Memanfaatkan CMMS untuk Mempercepat Pelatihan Teknisi Fasilitas

Keberhasilan bisnis sangat bergantung pada kemampuan mereka yang bekerja untuknya. Tanpa staf yang terlatih dengan baik, kemungkinan perusahaan tidak akan dapat mencapai potensi penuhnya.

Di dunia manufaktur, pelatihan yang tidak memadai sering menghasilkan keterlambatan produksi yang diterjemahkan menjadi biaya yang meningkat dan pendapatan yang menurun. Singkatnya, staf yang tidak terlatih cukup menyebabkan defisit operasional.

Bagi banyak bisnis yang mengalami defisit operasional, akar masalah dapat diatribusikan pada ketidakmampuan perusahaan untuk memelihara dan mengomunikasikan “pengetahuan suku” mereka. Di dunia bisnis, pengetahuan suku merujuk pada informasi yang tidak tertulis, namun diketahui tentang operasi perusahaan di antara karyawan yang lama. Masalah terjadi ketika informasi yang tidak tertulis tidak diturunkan kepada karyawan baru sebelum rekan-rekan mereka yang lama tidak lagi bersama perusahaan. Sayangnya, tanpa dokumentasi informasi operasi yang seringkali kritis, pengetahuan penting mungkin hilang selamanya kecuali dikomunikasikan kepada karyawan baru. Dengan ini dalam pikiran, mudah untuk menghargai mengapa dokumentasi yang tepat dari semua prosedur operasi penting tidak hanya untuk fungsi perusahaan yang berkelanjutan tetapi juga untuk kelangsungan dan keberhasilan jangka panjangnya.

Di sini, saya akan menunjukkan beberapa cara perangkat lunak manajemen pemeliharaan komputer (CMMS) mampu mempertahankan pengetahuan suku perusahaan dan membuatnya lebih mudah untuk melatih teknisi pemeliharaan dan layanan baru dalam semua aspek persyaratan pekerjaan mereka. Singkatnya, platform CMMS mampu melakukan ini dengan memastikan semua operasi pemeliharaan dan informasi terkait didokumentasikan dan disimpan dengan baik serta dapat diakses secara sistematis oleh semua karyawan, baru dan lama.

Data Pesanan Kerja

Selain kemampuan perangkat lunak CMMS untuk membimbing teknisi baru dari awal hingga akhir melalui proses pesanan kerja, modul ini berisi informasi berharga tentang semua aset penting perusahaan. Bagi teknisi pemeliharaan baru, nilai adalah kemampuan mereka untuk mengakses manual operasi dan pemeliharaan aset yang disimpan dalam basis data sistem. Teknisi yang tidak terbiasa dengan prosedur pemeliharaan apa pun hanya perlu merujuk ke manual untuk instruksi detail dan gambar yang membantu. Selain itu, teknisi dapat meninjau riwayat pesanan kerja untuk aset tertentu. Ini memungkinkan mereka melihat apa yang salah dengan aset di masa lalu dan bagaimana masalah dipecahkan. CMMS menghilangkan ketidakpastian yang mungkin ada dengan menyediakan informasi yang diperlukan dengan satu klik mouse atau sentuhan pada tablet.

Peta Lantai Interaktif dan Peta Situs

Tidak semua sistem memiliki fitur ini, namun yang memiliki terbukti sangat berharga, khususnya untuk fasilitas besar dengan banyak aset atau untuk perusahaan tempat teknisi bekerja di sejumlah lokasi berbeda. Akses ke peta lantai interaktif dan peta situs menghemat waktu dan sumber daya. Dengan mencari aset tertentu pada sistem CMMS, lokasi pastinya dapat dengan cepat diidentifikasi pada peta lantai yang tersimpan dalam basis data perusahaan. Kemampuan untuk menemukan aset yang perlu ditangani tanpa bimbingan dari teknisi lain adalah manfaat besar bagi mereka yang baru memulai. Ini membuat mereka independen jauh lebih cepat, membebaskan waktu teknisi lain.

Jadwal Pemeliharaan Mencegah

Pemeliharaan Mencegah adalah daya tarik nomor satu untuk sebagian besar perusahaan yang memilih CMMS untuk mengelola kebutuhan pemeliharaan mereka. Meskipun tujuan utamanya adalah untuk mengawasi, menjadwalkan, dan melaporkan pemeriksaan rutin untuk semua peralatan perusahaan, komponen pemeliharaan mencegah CMMS juga adalah alat yang luar biasa dalam pelatihan teknisi. Modul pemeliharaan mencegah membantu teknisi pemeliharaan baru dengan banyak cara, termasuk:

• Fitur penjadwalan PM memungkinkan manajer pemeliharaan untuk mendelegasikan dan melacak pesanan kerja. Dalam kasus teknisi baru, manajer pemeliharaan dapat menetapkan pesanan kerja yang paling sesuai dengan kemampuan mereka untuk melakukan tugas dan menutupnya tepat waktu. Karena CMMS memungkinkan manajer pemeliharaan melacak kemajuan pesanan kerja, bantuan dapat ditawarkan kepada teknisi baru saat pesanan kerja memakan waktu terlalu lama untuk diselesaikan. Misalnya, jika pesanan kerja yang seharusnya diselesaikan dalam satu jam masih belum ditutup dua jam kemudian, manajer tahu ada masalah.

• Sebagai pemeriksaan kontrol kualitas, CMMS memiliki kemampuan tambahan untuk mencegah teknisi baru menutup pesanan kerja sendiri. Dengan cara ini, manajer dapat memeriksa kembali apakah inspeksi pemeliharaan dilakukan dengan benar sebelum mereka menutup pesanan kerja sendiri melalui sistem CMMS. Setelah teknisi baru telah bersama perusahaan untuk sementara waktu, pengaturan izin pengguna dapat disesuaikan.

Secara umum, PM adalah contoh bagaimana perangkat lunak manajemen pemeliharaan komputer mempertahankan pengetahuan suku. Ketika perusahaan pertama kali mendapatkan aset baru, jadwal PM ditetapkan berdasarkan rekomendasi produsen. Namun seiring waktu, departemen pemeliharaan akan mulai menyesuaikan jadwal. Mereka akan melihat riwayat perbaikan aset, melihat perbaikan apa yang dilakukan dan mendapatkan ide tentang apa yang berhasil dan apa yang tidak. Dengan mempertimbangkan pengalaman langsung teknisi dengan aset, mereka dapat menetapkan jadwal PM mereka sendiri dan menyertakan semua trik dan tips terkait dalam PM.

Indikator Kinerja Kunci (KPI)

KPI adalah nilai yang diukur secara kuantitatif yang memberikan informasi tentang seberapa efektif perusahaan mencapai tujuan bisnis utamanya. KPI ditetapkan berdasarkan tujuan unik perusahaan yang mungkin mencakup hal-hal seperti utilizasi aset, biaya yang dihindari, tingkat kepatuhan, perkiraan permintaan, dan kepuasan pelanggan, hanya untuk menyebut beberapa. Untuk menilai kinerja teknisi baru, CMMS memiliki kemampuan untuk melakukan KPI akhir bulan yang secara khusus terkait dengan sumber daya tenaga kerja. Menggunakan ukuran ini, manajer dapat menilai kinerja teknisi baru dengan memberitahu mereka apakah mereka kelebihan beban kerja atau tidak cukup ditantang.

Kesimpulan

Menyuruh karyawan baru memerlukan komitmen perusahaan terhadap waktu, energi, dan sumber daya yang diperlukan untuk melatih mereka. Memotong sudut pada pelatihan yang tepat menciptakan risiko di berbagai bidang, termasuk produktivitas, keselamatan, dan motivasi, kepuasan, dan retensi karyawan. Sementara program CMMS menawarkan solusi yang kuat untuk manajemen pemeliharaan secara keseluruhan, ini juga memiliki manfaat tambahan pelatihan dan pemantauan kinerja teknisi baru. Dipikirkan bersama, ini membuat sistem CMMS menjadi sumber daya yang hemat biaya dan produktif untuk operasi perusahaan yang efektif dan menguntungkan.