Panduan untuk membangun dan mengukur strategi pemeliharaan lean

Balap profesional adalah kelas master dalam efisiensi. Tim tidak hanya tidak menyukai pemborosan—mereka juga membencinya.

Setiap milidetik dari pit stop memiliki tujuan. Setiap komponen mobil dianalisis untuk memastikannya berfungsi dengan baik. Strategi dirancang untuk berpindah dari titik A ke titik B secepat mungkin.

Ketika Anda menerjemahkan pola pikir ini ke lantai toko, Anda mencapai strategi pemeliharaan yang ramping. Pemeliharaan ramping adalah pengurangan tanpa ampun dan penghapusan pemborosan di setiap tahap program pemeliharaan Anda sehingga Anda dapat melangkah lebih jauh, lebih cepat, sambil menghabiskan lebih sedikit.

Panduan ini menguraikan dasar-dasar untuk membangun dan mengukur strategi lean maintenance, termasuk:

• Apa itu pemeliharaan lean
• Jenis-jenis limbah dalam pemeliharaan
• Formula untuk membuat strategi pemeliharaan lean
• Metrik untuk melacak keberhasilan pemeliharaan lean

Apa itu pemeliharaan lean?

Seperti lean manufacturing, lean maintenance adalah proses berkelanjutan untuk mengidentifikasi, mengurangi, dan menghilangkan pemborosan dari aktivitas pemeliharaan. Pemborosan dianggap sebagai segala sesuatu yang tidak meningkatkan output, menurunkan biaya, atau meningkatkan produktivitas.

Ada banyak sekali contoh pemborosan dalam pemeliharaan, antara lain:

• Uang yang dihabiskan untuk bagian yang menjadi usang sebelum digunakan
• Waktu yang dihabiskan untuk mengklarifikasi detail permintaan pemeliharaan
• Upaya yang dihabiskan untuk mengumpulkan data pemeliharaan yang tidak pernah Anda gunakan

Seringkali sulit untuk menemukan pemborosan dalam program pemeliharaan Anda. Itulah mengapa strategi pemeliharaan lean tidak dapat bekerja tanpa iterasi. Iterasi adalah praktik membuat perubahan kecil dari waktu ke waktu untuk menemukan cara terbaik untuk mengatur proses dan aktivitas. Dengan kata lain, pemeliharaan lean bukanlah proyek satu-dan-selesai. Ini adalah cara berpikir dan bertindak yang membutuhkan waktu bertahun-tahun untuk dibangun.

Apa manfaat pemeliharaan lean?

Kemungkinan besar, Anda telah mengucapkan kata-kata, “Sungguh buang-buang waktu,” atau “Sungguh buang-buang uang,” dalam beberapa minggu terakhir. Pemeliharaan ramping menghilangkan momen-momen itu. Dan meskipun ada seribu hal yang dapat Anda rujuk, sebagian besar dapat dikelompokkan dalam empat manfaat utama berikut:

1. Penghematan biaya

Strategi pemeliharaan lean mengurangi biaya langsung (tenaga kerja dan sumber daya) dan biaya tidak langsung (uang yang hilang karena waktu henti atau kehilangan produksi). Misalnya, Anda mungkin menemukan bahwa Anda dapat mengurangi perawatan rutin pada suatu aset dari seminggu sekali menjadi sebulan sekali, dengan memangkas biaya tenaga kerja sebesar 75% dalam prosesnya.

2. Peningkatan efisiensi

Efisiensi adalah kata lain untuk menyelesaikan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat. Strategi pemeliharaan lean membantu Anda menemukan aktivitas dan proses yang memakan terlalu banyak waktu sehingga Anda dapat memodifikasi atau menghilangkannya. Tim pemeliharaan Voltalia adalah contoh yang bagus dari manfaat ini dalam praktik. Perusahaan memperhatikan bahwa salah satu tim layanannya menghabiskan 40 jam seminggu mengemudi dari kantor ke fasilitas di luar lokasi. Solusinya adalah membangun kantor satelit di dekat fasilitas off-site untuk menghemat waktu.

Baca selengkapnya tentang bagaimana Voltalia mencapai pemeliharaan berbasis data

3. Potensi maksimal

Ketika mesin dan orang tidak terjebak oleh tugas yang tidak perlu, mereka dapat beroperasi dengan kapasitas penuh dan melakukan yang terbaik dari kemampuan mereka. Tim pemeliharaan Tom Dufton adalah contoh sempurna. Tom, seorang manajer pemeliharaan, memperhatikan bahwa teknisi pemeliharaannya yang terampil menghabiskan banyak waktu untuk membantu produksi. Dia menggunakan data ini untuk mengadvokasi operator tambahan sehingga timnya dapat kembali merawat peralatan.

4. Keterlibatan karyawan

Menghapus pekerjaan yang tidak perlu dan tugas administratif membantu karyawan merasa lebih terlibat dengan pekerjaan mereka. Ini juga memberi mereka waktu untuk meningkatkan keterampilan dan melakukan pekerjaan bernilai tinggi. Salah satu cara ini diterjemahkan ke dalam kehidupan nyata adalah dengan perangkat lunak pemeliharaan baru. Jika teknisi tidak punya waktu untuk mempelajari sistem, investasi besar Anda dalam teknologi bisa jadi sia-sia. Menghilangkan tugas tambahan di tempat lain akan memberi tim Anda waktu untuk belajar, mengajukan pertanyaan, dan membiasakan diri dengan teknologi baru.

Tiga jenis limbah dalam pemeliharaan

Langkah pertama dalam menghilangkan pemborosan adalah menemukannya. Ada tiga area utama dalam operasi pemeliharaan di mana limbah muncul:Lingkungan, keuangan, dan potensi manusia.

Limbah lingkungan

Limbah lingkungan terjadi ketika bahan mentah digunakan secara tidak efisien atau dibuang karena kegiatan pemeliharaan yang tidak efisien.

Contoh limbah lingkungan dalam pemeliharaan antara lain:

• Peningkatan skrap atau pengerjaan ulang setelah pemeliharaan peralatan
• Penggunaan bahan bakar yang berlebihan oleh kendaraan yang tidak dirawat dengan baik atau transportasi yang tidak perlu ke dan dari tempat kerja
• Menyimpan terlalu banyak suku cadang untuk pemeliharaan karena jadwal pembelian inventaris yang sudah ketinggalan zaman

Dampak limbah lingkungan dari pemeliharaan meliputi:

• Lebih banyak polusi dan sampah
• Emisi karbon lebih tinggi
• Produk berkualitas rendah
• Peningkatan bahaya keamanan

Beberapa strategi untuk mengurangi limbah lingkungan dalam pemeliharaan antara lain:

• Penghitungan siklus inventaris yang sering dan pembelian tepat waktu untuk memastikan ruang penyimpanan Anda tidak dibanjiri inventaris yang tidak terpakai
• Mengelompokkan pemeliharaan terjadwal bersama dalam satu periode waktu untuk mengurangi perjalanan
• Pemeriksaan wajib dari teknisi kedua setelah perbaikan atau penggantian sebelum produksi untuk memastikan permulaan tidak mengakibatkan skrap atau pengerjaan ulang

Lihat bagaimana tim pemeliharaan Anda dapat meningkatkan keberlanjutan di perusahaan Anda

Sampah keuangan

Pemborosan keuangan mengacu pada biaya tambahan dari pemeliharaan yang tidak efisien. Ini juga mencakup produksi yang hilang karena waktu henti yang tidak perlu.

Contoh pemborosan keuangan dalam pemeliharaan meliputi:

• Biaya tenaga kerja dan suku cadang tinggi akibat tugas pemeliharaan preventif yang dilakukan terlalu sering
• Produk yang rusak dari aset yang dirakit atau dibuat ulang secara tidak benar
• Perawatan tertunda karena teknisi harus menunggu suku cadang untuk menyelesaikan perbaikan

Dampak pemborosan keuangan meliputi:

• Biaya tenaga kerja dan suku cadang lebih tinggi
• Lebih banyak belanja modal
• Pendapatan hilang
• Kesempatan yang hilang untuk mengembangkan bisnis

Strategi untuk menjadi lebih ramping meliputi:

• Mengidentifikasi tugas dalam jadwal pemeliharaan preventif Anda yang dapat dihilangkan atau dilakukan lebih jarang
• Mengurangi waktu henti dengan mencari pekerjaan pemeliharaan yang dapat diselesaikan saat aset berjalan
• Membuat FRACAS untuk mengatasi dan mencegah kegagalan pada peralatan penting
• Membuat kit suku cadang untuk peralatan penting guna mempercepat perbaikan dan menghindari kehabisan stok
• Mengatur pertemuan rutin dengan staf produksi untuk menyelaraskan pemeliharaan dengan operasi dan mendapatkan pembaruan perubahan peralatan

Potensi manusia yang terbuang percuma

Pekerjaan administratif dan tugas-tugas yang tidak perlu membebani staf dan menjauhkan mereka dari tugas-tugas khusus yang hanya dapat mereka lakukan. Kelelahan, moral yang buruk, dan peningkatan omset, yang menyebabkan lebih banyak pemborosan.

Contoh potensi manusia yang terbuang dalam pemeliharaan antara lain:

• Menghabiskan berjam-jam setiap hari untuk menulis, meninjau, dan menyortir perintah kerja
• Memperbaiki komponen yang sama berulang kali
• Memeriksa peralatan yang tidak kritis dengan tingkat kegagalan yang rendah atau tidak ada
• Mendukung produksi lebih dari sekali
• Mencari suku cadang dan persediaan di gudang Anda

Dampak dari potensi manusia yang terbuang meliputi:

• Perputaran karyawan yang tinggi dan hilangnya pengetahuan organisasi
• Waktu kunci pas rendah dan backlog besar
• Penurunan keterlibatan karyawan dan rendahnya adopsi sistem baru
• Lebih banyak pencambukan pensil dan data yang kurang akurat

Strategi untuk menjadi lebih ramping meliputi:

• Lakukan rapat tim pemeliharaan untuk membahas tantangan dan bertukar pikiran tentang solusi
• Otomatiskan aktivitas yang sering Anda lakukan, seperti membuat perintah kerja atau laporan
• Hilangkan atau kurangi pemeliharaan terjadwal yang memiliki tingkat pekerjaan tindak lanjut yang rendah
• Latih operator alat berat untuk melakukan tugas perawatan rutin

Dapatkan tips untuk mengurangi pergantian di tim pemeliharaan Anda

Menciptakan pola pikir pemeliharaan yang ramping

Langkah pertama dalam menciptakan strategi pemeliharaan lean adalah mengajukan pertanyaan yang tepat, menantang cara Anda melakukan sesuatu, dan bersedia untuk berubah. Ini adalah pola pikir lean maintenance dan penting untuk membuat strategi lean maintenance bekerja dalam jangka panjang.

Ada empat perubahan yang akan membantu Anda beralih ke pola pikir lean maintenance:

1. Dari detail kecil → Gambaran besar

Akan selalu ada hari-hari ketika tim Anda bereaksi terhadap segalanya—memadamkan api, mendapatkan permintaan di menit-menit terakhir, dan berlomba untuk mengejar backlog.

Tetapi pola pikir lean maintenance mencegah hal ini menjadi norma. Ini memungkinkan Anda membangun aktivitas pemeliharaan di sekitar sasaran bisnis dan produksi, dan mengurangi prioritas atau menghilangkan pekerjaan yang tidak terkait dengan sasaran ini.

Misalnya, Anda mungkin menghabiskan satu jam setiap minggu untuk membuat laporan. Tetapi jika laporan itu tidak membantu Anda menghilangkan pemborosan, waktu itu menjadi pemborosan itu sendiri. Anda dapat menghabiskan waktu untuk membuat laporan yang lebih bermanfaat atau melakukan pekerjaan menghilangkan limbah lainnya.

Unduh template ini untuk menghubungkan tujuan pemeliharaan Anda dengan target bisnis

2. Dari menyelesaikannya → Mengumpulkan data sambil jalan

Banyak tim pemeliharaan beroperasi dalam mode bertahan hidup. Selesaikan tugas dan lanjutkan ke tugas berikutnya. Tidak ada waktu untuk langkah tambahan.

Tetapi strategi pemeliharaan lean bergantung pada data dan meluangkan waktu untuk mengumpulkannya. Lima menit ekstra yang diperlukan untuk menyelesaikan bidang tambahan pada perintah kerja bertambah. Memiliki pola pikir lean maintenance berarti membangun buffer dalam jadwal Anda untuk memperhitungkan hal ini. Ini juga berarti semua orang tahu pentingnya langkah ekstra ini dan tidak dipaksa untuk memalsukan angka untuk menebus waktu yang hilang.

3. Dari perubahan besar → peningkatan berulang

Semua orang ingin melihat kemenangan besar secepat mungkin. Otak kita mendambakan garis finis dan hasil yang nyata.

Tapi itu bukan cara kerja pemeliharaan lean. Sebaliknya, itu tergantung pada membuat perbaikan kecil dan konsisten. Jika dilakukan dengan benar, ini adalah proses yang tidak pernah benar-benar selesai. Cara terbaik untuk mengatasi perubahan ini adalah dengan memberi diri Anda dan tim Anda tujuan dan pencapaian kecil, melacak kemajuan, dan merayakan kesuksesan.

Misalnya, Anda mungkin ingin memotong langkah-langkah yang tidak perlu dalam pemeliharaan terjadwal Anda. Dalam pemeliharaan ramping, Anda akan memeriksa perintah kerja Anda sebulan sekali untuk mengurangi penundaan dan meningkatkan waktu kunci pas sebesar 10% hingga 15% sepanjang tahun. Sangat penting untuk melacak kemajuan, merayakannya dengan tim Anda, dan mendapatkan saran dari teknisi tentang cara untuk terus menang. Teknisi akan merasakan rasa memiliki atas metrik ini dan akan berinvestasi dalam membuat kemajuan.

4. Dari “begitulah adanya” → “Apakah ini perlu?”

Sangat mudah untuk menerima status quo. Tidak nyaman untuk berubah. Dan itu membutuhkan banyak pekerjaan.

Tetapi pemeliharaan lean adalah tentang bisnis yang menantang seperti biasa. Anda perlu melihat semua yang dilakukan tim Anda dengan pandangan kritis dan membuat perubahan jika sesuatu tidak lagi masuk akal. Ini mengharuskan Anda untuk mengadopsi mentalitas menang-atau-belajar alih-alih pola pikir menang-atau-gagal. Tim Anda akan dapat mempertanyakan hal-hal tanpa menyalahkan atau hukuman.

Misalnya, Anda mungkin telah melakukan PM pada interval yang sama selama satu dekade. Namun semuanya telah berubah saat itu, mulai dari peralatan hingga teknisi yang melakukan pekerjaan. Anda perlu mempertanyakan bagaimana PM dilakukan juga. Haruskah itu dilakukan lebih atau kurang? Apakah itu perlu lagi?

Membangun strategi pemeliharaan lean

Membangun strategi pemeliharaan lean mengikuti formula tiga langkah:

1. Pahami apa yang sedang Anda lakukan dan bagaimana Anda melakukannya
2. Temukan area sampah dan hilangkan
3. Buat proses yang memungkinkan Anda melakukan langkah satu dan dua berulang kali

Langkah 1:Memetakan proses pemeliharaan Anda

Langkah ini adalah tentang mengetahui bagaimana tim Anda saat ini beroperasi sehingga Anda dapat menemukan pekerjaan yang Anda lakukan terlalu banyak dan pekerjaan yang tidak cukup Anda lakukan. Tahap ini melibatkan pendokumentasian proses pemeliharaan Anda, termasuk:

• Informasi penting tentang peralatan, seperti mode kritis dan kegagalan (template FMEA ini dapat membantu Anda mengumpulkan data ini)
• Pemeriksaan dan perbaikan apa yang dilakukan, dan seberapa sering
• Seperti apa keadaan darurat itu dan bagaimana reaksi tim Anda
• Bagaimana tindak lanjut atau pemeliharaan korektif dibuat, ditetapkan, dan dilacak
• Pertemuan tim dan apa yang terjadi di setiap rapat
• Penetapan sasaran, pembuatan metrik, pelaporan, dan pengumpulan data
• Kegiatan kesehatan, keselamatan, dan kepatuhan
• Pembelian suku cadang dan manajemen gudang

Kemudian pikirkan tentang kebutuhan bisnis:

• Tingkat produksi menurut musim
• Periode penjualan tinggi dan rendah
• Kebutuhan reaksioner terhadap keadaan darurat sebelumnya
• Sasaran dan sumber daya organisasi

Langkah 2:Identifikasi peluang untuk peningkatan yang dapat Anda lakukan sekarang

Langkah selanjutnya adalah mencari tahu di mana Anda menghabiskan terlalu banyak waktu, uang, atau energi. Berikut adalah beberapa cara Anda dapat menemukan persembunyian limbah dalam proses Anda:

1. Lihat proses spesifik dengan anggota tim pemeliharaan Anda. Tanyakan kepada mereka bagian mana dari proses yang paling memakan waktu atau di mana mereka menghadapi tantangan saat menyelesaikan pekerjaan. Gunakan wawasan ini untuk mempermudah aktivitas dan menghilangkan hambatan.

   Misalnya, sesuatu yang kecil seperti salah mengidentifikasi pelumasan dapat menyebabkan pemborosan waktu, kerusakan, kehilangan produksi, dan membeli terlalu banyak persediaan. Pelumasan dan bantalan kode warna dapat menghilangkan pemborosan ini sama sekali.

2. Identifikasi tugas yang secara konsisten membutuhkan lebih banyak waktu atau uang daripada yang direncanakan dan lakukan analisis akar penyebab untuk mencari tahu alasannya. Ini lebih bermanfaat daripada memangkas biaya, yang dapat lebih berbahaya daripada menguntungkan dan tidak mengatasi alasan sebenarnya dari pemborosan tersebut.

   Misalnya, biaya tenaga kerja untuk perintah kerja mingguan dua kali lebih tinggi dari yang Anda anggarkan. RCA mungkin menemukan waktu perbaikan lebih lama dari yang diharapkan karena teknisi yang berbeda melakukan pekerjaan. Anda dapat menyesuaikan jadwal untuk menempatkan teknisi yang sama pada pekerjaan sehingga mereka dapat membiasakan diri dengan pekerjaan dan melakukannya lebih cepat.

   Unduh template analisis akar masalah Anda sendiri

3. Audit pekerjaan pemeliharaan yang Anda rencanakan agar lebih efisien. Kami menguraikan langkah-langkah untuk mengaudit PM Anda dalam artikel terpisah, tetapi kesimpulan utamanya adalah mempertanyakan perlunya semua pemeliharaan rutin dan frekuensi, waktu, dan sumber daya untuk setiap tugas.

   Misalnya, PM mungkin dipicu setiap 10 hari, terlepas dari berapa banyak aset yang digunakan. Itu bisa membuang-buang waktu dan uang. Dalam situasi ini, coba aktifkan pemeliharaan berdasarkan penggunaan, seperti setelah setiap 100 jam produksi.

4. Kembangkan KPI dan metrik seputar pertumbuhan dan kesuksesan tim Anda. Data ini akan memungkinkan Anda menemukan potensi yang terbuang di tim pemeliharaan Anda.

   Misalnya, Anda dapat melacak tingkat pergantian atau peluang berbagi pengetahuan di tim Anda. Statistik ini dapat mengungkap proses kompleks atau area dengan produktivitas rendah yang dapat Anda perbaiki. Hasil akhirnya adalah semangat kerja yang lebih baik dan tim pemeliharaan yang berkinerja lebih tinggi.

Langkah 3:Bangun visi jangka panjang

Visi inti dari strategi pemeliharaan lean Anda akan selalu meningkatkan pemeliharaan sedikit demi sedikit sehingga mendukung tujuan bisnis. Tetapi tujuan-tujuan itu dapat berubah, begitu pula hal-hal yang perlu Anda tingkatkan.

Langkah ini adalah tentang mendokumentasikan apa yang telah Anda ulangi, dampak perubahan, dan apa yang mungkin terjadi selanjutnya.

Jika iterasi Anda menghasilkan hasil negatif, jangan langsung kembali ke keadaan semula. Alih-alih, pikirkan apa yang menyebabkan hasil negatif dan lihat apakah ada peningkatan berulang lainnya. Perlu beberapa kali percobaan untuk melakukannya dengan benar.

Memilih metrik untuk strategi pemeliharaan lean dan melacak keberhasilan

Meskipun setiap proyek akan memiliki KPI dan metrik yang berbeda berdasarkan hasil yang Anda inginkan, berikut adalah beberapa metrik praktik terbaik untuk memulai:

Sampah lingkungan Sampah keuangan Potensi limbah manusia Waktu menganggur Biaya pemeliharaan (berdasarkan aset, jenis, tugas, dll.)Waktu kunci pas Penggunaan bahan baku Waktu henti peralatan (direncanakan dan tidak direncanakan)Perputaran karyawanEmisi karbon/penggunaan energi Tingkat pemeliharaan korektif setelah inspeksiWaktu yang dihabiskan untuk dukungan produksi Waktu tempuh ke/dari lokasi Tingkat respons terhadap kerusakan/daruratWaktu yang dihabiskan pada tugas-tugas administrasi Pembuangan bahan mentah (mis. minyak) Pembersihan start-up setelah pemeliharaanJumlah langkah dalam proses pemeliharaan

Meskipun ini bukan pandangan komprehensif tentang metrik pemeliharaan lean, ini memberi Anda dasar yang baik. Dan Anda tidak perlu melacak, mengukur, dan meningkatkan setiap metrik. Pilih metrik yang dapat Anda kumpulkan secara realistis dan metrik yang terhubung dengan tujuan produksi dan bisnis.

Ada dua cara untuk membuat rencana sukses di sekitar setiap metrik dan mendorong strategi pemeliharaan lean Anda ke depan. Yang pertama adalah menjadi kecil. Pilih beberapa metrik dan fokus pada peningkatan area tertentu dari operasi pemeliharaan Anda. Misalnya, jika Anda ingin mengurangi biaya perawatan, pilih 10 tugas paling mahal Anda. Fokus pada pengurangan limbah dalam aktivitas ini.

Metode lainnya adalah pergi luas. Bertujuan untuk tujuan yang mencakup peningkatan beberapa metrik. Misalnya, target akhir mungkin meningkatkan efisiensi melalui standarisasi yang lebih baik di seluruh lokasi. Sebagai bagian dari proyek ini, Anda dapat menstandardisasi proses untuk permintaan kerja, pelaporan, dan pembelian suku cadang. Ada beberapa metrik yang dapat Anda gunakan untuk membangun proyek Anda dan melacak keberhasilannya. Ini termasuk jumlah langkah dalam proses pemeliharaan, waktu yang dihabiskan untuk tugas admin, tingkat respons terhadap kerusakan, dan penggunaan bahan mentah.

Sangat penting untuk membagikan kemenangan Anda, terlepas dari pendekatan Anda. Inti dari pemeliharaan lean adalah untuk membuat keuntungan kecil yang bertambah menjadi keuntungan besar dari waktu ke waktu. Memamerkan kesuksesan Anda menjaga momentum tetap tinggi, meningkatkan penerimaan, dan membantu Anda mengadvokasi lebih banyak sumber daya untuk memperluas program pemeliharaan lean Anda.

Pemeliharaan lean sedang berlangsung

Pada intinya, pemeliharaan lean adalah tentang mengaitkan praktik pemeliharaan dengan kebutuhan bisnis. Hal ini mungkin akan membingungkan, tetapi ini merupakan langkah penting untuk memindahkan pemeliharaan dari pusat biaya ke penggerak nilai. Dan ketika Anda melakukan itu, dunia mulai terbuka bagi tim pemeliharaan untuk dilihat sebagai mitra bisnis sejati.