Cara Merampingkan Proses Pengadaan, Dari Menemukan Vendor hingga Membayarnya

Proses pengadaan terdiri dari bagian-bagian yang bergerak simbiosis. Ketika komponen tidak berkomunikasi secara efisien, pemutusan rantai pasokan terjadi, menyebabkan kesalahan yang mahal, waktu yang hilang, dan peluang yang hilang.

Manajemen tingkat atas menghadapi tugas yang sering kali menakutkan untuk merampingkan proses ini dari atas ke bawah, dan harus menerapkan kebijakan dan proses yang saling menguntungkan bagi penyedia dan pemasok. Dikotomi yang ada di antara kedua fungsi ini dapat membuat negosiasi menjadi membosankan, dan sulit menemukan titik temu.

Hal ini terutama terlihat ketika memeriksa pemasok untuk kepatuhan di bidang kontrak, varians dan pembayaran, menggarisbawahi pentingnya menetapkan tujuan bersama untuk mengurangi biaya pengadaan dan memfasilitasi pertumbuhan. Tantangan untuk merampingkan proses ini menuntut pertanyaan:Bahkan dengan kepemimpinan yang rajin dan penetapan kebijakan yang tepat, dapatkah proses pengadaan dirampingkan?

Perpisahan Sulit Dilakukan

Tidak ada yang ingin kehilangan vendor karena perubahan kebijakan dan implementasi inisiatif strategis. Sebaliknya, tidak ada perusahaan yang ingin membuang waktu dan uang untuk tugas-tugas kasar seperti mendamaikan faktur, menyelesaikan perbedaan, dan melakukan pemrosesan luar biasa untuk melakukan pembayaran tepat waktu. Menyederhanakan proses pengadaan lebih mudah diucapkan daripada dilakukan, dan semua tangan harus berada di dek untuk membuatnya bekerja.

Hambatan untuk perampingan dimulai dengan kurangnya konsistensi dan penyimpangan dari prosedur operasi standar. Misalnya, Jane Vendor, yang mungkin bertanggung jawab atas 10% dari semua faktur, menolak untuk mematuhi kontrak standar, pembuatan faktur, dan proses pembayaran, dan tidak menyukai persyaratan kredit yang panjang. Akibatnya, tenaga kerja ekstra terlibat saat mendamaikan faktur non-kontrak dari Jane dengan sedikit atau tanpa diskon. Hal ini menciptakan kurangnya struktur dalam proses internal dan memungkinkan kesalahan manusia karena banyak titik kontak dalam proses pengadaan, pengadaan, dan pembayaran.

Dalam contoh lain, Jack Vendor, yang bertanggung jawab atas 8% dari semua faktur, telah setuju untuk mengikuti kontrak standar dan persyaratan pembayaran di seluruh perusahaan, yang telah bergabung ke saluran faktur elektronik untuk mengirim faktur yang dilampirkan ke dokumen pengadaan. Selain itu, Jack mendaftar untuk kebijakan no-pembelian-pesan-tidak-bayar, sehingga menghilangkan pembayaran yang salah. Untuk vendor yang tidak ingin merampingkan, analisis risiko-ke-manfaat dapat membantu dalam keputusan apakah akan memperbarui atau mengakhiri kontrak. Setiap kontrak memiliki tanggal akhir; jika persyaratan harga yang lebih baik tersedia dari pemasok lain, mungkin sudah saatnya untuk memutuskan hubungan dan melanjutkan dengan kontrak baru yang memenuhi profil vendor yang diinginkan.

Bukan rahasia lagi bahwa beberapa pemasok tidak tergantikan dan memiliki daya tawar yang kuat. Proses perampingan dimulai dengan mengidentifikasi vendor ini dan menegosiasikan manfaat kontrak. Ketidaktergantian mungkin karena volume, penawaran dan permintaan, atau hubungan jangka panjang, tetapi intinya adalah bahwa pemasok ini sangat penting untuk operasi yang sedang berlangsung, dan negosiasi kontrak harus ditangani dengan sangat hati-hati. Idealnya, mereka akan bergabung dengan persyaratan pembayaran dan kontrak yang menguntungkan yang dengan jelas menyatakan harapan.

Melihat Adalah Percaya

Dalam proses pengadaan yang tidak terstruktur, komunikasi sulit dilakukan, tepat waktu dan mahal. Kontrak mungkin ada atau mungkin tidak ada, dan dapat disimpan sebagai salinan cetak di lemari arsip yang jauhnya bermil-mil. Tujuan utama perampingan adalah untuk memiliki transparansi waktu nyata. Pencocokan PO, faktur elektronik, dan penolakan otomatis untuk faktur yang salah adalah alat yang memungkinkan pemasok dan penyedia secara harfiah berada di halaman yang sama. Persetujuan yang ditentukan sebelumnya memungkinkan pemrosesan faktur tanpa tinjauan dan otorisasi hilir. Dalam proses yang disederhanakan, kinerja mudah dipantau oleh penyedia dan pemasok. Jika harapan tidak terpenuhi, data terukur tersedia untuk manajemen tingkat atas, memungkinkan intervensi strategis.

Seperti dalam hubungan apa pun, pengadaan itu lancar, dan menyelesaikannya melalui komunikasi adalah kuncinya. Kepemimpinan harus mengawasi praktik diskon statis dan dinamis, menuai manfaat sebanyak mungkin untuk hasil terbaik. Jika hubungan ini terjalin dengan vendor yang banyak, manfaat bagi organisasi terus berlanjut dan dapat diandalkan. Bagi mereka yang suka bermain di lapangan, diskon dinamis dapat menjadi pilihan.

Apa yang tidak untuk dicintai? Ada aksi dan kegembiraan karena pemasok dan penyedia menemukan pembayaran yang saling menguntungkan. Dalam proses yang disederhanakan dengan visibilitas maksimal, Anda dapat memanfaatkan diskon dinamis karena kemampuan untuk dengan mudah memilih vendor target yang akan memaksimalkan pengembalian, sambil menyingkirkan vendor yang tidak menjamin kompromi.

Bagian tersulit dari inisiatif all-hands-on-deck adalah, sejujurnya, mendapatkan semua tangan di dek. Vendor orientasi dan standarisasi persyaratan pembayaran di seluruh papan adalah tugas untuk manajemen tingkat atas yang terampil. Ini adalah inisiatif yang didorong oleh kepemimpinan yang harus ditangani dengan sangat teliti. Seperti halnya upaya perubahan organisasi, ada proses:

• Identifikasi vendor volume tinggi yang penting bagi keberhasilan organisasi. Lakukan analisis pembelanjaan untuk mengidentifikasi kesenjangan yang ada dalam pembayaran dan pemrosesan faktur. Keputusan untuk mempertahankan hubungan dengan pemasok yang ada bergantung pada manfaat bagi organisasi. Jika manfaat ini tidak dilihat dari segi persyaratan, keandalan, dan transparansi, mungkin sudah waktunya untuk mencari pemasok yang mungkin tidak hanya menggantikan kontrak tetapi juga memungkinkan konsolidasi.
• Pindah ke faktur elektronik dan vendor onboard. Pastikan untuk memiliki kebijakan untuk membantu vendor yang lebih kecil dan lebih jarang, jika mereka tidak mau atau tidak dapat berpartisipasi. Keputusan untuk terus menggunakan vendor ad hoc harus bergantung pada nilai keseluruhan mereka.
• Buat inisiatif pengadaan untuk mengurangi variasi dalam proses bisnis dan penulisan kontrak. Setiap pembayaran harus dikaitkan dengan pesanan pembelian yang sah per transaksi pengadaan. Kontrak yang dibuat dengan baik dari pemasok yang sudah ada adalah emas, sehingga mengurangi kebutuhan akan proses persetujuan yang tidak perlu.
• Bawa peluang diskon. Menetapkan persyaratan terpadu memungkinkan pembayaran lebih awal, yang menghasilkan prospek diskon statis dan dinamis.
• Pindah ke kebijakan “Tanpa PO, tanpa bayar”. Jika tidak diminta atau diterima, itu tidak dibayar. Ini sekali lagi dimulai dengan penetapan kontrak yang rajin, dan memungkinkan dokumen pengadaan dilampirkan pada kontrak itu. Persyaratannya terlihat dan jelas.
• Tetapkan batas toleransi dan kriteria penolakan otomatis. Analytics akan mengungkapkan tren dan mengonfirmasi bahwa data berguna. Vendor yang tidak memotong waktu dan akurasi dapat dengan mudah dipilih dalam proses yang disederhanakan.
• Terapkan proses persetujuan untuk invoice yang tidak sesuai PO. Bahkan dengan kebijakan dan proses yang ketat, kesempurnaan tidak dijamin. Bersiaplah.

Penyelesaian langkah-langkah di atas adalah inisiatif yang didorong oleh kepemimpinan dengan satu tujuan:mendapatkan bayaran. Pengembangan proses pembayaran adalah langkah terakhir menuju proses yang disederhanakan. Memotong cek secara manual menyisakan ruang untuk kesalahan, meningkatkan biaya dan menarik keluar proses pembayaran. Metode pembayaran elektronik berlimpah, dan jika tidak digunakan, tinggalkan potongan harga di atas meja.

Setiap organisasi harus memilih proses pembayaran yang melengkapi proses internalnya. Pembayaran elektronik adalah standar tetapi memiliki banyak variasi. Digunakan dengan benar, mereka berkontribusi pada pengurangan cek yang tidak jelas, karenanya lebih sedikit properti yang tidak diklaim. Host pihak ketiga semakin populer karena penyerapan tanggung jawab dan keandalan informasi perbankan yang diperbarui; namun, penggunaan pemrosesan kartu virtual muncul sebagai opsi yang paling ramah pengguna dengan potensi potongan harga. Keamanan tambahan dari jumlah pembayaran yang telah ditentukan sebelumnya dan tanggal kedaluwarsa berpasangan dengan baik dengan PO yang sangat cocok.

Bahagia Selamanya

Merampingkan, menurut definisi, adalah tindakan mengubah item untuk membuatnya lebih sederhana atau lebih efisien. Dalam pengadaan, perampingan terdiri dari inisiatif berbasis kepemimpinan yang kompleks yang harus terukur dan transparan di seluruh organisasi. Audit atas proses-proses ini dapat memakan biaya, tetapi diperlukan untuk memastikan bahwa proses pengadaan yang bernilai tambah berjalan sesuai dengan hasil yang diharapkan. Kepemilikan harus ditetapkan untuk mengevaluasi proses individu, dengan pengawasan yang tepat terhadap pemilik ini dilakukan oleh manajemen atas secara konsisten dan telah ditentukan sebelumnya.

Sama pentingnya untuk mengaudit proses internal adalah pemantauan berkelanjutan dari kepatuhan pemasok terhadap persyaratan kontrak yang dinegosiasikan. Kontrak ini adalah dasar dari hubungan pengadaan, dan kegagalan untuk memenuhi harapan semua hasil harus diakui untuk memastikan bahwa tujuan strategis terpenuhi.

Pengadaan merupakan proses yang cair yang harus dipantau. Pada tahun 2021, ketersediaan pasokan telah terkena dampak yang belum pernah terjadi sebelumnya karena pandemi global. Dan kekurangan menghasilkan lebih banyak kekurangan. Efek trickledown ini berdampak pada produsen, distributor, dan konsumen. Di masa kompetitif ini, tidak ada kelonggaran untuk kesalahan.

Memperlancar proses rantai pasokan adalah jalan untuk memaksimalkan pendapatan sekaligus mengurangi biaya operasional. Pada akhirnya, kepemimpinan dengan contoh dan pengawasan yang cermat sangat penting dan harus terus berlanjut.

Megha Gupta adalah analis sistem utama yang telah bekerja dengan perusahaan seperti Oracle, IBM, Amazon, dan Starbucks.

Proses pengadaan terdiri dari bagian-bagian yang bergerak simbiosis. Ketika komponen tidak berkomunikasi secara efisien, pemutusan rantai pasokan terjadi, menyebabkan kesalahan yang mahal, waktu yang hilang, dan peluang yang hilang.

Manajemen tingkat atas menghadapi tugas yang sering kali menakutkan untuk merampingkan proses ini dari atas ke bawah, dan harus menerapkan kebijakan dan proses yang saling menguntungkan bagi penyedia dan pemasok. Dikotomi yang ada di antara kedua fungsi ini dapat membuat negosiasi menjadi membosankan, dan sulit menemukan titik temu.

Hal ini terutama terlihat ketika memeriksa pemasok untuk kepatuhan di bidang kontrak, varians dan pembayaran, menggarisbawahi pentingnya menetapkan tujuan bersama untuk mengurangi biaya pengadaan dan memfasilitasi pertumbuhan. Tantangan untuk merampingkan proses ini menuntut pertanyaan:Bahkan dengan kepemimpinan yang rajin dan penetapan kebijakan yang tepat, dapatkah proses pengadaan dirampingkan?

Perpisahan Sulit Dilakukan

Tidak ada yang ingin kehilangan vendor karena perubahan kebijakan dan implementasi inisiatif strategis. Sebaliknya, tidak ada perusahaan yang ingin membuang waktu dan uang untuk tugas-tugas kasar seperti mendamaikan faktur, menyelesaikan perbedaan, dan melakukan pemrosesan luar biasa untuk melakukan pembayaran tepat waktu. Menyederhanakan proses pengadaan lebih mudah diucapkan daripada dilakukan, dan semua tangan harus berada di dek untuk membuatnya bekerja.

Hambatan untuk perampingan dimulai dengan kurangnya konsistensi dan penyimpangan dari prosedur operasi standar. Misalnya, Jane Vendor, yang mungkin bertanggung jawab atas 10% dari semua faktur, menolak untuk mematuhi kontrak standar, pembuatan faktur, dan proses pembayaran, dan tidak menyukai persyaratan kredit yang panjang. Akibatnya, tenaga kerja ekstra terlibat saat mendamaikan faktur non-kontrak dari Jane dengan sedikit atau tanpa diskon. Hal ini menciptakan kurangnya struktur dalam proses internal dan memungkinkan kesalahan manusia karena banyak titik kontak dalam proses pengadaan, pengadaan, dan pembayaran.

Dalam contoh lain, Jack Vendor, yang bertanggung jawab atas 8% dari semua faktur, telah setuju untuk mengikuti kontrak standar dan persyaratan pembayaran di seluruh perusahaan, yang telah bergabung ke saluran faktur elektronik untuk mengirim faktur yang dilampirkan ke dokumen pengadaan. Selain itu, Jack mendaftar untuk kebijakan no-pembelian-pesan-tidak-bayar, sehingga menghilangkan pembayaran yang salah. Untuk vendor yang tidak ingin merampingkan, analisis risiko-ke-manfaat dapat membantu dalam keputusan apakah akan memperbarui atau mengakhiri kontrak. Setiap kontrak memiliki tanggal akhir; jika persyaratan harga yang lebih baik tersedia dari pemasok lain, mungkin sudah saatnya untuk memutuskan hubungan dan melanjutkan dengan kontrak baru yang memenuhi profil vendor yang diinginkan.

Bukan rahasia lagi bahwa beberapa pemasok tidak tergantikan dan memiliki daya tawar yang kuat. Proses perampingan dimulai dengan mengidentifikasi vendor ini dan menegosiasikan manfaat kontrak. Ketidaktergantian mungkin karena volume, penawaran dan permintaan, atau hubungan jangka panjang, tetapi intinya adalah bahwa pemasok ini sangat penting untuk operasi yang sedang berlangsung, dan negosiasi kontrak harus ditangani dengan sangat hati-hati. Idealnya, mereka akan bergabung dengan persyaratan pembayaran dan kontrak yang menguntungkan yang dengan jelas menyatakan harapan.

Melihat Adalah Percaya

Dalam proses pengadaan yang tidak terstruktur, komunikasi sulit dilakukan, tepat waktu dan mahal. Kontrak mungkin ada atau mungkin tidak ada, dan dapat disimpan sebagai salinan cetak di lemari arsip yang jauhnya bermil-mil. Tujuan utama perampingan adalah untuk memiliki transparansi waktu nyata. Pencocokan PO, faktur elektronik, dan penolakan otomatis untuk faktur yang salah adalah alat yang memungkinkan pemasok dan penyedia secara harfiah berada di halaman yang sama. Persetujuan yang ditentukan sebelumnya memungkinkan pemrosesan faktur tanpa tinjauan dan otorisasi hilir. Dalam proses yang disederhanakan, kinerja mudah dipantau oleh penyedia dan pemasok. Jika harapan tidak terpenuhi, data terukur tersedia untuk manajemen tingkat atas, memungkinkan intervensi strategis.

Seperti dalam hubungan apa pun, pengadaan itu lancar, dan menyelesaikannya melalui komunikasi adalah kuncinya. Kepemimpinan harus mengawasi praktik diskon statis dan dinamis, menuai manfaat sebanyak mungkin untuk hasil terbaik. Jika hubungan ini terjalin dengan vendor yang banyak, manfaat bagi organisasi terus berlanjut dan dapat diandalkan. Bagi mereka yang suka bermain di lapangan, diskon dinamis dapat menjadi pilihan.

Apa yang tidak untuk dicintai? Ada aksi dan kegembiraan karena pemasok dan penyedia menemukan pembayaran yang saling menguntungkan. Dalam proses yang disederhanakan dengan visibilitas maksimal, Anda dapat memanfaatkan diskon dinamis karena kemampuan untuk dengan mudah memilih vendor target yang akan memaksimalkan pengembalian, sambil menyingkirkan vendor yang tidak menjamin kompromi.

Bagian tersulit dari inisiatif all-hands-on-deck adalah, sejujurnya, mendapatkan semua tangan di dek. Vendor orientasi dan standarisasi persyaratan pembayaran di seluruh papan adalah tugas untuk manajemen tingkat atas yang terampil. Ini adalah inisiatif yang didorong oleh kepemimpinan yang harus ditangani dengan sangat teliti. Seperti halnya upaya perubahan organisasi, ada proses:

• Identifikasi vendor volume tinggi yang penting bagi keberhasilan organisasi. Lakukan analisis pembelanjaan untuk mengidentifikasi kesenjangan yang ada dalam pembayaran dan pemrosesan faktur. Keputusan untuk mempertahankan hubungan dengan pemasok yang ada bergantung pada manfaat bagi organisasi. Jika manfaat ini tidak dilihat dari segi persyaratan, keandalan, dan transparansi, mungkin sudah waktunya untuk mencari pemasok yang mungkin tidak hanya menggantikan kontrak tetapi juga memungkinkan konsolidasi.
• Pindah ke faktur elektronik dan vendor onboard. Pastikan untuk memiliki kebijakan untuk membantu vendor yang lebih kecil dan lebih jarang, jika mereka tidak mau atau tidak dapat berpartisipasi. Keputusan untuk terus menggunakan vendor ad hoc harus bergantung pada nilai keseluruhan mereka.
• Buat inisiatif pengadaan untuk mengurangi variasi dalam proses bisnis dan penulisan kontrak. Setiap pembayaran harus dikaitkan dengan pesanan pembelian yang sah per transaksi pengadaan. Kontrak yang dibuat dengan baik dari pemasok yang sudah ada adalah emas, sehingga mengurangi kebutuhan akan proses persetujuan yang tidak perlu.
• Bawa peluang diskon. Menetapkan persyaratan terpadu memungkinkan pembayaran lebih awal, yang menghasilkan prospek diskon statis dan dinamis.
• Pindah ke kebijakan “Tanpa PO, tanpa bayar”. Jika tidak diminta atau diterima, itu tidak dibayar. Ini sekali lagi dimulai dengan penetapan kontrak yang rajin, dan memungkinkan dokumen pengadaan dilampirkan pada kontrak itu. Persyaratannya terlihat dan jelas.
• Tetapkan batas toleransi dan kriteria penolakan otomatis. Analytics akan mengungkapkan tren dan mengonfirmasi bahwa data berguna. Vendor yang tidak memotong waktu dan akurasi dapat dengan mudah dipilih dalam proses yang disederhanakan.
• Terapkan proses persetujuan untuk invoice yang tidak sesuai PO. Bahkan dengan kebijakan dan proses yang ketat, kesempurnaan tidak dijamin. Bersiaplah.

Penyelesaian langkah-langkah di atas adalah inisiatif yang didorong oleh kepemimpinan dengan satu tujuan:mendapatkan bayaran. Pengembangan proses pembayaran adalah langkah terakhir menuju proses yang disederhanakan. Memotong cek secara manual menyisakan ruang untuk kesalahan, meningkatkan biaya dan menarik keluar proses pembayaran. Metode pembayaran elektronik berlimpah, dan jika tidak digunakan, tinggalkan potongan harga di atas meja.

Setiap organisasi harus memilih proses pembayaran yang melengkapi proses internalnya. Pembayaran elektronik adalah standar tetapi memiliki banyak variasi. Digunakan dengan benar, mereka berkontribusi pada pengurangan cek yang tidak jelas, karenanya lebih sedikit properti yang tidak diklaim. Host pihak ketiga semakin populer karena penyerapan tanggung jawab dan keandalan informasi perbankan yang diperbarui; namun, penggunaan pemrosesan kartu virtual muncul sebagai opsi yang paling ramah pengguna dengan potensi potongan harga. Keamanan tambahan dari jumlah pembayaran yang telah ditentukan sebelumnya dan tanggal kedaluwarsa berpasangan dengan baik dengan PO yang sangat cocok.

Bahagia Selamanya

Merampingkan, menurut definisi, adalah tindakan mengubah item untuk membuatnya lebih sederhana atau lebih efisien. Dalam pengadaan, perampingan terdiri dari inisiatif berbasis kepemimpinan yang kompleks yang harus terukur dan transparan di seluruh organisasi. Audit atas proses-proses ini dapat memakan biaya, tetapi diperlukan untuk memastikan bahwa proses pengadaan yang bernilai tambah berjalan sesuai dengan hasil yang diharapkan. Kepemilikan harus ditugaskan untuk mengevaluasi proses individu, dengan pengawasan yang tepat dari pemilik ini dilakukan oleh manajemen atas secara konsisten dan telah ditentukan sebelumnya.

Sama pentingnya untuk mengaudit proses internal adalah pemantauan berkelanjutan dari kepatuhan pemasok terhadap persyaratan kontrak yang dinegosiasikan. Kontrak ini adalah dasar dari hubungan pengadaan, dan kegagalan untuk memenuhi harapan semua hasil harus diakui untuk memastikan bahwa tujuan strategis terpenuhi.

Pengadaan merupakan proses yang cair yang harus dipantau. Pada tahun 2021, ketersediaan pasokan telah terkena dampak yang belum pernah terjadi sebelumnya karena pandemi global. Dan kekurangan menghasilkan lebih banyak kekurangan. Efek trickledown ini berdampak pada produsen, distributor, dan konsumen. Di masa kompetitif ini, tidak ada kesalahan yang diperbolehkan.

Memperlancar proses rantai pasokan adalah jalan untuk memaksimalkan pendapatan sekaligus mengurangi biaya operasional. Pada akhirnya, kepemimpinan dengan memberi contoh dan pengawasan yang cermat sangat penting dan harus berkelanjutan.

Megha Gupta adalah analis sistem utama yang telah bekerja dengan perusahaan seperti Oracle, IBM, Amazon, dan Starbucks.