Menguasai Manajemen Tail Spend: Panduan Praktis untuk Profesional Procurement
Seiring departemen perusahaan procurement menjadi lebih ramping dan lebih ramping, dan pembeli diminta untuk melakukan lebih dengan lebih sedikit, hanya masuk akal bahwa biaya tail spend, dengan prioritas volume pengeluaran yang relatif rendah, cenderung tidak mendapatkan perhatian yang sama seperti yang akan mereka terima jika sumber daya procurement lebih kuat.
Volume pengeluaran rendah tidak setara dengan kurangnya kesempatan penghematan, meskipun, karena kategori yang kurang dikelola ini cenderung menjadi tempat di mana margin pemasok paling besar.
Ini adalah salah satu biaya dari procurement ramping: ketidakmampuan untuk bertindak pada kesempatan yang baik dalam kategori tail spend tertentu.
Untuk pabrik beroperasi, pelayanan seragam, pengangkut sampah, dan teknisi pengendalian hama harus hadir pada jadwal yang teratur. Ini tidak dapat diragukan. Seragam harus dikirim. Sampah harus diangkut. Hama harus dikendali. Dan jadi, saat kontrak akan berakhir, ada satu saat yang cenderung mengalahkan inersia korporat internal yang biasanya berlaku di area ini.
Dalam sesaat singkat, biaya tingkat bawah ini bergerak ke atas daftar prioritas pembeli yang sibuk, meskipun fokus itu tidak pernah berlangsung lama di departemen procurement yang ramping. Segera, perjanjian baru ditandatangani, atau perpanjangan diberikan, dan pembeli kembali fokus pada prioritas yang lebih tinggi.
Strategi, jika Anda bisa menyebutnya itu, sepenuhnya reaktif: kedaluwarsa kontrak yang akan datang menuntut perhatian. Komitmen baru dibuat. Kemudian perhatian pindah ke tempat lain, sampai diperlukan lagi.
Saat datang untuk biaya yang biasanya tidak dikelola ini, sumber persaingan terbesar adalah inersia korporat internal. Gagal untuk mendapatkan seragam, pengangkutan sampah, atau pengendalian hama mungkin menjadi bencana di tingkat pabrik, tetapi tidak ada yang berubah menjadi labu jika mereka tidak mulai menghemat 30% atau 40% pada layanan tersebut minggu depan — meskipun sepenuhnya mungkin untuk melakukannya.
Di departemen procurement yang ramping, banyak pembeli hanya bekerja pada hal yang sepenuhnya tidak dapat diragukan pada setiap saat, dan tidak memiliki apa pun selain strategi reaktif untuk sebagian besar portofolio biaya mereka.
Jika kesepakatan hilang di tingkat manajer kategori, alasan adalah, “Saya bekerja pada MRO, atau energi, atau logistik, jadi saya tidak mungkin bisa melihatnya saat ini.” Yang diterjemahkan ke: “Saya tidak memiliki strategi untuk barang yang tidak saya kerjakan saat ini.”
Pemilik P&L, pemimpin procurement, dan manajer keuangan harus menanyakan dua pertanyaan berikut kepada anggota tim procurement mereka:
- Kategori mana yang Anda telanjani saat ini?
- Apa strategi Anda untuk kategori yang tidak Anda telanjani?
Kemungkinan Anda tidak akan terkesan dengan jawaban nomor 2, dan momen yang dapat diajarkan mungkin muncul.
Sering dikatakan bahwa Anda dapat baik di pekerjaan Anda dengan melakukan pekerjaan yang baik di seluruh kategori prioritas terbesar Anda. Tetapi untuk hebat di pekerjaan Anda memerlukan strategi di seluruh portofolio Anda — bahkan kategori yang tidak Anda kerjakan saat ini.
Pemasok Anda tahu Anda ramping, yang menjadikan Anda target. Dalam lingkungan di mana procurement semakin diminta untuk melakukan lebih dengan lebih sedikit, memiliki strategi di seluruh biaya — tidak hanya kategori prioritas tertinggi Anda pada saat ini — harus tidak dapat diragukan.
Saat Anda mengidentifikasi kategori yang membutuhkan strategi, perhatikan kenyataan ini: Hanya karena pembeli tidak “sedang bekerja pada” biaya tertentu tidak berarti mereka tidak kehilangan waktu yang berharga untuk kategori tersebut.
Saat datang untuk gangguan, tidak semua biaya sama, dan ranah biaya tail spend dihuni oleh beberapa kategori yang sangat mengganggu. Ketika seragam sewaan tidak dikembalikan di Pabrik 16, masalah dikecualikan ke pembeli Anda. Pabrik 11 mengeluh tentang biaya “container overfill” pada faktur pembuangan sampah mereka, dan pembeli Anda ditarik ke sengketa. Pabrik 5 penyedia pengendalian hama mengatakan lokasi memerlukan fumigasi senilai $200.000. Apakah benar? Dan apakah biaya itu benar?
Pembeli Anda tidak “sedang bekerja pada” kategori ini. Tetapi semua gangguan tersebut pasti merusak produktivitas pada inisiatif prioritas tinggi yang sebenarnya ada “pada radar mereka.”
Dengan strategi yang tepat, Anda tidak hanya dapat menghemat uang di kategori ini. Anda juga dapat meningkatkan produktivitas tim Anda, dengan mengurangi gangguan berkelanjutan yang berasal dari biaya tersebut.
Ini adalah hal tentang banyak biaya tail spend “di bawah radar” ini: Mereka halus, menurut definisi. Mereka menyerang saat Anda tidak melihat. Dan seperti yang telah kita bahas, itu tidak hanya bottom line Anda yang sedang diserang — itu juga waktu berharga dan fokus misi tim Anda. Jadi strategi apa pun yang gagal membangun mekanisme pertahanan terhadap serangan berkelanjutan ini akan tidak mencukupi.
Kontrak yang efektif saja tidak akan pernah cukup di kategori ini. Bahkan kontrak yang optimal tidak dapat menahan upaya penuh dari pemasok untuk meningkatkan pengeluaran, dan tidak dapat mencegah gangguan tingkat lapangan untuk merusak produktivitas tim Anda. Itu bukan kontrak yang lebih baik yang Anda butuhkan (meskipun Anda mungkin juga membutuhkannya), itu adalah strategi yang lebih baik.
Dunia manajemen biaya menawarkan berbagai solusi untuk departemen procurement yang terbebani merasakan tekanan untuk memberikan penghematan. Teliti opsi Anda, tetapi waspada: Banyak “solusi” yang ditawarkan kepada Anda tidak akan menyelesaikan masalah paling mengecewakan dan berkelanjutan dengan kategori tail spend yang kompleks, dan Anda akan menemukan diri sendiri menghadapi gangguan dan erosi bottom line yang sama yang selalu Anda alami.
Strategi Anda tidak dapat berakhir pada sourcing dan penegasan kesepakatan. Dengan banyak biaya tail spend, strategi apa pun yang menawarkan procurement tanpa manajemen akan melewat sasaran dan membiarkan Anda rentan. Tetapi strategi yang tepat dapat memberikan quick wins yang Anda butuhkan sambil juga menyelesaikan area masalah yang berkelanjutan untuk bisnis Anda. Mungkin kemudian, Anda akhirnya dapat berhenti mengejar ekor Anda.
Rich Ham adalah CEO dari Fine Tune.
