Memastikan Kepatuhan Regulasi di Fasilitas Penituna Lansia dengan Solusi CMMS Canggih

Sejarah panjang keterlibatan pemerintah federal, bagian, dan lokal dengan fasilitas penituna lansia memiliki banyak naik turun, namun secara keseluruhan, telah terjadi peningkatan terus-menerus dalam jumlah regulasi. Itu berarti departemen pemeliharaan di fasilitas ini menghadapi tantangan kepatuhan yang terus-menerum. Solusi jangka panjangnya apa?

Perangkat lunak CMMS yang fiturnya lengkap membantu departemen tetap mematuhi. CMMS yang baik membantu Anda:

• menyiapkan program pemeliharaan mencegah yang ramah kepatuhan
• tetap cepat tanggap dan beradaptasi dengan cepat ke regulasi baru
• mempertahankan catatan yang akurat dan menghasilkan laporan yang kaya data

Pemeliharaan mencegah yang ramah kepatuhan

Ada regulasi untuk bagaimana hal-hal dilakukan dan seberapa sering. Modul pemeliharaan mencegah dalam CMMS yang kaya fitur memastikan tugas-tugas ini dilakukan sesuai jadwal dan tidak ada yang terlupakan. Misalnya, fasilitas penituna lansia dengan pasien yang menderita demensia memerlukan fitur keamanan yang sangat spesifik. Karena pasien berada pada risiko lebih tinggi untuk melarikan diri, dengan konsekuensi yang mungkin merusak, sayapnya diamankan dengan “kunci membingungkan” khusus. Perawat dapat mengatur dan membuka kunci dengan mudah sementara pasien tidak dapat, namun hanya karena mereka tidak terlihat seperti kunci dan bagian yang bergerak disembunyikan dengan cerdas. Namun jika satu menjadi longgar, pasien yang bertekad dapat membukanya dengan cukup mudah. Program pemeliharaan mencegah yang didukung CMMS memastikan kunci ini diperiksa dan diperketat secara teratur.

Dan dengan CMMS yang baik, PM, sama seperti pesanan kerja permintaan reguler, penuh informasi untuk membantu teknisi melakukan hal-hal tepat waktu dan dengan benar, termasuk:

• Riwayat pesanan kerja aset lengkap
• Bahan dan bagian terkait
• Instruksi langkah demi langkah yang detail
• Versi digital manual O&M
• Daftar periksa yang dapat disesuaikan
• Peta lantai interaktif

Pengadopsi yang cepat dengan pesanan kerja yang kaya data

Menjaga atas perubahan regulasi begitu menantang sehingga fasilitas penituna lansia sering memiliki petugas kepatuhan khusus. Bahkan untuk fasilitas dengan petugas, lowongan pekerjaan untuk posisi administratif tinggi masih biasanya mempelamari pelamar untuk memiliki pengetahuan kerja yang kuat tentang hukum yang berlaku.

Untungnya, kepala departemen pemeliharaan tidak akan diharapkan memiliki pengetahuan ensiklopedia tentang aturan dan regulasi terbaru. Misalnya, Anda tidak diharapkan menghafal aturan federal yang mencakup keselamatan kebakaran (yang, sebetulnya ada dalam Buku Keselamatan Nyawa Joint Commission/NFPA. Bahkan hanya versi PDF terlihat berat).

Tetapi, Anda akan diharapkan untuk mengomunikasikan secara efisien kepada teknisi Anda setiap perubahan dalam kebijakan dan praktik terbaik departemen pemeliharaan yang merupakan hasil dari hukum baru. Ketika ada regulasi federal baru tentang bagaimana dan seberapa sering alarm kebakaran perlu diuji, Anda perlu memberi tahu tim dan kemudian menegakkan kebijakan baru.

Perangkat lunak manajemen pemeliharaan rumah sakit yang baik membuatnya jauh lebih mudah. Tanpa sistem manajemen pemeliharaan komputer, Anda mungkin harus memanggil rapat umum untuk meninjau perubahan. Atau, Anda mungkin memilih untuk mengirim email dan berharap semua orang membaca dan memahaminya. Dengan CMMS, yang perlu Anda lakukan hanyalah memperbarui beberapa pesanan kerja dalam jadwal pemeliharaan mencegah yang ada. Dengan hanya mengubah frekuensi PM dan memperbarui instruksi langkah demi langkah yang dapat disesuaikan, Anda dapat memastikan teknisi mengikuti semua aturan baru.

Seberapa sulit untuk mengubah PM? Tidak sulit sama sekali, dan salah satu alasan utamanya adalah CMMS yang baik didukung oleh basis data berbasis cloud, membuatnya terkini dan dapat diakses dari perangkat seluler apa pun. Sebaliknya bekerja dengan kertas yang mudah hilang atau seratus versi yang berbeda dari berkas spreadsheet yang sama, semua orang yang mengakses CMMS melihat versi terbaru dari data. Anda tidak perlu khawatir teknisi secara tidak sengaja menggunakan salinan lama, usang dari formulir atau berkas.

Laporan yang dihasilkan secara otomatis dan dapat disesuaikan

Kepatuhan memiliki dua bagian. Ada bagian mematuhi. Dan kemudian ada bagian membuktikannya yang sama pentingnya. Perangkat lunak CMMS yang fiturnya lengkap membuat keduanya jauh lebih mudah.

Mari kita ambil contoh dasar. Anda perlu menemukan waktu rata-rata yang dibutuhkan teknisi untuk menutup pesanan kerja. Di sini, kita akan melihat hanya pesanan kerja permintaan, dan jadi kita secara dasar menjawab pertanyaan “Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki sesuatu setelah seseorang menyadari itu rusak?” Tanpa CMMS, pertama Anda perlu mengumpulkan semua pesanan kerja permintaan Anda. Dengan kertas atau spreadsheet, semuanya tergantung pada seberapa terorganisir Anda. Mungkin Anda memiliki semua kertas dalam tumpukan yang rapi atau semua berkas dengan nama yang tepat dan disimpan dalam satu folder. Jika tidak, bisa menjadi tantangan nyata untuk menemukan semua potongan kertas dan berkas individu tersebut. Yang lebih buruk adalah harus melalui akun email Anda mencari berkas apa pun yang mungkin sekarang hanya ada sebagai lampiran email.

Katakanlah Anda menemukan semuanya. Langkah berikutnya adalah mulai melalui mereka, satu per satu, menghitung waktu antara dibuat dan ditutup. Jika Anda menggunakan spreadsheet, mungkin sedikit lebih mudah, namun tidak peduli apa Anda melihat cukup banyak klik dan mengetik. Langkah terakhir adalah mencoba mencetak semuanya, dan itu berarti mengubah ukuran dan mengubah ukuran kolom seratus kali untuk mencoba semuanya muat di satu halaman.

Dengan perangkat lunak CMMS, semuanya berbeda. Laporan dapat disesuaikan dan dihasilkan secara otomatis. Anda tidak perlu melacak angka apa pun. Semuanya sudah ada dalam perangkat lunak, dijamin akurat dan terkini. CMMS kemudian melakukan semua perhitungan untuk Anda, dan bahkan mencetak hasilnya, dengan format yang rapi.

Langkah selanjutnya

Bagi fasilitas penituna lansia, tetap mematuhi regulasi adalah menantang; ada banyak aturan dan mereka berubah seiring waktu. Di atas itu, kegagalan adalah masalah serius. Dalam skenario terbaik, yang akan Anda hadapi hanyalah denda. Skenario terburuk melibatkan kehilangan kualitas hidup dan cedera atau yang lebih buruk bagi beberapa dari yang paling rentan di antara kita. Ini sangat menyedihkan.

Perangkat lunak manajemen pemeliharaan fasilitas rumah sakit yang baik, berbasis data, dan fiturnya lengkap membuat tetap mematuhi regulasi jauh lebih mudah. Jika Anda tidak memilikinya, atau memilikinya dan tidak memberikan hasil yang dijanjikan, sekarang saatnya untuk mulai berbicara dengan penyedia. Pastikan untuk menanyakan kepada mereka bagaimana mereka menangani data Anda. Sama seperti dalam perawatan kesehatan, penyedia CMMS yang baik akan sangat berhati-hati dengan informasi orang lain. Itu adalah data Anda dan harus selalu menjadi milik Anda. Penyedia hanya akan merawatnya untuk Anda.