Apakah Solusi CMMS Gratis Benar-Benar Gratis? Ungkap Kebenarannya
Siapa yang tidak suka kata gratis? Sebagian besar orang langsung mengambil kesempatan untuk menghemat uang, apalagi mendapatkan sesuatu yang bernilai tanpa biaya sama sekali.
Bagaimana dengan perangkat lunak CMMS gratis? Bayangkan merevolusi seluruh tempat kerja Anda dengan perangkat lunak yang berjanji untuk mengotomatisasi dan mengelola perawatan mencegah, peralatan dan aset, work order, inventaris, teknisi dan kontraktor.
Apakah saya memiliki perhatian Anda? Mari kita menggali lebih dalam tentang apa sebenarnya perangkat lunak CMMS gratis (juga dikenal sebagai perangkat lunak EAM) dan apakah itu masuk akal.
Perangkat Lunak CMMS Gratis
Mari kita luangkan beberapa detik dan lakukan riset. Apa yang Anda lihat ketika Anda mengetik Free CMMS software di Google? Perhatikanlah 10 hasil pencarian teratas. Sebagian besar situs web yang muncul sebenarnya menawarkan Free Trial dan bukan layanan perangkat lunak gratis.
Beberapa yang menawarkan perangkat lunak CMMS gratis datang dengan fungsionalitas yang sangat dasar atau dengan pembatasan penggunaan yang pada akhirnya mengalahkan tujuan penggunaan CMMS di tempat pertama. Jika departemen pemeliharaan Anda memproses rata-rata 50-100 work order per bulan dan perangkat lunak gratis hanya memungkinkan Anda memproses 20, perangkat lunak gratis tidak akan terlalu berguna.
Hal yang sama berlaku untuk aplikasi gratis yang membatasi pengguna pada jumlah aset atau peralatan. Jika Anda hanya diizinkan 10 aset, tetapi memiliki lebih dari 50 yang ingin Anda lacak, nilai menurun.
Pertimbangan kunci lain yang hampir selalu diabaikan adalah total cost of ownership (TCO) dan adalah tujuan sebenarnya dari artikel ini. Kami berharap membuat profesional pemeliharaan dan fasilitas menyadari konsep TCO dan mempertimbangkannya jika dan saat mencari sistem perangkat lunak manajemen pemeliharaan.
Sementara ide gratis tampak sangat menggoda pada awalnya, TCO-lah yang harus kita pikirkan.
Total Cost of Ownership (TCO)
TCO dapat dengan mudah dijelaskan melalui skenario yang sebagian besar dari kita kenal – “membeli dan memiliki rumah”.
TCO mencakup tidak hanya biaya rumah tetapi juga pemeliharaan yang terlibat dalam perbaikan, pemeliharaan, waktu, tagihan dan lainnya di masa depan.
Sekarang mari kita terapkan ini pada perangkat lunak CMMS.
Manajer pemeliharaan pabrik manufaktur bertanggung jawab untuk memelihara mesin produksi dan peralatan mekanik, listrik dan plomberi fasilitas. Manajer pemeliharaan memiliki opsi berikut:
- Terapkan status quo dan bergantung pada metode manual dan sumber daya internal (tenaga kerja) untuk mengelola operasi pemeliharaan. Status quo tidak melibatkan biaya langsung tambahan
- Gunakan CMMS “gratis” yang akan memenuhi persyaratan minimum dan mendukung sebagian kecil dari kebutuhan pekerjaan. Namun masih ada otomatisasi yang tersedia.
- Habiskan satu bulan, riset beberapa perangkat lunak CMMS yang solid dan implementasikan solusi yang cocok untuk departemen pemeliharaan pabrik manufaktur. Ini akan menjadi sesuatu yang memenuhi kebutuhan perusahaan tetapi dibayar.
Saat organisasi memilih untuk bergantung pada sumber daya internal (Excel, program internal yang dikembangkan oleh IT, sistem berbasis kertas) saja atau memilih perangkat lunak CMMS gratis, mereka paling sering gagal mempertimbangkan TCO.
TCO mencakup variabel-variabel seperti:
- Manajemen proyek
- Manajemen database
- Pemeliharaan server
- Firewall
- Keamanan
- Pelatihan dan onboarding
- Sumber daya help desk
Semua di atas melibatkan waktu, orang dan sumber daya lainnya, yang pada akhirnya menimbulkan biaya.
CMMS gratis sering diinstal atau dapat diunduh atau perusahaan sering juga mencari sistem on premise untuk menghindari biaya langganan berkelanjutan. Apa yang mereka tidak pertimbangkan adalah apa yang dikemas model deployment SaaS (software as a service) ke dalam biaya tahunan atau bulanan.
Paling sering perangkat lunak CMMS berbasis web mencakup pembaruan, dukungan teknis, beberapa tingkat konsultasi, hosting, cadangan data dan lebih banyak. Manfaat ini dapat menimbulkan banyak uang dan paling sering merupakan hal yang penting.
Coba kalkulator TCO Software Advice untuk menghitung biaya perangkat lunak CMMS dan membandingkan On premise vs Software as a Service untuk melihat lebih dekat biaya tersembunyi ini.
Mengapa Memilih CMMS yang Dibayar?
Jelas kami di Hippo CMMS akan ingin membuat kasus untuk membayar biaya langganan untuk CMMS. Jujur jika masuk akal untuk memilih sistem gratis, kami setuju dan mendukung ide tersebut.
Tetapi jika perusahaan Anda telah mencapai titik balik, mengakui kebutuhan akan perangkat lunak manajemen pemeliharaan, maka operasi cukup besar sehingga sebagian besar opsi CMMS gratis tidak akan memiliki yang diperlukan.
Telah berada di bisnis CMMS selama lebih dari satu dekade, kami bingung mengapa organisasi membuang waktu dan sumber daya yang berharga mencari ‘perangkat lunak cmms gratis’.
Akuntabilitas
CMMS datang dengan layanan otomatis yang mengatasi segalanya mulai dari pengingat kalender harian hingga manajemen peralatan dan pembaruan inventaris.
Bertanggung jawab atas semua aspek dan peristiwa dalam fasilitas itu kompleks dan memiliki perangkat lunak CMMS yang andal memastikan semua pekerjaan dan aset tercatat dan memegang manajer fasilitas dan pemeliharaan, teknisi dan kontraktor bertanggung jawab.
Semakin sedikit hal yang terlewat dan hasilnya adalah fasilitas yang berjalan lebih efisien.
Ahli di Layanan Anda 24*7
Ahli perangkat lunak CMMS berbicara CMMS 24*7. Apakah Anda lebih suka fasilitas Anda dikelola oleh ahli yang mengerti dalam dan luar manajemen peralatan dan fasilitas atau oleh manajer proyek yang akan melayani beberapa kebutuhan perusahaan lain pada saat yang sama?
Ini adalah pengalaman yang dibawa oleh ahli perangkat lunak CMMS bersama dengan menyediakan perangkat lunak yang meningkatkan cara fasilitas beroperasi. Membayar untuk CMMS memungkinkan ahli untuk membawa pengalaman mereka bekerja di banyak perusahaan dan sektor memastikan praktik terbaik manajemen pemeliharaan aset diikuti.
Harga Terjangkau
Sementara mungkin menggoda untuk memilih “perangkat lunak cmms gratis”, apa yang tidak disadari banyak bisnis adalah bahwa biaya berlangganan untuk CMMS berbayar telah menurun secara signifikan, dan jauh lebih rendah dari deployment on premise tradisional.
Kami merekomendasikan untuk meninjau ulang berbagai harga CMMS jika Anda belum memeriksa selama 2 tahun terakhir. Jika uang menjadi masalah, Anda akan terkesan dengan beberapa biaya langganan.
Faktanya, sebagian besar perusahaan perangkat lunak CMMS mengizinkan “coba dan beli”, yang memungkinkan pengguna untuk mencoba perangkat lunak sebelum berinvestasi padanya.
Biaya pengguna dapat se rendah $45 USD/bulan untuk paket level dasar dan beberapa menawarkan pengguna tidak terbatas sebagai opsi hemat untuk departemen yang lebih besar.
Biaya lisensi CMMS tidak terlalu mahal jika Anda mencari-cari dan saat Anda mempertimbangkan layanan, dukungan dan manfaat lain yang dikemas di dalamnya.
Kustomisasi
Salah satu manfaat utama dari CMMS yang solid adalah kemampuan pengguna untuk menyesuaikannya untuk memenuhi persyaratan operasional pemeliharaan spesifik mereka. Ini sering tidak berlaku untuk perangkat lunak CMMS gratis.
Perangkat lunak gratis biasanya out of the box, dan sangat terbatas dalam fitur kustomisasi. Dengan memilih opsi gratis, Anda akan melewatkan kemampuan untuk memiliki pengingat email dan notifikasi yang tepat waktu, desain antarmuka pengguna unik, bidang kustom dan wajib, laporan, dan peran serta izin pengguna.
Perangkat lunak CMMS berbayar di sisi lain mencakup fitur kustomisasi di atas dan seringkali lebih banyak; kemampuan integrasi, pemindaian kode batang, peta interaktif dan rencana lantai, perawatan mencegah di antara banyak yang lainnya.
Fitur-fitur ini membayar di akhirnya dengan menyederhanakan dan meningkatkan operasi fasilitas.
Untuk menyimpulkan, untuk menjawab pertanyaan, “Apakah perangkat lunak CMMS gratis benar-benar gratis?”, kami akan biarkan Anda memutuskan. Dalam jangka pendek bisa menggoda untuk memilih perangkat lunak CMMS gratis, tetapi dalam jangka panjang apakah Total Cost of Ownership lebih rendah?
