Empat strategi untuk mengurangi omset dalam pemeliharaan
Pengetahuan, seperti suku cadang atau anggaran Anda, adalah sumber daya utama dalam pemeliharaan.
Tetapi apa yang terjadi ketika seorang karyawan berjalan keluar dari pintu untuk selamanya dan membawa pengetahuan itu bersama mereka? Jawabannya tidak cantik. Biaya perekrutan, orientasi, dan pelatihan seseorang yang baru tinggi, belum lagi penurunan produktivitas, keandalan, dan waktu kerja.
Ini adalah kenyataan sulit yang dihadapi organisasi ketika omset dalam pemeliharaan tumbuh. Tapi itu tidak harus. Postingan ini membahas bagaimana fasilitas dapat mempertahankan staf dan meningkatkan transfer pengetahuan untuk mengurangi dampak pergantian.
Daftar isi
- Tingkat perputaran dalam pemeliharaan
- Apa yang menyebabkan pergantian dalam pemeliharaan?
- Dampak pergantian dalam pemeliharaan
- Empat strategi untuk mengurangi pergantian dalam pemeliharaan
- Bagaimana tim pemeliharaan dapat merencanakan pergantian
- Intinya
Tingkat turnover dalam pemeliharaan
Industri pemeliharaan memiliki masalah dengan omset. Meskipun tarif bervariasi menurut wilayah, industri, dan posisi, omset dalam pemeliharaan secara konsisten melampaui rata-rata nasional dan global dan mengungguli semua kecuali beberapa industri.
Menurut Association for Manufacturing Excellence, pabrik manufaktur dan distribusi rata-rata memiliki tingkat ketidakhadiran dan pergantian karyawan sebesar 37%. Studi lain oleh Jaringan Manufaktur Kanada menemukan bahwa tingkat pergantian rata-rata personel pemeliharaan dan operator mesin di Kanada adalah 22%. Dan, menurut Biro Statistik Tenaga Kerja, tingkat pergantian paksa (PHK dan pemecatan) untuk profesional pemeliharaan di AS adalah 4% lebih tinggi dari rata-rata nasional pada tahun 2018.
Apa yang menyebabkan pergantian dalam pemeliharaan?
Jelas bahwa tingkat pergantian karyawan lebih tinggi dalam pemeliharaan daripada banyak industri lainnya. Tapi kenapa? Untuk menjawab pertanyaan itu, pertama-tama kita harus melihat alasan umum seseorang meninggalkan pekerjaannya.
Survei terbaru menemukan bahwa uang berada di tengah antara sepertiga dan setengah dari semua omset. Namun, perburuan kenaikan gaji seringkali merupakan gejala dari masalah yang lebih dalam. Keseimbangan kerja/kehidupan (13%), hubungan yang buruk dengan manajer (11%), kualitas tugas sehari-hari (8%), dan lingkungan kerja yang buruk (6%) semuanya disebut sebagai alasan utama orang meninggalkan pekerjaan mereka.
Tapi apa yang terjadi ketika seorang karyawan berjalan keluar pintu untuk selamanya dan membawa pengetahuan itu bersama mereka? Jawabannya tidak bagus.
Ini juga berguna untuk melihat mengapa beberapa karyawan tidak meninggalkan pekerjaan mereka. Sebuah studi dari Harvard Business Review menemukan bahwa orang-orang 34% lebih mungkin bertahan di pekerjaan jika mereka menemukan pekerjaan mereka menyenangkan, lebih sering menggunakan kekuatan mereka, dan mampu mengembangkan karier mereka.
Temuan ini dapat membantu menjelaskan tingginya tingkat pergantian dalam pemeliharaan. Misalnya, jika fasilitas berjuang dengan terlalu banyak perawatan reaktif, staf mungkin menghabiskan sepanjang hari untuk memadamkan api. Mereka bahkan mungkin dipanggil setiap saat untuk menangani kerusakan yang tidak terduga. Ketika ini terjadi, segala sesuatu mulai dari keseimbangan kerja/kehidupan hingga keselamatan akan terganggu, menciptakan resep sempurna untuk ketidakpuasan dan pergantian.
Demikian pula, bekerja dengan alat-alat usang mempersulit personel pemeliharaan untuk mengakses sumber daya dan melakukan pekerjaan mereka secara efektif. Ketika mereka menghabiskan lebih banyak waktu untuk melacak manual, mengacak-acak perintah kerja atau menulis catatan setelah shift, mereka menghabiskan lebih sedikit waktu menggunakan keterampilan mereka dan mengembangkan yang baru.
Selain itu, tim pemeliharaan sering kali bekerja dalam keadaan yang sangat sulit dengan sedikit pengakuan, yang merupakan alasan besar lainnya mereka cenderung pergi. Taruhan tinggi dikombinasikan dengan kurangnya rasa terima kasih dapat mendorong staf pemeliharaan, terutama karyawan muda, untuk mencari karir yang berbeda dengan lingkungan kerja yang lebih baik.
“Ini pekerjaan yang melelahkan dan sangat tidak berterima kasih,” kata Manajer Keberhasilan Pelanggan Fiix, Scott Deckers, tentang kehidupan seorang teknisi pemeliharaan. “Tidak ada yang memperhatikan Anda sampai ada yang tidak beres. Dan kemudian semua orang memperhatikan Anda, tetapi untuk semua alasan yang salah.”
Bagian terakhir dari teka-teki adalah dampak dari tenaga kerja yang menua dalam pemeliharaan. Ada lebih dari 2,1 juta orang berusia di atas 55 tahun yang bekerja di industri sumber daya alam, konstruksi, dan pemeliharaan di AS pada tahun 2016. Itu berarti jutaan karyawan dan pengetahuan selama beberapa dekade akan mengalir keluar dari fasilitas selama beberapa tahun ke depan.
Ini adalah tren meresahkan yang Deckers lihat secara langsung.
“Sejumlah besar pengguna [Fiix] berusia antara 55 dan 60 tahun,” katanya, “yang berarti sebagian besar tenaga kerja akan pensiun dalam lima tahun ke depan.”
Dampak pergantian dalam pemeliharaan
Biaya omset curam. Sebuah bisnis rata-rata menghabiskan 20% dari gaji tahunan karyawan untuk menggantikan mereka. Karena gaji rata-rata dalam sumber daya alam, konstruksi dan pemeliharaan adalah $43.000 (USD), omset datang dengan label harga $8.600 per orang. Dan uang bukanlah satu-satunya hal yang Anda buang-buang waktu— dibutuhkan rata-rata 42 hari untuk mengisi suatu posisi. Waktu itu dihabiskan untuk wawancara, orientasi, dan pelatihan staf baru alih-alih melakukan tugas-tugas utama lainnya.
Taruhan tinggi dikombinasikan dengan kurangnya rasa terima kasih dapat mendorong staf pemeliharaan, terutama yang muda, untuk mencari karir yang berbeda dengan lingkungan kerja yang lebih baik.
Ini hanyalah biaya langsung dari omset dalam pemeliharaan. Ada banyak konsekuensi tidak langsung yang dapat berdampak lebih besar pada operasi Anda.
Misalnya, ketika Anda kekurangan staf, akan lebih sulit untuk mengikuti pemeliharaan terjadwal dan tidak terjadwal. Hal ini menyebabkan lebih banyak waktu henti, lebih sedikit produksi, dan kehilangan pendapatan. Biaya waktu henti yang tidak direncanakan mulai dari $3.000 hingga $200.000 per jam dan mengakibatkan kegagalan memberikan layanan kepada pelanggan sebanyak 46%.
Terakhir, jika fasilitas Anda tidak memiliki sistem yang solid untuk menyimpan informasi, kemungkinan besar Anda akan kehilangan banyak pengetahuan setelah seseorang pergi. Faktanya, ditemukan bahwa sekitar 70% pengetahuan karyawan hilang ketika mereka meninggalkan organisasi. Hal ini dapat mengakibatkan lebih sedikit sumber daya untuk staf yang ada dan periode pelatihan yang lebih lama untuk karyawan baru.
Empat strategi untuk mengurangi turnover dalam pemeliharaan
Aturan pertama untuk mengurangi turnover dalam pemeliharaan adalah melupakan hal-hal yang tidak dapat Anda ubah (gaji, pensiun) dan fokus pada area yang Anda bisa (menciptakan lingkungan kerja yang efisien dan memuaskan). Berikut adalah empat cara untuk mencapainya.
#1:Buat masalah pemeliharaan
Pemeliharaan seringkali merupakan profesi tanpa pamrih. Bekerja keras, melakukan pekerjaan dengan baik, dan tidak mendapatkan pengakuan dapat membuat frustrasi. Membalikkan tren ini menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik untuk tim pemeliharaan Anda.
Angka menceritakan kisah terbaik. Itulah mengapa mengukur kinerja itu penting. Ini memungkinkan Anda untuk menunjuk pada sebuah laporan dan berkata, "Kami menyelesaikan 100 perintah kerja bulan lalu," atau, "Kami membantu meningkatkan waktu kerja hingga 40 jam pada kuartal ini." Itu membuat nilai pemeliharaan menjadi jelas dan memberi staf pemeliharaan pengakuan yang mereka dambakan. Hasilnya adalah budaya yang lebih positif dalam operasi pemeliharaan Anda dan seluruh organisasi.
#2:Membuka jalan bagi karyawan muda
Pekerjaan buntu terkenal karena tingkat perputarannya yang tinggi. Tak seorang pun ingin pergi bekerja setiap hari mengetahui bahwa mereka tidak akan pernah belajar atau maju. Hal ini terutama berlaku bagi pekerja muda, yang ingin dapat melihat jalan ke depan dalam karier mereka.
Ada tiga cara untuk menunjukkan kepada teknisi muda bahwa mereka dapat memiliki masa depan yang cerah di perusahaan Anda. Yang pertama adalah program orientasi dan pelatihan yang bagus. Beri mereka pengetahuan yang mereka butuhkan dengan cepat, sehingga mereka dapat belajar dan bekerja dengan percaya diri. Kedua, memprioritaskan pelatihan silang dan pembelajaran berkelanjutan. Paparkan staf pada berbagai tugas dan peralatan untuk mengembangkan kemampuan mereka. Terakhir, investasikan alat dan sumber daya, seperti perangkat lunak pemeliharaan, yang memudahkan staf junior untuk melakukan pekerjaan mereka dan mempelajari keterampilan baru, sehingga mereka memiliki lebih banyak waktu untuk belajar, melatih silang, dan berkontribusi.
#3:Hilangkan pemborosan waktu dan sakit kepala terbesar Anda
Tidak ada yang menghilangkan keinginan untuk bekerja seperti terus-menerus berurusan dengan bagian terburuk dari pekerjaan. Menghilangkan elemen-elemen ini akan memungkinkan teknisi untuk fokus menggunakan keterampilan mereka. Staf cenderung tidak pergi ketika Anda memberi mereka kesempatan untuk melakukan pekerjaan yang mereka sukai lebih sering.
Gangguan kecil dapat dengan cepat menjadi gangguan besar dalam pemeliharaan. Jika teknisi Anda menghabiskan satu jam mengerjakan dokumen setelah setiap shift, itu berarti satu jam lebih sedikit yang mereka miliki dengan keluarga mereka atau mengisi ulang untuk besok. Kelelahan dan tempat kerja yang beracun tidak dapat dihindari dalam situasi ini. Hindari hasil ini dengan membuat informasi lebih mudah diakses, menargetkan praktik yang tidak efisien, dan membuat pekerjaan kecil yang mengganggu itu sedikit lebih mudah untuk diselesaikan.
#4:Berinvestasi pada alat yang tepat
Sulit untuk mencapai tujuan ini tanpa alat yang tepat. Salah satu alat tersebut adalah pusat pengetahuan digital, yang merupakan platform pusat di mana segala sesuatu mulai dari SOP hingga riwayat perintah kerja dan daftar periksa pemeliharaan preventif diatur dan dapat diakses. Ini mempersenjatai staf dengan informasi yang mereka butuhkan, ketika mereka membutuhkannya. Memberdayakan tim pemeliharaan Anda dengan cara ini membantu mereka mengatasi beberapa kendala besar dan menghilangkan banyak penyebab umum pergantian. Manajer pemeliharaan juga mendapat manfaat dari sistem ini. Tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga memungkinkan Anda mengukur nilai pemeliharaan sehingga lebih dipahami di seluruh organisasi.
Bagaimana tim pemeliharaan dapat merencanakan pergantian
Anda dapat mengurangi pergantian dalam pemeliharaan, tetapi Anda tidak dapat menghilangkannya sepenuhnya. Berikut adalah beberapa tip untuk menangani turnover di operasi Anda.
Digitasi dokumen Anda
Teknisi menghabiskan waktu bertahun-tahun untuk bekerja dengan peralatan yang sama setiap hari, sehingga mereka sering kali memiliki pengetahuan aset yang tidak dimiliki orang lain. Jika Anda tidak memiliki sistem untuk melestarikan dan membagikan pengetahuan ini, itu bisa berarti jalan yang panjang, sulit, dan mahal untuk kembali ke titik awal. Perusahaan berukuran perusahaan di AS menghabiskan $4.5 juta dalam produktivitas setiap tahun dari orientasi dan pelatihan yang tidak efisien.
Tidak ada yang bisa menghilangkan keinginan untuk bekerja seperti terus-menerus berurusan dengan bagian terburuk dari pekerjaan.
Salah satu cara untuk menghindari skenario mimpi buruk ini adalah dengan merekam semuanya dan membuat catatan Anda menjadi digital. Memiliki repositori digital untuk informasi aset memungkinkan staf mengakses dan meninjau riwayat perintah kerja aset dengan mudah. Semua informasi yang mungkin memerlukan waktu berbulan-bulan atau bertahun-tahun untuk dipelajari melalui percobaan dan kesalahan (seperti pengaturan optimal atau penyebab umum kegagalan) dapat dipelajari dalam hitungan hari.
Standarkan sebanyak mungkin
Konsistensi adalah tanda pemeliharaan yang hebat. Tetapi sulit untuk mendapatkan hasil yang sama berulang kali ketika tim Anda terus berubah. Proses standar memudahkan untuk mengulangi kesuksesan dengan menghilangkan dugaan tugas pemeliharaan dan mencegah Anda mengandalkan satu individu yang terspesialisasi.
Sesuatu yang sederhana seperti membuat daftar periksa untuk pemeliharaan terjadwal secara teratur dapat meningkatkan standarisasi. Jika Anda ingin melihat gambaran yang lebih besar, Anda dapat membuat kebijakan manajemen aset. Ini memberikan serangkaian prinsip panduan untuk manajemen aset dan mengarahkan semua orang di organisasi Anda ke tujuan yang sama.
Antisipasi perubahan
Jika Anda dapat mengantisipasi pergantian, itu membuat perencanaannya menjadi lebih mudah. Menghitung angka dapat membantu Anda melihat tren, memperkirakan potensi pergantian, dan bertahan setelahnya.
Ini adalah area lain di mana perangkat lunak pemeliharaan dapat menjadi penyelamat dan membantu Anda menemukan indikator awal pergantian. Laporan otomatis memberikan informasi terkini setiap saat untuk membantu Anda menetapkan baseline dan mengidentifikasi perubahan terkait. Misalnya, jam lembur memiliki hubungan yang kuat dengan kepuasan kerja dan produktivitas yang rendah. Jika Anda melihat peningkatan jam lembur dan permintaan kerja, Anda dapat mengatasi akar penyebab masalah
Intinya
Perputaran dapat menghancurkan tim pemeliharaan. Ini dapat menyebabkan hilangnya pengetahuan, moral rendah, peningkatan waktu henti, dan banyak lagi. Namun, pergantian dan dampaknya dapat diminimalkan dengan mendokumentasikan dan mengatur pengetahuan, mengartikulasikan nilai pemeliharaan, meningkatkan standarisasi dan menghilangkan inefisiensi. Perangkat lunak pemeliharaan dapat memainkan peran besar dalam membantu Anda mencapai tujuan ini sambil menyiapkan fasilitas Anda untuk kesuksesan jangka panjang.
