Menguasai KPI CMMS: Tingkatkan Efisiensi & Dorong Keberhasilan

KPI (indikator kinerja kunci) semuanya tentang menetapkan tujuan dan melacak kemajuan. Pada dasarnya, blok bangunan kunci keberhasilan. Namun bagaimana mereka bekerja dan mana yang harus Anda gunakan?

Sebelum Anda memiliki KPI, Anda perlu tujuan. Setelah Anda memiliki tujuan, Anda dapat memutuskan KPI mana yang akan digunakan untuk mengukur seberapa baik Anda melakukannya. Namun hati-hati. Patut untuk mengambil waktu untuk melihat secara menyeluruh seluruh ide “seberapa baik Anda melakukannya.” Seringkali tidak semudah hanya “baik” atau “buruk.”

KPI untuk jauh dan cepat

Misalnya, Anda mungkin melacak waktu pada kunci, dengan tujuan teknisi menghabiskan setidaknya 50% hari mereka secara aktif menutup pesanan kerja. Melihat angka, Anda melihat Anda saat ini di 45%; Anda melakukannya dengan baik, kan? Anda dekat dengan tujuan Anda. Namun berapa lama waktu yang dibutuhkan Anda untuk sampai di sana? Bagaimana jika Anda hanya mendapatkan persen setahun? Anda telah membuat kemajuan, namun telah memakan waktu sangat lama, dan melihat ke depan, apakah Anda bersedia menunggu lima tahun untuk akhirnya mencapai tujuan Anda?

Saat menentukan seberapa baik kita melakukannya, satu jenis KPI umumnya tidak cukup. Dalam contoh ini, kita memiliki sesuatu untuk memberi tahu kita seberapa dekat kita dengan tujuan dan sesuatu lagi untuk memberi tahu kita secepat apa kita bergerak menuju itu. Seperti Anda berada dalam perjalanan jalan raya. Satu jenis KPI memberi tahu Anda sejauh apa Anda telah pergi. Itu adalah odometer Anda. Namun jenis KPI lain memberi tahu Anda secepat apa Anda bergerak menuju tujuan Anda. Itu adalah speedometer Anda. Dan Anda perlu keduanya untuk benar-benar memahami bagaimana perjalanan Anda berjalan.

KPI yang melagui dan memimpin

Secara luas, ada dua kategori indikator kinerja, melagui dan memimpin. Yang pertama adalah jenis yang muncul dalam pikiran saat Anda memikirkan KPI; yang kedua mungkin sedikit kurang jelas tetapi sama pentingnya.

Indikator melagui

Di sini Anda menggunakan data historis untuk melihat apakah Anda bergerak menuju atau menjauh dari tujuan. Jadi, jika tujuan Anda adalah menurunkan berat badan atau meningkatkan berapa banyak pushup yang bisa Anda lakukan, Anda akan melihat berat badan atau catatan pushup pribadi Anda selama beberapa bulan terakhir, memplotnya pada grafik, dan melihat garis tren.

Hal-hal terlihat membaik! Garis tren biru muda menunjukkan peningkatan secara keseluruhan.

Untuk menurunkan berat badan, Anda akan ingin garis yang menurun, namun untuk meningkatkan pushup maksimal, Anda akan ingin satu yang naik. Menggunakan indikator melagui, Anda dapat lebih kurang memprediksi kapan Anda akan mencapai tujuan Anda. Ini tidak akan akurat, namun jika semuanya tetap sama secara umum, Anda akan memiliki ide yang bagaimana masa depan terlihat. Ingat, untuk KPI melagui, Anda memiliki satu per tujuan. Anda ingin menurunkan berat badan, KPI adalah berat badan Anda. Anda ingin melakukan lebih banyak pushup, KPI adalah jumlah pushup maksimal Anda.

Indikator memimpin

Di sini, Anda melacak semua hal yang harus Anda lakukan untuk mencapai tujuan Anda. Berbeda dengan KPI melagui, di mana biasanya satu per tujuan, sekarang kita memiliki koleksi. Untuk menurunkan berat badan, kita dapat menyertakan KPI pada kalori yang dikonsumsi dan dibakar, waktu di gym, yang kemudian dapat kita bagi menjadi KPI untuk kardio dan beban, dan bahkan satu untuk jam tidur per malam. Kami tidak melacak gerakan mutlak menuju tujuan. Sebaliknya, kita melihat hal-hal yang kami tahu membantu kita sampai di sana.

Karena tidak mungkin pekerjaan Anda adalah memantau pinggang Anda dan menjadi sangat mahir dalam pushup, patut untuk melihat contoh cepat dan spesifik dari manufaktur. Tujuan Anda adalah memiliki jumlah pesanan kerja yang tidak dijadwalkan yang mungkin untuk pres besar, kritis Anda. KPI melagui Anda sederhana: jumlah pesanan kerja on-demand pada pres itu. Semakin rendah angka itu, semakin baik Anda melakukannya. Untuk KPI memimpin, Anda dapat melacak jumlah PM yang terlewat. Berapa kali inspeksi visual yang dijadwalkan terlewat? Berapa kali Anda melewati pengujian dan penggantian pelumas? Mungkin kasusnya teknisi memerlukan pelatihan spesifik sebelum mereka dapat melakukan PM pada pres. KPI memimpin lain mungkin adalah jumlah teknisi yang telah menyelesaikan pelatihan tersebut.

KPI yang benar-benar penting

Manakah KPI yang paling penting? Tergantung pada apa yang Anda pedulikan dan ingin perbaiki. Pada akhirnya, KPI yang baik adalah satu yang meningkatkan perilaku orang. Ini membuat orang mengevaluasi kembali cara mereka bekerja, memindahkan mereka dari praktik umum ke praktik terbaik.

Jangan terlalu terpengaruh. Pada awalnya, Anda mungkin memiliki daftar panjang, namun Anda akan ingin menyederhanakannya sedikit. Dengan perangkat lunak CMMS yang baik, KPI mudah diatur, namun dalam beberapa kasus, melacak KPI mungkin berarti menyiapkan cara baru untuk mengumpulkan data. Contoh satu: Anda ingin menurunkan berat badan, namun sebelum Anda dapat menyiapkan KPI untuk melacak kemajuan Anda, Anda pertama kali perlu pergi ke toko dan membeli timbangan. Contoh lain: Anda ingin KPI terkait jumlah siklus pompa. Apakah Anda memiliki cara yang terpercaya dan akurat untuk mengumpulkan data itu, atau apakah Anda akan harus berinvestasi dalam peralatan baru?

Jika Anda tidak dapat memutuskan atau tidak yakin mana yang akan bekerja paling baik untuk operasi Anda, Anda dapat selalu memulai dengan beberapa KPI yang lebih standar.

KPI, “klasik”

Daftar KPI akhir Anda akan ditentukan oleh industri dan situasi serta kebutuhan spesifik Anda. Dan mungkin akan berubah seiring waktu saat Anda menyesuaikannya, mencapai tujuan, dan menetapkan yang baru. Namun saat memulai, mungkin terbaik untuk memilih beberapa KPI yang lebih umum. Salah satu keuntungannya ada standar “kelas dunia” untuk yang lebih umum yang telah ditetapkan seiring waktu melalui pengalaman praktis langsung. Anda tidak harus menggunakan standar “kelas dunia” sebagai tujuan Anda saat memulai, namun baik untuk diingat sebagai cara untuk mensetel standar.

MTBF

Untuk ini dan yang berikutnya, ada seluruh posting blog yang menjelaskan perbedaan di antara keduanya, cara menggunakannya, dan mengapa mereka penting.

Untuk ringkasan cepat: waktu rata-rata antara kegagalan adalah berapa lama aset akan berjalan sebelum perlu diperbaiki. Tidak diganti, diperbaiki. Ini penting karena hanya digunakan untuk aset yang dapat diperbaiki.

Ambillah total jam aset dalam operasi, jumlah kali gagal, dan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki setelah setiap kegagalan. Kemudian ambillah total jam operasi dan bagi dengan total kegagalan. Jangan termasuk waktu offline untuk pemeliharaan mencegah. Jika ini terlihat banyak untuk diingat di kepala, itu karena bisa begitu. Untuk penjelasan yang lebih komprehensif, lihat posting blog asli. Dan untuk benar-benar menyiapkan dan melacak KPI ini, dapatkan CMMS yang baik.

MTBF memberi tahu Anda banyak, termasuk:

• seberapa baik teknisi melakukan perbaikan

• seberapa hati-hati operator menggunakan aset

• seberapa efektif PM Anda menangkap masalah sejak dini

MTTF

Berapa lama lampu pijar akan bertahan? Itu adalah waktu rata-rata hingga kegagalan: berapa lama sesuatu bertahan sebelum perlu diganti. Berbeda dengan MTBF, di sini kita hanya melihat aset yang tidak dapat diperbaiki, hanya diganti. Untuk mendapatkan MTTF kita perlu sekelompok barang yang sama. Jadi, katakanlah Anda memiliki lima lampu pijar dan mereka bertahan 30, 31, 30, 35, dan 25 jam. MTTF adalah semua angka tersebut ditambah dan dibagi lima: sedikit lebih dari 30 jam.

MTTF memberi tahu kita harus beralih ke merek lampu pijar lain. Angka-angka tersebut buruk. Secara umum, jika Anda ingin meningkatkan KPI ini, Anda perlu membeli barang yang berkualitas lebih baik. Kalimat terbaik dari posting blog lama adalah “Ini adalah KPI dapat-apa-apa-yang-Anda-bayar.”

Backlog pemeliharaan

Tumpukan pesanan kerja yang terus tumbuh yang perlu ditutup oleh teknisi Anda. Mungkin pada awalnya Anda akan ingin backlog nol, namun KPI yang sangat rendah di sini sebenarnya menunjukkan Anda kemungkinan overstaffed.

Persentase pemeliharaan terencana (PMP)

Departemen pemeliharaan memiliki banyak alasan baik untuk ingin beralih dari ketidakpastian pesanan kerja reaktif, on-demand dan semua stres serta biaya yang datang bersamanya. Pemeliharaan mencegah memastikan masalah ditemukan dan diperbaiki sebelum mereka kesempatan untuk tumbuh menjadi masalah yang menguras anggaran.

PMP menunjukkan persentase dari semua pesanan kerja Anda yang merupakan pemeliharaan mencegah. Semakin tinggi angka, semakin baik. Standar kelas dunia sekitar 80%.

Kepatuhan pemeliharaan mencegah (PMC)

Mirip dengan PMP namun sedikit berbeda. Di sini Anda melihat berapa banyak PM yang ditutup. Jika angka Anda tinggi, berarti program pemeliharaan mencegah Anda diikuti. Jika Anda di 100%, itu bisa berarti saatnya untuk menambahkan lebih banyak PM ke jadwal; Anda sepertinya memiliki sumber daya untuk itu.

Angka rendah berarti program pemeliharaan mencegah Anda tidak diikuti, dan di jalan depan, ini akan menurunkan PMP juga.

Langkah selanjutnya

Jika Anda tidak memiliki CMMS, dapatkan satu. Tidak ada yang akan membuat pelacakan KPI lebih mudah dari CMMS yang intuitif dan ramah pengguna. Tidak yakin CMMS akan layak? Anda dapat menghitung ROI CMMS menggunakan kalkulator ROI kami. Anda akan mendapatkan ide yang bagaimana matematika akan bekerja untuk Anda. Jika Anda sudah memiliki CMMS, namun tidak memberikan apa yang dijanjikan, dapatkan yang baru. Dalam keduanya, pastikan saat Anda berbicara dengan penyedia bahwa Anda bertanya tentang KPI. Anda ingin solusi yang membuat pelacakan dan pelaporan mudah.

Jika Anda sudah memiliki CMMS, KPI adalah cara bagus untuk memanfaatkan investasi Anda. Jika Anda menyukai CMMS Anda namun tidak yakin cara menggunakannya untuk KPI, telepon penyedia dan minta pelatihan tambahan. Jangan malu-maluan. Penyedia yang baik ingin Anda mendapatkan yang terbaik dari produk mereka.