Pastikan Perusahaan Anda Siap Hadapi Peringatan Kepatuhan Rantai Pasok

Semua orang memiliki rencana sampai mereka ditinju di mulut. Ini adalah nugget kebijakan (sopan santun dari juara boks berat Mike Tyson) yang akan lebih baik diperhatikan oleh perusahaan ketika datang untuk risiko kepatuhan internasional.

Sementara banyak perusahaan besar memiliki rencana yang baik, perusahaan menengah cenderung memperlakukan risiko kepatuhan sebagai latihan mencentang kotak. Mungkin mereka pikir mereka tertutup karena mereka memantau database yang memfilter pengumuman sanksi masuk dari Kantor Kontrol Aset Asing AS atau badan lain. Itu bekerja sampai peringatan muncul tentang sanksi OFAC baru pada salah satu pemasok pihak ketiga perusahaan. Pada titik itu, perusahaan akan membutuhkan lebih dari sekadar database untuk menghindari situasi yang dapat dengan cepat menjadi mahal dan mengganggu.

Kemungkinan perusahaan Anda akan menghadapi peringatan kepatuhan semakin tinggi seiring gambar geopolitik semakin kompleks. Administrasi Biden telah mengambil sikap yang lebih keras terhadap banyak aktor asing daripada pendahulunya, mengumumkan sanksi baru pada China dan Rusia. Sampai sekarang tahun ini, OFAC telah mengenakan denda sekira $14 juta dalam sanksi sipil. Perangkat lunak raksasa Jerman SAP terkena denda gabungan AS sekira $8 juta pada bulan April karena menjual produk ke Iran melanggar sanksi AS.

Setiap perusahaan yang menerima panggilan dari regulator — atau ping dari perangkat lunak kepatuhan mereka — akan berada dalam masalah jika tidak memiliki prosedur yang padat. Bayangkan dampaknya jika, misalnya, perusahaan Anda menggunakan agen di Arab Saudi yang ditemukan terhubung dengan memasukkan produk ke Iran atau terikat dengan pendanaan teroris. Denda dapat berkisar dari jutaan dolar denda hingga tuntutan pidana.

Kunci untuk menghadapi peringatan secara langsung, bahkan jika itu alarm palsu, adalah dokumentasi, penelitian, tindakan, dan remediasi.

Dokumentasi, Dokumentasi, Dokumentasi

Ketika lembaga penegakan hukum mendengar tentang pelanggaran kepatuhan yang mungkin, mereka akan ingin mengetahui tidak hanya “Apa yang salah?” tetapi juga “Apa yang Anda lakukan untuk mencegahnya?”

Berkah untuk memiliki jawaban atas pertanyaan kedua sekarang, sebelum peringatan kepatuhan. Dokumentasi adalah teman Anda. Regulator akan lebih bersedia menunjukkan kesederhanaan dan bekerja konstruktif dengan perusahaan yang memiliki dokumentasi yang luas tentang komunikasi dan proses mereka sekitar entitas pihak ketiga, apakah hubungan tersebut dianggap berisiko atau tidak. Asumsikan Anda terpapar mitra yang terkena sanksi dan bertindak sesuai dengan itu.

Penelitian yang baik pada pihak ketiga perusahaan Anda adalah dasar. Setiap database memiliki keterbatasannya, bahkan daftar “komprehensif” OFAC dari program sanksi. Penting untuk memiliki akses ke direktori tambahan atau informasi, beserta proses untuk menganalisis data. Setelah pemasok ditandai, perusahaan harus dapat dengan cepat memobilisasi sumber daya internal dan eksternal untuk menentukan secara awal apakah informasi tersebut benar.

Kadang-kadang penelitian akan menemukan bahwa tidak ada alasan untuk khawatir — mungkin peringatan terjadi karena mitra yang tidak terkait di Taiwan memiliki nama bisnis yang mirip dengan satu di daratan China yang ditandai untuk sanksi. Dalam kasus ini, Anda telah menghemat uang dan menghindari stres yang tidak perlu. Informasi tersedia, dan tim Anda tidak perlu menyewa konsultan hukum eksternal.

Rencana Tindakan

Jika sebaliknya, penelitian menunjukkan bahwa mitra tersebut memang entitas yang ditandai dan terkena sanksi, tim Anda bersiap untuk mengambil tindakan. Dengan informasi yang tersedia, tim kepatuhan Anda sudah mengetahui kedalaman hubungan dan potensi paparan perusahaan. Langkah selanjutnya mungkin adalah mempertahankan konsultan hukum atau perasah eksternal lainnya.

Langkah terakhir dari rencana peringatan kepatuhan yang baik adalah remediasi. Ini dapat berarti bekerja dengan firm hukum yang berpengalaman atau bahkan menemukan pakar yang berbicara bahasa lokal dan dapat menasihati perusahaan Anda tentang paparan dan alternatif.

Kadang-kadang solusinya sederhana seperti memutuskan semua hubungan dengan mitra tersebut. Jika hubungan tersebut krusial atau tidak terhindarkan, itu mungkin tidak mudah. Di industri penerbangan, misalnya, itu hampir mustahil untuk menghindari bekerja dengan perusahaan layanan bandara yang mungkin memiliki koneksi korupsi dengan pemerintah. Itulah tempatnya dapat bernilai untuk mencari bekerja dengan regulator untuk menjelaskan situasi dan mencoba menemukan solusi kompromi. Namun, lagi, ini akan mencapai hasil yang jauh lebih baik ketika perusahaan dapat menunjukkan bahwa ia mengikuti prosedur yang benar dan memiliki jejak audit yang mendokumentasikannya.

Kesalahan umum yang harus dihindari adalah mendekati entitas yang terkena sanksi itu sendiri untuk bertanya. Daftar OFAC berisi beberapa aktor paling tidak terhormat di dunia, sehingga tidak mungkin mereka akan memberikan keterangan yang jujur.

Memiliki sistem yang tersedia, alih-alih reaksi ad-hoc, membuat bisnis kebal sehingga tidak bergantung untuk kepatuhan pada satu titik kegagalan, seperti konsultan umum yang memutuskan suatu hari untuk berhenti. Dengan dokumentasi, penelitian, tindakan yang direncanakan, dan remediasi, perusahaan Anda akan memiliki pertahanan terbaik untuk saat tinju di mulut itu.

Allan Matheson adalah chief executive officer di Blue Umbrella, sebuah perusahaan teknologi kepatuhan berbasis Vancouver.