Merevolusi Pengadaan dengan Otomasi Robotik: Meningkatkan Efisiensi & Akurasi

Manusia telah terpesona dengan otomasi sejak Zaman Kegelapan.

Langkah besar pertama menuju otomasi dalam sejarah manusia adalah penemuan roda, yang meningkatkan transportasi dengan cara yang sebelumnya tidak dapat dibayangkan. Berkedepan ke masa kini, otomasi dalam operasi, manufaktur, keuangan, dan pemasaran telah memungkinkan peningkatan signifikan dalam produktivitas. Jadi ke mana teknologi akan pergi dari sini? Otomatisasi proses robotik (RPA) menjawabnya.

Dalam organisasi modern, rantai pasok terdiri dari portofolio aplikasi perangkat lunak khusus yang melakukan fungsi spesial. Memastikan interaksi yang lancar di antara mereka adalah titik nyeri umum. RPA dapat membantu bisnis mencapai kolaborasi sentuh nol di antara aplikasi kunci seperti perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), manajemen transportasi, manajemen gudang, perencanaan, pengadaan, dan manajemen produk.

Pengguna sumber daya dan pengadaan berinteraksi dengan banyak sistem ini, mengandalkan titik data eksternal untuk membuat keputusan yang tepat mengenai jumlah, harga, dan lokasi produk. Tim pengadaan sering menginvestasikan waktu signifikan dalam pengumpulan dan analisis data, yang secara langsung mempengaruhi waktu siklus proses. Dalam survei Gartner 2019 tentang sourcing, pengadaan, dan manajemen vendor, isu kritis dalam pengadaan teknologi termasuk penghematan biaya langsung (instan), dampak pada hasil bisnis, negosiasi yang efektif, penghindaran biaya, dan waktu pemrosesan. RPA dapat secara signifikan membantu menyelesaikan tantangan pengadaan di semua area ini.

Laporan Gartner 2020 tentang optimisasi biaya IT menemukan bahwa pengantar atau peningkatan otomasi dapat membantu organisasi mencapai penghematan bersih 10% hingga 15% dalam biaya proyek layanan IT berkelanjutan. Organisasi dapat mempertahankan arsitektur IT yang ada sambil mendapatkan keuntungan produktivitas yang ditingkatkan melalui RPA. Teknologi dapat mempertahankan return on investment yang ditingkatkan untuk produk digital yang ada melalui strategi produk yang dioptimalkan.

Rekonsiliasi inventaris melalui RPA dapat membantu perusahaan multinasional mencapai pengurangan lebih dari 70% dalam waktu siklus rekonsiliasi. Misalnya, perusahaan logistik global besar menerapkan RPA untuk transformasi operasi untuk mencapai keunggulan rantai pasok.

Dengan memungkinkan transformasi digital yang cepat dari fungsi rantai pasok, RPA terbukti sebagai salah satu alat terpenting untuk peningkatan produktivitas. Ukuran pasar global untuk RPA diproyeksikan mengalami pertumbuhan yang signifikan, mencapai 6,10 miliar dolar pada 2027, menurut Fortune Business Insights. Dalam rantai pasok organisasi modern, RPA dapat mengungkap nilai tersembunyi melalui transformasi sebagian besar proses fungsi pengadaan. Berikut adalah beberapa area kunci di mana organisasi dapat mencapai manfaat RPA segera.

Analisis penganggaran otonom. Pengumpulan penganggaran dan analisis kategori adalah area kunci di mana RPA dapat membantu, dengan mengumpulkan data dari berbagai sumber secara otomatis. Pada tingkat organisasi, RPA dapat membantu menghasilkan laporan detail dari aplikasi ERP serta file manual, seperti PDF dan spreadsheet Excel. RPA juga dapat mengintegrasikan alat yang dikembangkan secara lokal yang mungkin digunakan perusahaan untuk mengeksekusi proses pengadaan. Dengan pengumpulan data penganggaran otomatis, "bot" juga dapat mendukung penilaian peluang penganggaran detail yang otomatis berdasarkan kebijakan yang ditetapkan.

Analisis pasar dan pembelian spot yang dioptimalkan. Sebuah bot dapat dengan mudah mengumpulkan informasi dari banyak situs web dan dokumen, yang diperbarui secara reguler pada dasar bulanan atau mingguan oleh penyedia data pihak ketiga. Dasbor analisis pasar dapat menggunakan informasi yang terkumpul ini tanpa perlu memperbarui atau memeriksa data sumber. Manajer pengadaan bahkan dapat memesan pembelian spot menggunakan bot, yang mengidentifikasi penjual dan harga terbaik yang tersedia di pasar berdasarkan penelitian pasar. RPA dapat mengurangi upaya yang dihabiskan untuk mencari internet dan sumber lainnya secara besar-besaran.

Auto-benchmarking dan pemantauan performa sentuh nol. RPA dapat mengaktifkan pengumpulan data otomatis untuk mengisi dasbor indikator kinerja kunci (KPI) dan memungkinkan perusahaan untuk melakukan latihan benchmarking tanpa intervensi manusia. Ini juga dapat membantu mengumpulkan data secara otomatis dari banyak aplikasi (termasuk email). Jika pengguna ingin memberikan data dengan email, RPA dapat membantu mengintegrasikan input email ke dalam dasbor KPI dan meningkatkan pengalaman pengadaan serta kepuasan pemangku kepentingan.

Manajemen permintaan pembelian (PR) dan pesanan pembelian (PO) serta identifikasi pemasok. Sebuah bot dapat mengumpulkan data dari PR dan mencari katalog produk untuk item yang tersedia. Jika item tidak tersedia, bot dapat mencari pemasok di internet dan memberikan saran untuk kecocokan vendor yang mungkin. RPA bahkan dapat membantu memulai percakapan dan menanyakan banyak pemasok untuk ketersediaan produk dengan penawaran harga sementara, menggunakan email atau pesan teks SMS. Sebuah bot dapat mengelola seluruh proses untuk identifikasi produk, penelitian pasar, dan manajemen hubungan pemasok, membebaskan jumlah waktu yang signifikan bagi manajer pengadaan. Selain notifikasi dan laporan reguler yang dikirim oleh ERP untuk initiasi PR dan PO, RPA dapat membantu membuat laporan khusus pada tingkat kategori atau produk.

Pemasok otomatis dan pembuatan master vendor. Pemasukan pemasok dan pembuatan vendor secara umum adalah tugas manual yang memakan waktu di banyak organisasi. Dengan bot RPA, proses pembuatan vendor otomatis dapat dieksekusi tanpa intervensi manusia. Sebuah bot dapat menambahkan data master ke aplikasi perusahaan kapan saja.

Audit pemasok khusus. Bot dapat membantu membuat laporan khusus untuk pemasok tertentu yang memantau kontrak berkelanjutan, pelacakan klaim, dan kepatuhan kontrak. Berdasarkan kebijakan yang ditetapkan, bot dapat mengingatkan secara berkala secara otomatis melalui email atau pesan teks SMS ke vendor tertentu. Bot dengan kemampuan email juga dapat memberikan pembaruan otomatis di kotak masuk atau SMS langsung untuk setiap kriteria atau pengecualian yang ditetapkan.

*Perkiraan data untuk organisasi tingkat maturitas 3 dan 4 menurut TCS Process Excellence Framework

RPA dengan cepat muncul sebagai bagian integral dari organisasi pengadaan, dan akan terus berkembang dan matang. Setelah selaras dengan strategi bisnis, RPA dapat memberikan hasil yang luar jangka waktu pendek.

Bakul Sharma dan Mudit Bansal adalah konsultan dalam Praktik Rantai Pasok Global dari Tata Consultancy Services.