Sederhanakan Pengadaan: Dari Pemilihan Vendor hingga Pembayaran Lancar

Proses pengadaan terdiri dari bagian-bagian yang bergerak simbiotik. Ketika komponen tidak berkomunikasi dengan efisien, terjadi kerusakan dalam rantai pasok, menyebabkan kesalahan yang mahal, waktu yang hilang, dan kesempatan yang terlewat.

Manajemen atas menghadapi tugas yang seringkali menakutkan untuk menyederhanakan proses ini dari atas ke bawah, dan harus menerapkan kebijakan dan proses yang menguntungkan kedua belah pihak bagi pengadaan dan supplier. Dikotomi yang ada antara kedua fungsi ini dapat membuat negosiasi melelahkan, dan menemukan titik temu sulit.

Ini terlihat jelas saat memeriksa supplier untuk kepatuhan di bidang kontrak, variansi, dan pembayaran, menekankan pentingnya menetapkan tujuan umum untuk mengurangi biaya pengadaan dan memfasilitasi pertumbuhan. Tantangan untuk menyederhanakan proses ini menuntut pertanyaan: Bahkan dengan kepemimpinan yang tekun dan pembuatan kebijakan yang tepat, dapatkah proses pengadaan disederhanakan?

Breaking Up Is Hard to Do

Tidak ada yang ingin kehilangan vendor karena perubahan kebijakan dan implementasi inisiatif strategis. Sebaliknya, tidak ada korporasi yang ingin membuang waktu dan uang pada tugas rutin seperti menyelaraskan faktur, menyelesaikan variansi, dan melakukan pemrosesan eksepsional untuk pembayaran tepat waktu. Namun menyederhanakan proses pengadaan lebih mudah dikatakan daripada dilakukan, dan semua pihak harus terlibat agar berhasil.

Hambatan untuk menyederhanakan dimulai dengan kurangnya konsistensi dan penyimpangan dari prosedur operasi standar. Sebagai contoh, Jane Vendor, yang mungkin mencakup 10% dari semua faktur, menolak untuk mengikuti standar kontrak, proses faktur, dan pembayaran, dan tidak suka dengan jangka waktu kredit yang panjang. Akibatnya, tenaga kerja ekstra terlibat saat menyelaraskan faktur non-kontrak dari Jane dengan sedikit atau nol diskon. Ini menciptakan kurangnya struktur dalam proses internal dan memungkinkan kesalahan manusia karena banyak titik sentuh dalam proses sourcing, pengadaan, dan pembayaran.

Dalam contoh lain, Jack Vendor, yang bertanggung jawab atas 8% semua faktur, telah setuju untuk mengikuti kontrak dan syarat pembayaran standar perusahaan, setelah di-onboard ke saluran faktur elektronik untuk mengirim faktur yang dilampirkan ke dokumen pengadaan. Selain itu, Jack mendaftar untuk kebijakan no-purchase-order-no-pay, sehingga menghilangkan pembayaran yang salah. Untuk vendor yang tidak ingin menyederhanakan, analisis risiko-manfaat dapat membantu dalam keputusan apakah akan memperpanjang atau mengakhiri kontrak. Setiap kontrak memiliki tanggal berakhir; jika syarat harga yang lebih baik tersedia dari supplier lain, mungkin saatnya untuk memutus hubungan dan melanjutkan dengan kontrak baru yang sesuai dengan profil vendor yang diinginkan.

Tidak rahasia bahwa beberapa supplier tidak dapat digantikan dan memiliki daya tawar yang kuat. Proses penyederhanaan dimulai dengan mengidentifikasi vendor ini dan negosiasi manfaat kontrak. Ketidakgantian mungkin disebabkan oleh volume, pasokan dan permintaan, atau hubungan jangka panjang, tetapi garis bawahnya adalah supplier ini krusial untuk operasi yang berkelanjutan, dan negosiasi kontrak harus ditangani dengan hati-hati maksimal. Idealnya, mereka akan di-onboard dengan syarat pembayaran yang menguntungkan dan kontrak yang secara jelas menyatakan harapan.

Seeing Is Believing

Dalam proses pengadaan yang tidak terstruktur, komunikasi sulit, memakan waktu, dan mahal. Kontrak mungkin ada atau tidak, dan bisa disimpan sebagai salinan cetak di lemari arsip yang berjauhan miles. Tujuan utama penyederhanaan adalah memiliki transparansi waktu nyata. PO matching, faktur elektronik, dan auto-rejection untuk faktur yang salah adalah alat yang memungkinkan supplier dan pengadaan untuk benar-benar berada di halaman yang sama. Persetujuan yang telah ditetapkan memungkinkan pemrosesan faktur tanpa ulasan dan otorisasi downstream. Dalam proses yang disederhanakan, kinerja mudah dipantau oleh pengadaan dan supplier. Jika harapan tidak terpenuhi, data yang dapat diukur tersedia untuk manajemen atas, yang memungkinkan intervensi strategis.

Seperti dalam hubungan apa pun, pengadaan adalah fluida, dan menyelesaikannya melalui komunikasi adalah kunci. Kepemimpinan harus memantau praktik diskon statis dan dinamis, mendapatkan manfaat sebanyak mungkin untuk return terbaik. Jika hubungan ini ada dengan vendor yang bervolume besar, manfaat bagi organisasi berkelanjutan dan andal. Bagi yang suka bermain di lapangan, diskon dinamis mungkin opsi.

Apa yang tidak disukai? Ada aksi dan kegembiraan saat supplier dan pengadaan menemukan pembayaran yang menguntungkan kedua belah pihak. Dalam proses yang disederhanakan dengan visibilitas maksimal, mungkin untuk mendapatkan manfaat dari diskon dinamis karena kemampuan untuk dengan mudah memilih vendor target yang akan memaksimalkan return, sambil mengeliminasi yang tidak layak untuk kompromi.

Bagian paling sulit dari inisiatif all-hands-on-deck adalah, dengan jujur, mendapatkan semua tangan di dek. Onboarding vendor dan menyelaraskan syarat pembayaran di seluruh papan adalah tugas untuk manajemen atas yang terampil. Ini adalah inisiatif yang dipimpin kepemimpinan yang harus ditangani dengan tekun maksimal. Seperti dalam upaya perubahan organisasi apa pun, ada proses:

• Identifikasi vendor volume tinggi yang krusial untuk keberhasilan organisasi. Lakukan analisis pengeluaran untuk mengidentifikasi kesenjangan apa pun yang ada dalam pembayaran dan pemrosesan faktur. Keputusan untuk mempertahankan hubungan dengan supplier yang ada bergantung pada manfaat bagi organisasi. Jika manfaat ini tidak terlihat melalui syarat, keandalan, dan transparansi, mungkin saatnya mencari supplier yang tidak hanya dapat menggantikan kontrak tetapi juga memungkinkan konsolidasi.
• Pindah ke faktur elektronik dan onboard vendor. Pastikan ada kebijakan yang berlaku untuk membantu vendor yang lebih kecil dan kurang sering, jika mereka tidak mau atau tidak dapat berpartisipasi. Keputusan untuk terus menggunakan vendor ad hoc harus bergantung pada nilai keseluruhan mereka.
• Buat inisiatif sourcing untuk mengurangi variasi dalam proses bisnis dan penulisan kontrak. Setiap pembayaran harus terkait dengan pesanan pembelian yang sah per transaksi pengadaan. Kontrak yang sudah terbentuk dari supplier yang di-onboard adalah emas, mengurangi kebutuhan akan proses persetujuan yang tidak perlu.
• Bawa kesempatan diskon. Menetapkan syarat yang seragam memungkinkan pembayaran awal, yang menghasilkan prospek diskon statis dan dinamis.
• Pindah ke kebijakan "No-PO, no-pay." Jika tidak diminta atau diterima, tidak dibayar. Ini lagi dimulai dengan pembuatan kontrak yang tekun, dan memungkinkan dokumen pengadaan dilampirkan ke kontrak tersebut. Syaratnya terlihat dan jelas.
• Tetapkan batas toleransi dan kriteria auto-rejection. Analisis akan mengungkap tren dan mengonfirmasi bahwa data berguna. Vendor yang tidak memenuhi syarat dalam hal waktu dan akurasi mudah diidentifikasi dalam proses yang disederhanakan.
• Implementasikan proses persetujuan untuk faktur yang tidak cocok PO. Bahkan dengan kebijakan dan proses yang ketat, kesempurnaan tidak dijamin. Bersiaplah.

Penyelesaian langkah-langkah di atas adalah inisiatif yang dipimpin kepemimpinan dengan satu tujuan: mendapatkan pembayaran. Pengembangan proses pembayaran adalah langkah akhir dalam peralihan ke proses yang disederhanakan. Mencetak cek secara manual memberi ruang untuk kesalahan, meningkatkan biaya, dan memperpanjang proses pembayaran. Metode pembayaran elektronik banyak, dan jika tidak digunakan, meninggalkan diskon pada meja.

Setiap organisasi harus memilih proses pembayaran yang melengkapi proses internalnya. Pembayaran elektronik adalah standar tetapi memiliki banyak variasi. Digunakan dengan baik, mereka berkontribusi pada pengurangan cek yang belum dibayar, sehingga kurang properti yang tidak di klaim. Host pihak ketiga telah meningkat popularitas karena penyerapan tanggung jawab dan keandalan informasi perbankan yang diperbarui; namun, penggunaan pemrosesan kartu virtual muncul sebagai opsi paling ramah pengguna dengan potensi diskon. Keamanan tambahan dari jumlah pembayaran dan tanggal kedaluwarsa yang telah ditetapkan berpasangan dengan baik dengan PO yang cocok sempurna.

Happily Ever After

Penyederhanaan, menurut definisi, adalah tindakan mengubah suatu item untuk membuatnya lebih sederhana atau lebih efisien. Dalam pengadaan, penyederhanaan terdiri dari inisiatif kepemimpinan yang kompleks yang harus dapat diukur dan transparan di seluruh organisasi. Audit proses ini dapat mahal, tetapi diperlukan untuk memastikan proses pengadaan yang menambah nilai berjalan sesuai dengan hasil yang diharapkan. Kepemilikan harus ditugaskan untuk mengevaluasi proses individu, dengan pengawasan yang tepat atas pemilik ini yang dilakukan oleh manajemen atas pada basis yang telah ditetapkan dan konsisten.

Sama pentingnya dengan audit proses internal adalah pemantauan berkelanjutan terhadap kepatuhan supplier terhadap syarat kontrak yang telah negoisasi. Kontrak ini adalah dasar hubungan pengadaan, dan kegagalan untuk memenuhi harapan semua hasil yang harus diberikan harus diakui untuk memastikan tujuan strategis tercapai.

Pengadaan adalah proses fluida yang harus dipantau. Pada 2021, ketersediaan pasokan telah terpengaruh dengan cara yang tak tertandingi akibat pandemi global. Dan kekurangan menghasilkan lebih banyak kekurangan. Efek rintisan ini mempengaruhi produsen, distributor, dan konsumen. Dalam waktu kompetitif ini, tidak ada ruang untuk kesalahan.

Menyederhanakan proses rantai pasok adalah jalan untuk memaksimalkan generasi pendapatan sambil mengurangi biaya operasional. Pada akhirnya, baik kepemimpinan dengan contoh maupun pengawasan yang teliti adalah penting dan harus berkelanjutan.

Megha Gupta adalah lead systems analyst yang telah bekerja dengan perusahaan seperti Oracle, IBM, Amazon, dan Starbucks.