Kesulitan memperbarui instruksi kerja berbasis kertas

Elemen kunci dari dokumentasi industri, mode operasi adalah dukungan dasar yang memungkinkan operator untuk dipandu dalam kinerja tugas yang melekat pada pekerjaan mereka masing-masing. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan bahwa dokumen-dokumen ini tidak hanya sangat jelas dan terbaca, tetapi juga bebas dari kesalahan apa pun yang akan menyebabkan ketidaksesuaian dalam pelaksanaan operasi.

Memperbarui instruksi kerja kertas:buang-buang waktu dan energi

Karena lingkungan tempat perusahaan beroperasi berkembang dan menjadi dinamis, demikian pula cara beroperasi dan berproduksi. Instruksi kerja tidak dapat tetap beku dalam waktu, karena mereka harus beradaptasi dengan kedatangan faktor baru:standar baru, alat baru, proses baru, tuntutan baru, dll. Selain itu, kesalahan atau sumber inefisiensi dan ketidakpatuhan mungkin terdeteksi dalam instruksi kerja ini setelah diterapkan di lapangan.

Oleh karena itu, ada perubahan rutin yang harus dilakukan pada prosedur operasi ini, yang berarti bahwa prosedur tersebut harus diperbarui setiap saat. Namun, ini jelas merupakan masalah serius ketika berhadapan dengan media berbasis kertas tradisional .

Ini berarti bahwa semua salinan versi lama (yang tidak up-to-date) dari instruksi kerja harus dihilangkan dari peredaran untuk memastikan bahwa tidak ada karyawan yang masih menggunakannya untuk melakukan pekerjaan mereka. Langkah selanjutnya adalah mencetak ulang media, kemudian memastikan bahwa semua operator memiliki dokumen yang diperbarui setelah divalidasi oleh berbagai aktor terkait (manajer produksi, manajer kualitas, operator yang mungkin juga terlibat dalam pembaruan ini…). Semua ini memobilisasi sumber daya (materi dan manusia), energi, dan waktu.

Oleh karena itu tidak mungkin memperbarui dokumen kertas tanpa ada jumlah limbah tertentu, belum lagi konsekuensi lingkungan, karena kertas adalah bahan yang dapat didaur ulang tetapi merupakan potensi limbah yang cukup besar.

Kesulitan dalam mengelola dan mengamankan dokumen

Karena dokumentasi perusahaan harus diarsipkan, mudah untuk membayangkan volume dokumen yang harus disimpan dan dikelola saat menumpuk. Mereka membutuhkan ruang khusus, dengan sumber daya material yang signifikan (lemari, lemari arsip, pelindung keausan, dll.) dan sumber daya organisasi.

Memperbarui instruksi kerja juga menimbulkan masalah keamanan dan kerahasiaan. Masalah keamanan ada, karena dukungan kertas kemungkinan besar akan berubah atau bahkan hancur jika terjadi kecelakaan, salah penanganan atau bencana (kebakaran, banjir…). Sejauh menyangkut kerahasiaan, ada kekhawatiran tentang kemungkinan kebocoran data ke pesaing, karena dokumen kertas dapat disembunyikan dan disalahgunakan.

Masalah di mana fakta beralih ke digital memberikan solusi. Ketika diamankan dengan benar, prosedur operasi digital kurang rentan terhadap risiko pengungkapan ini. Selain itu, instruksi kerja, yang disimpan dan dapat diakses di media digital, tidak dapat hilang atau dimusnahkan seperti halnya dokumen kertas. Dematerialisasi juga memudahkan untuk membuat dokumen baru, modifikasi, dan pembaruan tersedia. Ini secara otomatis dan cepat ditransmisikan ke terminal yang digunakan oleh operator di lapangan.

Picomto adalah perangkat lunak instruksi kerja digital terkemuka di Eropa. Hubungi kami untuk mengetahui lebih lanjut.