Mengubah Proses Pengadaan Melalui Robotika

Manusia telah terpesona dengan otomatisasi sejak Abad Kegelapan.

Langkah besar pertama menuju otomatisasi dalam sejarah manusia adalah penemuan roda, yang meningkatkan transportasi dengan cara yang sebelumnya tidak terbayangkan. Maju cepat hingga saat ini, dan otomatisasi dalam operasi, manufaktur, keuangan, dan pemasaran telah memungkinkan peningkatan produktivitas yang signifikan. Jadi di mana teknologi pergi dari sini? Otomatisasi proses robotik (RPA) memegang jawabannya.

Dalam organisasi modern, rantai pasokan terdiri dari portofolio aplikasi perangkat lunak khusus yang menjalankan fungsi khusus. Memastikan interaksi yang lancar di antara mereka adalah titik nyeri yang umum. RPA dapat membantu bisnis mencapai kolaborasi tanpa sentuhan di antara aplikasi utama seperti perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), manajemen transportasi, manajemen gudang, perencanaan, pengadaan, dan manajemen produk.

Pengguna pengadaan dan pengadaan berinteraksi dengan banyak sistem ini, memanfaatkan titik data eksternal untuk membuat keputusan yang tepat mengenai kuantitas, harga, dan lokasi produk. Tim pengadaan sering menginvestasikan waktu yang signifikan dalam pengumpulan dan analisis data, yang secara langsung memengaruhi waktu siklus proses. Dalam survei Gartner tahun 2019 tentang sumber, pengadaan, dan manajemen vendor, masalah penting dalam pengadaan teknologi termasuk penghematan biaya langsung (instan), dampak hasil bisnis, negosiasi yang efektif, penghindaran biaya, dan waktu untuk memproses. RPA dapat secara signifikan membantu menyelesaikan tantangan pengadaan di semua area ini.

Laporan Gartner 2020 tentang I.T. pengoptimalan biaya menemukan bahwa pengenalan atau peningkatan otomatisasi dapat membantu organisasi mencapai penghematan bersih 10% hingga 15% dalam I.T. biaya proyek jasa. Organisasi dapat mempertahankan I.T. arsitektur sambil mendapatkan keuntungan dari peningkatan produktivitas melalui RPA. Teknologi ini dapat mempertahankan peningkatan laba atas investasi untuk produk digital yang ada melalui strategi produk yang dioptimalkan.

Rekonsiliasi inventaris melalui RPA dapat membantu perusahaan multinasional mencapai lebih dari 70% pengurangan waktu siklus rekonsiliasi. Misalnya, perusahaan logistik global besar menerapkan RPA untuk transformasi operasi guna mencapai keunggulan rantai pasokan.

Dengan memungkinkan transformasi digital yang cepat dari fungsi rantai pasokan, RPA terbukti menjadi salah satu alat paling penting untuk peningkatan produktivitas. Ukuran pasar global untuk RPA diperkirakan akan mengalami pertumbuhan yang cukup besar, mencapai $6,10 miliar pada tahun 2027, menurut Fortune Business Insights. Dalam rantai pasokan organisasi modern, RPA dapat mengungkap nilai tersembunyi melalui transformasi sebagian besar proses fungsi pengadaan. Berikut adalah beberapa area utama di mana organisasi dapat memperoleh manfaat RPA langsung.

Analisis pembelanjaan otonom . Pengumpulan pengeluaran dan analisis kategori adalah area utama di mana RPA dapat membantu, dengan mengumpulkan data dari berbagai sumber secara otomatis. Di tingkat organisasi, RPA dapat membantu menghasilkan laporan terperinci dari aplikasi ERP serta file manual, seperti PDF dan spreadsheet Excel. RPA juga dapat mengintegrasikan alat yang dikembangkan secara lokal yang mungkin digunakan perusahaan untuk melaksanakan proses pengadaan. Dengan pengumpulan data pembelanjaan otomatis, “bots” juga dapat mengaktifkan penilaian peluang pembelanjaan otomatis yang mendetail berdasarkan kebijakan yang ditentukan.

Analisis pasar dan pembelian spot yang dioptimalkan. Bot dapat dengan mudah mengumpulkan informasi dari beberapa situs web dan dokumen, yang diperbarui secara berkala setiap bulan atau setiap minggu oleh penyedia data pihak ketiga. Dasbor analisis pasar dapat memanfaatkan informasi yang dikumpulkan ini tanpa perlu memperbarui atau memeriksa data sumber. Manajer pengadaan bahkan dapat menempatkan pesanan pembelian langsung menggunakan bot, yang mengidentifikasi penjual dan harga terbaik yang tersedia di pasar berdasarkan riset pasar. RPA dapat sangat mengurangi upaya yang dihabiskan untuk menelusuri internet dan sumber lain.

Pembandingan otomatis dan pemantauan kinerja tanpa sentuhan . RPA dapat mengaktifkan pengumpulan data otomatis untuk mengisi dasbor indikator kinerja utama (KPI) dan memungkinkan perusahaan melakukan latihan pembandingan tanpa campur tangan manusia. Ini juga dapat membantu mengumpulkan data secara otomatis dari beberapa aplikasi (termasuk email). Jika pengguna ingin memberikan data melalui email, RPA dapat membantu mengintegrasikan input email ke dasbor KPI dan meningkatkan pengalaman pengadaan dan kepuasan pemangku kepentingan.

Permintaan pembelian (PR) dan manajemen pesanan pembelian (PO) serta identifikasi pemasok. Bot dapat mengumpulkan data dari PR dan mencari katalog produk untuk item yang tersedia. Jika item tidak tersedia, bot dapat mencari pemasok di internet dan memberikan saran untuk kemungkinan kecocokan vendor. RPA bahkan dapat membantu memulai percakapan dan menanyakan beberapa pemasok untuk ketersediaan produk dengan penawaran harga sementara, menggunakan email atau teks SMS. Bot dapat mengelola seluruh proses untuk identifikasi produk, riset pasar, dan manajemen hubungan pemasok, sehingga membebaskan banyak waktu bagi manajer pengadaan. Selain pemberitahuan dan laporan rutin yang dikirim oleh ERP untuk inisiasi PR dan PO, RPA dapat membantu membuat laporan khusus di tingkat kategori atau produk.

Peluncuran otomatis pemasok dan pembuatan master vendor. Orientasi pemasok dan pembuatan vendor umumnya merupakan tugas manual yang memakan waktu di banyak organisasi. Dengan bot RPA, proses pembuatan vendor otomatis dapat dijalankan tanpa campur tangan manusia. Bot dapat menambahkan data master ke aplikasi perusahaan kapan saja.

Audit pemasok khusus. Bot dapat membantu membuat laporan khusus untuk pemasok tertentu yang memantau kontrak yang sedang berlangsung, pelacakan klaim, dan kepatuhan kontrak. Berdasarkan kebijakan yang ditentukan, bot dapat mengirim pengingat berkala secara otomatis melalui email atau teks SMS ke vendor tertentu. Bot dengan kemampuan email juga dapat memberikan pembaruan otomatis di kotak surat atau SMS secara langsung untuk kriteria atau pengecualian apa pun.

*Perkiraan data untuk organisasi tingkat kematangan Tahap 3 dan 4 sesuai dengan Kerangka Keunggulan Proses TCS

RPA dengan cepat muncul sebagai bagian integral dari organisasi pengadaan, dan akan terus berkembang dan matang. Setelah diselaraskan dengan strategi bisnis, RPA dapat memberikan hasil yang luar biasa dan berkelanjutan dalam jangka waktu yang singkat.

Bakul Sharma dan Mudit Bansal adalah konsultan dalam Praktik Rantai Pasokan Global Layanan Konsultasi Tata.