Cara Berhenti Mengejar Pengeluaran Ekor Anda
Karena departemen pengadaan korporat menjadi lebih ramping dan lebih ramping, dan pembeli diminta untuk berbuat lebih banyak dengan lebih sedikit, masuk akal bahwa pengeluaran tail-spend, dengan prioritas volume pembelanjaan yang relatif rendah, cenderung tidak mendapatkan perhatian yang sama seperti yang seharusnya. jika sumber daya pengadaan lebih kuat.
Volume pembelanjaan rendah tidak selalu sama dengan kurangnya peluang penghematan, karena kategori yang kurang dikelola ini cenderung menjadi tempat di mana margin pemasok paling gemuk.
Ini adalah salah satu biaya pengadaan lean:ketidakmampuan untuk bertindak berdasarkan peluang bagus dalam kategori pengeluaran tertentu.
Agar pabrik dapat beroperasi, teknisi servis seragam, pengangkut limbah, dan pengendalian hama harus hadir secara terjadwal secara teratur. Ini tidak bisa dinegosiasikan. Seragam harus diserahkan. Sampah perlu diangkut. Hama harus dikendalikan. Jadi, ketika kontrak akan segera berakhir, ada momen dalam waktu yang cenderung mengatasi kelambanan internal perusahaan apa pun yang biasanya terjadi di area ini.
Untuk saat-saat singkat itu, pengeluaran tingkat rendah ini naik ke urutan teratas daftar prioritas pembeli yang sibuk, meskipun fokus itu tidak pernah bertahan lama di departemen pengadaan yang ramping. Tak lama kemudian, perjanjian baru ditandatangani, atau perpanjangan diberikan, dan pembeli kembali fokus pada prioritas yang lebih tinggi.
Strateginya, jika Anda bisa menyebutnya begitu, sepenuhnya reaktif:kontrak yang akan segera berakhir menuntut perhatian. Komitmen baru dibuat. Kemudian perhatian berpindah ke tempat lain, sampai diminta lagi.
Dalam hal pengeluaran yang biasanya salah urus ini, sumber persaingan terbesar adalah kelembaman internal perusahaan. Kegagalan untuk mengamankan seragam, pengangkutan limbah atau pengendalian hama mungkin menjadi bencana di tingkat pabrik, tetapi tidak ada yang berubah menjadi labu jika mereka tidak mulai menghemat 30% atau 40% untuk layanan tersebut minggu depan — bahkan jika itu benar-benar mungkin dilakukan jadi.
Di departemen pengadaan ramping, banyak pembeli hanya mengerjakan apa yang benar-benar tidak dapat dinegosiasikan setiap saat, dan tidak memiliki apa pun kecuali strategi reaksioner untuk sebagian besar portofolio pengeluaran mereka.
Jika kesepakatan hilang di tingkat manajer kategori, alasannya adalah, "Saya sedang mengerjakan MRO, atau energi, atau logistik, jadi saya tidak mungkin melihatnya sekarang." Yang diterjemahkan menjadi:“Saya tidak memiliki strategi untuk hal-hal yang tidak saya kerjakan secara aktif saat ini.”
Pemilik P&L, pemimpin pengadaan, dan manajer keuangan harus menanyakan dua pertanyaan berikut kepada anggota tim pengadaan:
- Kategori mana yang paling Anda kuasai saat ini?
- Apa strategi Anda untuk kategori yang tidak terlalu Anda kuasai?
Kemungkinan besar Anda tidak akan terlalu terkesan dengan jawaban nomor 2, dan saat-saat yang dapat diajarkan mungkin akan muncul.
Sering dikatakan bahwa Anda bisa menjadi baik dalam pekerjaan Anda dengan melakukan pekerjaan yang baik di seluruh kategori prioritas terbesar Anda. Tetapi untuk menjadi hebat dalam pekerjaan Anda memerlukan strategi di seluruh portofolio Anda — bahkan kategori yang saat ini tidak Anda kerjakan secara aktif.
Pemasok Anda tahu Anda ramping, yang menjadikan Anda target. Dalam lingkungan di mana pengadaan semakin diminta untuk berbuat lebih banyak dengan lebih sedikit, memiliki strategi di semua pengeluaran — bukan hanya kategori prioritas tertinggi Anda saat ini — tidak dapat dinegosiasikan.
Saat Anda mengidentifikasi kategori yang membutuhkan strategi, perhatikan kenyataan ini:Hanya karena pembeli tidak “secara aktif mengerjakan” pengeluaran tertentu tidak berarti mereka tidak kehilangan waktu berharga untuk kategori tersebut.
Dalam hal gangguan, tidak semua pengeluaran diciptakan sama, dan bidang pengeluaran pengeluaran didiami oleh beberapa kategori yang sangat mengganggu. Ketika seragam sewaan tidak dikembalikan di Pabrik 16, masalahnya akan meningkat ke pembeli Anda. Pabrik 11 mengeluh tentang biaya "pengisian kontainer yang berlebihan" pada faktur pembuangan limbahnya, dan pembeli Anda ditarik ke dalam perselisihan. Penyedia pengendalian hama Plant 5 mengatakan bahwa lokasi tersebut membutuhkan pengasapan $200,000. Apakah itu benar-benar? Dan apakah biaya itu benar?
Pembeli Anda tidak "mengerjakan" salah satu kategori ini. Namun, semua gangguan pasti memakan produktivitas pada inisiatif berprioritas lebih tinggi yang sebenarnya "ada dalam radar mereka".
Dengan strategi yang tepat, Anda tidak hanya dapat menghemat uang dalam kategori ini. Anda juga dapat meningkatkan produktivitas tim Anda, dengan mengurangi gangguan terus-menerus yang berasal dari pengeluaran tersebut.
Inilah hal tentang banyak dari biaya pengeluaran ekor "di bawah radar" ini:Mereka tersembunyi, menurut definisi. Mereka menyerang saat Anda tidak melihat. Dan seperti yang telah kita diskusikan, bukan hanya keuntungan Anda yang diserang — itu juga waktu berharga dan fokus misi tim Anda. Jadi strategi apa pun yang gagal membangun mekanisme pertahanan terhadap serangan terus-menerus ini tidak akan cukup.
Kontrak yang efektif saja tidak akan pernah cukup dalam kategori ini. Bahkan kontrak yang optimal tidak dapat menangkis seluruh upaya pemasok untuk meningkatkan pengeluaran, juga tidak dapat mencegah gangguan tingkat lapangan menggerogoti produktivitas tim Anda. Ini bukan kontrak yang lebih baik yang Anda butuhkan (meskipun Anda mungkin juga membutuhkannya), ini adalah strategi yang lebih baik.
Dunia manajemen biaya menawarkan sejumlah solusi untuk departemen pengadaan yang terbebani merasakan tekanan untuk memberikan penghematan. Selidiki pilihan Anda, tetapi berhati-hatilah:Banyak "solusi" yang Anda tawarkan tidak akan menyelesaikan masalah yang paling menjengkelkan dan berkelanjutan dengan kategori pengeluaran yang rumit, dan Anda akan menemukan diri Anda berurusan dengan gangguan yang sama dan erosi bottom-line kamu selalu bertahan.
Strategi Anda tidak dapat berakhir pada sumber dan pembuatan kesepakatan. Dengan banyak biaya pengeluaran, strategi apa pun yang menawarkan pengadaan tanpa manajemen akan meleset dari target dan membuat Anda terekspos. Tetapi strategi yang tepat dapat memberikan kemenangan cepat yang Anda butuhkan sambil juga memecahkan area masalah yang terus-menerus untuk bisnis Anda. Mungkin saat itu, Anda akhirnya bisa berhenti mengejar ekor Anda.
Rich Ham adalah CEO Fine Tune.
