah bagi orang-orang untuk berkolaborasi—dari rumah dan di tempat kerja—untuk tetap berhubungan dan menjaga jari pada denyut nadi setiap shift,” kata Gene Shields, CIO penyedia bahan kimia khusus Ascensus Specialties.

Memiliki semua komunikasi dalam satu platform mengurangi risiko miskomunikasi. PPM tidak hanya menjadi alat manajemen harian:Informasi dan kecerdasan manusia yang ditangkap memungkinkan pencarian catatan sejarah yang akan berfungsi sebagai basis pengetahuan berkelanjutan yang dapat diakses oleh anggota tim saat ini dan di masa depan.