Pentingnya Indikator Kinerja Utama (KPI) CMMS

KPI (indikator kinerja utama) adalah tentang menetapkan tujuan dan melacak kemajuan. Pada dasarnya, blok bangunan kunci kesuksesan. Tapi bagaimana cara kerjanya dan mana yang harus Anda gunakan?

Sebelum Anda memiliki KPI, Anda memerlukan tujuan. Setelah Anda memiliki tujuan, Anda dapat memutuskan KPI mana yang akan digunakan untuk mengukur seberapa baik kinerja Anda. Tetapi berhati-hatilah. Sebaiknya luangkan waktu untuk melihat lebih dekat seluruh gagasan tentang "seberapa baik Anda melakukannya." Seringkali tidak sesederhana hanya "baik" atau "buruk".

KPI untuk jauh dan cepat

Misalnya, Anda mungkin melacak waktu dengan kunci pas, dengan tujuan agar teknisi menghabiskan setidaknya 50% dari hari mereka secara aktif untuk menutup pesanan kerja. Melihat angkanya, Anda melihat bahwa Anda saat ini berada di 45%; kamu baik-baik saja, kan? Anda sudah dekat dengan tujuan Anda. Tapi berapa lama waktu yang Anda butuhkan untuk sampai ke sana? Bagaimana jika Anda hanya mendapatkan persentase setahun? Anda telah membuat kemajuan, tetapi Anda membutuhkan waktu yang sangat lama, dan melihat ke depan, apakah Anda bersedia menunggu lima tahun untuk akhirnya mencapai tujuan Anda?

Saat menentukan seberapa baik kinerja kita, satu jenis KPI umumnya tidak cukup. Dalam contoh ini, kami memiliki sesuatu untuk memberi tahu kami seberapa dekat kami dengan tujuan kami dan sesuatu yang lain untuk memberi tahu kami seberapa cepat kami bergerak ke arah itu. Ini seperti Anda sedang dalam perjalanan. Satu jenis KPI memberi tahu Anda seberapa jauh Anda telah melangkah. Ini odometer Anda. Tetapi jenis KPI lain memberi tahu Anda seberapa cepat Anda bergerak menuju tujuan Anda. Itu adalah speedometer Anda. Dan Anda membutuhkan keduanya untuk benar-benar memahami bagaimana perjalanan Anda.

KPI yang tertinggal dan memimpin

Secara garis besar, ada dua kategori indikator kinerja, lagging dan leading. Yang pertama adalah jenis yang muncul dalam pikiran ketika Anda memikirkan KPI; yang kedua mungkin sedikit kurang jelas tetapi sama pentingnya.

Indikator tertinggal

Di sini Anda menggunakan data historis untuk melihat apakah Anda bergerak menuju atau menjauhi sasaran. Jadi, jika tujuan Anda adalah menurunkan berat badan atau meningkatkan berapa banyak push-up yang dapat Anda lakukan, Anda akan melihat catatan berat badan atau push-up pribadi Anda selama beberapa bulan terakhir, memplotnya pada grafik, dan melihat garis tren.

Segalanya terlihat bagus! Garis tren biru muda menunjukkan peningkatan secara keseluruhan.

Untuk menurunkan berat badan, Anda akan menginginkan garis mengarah ke bawah, tetapi untuk meningkatkan push-up maksimal, Anda ingin satu garis mengarah ke atas. Dengan menggunakan indikator lagging, Anda dapat memprediksi kapan Anda akan mencapai tujuan Anda. Ini tidak akan tepat, tetapi jika semuanya secara umum tetap sama, Anda akan memiliki ide bagus tentang seperti apa masa depan. Ingat, untuk KPI yang tertinggal, Anda punya satu per sasaran. Anda ingin menurunkan berat badan, KPI adalah berat badan Anda. Anda ingin melakukan lebih banyak push-up, KPI adalah jumlah maksimum push-up Anda.

Indikator utama

Di sini, Anda melacak semua hal yang harus Anda lakukan untuk mencapai tujuan Anda. Tidak seperti KPI yang tertinggal, di mana umumnya satu per tujuan, sekarang kami memiliki koleksi. Untuk menurunkan berat badan, kita dapat menyertakan KPI pada kalori yang dikonsumsi dan dibakar, waktu di gym, yang kemudian dapat kita bagi lagi menjadi KPI untuk kardio dan beban, dan bahkan satu untuk jam tidur per malam. Kami tidak melacak pergerakan absolut menuju tujuan. Sebaliknya, kami melihat hal-hal yang kami tahu membantu kami mencapainya.

Karena sepertinya pekerjaan Anda tidak hanya memperhatikan lingkar pinggang dan menjadi sangat mahir dalam push-up, ada baiknya melihat contoh cepat dan spesifik dari manufaktur. Tujuan Anda adalah memiliki jumlah pesanan kerja yang tidak terjadwal sesedikit mungkin untuk pers besar dan kritis Anda. KPI Anda yang tertinggal sederhana:jumlah perintah kerja sesuai permintaan pada pers itu. Semakin rendah angka itu, semakin baik yang Anda lakukan. Untuk KPI terkemuka, Anda dapat melacak jumlah PM yang terlewat. Berapa kali inspeksi visual yang dijadwalkan terlewatkan? Berapa kali Anda melewatkan pengujian dan mengganti pelumas? Bisa jadi teknisi memerlukan pelatihan khusus sebelum mereka dapat melakukan PM di pers. KPI unggulan lainnya adalah jumlah teknisi yang telah menyelesaikan pelatihan tersebut.

KPI yang sangat penting

KPI mana yang paling penting? Tergantung pada apa yang Anda pedulikan dan ingin tingkatkan. Pada akhirnya, KPI yang baik adalah yang memperbaiki perilaku masyarakat. Ini membuat orang mengevaluasi kembali cara mereka melakukan pekerjaan mereka, memindahkan mereka dari praktik umum ke praktik terbaik.

Hanya saja, jangan terbawa. Pada awalnya, Anda mungkin memiliki daftar yang panjang, tetapi Anda ingin mempersempitnya sedikit. Dengan perangkat lunak CMMS yang bagus, KPI mudah diatur, tetapi dalam beberapa kasus, melacak KPI dapat berarti menyiapkan cara baru untuk mengumpulkan data. Salah satu contoh:Anda ingin menurunkan berat badan, tetapi sebelum Anda dapat mengatur KPI untuk melacak kemajuan Anda, Anda harus pergi ke toko dan membeli timbangan terlebih dahulu. Contoh lain:Anda menginginkan KPI yang terkait dengan jumlah siklus pompa. Apakah Anda memiliki cara yang andal dan akurat untuk mengumpulkan data tersebut, atau apakah Anda harus berinvestasi dalam peralatan baru?

Jika Anda tidak dapat memutuskan atau tidak yakin mana yang akan bekerja paling baik untuk operasi Anda, Anda selalu dapat memulai dengan beberapa KPI yang lebih standar.

KPI, "klasik"

Daftar akhir KPI Anda akan ditentukan oleh industri Anda dan keadaan serta kebutuhan spesifik Anda. Dan itu mungkin berubah seiring waktu saat Anda menyempurnakannya, mencapai tujuan, dan menetapkan yang baru. Tetapi ketika memulai, mungkin yang terbaik adalah menggunakan beberapa KPI yang lebih umum. Salah satu keuntungannya adalah adanya standar “kelas dunia” untuk standar yang lebih umum yang telah ditetapkan dari waktu ke waktu melalui pengalaman praktis langsung. Anda tidak harus menggunakan standar "kelas dunia" sebagai tujuan awal Anda, tetapi sebaiknya Anda mengingatnya sebagai cara untuk membuat tolok ukur.

MTBF

Untuk yang ini dan yang berikutnya, ada postingan blog lengkap yang menjelaskan perbedaan di antara keduanya, cara menggunakannya, dan mengapa itu penting.

Untuk ringkasan singkat:waktu rata-rata di antara kegagalan adalah berapa lama aset akan berjalan sebelum perlu diperbaiki. Tidak diganti, tetap. Itu penting karena hanya pernah digunakan untuk aset yang bisa diperbaiki.

Ambil jumlah total jam aset beroperasi, berapa kali gagal, dan jumlah waktu yang diperlukan untuk memperbaiki setelah setiap kegagalan. Kemudian ambil jumlah total jam operasi dan bagi dengan jumlah total kegagalan. Jangan sertakan waktu offline untuk pemeliharaan preventif. Jika ini sepertinya banyak yang harus Anda pegang di kepala Anda, itu karena memang begitu. Untuk penjelasan yang lebih komprehensif, lihat posting blog asli. Dan untuk benar-benar menyiapkan dan melacak KPI ini, dapatkan CMMS yang bagus.

MTBF memberi tahu Anda banyak hal, termasuk:

• seberapa baik teknisi melakukan perbaikan

• seberapa hati-hati operator menggunakan aset

• seberapa efektif PM Anda menangani masalah lebih awal

MTTF

Berapa lama bola lampu akan bertahan? Itulah waktu rata-rata untuk kegagalan:berapa lama sesuatu berjalan sebelum perlu diganti. Berbeda dengan MTBF, di sini kita hanya melihat aset yang tidak bisa diperbaiki, hanya diganti. Untuk mendapatkan MTTF kita membutuhkan banyak item yang sama. Jadi, katakanlah Anda memiliki lima bola lampu dan itu bertahan selama 30, 31, 30, 35, dan 25 jam. MTTF adalah semua angka yang dijumlahkan dan dibagi lima:kurang lebih 30 jam.

MTTF memberi tahu kami bahwa kami harus beralih ke bola lampu merek lain. Angka-angka itu mengerikan. Umumnya, jika Anda ingin meningkatkan KPI ini, Anda perlu membeli barang yang lebih berkualitas. Baris terbaik dari posting blog lama adalah “Ini adalah KPI Anda-dapatkan-apa-Anda-bayar-untuk Anda.”

Tunggakan pemeliharaan

Tumpukan perintah kerja yang terus bertambah yang harus diselesaikan oleh teknisi Anda. Mungkin pada awalnya Anda tidak menginginkan backlog, tetapi KPI yang sangat rendah di sini sebenarnya menunjukkan bahwa Anda mungkin kelebihan staf.

Persentase pemeliharaan terencana (PMP)

Departemen pemeliharaan memiliki banyak alasan bagus untuk menjauh dari ketidakpastian perintah kerja yang reaktif dan sesuai permintaan serta semua tekanan dan biaya yang menyertainya. Pemeliharaan preventif memastikan masalah ditemukan dan diperbaiki sebelum berkembang menjadi masalah yang menghabiskan anggaran.

PMP menunjukkan kepada Anda berapa persentase dari semua perintah kerja Anda yang merupakan pemeliharaan preventif. Semakin tinggi nilainya semakin bagus. Standar kelas dunia adalah sekitar 80%.

Kepatuhan pemeliharaan preventif (PMC)

Mirip dengan PMP tapi sedikit berbeda. Di sini Anda melihat berapa banyak PM Anda yang ditutup. Jika angka Anda tinggi, itu berarti program pemeliharaan preventif Anda sedang diikuti. Jika Anda mencapai 100%, itu bisa berarti sudah waktunya untuk menambahkan beberapa PM lagi ke jadwal; Anda tampaknya memiliki sumber daya untuk itu.

Angka yang rendah berarti program pemeliharaan preventif Anda tidak diikuti, dan pada akhirnya, ini juga akan menyeret PMP ke bawah.

Langkah selanjutnya

Jika Anda tidak memiliki CMMS, dapatkan satu. Tidak ada yang akan membuat pelacakan KPI lebih mudah daripada CMMS yang intuitif dan ramah pengguna. Tidak yakin CMMS akan sepadan? Anda dapat menghitung ROI CMMS Anda menggunakan kalkulator ROI kami. Anda akan mendapatkan ide bagus tentang bagaimana matematika akan bekerja sesuai keinginan Anda. Jika Anda sudah memiliki CMMS, tetapi tidak memberikan apa yang dijanjikan kepada Anda, dapatkan yang baru. Dalam kedua kasus tersebut, pastikan ketika Anda berbicara dengan penyedia bahwa Anda bertanya tentang KPI. Anda menginginkan solusi yang memudahkan pelacakan dan pelaporan.

Jika Anda sudah memiliki CMMS, KPI adalah cara yang bagus untuk meningkatkan investasi Anda. Jika Anda menyukai CMMS Anda tetapi tidak yakin bagaimana menggunakannya untuk KPI, hubungi penyedia Anda dan mintalah pelatihan tambahan. Jangan malu tentang hal itu. Penyedia yang baik ingin Anda mendapatkan hasil maksimal dari produk mereka.