Tantangan Memperbarui Instruksi Kerja Berbasis Kertas di Industri Modern

Elemen kunci dokumentasi industri, mode operasi adalah pendukung dasar yang memungkinkan operator dipandu dalam pelaksanaan tugas yang inherent pada pekerjaan masing-masing. Oleh karena itu, vital bagi perusahaan bahwa dokumen ini tidak hanya sepenuhnya jelas dan dapat dibaca, tetapi juga bebas dari kesalahan apa pun yang akan mengakibatkan ketidaksesuaian dalam eksekusi operasi.

Pembaruan instruksi kerja kertas: pemborosan waktu dan energi

Seiring dengan lingkungan tempat perusahaan beroperasi berkembang dan menjadi dinamis, demikian pula cara operasinya dan produksinya. Instruksi kerja tidak dapat diam di waktu, karena harus menyesuaikan dengan kedatangan faktor-faktor baru: standar baru, alat baru, proses baru, permintaan baru, dll. Selain itu, kesalahan atau sumber ketidakefisienan dan ketidakpatuhan mungkin terdeteksi dalam instruksi kerja ini setelah diterapkan di lapangan.

Oleh karena itu ada perubahan teratur yang harus dilakukan pada prosedur operasional ini, yang berarti mereka harus diperbarui setiap kali. Namun, ini tentu merupakan masalah serius saat menangani media kertas tradisional.

Ini berarti semua salinan versi lama (yang tidak terkini) dari instruksi kerja harus dikeluarkan dari sirkulasi untuk memastikan tidak ada karyawan yang masih menggunakannya untuk melakukan pekerjaan mereka. Langkah berikutnya adalah mencetak ulang media, kemudian memastikan semua operator memiliki dokumen yang diperbarui setelah validasi oleh berbagai aktor yang terlibat (manajer produksi, manajer kualitas, operator yang mungkin juga terlibat dalam pembaruan ini…). Semua ini memobilisasi sumber daya (material dan manusia), energi dan waktu.

Oleh karena itu tidak mungkin untuk memperbarui dokumen kertas tanpa ada pemborosan tertentu, tidak perlu disebutkan konsekuensi lingkungan, karena kertas adalah bahan yang dapat didaur ulang tetapi mewakili jumlah limbah potensial yang besar.

Kesulitan dalam mengelola dan mengamankan dokumen

Sejak dokumentasi perusahaan harus diarsipkan, mudah untuk membayangkan volume dokumen yang harus disimpan dan dikelola seiring dengan akumulasi. Mereka memerlukan ruang khusus, dengan sumber daya material yang besar (lemari, lemari berkas, perlindungan aus dan rusak, dll.) dan sumber daya organisasi.

Pembaruan instruksi kerja juga menimbulkan masalah keamanan dan kerahasiaan. Masalah keamanan ada, karena setiap media kertas cenderung diubah atau bahkan dihancurkan dalam hal kecelakaan, penanganan yang salah atau bencana (kebakaran, banjir…). Sejauh kerahasiaan berkaitan, ada kecemasan tentang kebocoran data yang mungkin ke pesaing, karena dokumen kertas dapat disembunyikan dan digunakan secara salah.

Masalah yang diatasi oleh fakta beralih ke digital membawa solusi. Ketika diamankan dengan baik, prosedur operasional yang didigitalisasi lebih tidak rentan terhadap risiko pengejaran ini. Selain itu, instruksi kerja, disimpan dan dapat diakses pada media digital, tidak dapat hilang atau dihancurkan dengan cara yang sama seperti dokumen kertas. Dematerialisasi juga memudahkan untuk membuat dokumen baru, dimodifikasi dan diperbarui tersedia. Ini ditransmisikan secara otomatis dan cepat ke terminal yang digunakan oleh operator di lapangan.

Picomto adalah perangkat lunak instruksi kerja digital terkemuka di Eropa. Hubungi kami untuk mengetahui lebih lanjut.