Audit Ini Dapat Membantu Anda Memulihkan Uang yang Hilang

Perusahaan terus mencari cara untuk meningkatkan arus kas dan mengurangi risiko. Salah satu metode yang sering diabaikan untuk mengurangi kebocoran laba dan meningkatkan pendapatan adalah melalui penggunaan audit pemulihan utang usaha (AP) saat ini atau jangka panjang.

Dalam proses AP, kesalahan sering terjadi selama bisnis normal, bahkan di lingkungan yang sangat otomatis. Perbedaan pembayaran dan pembayaran duplikat adalah dua masalah umum yang memungkinkan uang tunai lolos, menciptakan kebocoran keuntungan yang tidak diinginkan.

Audit pemulihan AP memungkinkan perusahaan untuk memulihkan dana yang dibayarkan secara keliru dan mengidentifikasi risiko untuk membantu mencegah kebocoran berulang, sehingga meningkatkan posisi keuangan jangka panjang mereka. Partner audit pihak ketiga yang berpengalaman memanfaatkan teknologi analitik data canggih dan kemampuan penjangkauan pernyataan untuk mengidentifikasi potensi kesalahan dalam transaksi AP.

Mitra audit ini berpengalaman dalam memberikan jaring yang luas untuk memaksimalkan potensi temuan klaim. Ini termasuk melakukan penyelidikan yang cermat dan meneliti semua klaim potensial untuk validitas. Saat klaim dinyatakan valid, partner audit membantu memulihkan dana yang seharusnya hilang, serta mencegah kesalahan serupa terulang.

Jika audit pemulihan AP sudah berlangsung, perusahaan harus mempertimbangkan jejak audit dan waktu siklus audit mereka untuk memaksimalkan nilai audit. Pertimbangan untuk ruang lingkup mungkin termasuk menentukan jangkauan geografis, jumlah wilayah atau divisi perusahaan, dan periode audit.

Idealnya, data yang akan ditinjau harus selengkap mungkin. Jika audit bersifat global, pertimbangkan untuk memasukkan semua wilayah dan fasilitas dalam geografi yang dipilih. Ini memaksimalkan peluang untuk mengidentifikasi kelebihan pembayaran dan memulihkan laba yang hilang.

Jika audit terjadi satu tahun atau lebih setelah tanggal transaksi, ada risiko bahwa kredit pemasok dapat hilang, dialokasikan di tempat lain, atau secara tidak sengaja dihapuskan. Dengan memindahkan kalender audit ke atas, perusahaan memiliki peluang pemulihan keuangan yang jauh lebih baik. Sebaiknya audit dilakukan tidak lebih dari 90 hari setelah tanggal transaksi. Melakukannya juga menutup loop umpan balik; semakin lama Anda tidak menyadari adanya kesenjangan proses, semakin besar potensi pendarahan keuangan.

Cara lain bagi perusahaan untuk mendapatkan lebih banyak dari audit adalah dengan memperluas cakupan tinjauan di luar pembayaran. Area untuk ekspansi meliputi:

• Aplikasi pembayaran pihak ketiga. Pahami jika pembayaran yang dilakukan melalui aplikasi pihak ketiga, seperti pembelian kartu-P dan alat kerja sementara, ditinjau untuk mengidentifikasi apakah pemasok telah dibayar dari dua sumber pembayaran yang berbeda.
• Rabat. Ketahui bagaimana rabat dilacak, dikelola, dan direkonsiliasi. Seringkali, penghitungan berdasarkan data yang tidak tersedia menyebabkan perusahaan kehilangan diskon.
• Harga. Bandingkan informasi perubahan harga dengan faktur untuk memastikan keakuratannya. Ini sangat membantu dengan skenario perubahan harga yang sering terjadi.
• Kembali. Tinjau proses dan transaksi secara teratur untuk menyoroti potensi pemulihan.

Audit pemulihan AP menambah nilai signifikan bagi kesejahteraan finansial perusahaan. Namun, melengkapinya dengan audit kepatuhan kontrak dan analitik lanjutan adalah cara terbaik untuk mengurangi risiko dan mengoptimalkan nilai bisnis di seluruh proses source-to-pay (S2P). Meskipun masing-masing dapat diimplementasikan sendiri, digabungkan, keduanya memaksimalkan laba atas investasi dengan menggunakan data dan pembelajaran dari setiap solusi.

Audit Kepatuhan Kontrak

Audit kepatuhan kontrak harga menyelidiki apakah perusahaan dikenakan harga yang benar atau diberikan potongan harga yang benar sesuai kontrak pemasok. Jenis audit ini dapat menghitung ulang tagihan menggunakan data perusahaan untuk memastikan keakuratannya.

Audit kepatuhan kontrak komersial meninjau kontrak pemasok untuk membantu memastikan bahwa manfaat yang dinegosiasikan oleh tim pengadaan telah diterima. Jika audit pemulihan AP mencari kesalahan dalam proses pembayaran, audit kepatuhan komersial menggunakan data perusahaan dan pemasok dalam peninjauannya. Jenis data termasuk tarif tenaga kerja atau biaya plus, pengganda markup, pass-through, dan biaya overhead.

Analisis Lanjutan

Analitik tingkat lanjut menggabungkan konsultasi terdepan di industri dengan teknologi aman yang dipatenkan untuk membantu perusahaan mengungkap wawasan dengan cepat, menindaklanjuti temuan, dan mencapai hasil akhir. Berlapis dalam kecerdasan buatan, pembelajaran mesin, dan ilmu data, analitik tingkat lanjut dapat memberikan wawasan di atas dan di luar apa yang dapat ditemukan dalam audit S2P tradisional. Hal ini pada gilirannya dapat mengidentifikasi rejeki nomplok finansial yang tersembunyi jauh di dalam data Anda.

Sementara banyak perusahaan memiliki proses peninjauan, mereka sering kurang memanfaatkan data yang tersedia untuk mereka. Meskipun alat yang hebat untuk dimiliki di kotak peralatan keuangan Anda, ulasan internal saja tidak akan menemukan segalanya. Jika Anda ragu apakah Anda memeras manfaat maksimal dari siklus rantai pasokan Anda, pertimbangkan untuk memperluas pekerjaan audit Anda. Partner audit S2P pihak ketiga yang berpengalaman dapat memberikan nilai tambah dan wawasan dengan menerapkan audit pemulihan, tinjauan kepatuhan kontrak, atau solusi analitik.

Angie Holsen adalah wakil presiden regional kepatuhan komersial di PRGX.