Bagaimana cara menulis prosedur pemeliharaan standar yang berguna dan efektif?

Pemeliharaan merupakan kegiatan vital dalam industri. Ketika diatur dan diterapkan dengan benar, memungkinkan perusahaan untuk memastikan kepuasan pelanggan, karena mampu menyediakan pelanggan dengan produk yang berkualitas. Ini juga membantu melestarikan sumber dayanya dengan memastikan bahwa sumber daya produksi tetap beroperasi dan efisien, khususnya dengan mengurangi waktu henti peralatan. Tetapi pemeliharaan yang efektif pasti membutuhkan pengembangan prosedur pemeliharaan yang efisien .

Usulkan konten yang relevan dan disesuaikan dengan konteks penggunaan

Seperti halnya prosedur apa pun, prosedur yang didedikasikan untuk operasi pemeliharaan harus dengan jelas dan lengkap menjawab semua pertanyaan yang mungkin muncul baik kepada teknisi yang bertanggung jawab untuk melaksanakannya maupun kepada orang yang bertanggung jawab atas pengawasan dan pengendalian.

Oleh karena itu, prosedur pemeliharaan harus menjawab pertanyaan “siapa”, “apa”, “bagaimana” dan “kapan”. Dengan kata lain, itu menyebutkan orang atau tim yang ditugaskan untuk operasi pemeliharaan, sifat operasi yang tepat, cara pelaksanaannya (mode operasi) dan tanggal pelaksanaannya. Poin terakhir ini sangat penting dalam hal pemeliharaan preventif; prosedur tersebut menentukan jumlah jam kerja, putaran, pengulangan, atau bagian dari mana mesin atau salah satu komponennya kemungkinan besar akan gagal.

Karyawan yang bertanggung jawab untuk menulis prosedur pemeliharaan diminta untuk mengingat bahwa konten harus disesuaikan dengan konteks orang yang akan membaca dan menggunakannya.

Fokus pada elemen visual

Isi tekstual dari prosedur pemeliharaan itu penting, tetapi tidak selalu cukup untuk memandu pengguna secara efektif dalam pekerjaannya.

Elemen visual memberikan keterbacaan tambahan dan sangat meningkatkan pemahaman informasi, dan dengan demikian kinerja tugas.

Grafik, foto, diagram penjelasan, atau bahkan video memberikan pemahaman yang lebih baik kepada teknisi pemeliharaan tentang situasi dan tindakan yang harus diambil. Dukungan seperti logigram, dengan simbol dan tautan yang sederhana dan jelas, merupakan bantuan penting, mulai, misalnya, dan dalam konteks pemeliharaan kuratif, dari permintaan intervensi saat masuk dan mengarah ke kembalinya layanan saat keluar. Diagram tersebut dimaksudkan untuk menjadi efektif dan lengkap dengan membuat skema setiap langkah intervensi pemeliharaan dan pilihan yang berbeda (apa yang harus dilakukan jika masalah dapat diperbaiki, solusi alternatif apa, apakah bagian dalam persediaan, dll.), serta tindakan terkait (permintaan untuk membeli suku cadang jika perlu, laporan intervensi di akhir operasi, dll.).

Beradaptasi dengan terminal seluler

Penyusunan prosedur pemeliharaan juga dilakukan dengan mempertimbangkan media yang akan dikonsultasikan oleh pengguna. Bagi teknisi pemeliharaan, dapat mengakses prosedur dari perangkat selulernya tidak dapat disangkal merupakan aset, karena memungkinkan dia menemukan informasi yang dia butuhkan dengan lebih cepat dan mudah sambil menjaga tangannya tetap bebas untuk melakukan pekerjaannya dan memanfaatkan optimal, bahkan interaktif elemen visual.

Prosedur perawatan yang dapat diakses dari smartphone sangat memudahkan misi dan tindak lanjutnya. Elaborasinya memerlukan mempertimbangkan kekhususan format seperti: harus ringkas agar tidak memaksa operator untuk menggulir halaman tanpa batas waktu, tidak memperlambat tampilan dengan elemen yang terlalu besar, dll.