Perangkat Lunak Pemeliharaan Seluler: Mendorong Alur Kerja yang Efisien
Jika Anda harus menebak tiga hal yang selalu dibawa orang di mana-mana, apa yang akan Anda katakan? Saya taruh Anda akan mengatakan dompet, kunci, dan ponsel.
Kenyataan bahwa perangkat seluler telah menjadi, ya, begitu portabel, adalah alasan mengapa bahkan sektor industri ingin memanfaatkan mesin canggih ini yang semua orang miliki di saku mereka.
Di sektor pemeliharaan, ini paling terlihat dalam ketersediaan yang meningkat dari perangkat lunak pemeliharaan seluler. Ada banyak manfaat praktis dari memiliki akses ke data pemeliharaan Anda melalui CMMS seluler.
Namun, untuk memanfaatkan manfaat tersebut sepenuhnya, Anda perlu mengintegrasikan perangkat lunak pemeliharaan seluler ke dalam alur kerja harian Anda dengan sukses. Menjelaskan cara melakukannya akan menjadi fokus artikel ini.
Mari kita mulai.
Apa yang memenuhi syarat sebagai aplikasi pemeliharaan seluler?
Sebelum kita mulai membahas manfaatnya, kita perlu setuju pada definisi aplikasi pemeliharaan seluler.
Dalam konteks artikel ini, memiliki perangkat lunak CMMS seluler berarti Anda menggunakan solusi pemeliharaan yang dapat Anda instal di perangkat seluler Anda sebagai aplikasi.
Kami TIDAK menghitung solusi dengan antarmuka online yang dapat Anda masuk dan dikatakan responsif.
Alasannya sederhana. Bahkan jika Anda dapat membuat solusi online yang sepenuhnya responsif, dan itu adalah salah satu hal yang besar, Anda masih akan memiliki masalah dengan navigasi. Orang menavigasi berbeda menggunakan mouse dan keyboard versus menggunakan layar sentuh, yang berarti tidak mungkin untuk membuat satu versi responsif yang ramah pengguna di semua perangkat.
Itulah sebabnya Anda sering akan melihat bahwa antarmuka dan alur kerja sedikit berbeda saat Anda membuka aplikasi pemeliharaan seluler Anda melalui ponsel, dibandingkan saat Anda masuk di komputer desktop – seperti yang diilustrasikan dalam tangkapan layar di bawah ini.
Layar utama untuk pengguna aplikasi seluler Limble CMMS
Layar utama untuk pengguna desktop Limble CMMS
Selain masalah navigasi, banyak gambar, grafik, dan daftar tidak selalu dapat diskalakan untuk ukuran layar yang lebih kecil – Anda akan kehilangan keterbacaan atau mengalami masalah struktural (seperti yang terlihat dalam gambar di bawah ini).
Manfaat terbesar menggunakan perangkat lunak pemeliharaan seluler
Jika Anda datang di sini dengan pola pikir bahwa memiliki CMMS apa pun sudah cukup, biarlah saya menunjukkan kepada Anda apa yang akan Anda lewatkan jika Anda tidak memiliki akses ke perangkat lunak pemeliharaan seluler.
Produktivitas lebih tinggi
Tingkat otomatisasi yang meningkat, komunikasi yang lebih cepat, dan organisasi yang lebih baik semuanya berarti teknisi dan perencana pemeliharaan Anda perlu menghabiskan waktu lebih sedikit pada tugas administratif dan dapat fokus pada pekerjaan yang memberikan nilai bagi organisasi mereka. Selain itu, data yang tersedia yang dapat diakses kapan saja (seperti riwayat aset) dapat secara signifikan mempercepat berbagai bagian dari alur kerja harian mereka.
Hanya butuh, benar-benar, seminggu atau lebih bagi staf pemeliharaan untuk menguasai perangkat lunak itu. Sejak saat itu, saya telah melihat peningkatan produktivitas sekitar 20-30%. – Joe Romero, Direktur Fasilitas, Myriad Genetics
Komunikasi yang ditingkatkan
Anda dapat dengan cepat mengirim notifikasi instan ke seluruh tim pemeliharaan atau teknisi yang dipilih. Selain itu, teknisi dapat menggunakan aplikasi seluler mereka untuk berkolaborasi pada proyek besar dan dengan mudah bertukar informasi berharga yang terkait dengan tugas spesifik yang sedang dikerjakan.
Kami telah menggunakan Limble selama lebih dari empat bulan sekarang, yang menghasilkan program pemeliharaan yang jauh lebih efisien serta komunikasi yang jauh lebih kuat antara pengguna peralatan, teknisi, dan manajemen. – Ted Rawlings, Manajer Operasi Lapangan, PJ Helicopters
Akuntabilitas lebih banyak
Dengan CMMS seluler, teknisi tidak ada alasan lagi untuk tidak melacak hal-hal seperti pekerjaan yang telah mereka lakukan dan bagian cadangan yang telah mereka gunakan. Ini memberi manajer pemeliharaan gambaran yang lebih akurat tentang beban kerja yang ditugaskan kepada setiap individu dan seberapa baik mereka telah bekerja secara keseluruhan.
Kami dapat memantau pemeliharaan kami secara global dengan kemampuan untuk menangkap performa dan memberikan pelaporan. – Roger Beck, Manajer Fasilitas Global, IHG (Holiday Inn)
Organisasi yang lebih baik
Memiliki rencana pemeliharaan preventif adalah bagus – jika semua orang mematuhinya. Hal yang hebat tentang aplikasi pemeliharaan seluler adalah ia memungkinkan Anda untuk melacak dan mengelola (jadwal ulang dan penugasan ulang pekerjaan) kemajuan pekerjaan yang sedang berjalan dari mana saja dengan akses internet.
Secara rata-rata, saya menghemat satu sampai dua jam sehari, tergantung beban kerja. Hal yang paling penting bagi saya adalah dapat melakukan hal-hal di ponsel saya dengan cepat. – Rob Siler, Teknisi Pemeliharaan, Myriad Genetics
Akurasi data yang meningkat
Dengan dapat mencatat pekerjaan, bagian cadangan, dan catatan selama atau segera setelah pekerjaan selesai adalah cara yang bagus untuk memastikan bahwa data yang masuk ke sistem semaksimal mungkin akurat. Ini sangat penting untuk menghasilkan laporan yang akurat yang didesain untuk mendorong keputusan yang tepat.
Saya juga akan mencoba melampirkan beberapa pernyataan dari pengguna kami untuk menunjukkan bahwa ini adalah manfaat yang sebenarnya dirasakan oleh orang, dan bukan sesuatu yang hanya terdengar bagus dalam teori.
Dengan Limble, saya dapat melacak semua persediaan yang masuk, bagaimana mereka digunakan, melihat tingkat penggunaan, dan kemudian juga dapat meramalkan anggaran untuk tahun depan. Ini telah menurunkan anggaran saya sangat drastis; saya sebenarnya dapat merekrut orang lain karena apa yang dapat kita hemat. – Benjamin Scott, Supervisor Fasilitas, Intercontinental Hotels Group
Pelajari lebih lanjut tentang aplikasi pemeliharaan seluler Limble di sini.
Sekarang, mari kita lihat cara mewujudkan manfaat ini dalam praktik.
Cara menggunakan perangkat lunak pemeliharaan seluler untuk membangun alur kerja yang efisien
1. Melaporkan masalah melalui portal permintaan kerja (alias tiket)
Satu hal yang sangat penting untuk departemen pemeliharaan yang efisien adalah memiliki garis komunikasi terbuka dengan seluruh organisasi. Baik itu operator mesin yang mengalami masalah di garis produksi atau karyawan kantor yang menangani HVAC bocor, memiliki cara cepat untuk melaporkan masalah dan mencapai tim pemeliharaan adalah dalam kepentingan semua pihak.
Kami tidak tahu bagaimana vendor lain menerapkan ini, jadi semuanya yang akan kami jelaskan dari sekarang ini berdasarkan bagaimana kami menerapkannya di Limble.
Contoh portal permintaan kerja Portal permintaan kerja itu sendiri sering diterapkan sebagai fitur mandiri, yang berarti Anda tidak perlu menginstal aplikasi pemeliharaan; Anda hanya perlu mengunjungi URL tertentu dan mengisi formulir laporan.
Jika Anda menggunakan Limble CMMS, tidak ada biaya tambahan yang terkait dengan portal permintaan kerja karena tidak memerlukan lisensi pengguna untuk digunakan.
Apa yang terjadi setelah itulah tempat manfaat memiliki aplikasi pemeliharaan seluler mulai terlihat.
Pertama sekali, setelah diserahkan, permintaan kerja secara otomatis disinkronkan di semua perangkat Anda (komputer, ponsel seluler, tablet). Berdasarkan konfigurasi Anda, sistem dapat diatur sehingga pekerjaan secara otomatis ditugaskan kepada teknisi pemeliharaan tertentu.
Ini berarti peminta dapat mengajukan masalah dari mana saja, dan teknisi dapat melihatnya segera, di mana pun mereka berada. Peminta juga dapat meninggalkan alamat email mereka sehingga mereka dapat tetap diketahui tentang kemajuan tiket mereka.
Semua ini mengarah pada lebih sedikit tiket duplikat, lebih sedikit panggilan pengikut yang mengganggu, dan lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk menjadwalkan pekerjaan.
2. Meningkatkan produktivitas melalui alur kerja yang lebih efisien
Sebagai manajer pemeliharaan, terikat pada meja Anda sehari sehari adalah hukuman yang Anda tidak pantas terima.
Namun, jika Anda memiliki tim pemeliharaan yang lebih besar dan ingin memastikan bahwa pekerjaan yang diperlukan selesai tepat waktu, Anda tidak punya opsi lain – Anda harus menggunakan komputer desktop Anda untuk melacak dan mengelola semua pekerjaan pemeliharaan.
Aplikasi pemeliharaan seluler memungkinkan Anda melakukan semuanya di perjalanan. Tidak masalah apakah Anda ingin memeriksa apakah semuanya berjalan dengan baik dengan downtime yang direncanakan atau harus menugaskan seseorang untuk menangani kerusakan kritis dengan cepat, keduanya dapat dilakukan dengan beberapa ketukan di perangkat seluler Anda.
Menggunakan perangkat lunak pemeliharaan seluler membawa lebih banyak perbaikan produktivitas sehari-hari bagi teknisi pemeliharaan dengan:
dapat dengan cepat memeriksa jadwal mereka (Pesan Kerja dan PM yang ditugaskan)
mencatat pekerjaan mereka saat sedang melakukannya (yang juga secara signifikan meningkatkan akurasi data)
menerima notifikasi instan melalui push notifications
merespons dan mencatat masalah tambahan potensial sambil memperbaiki masalah yang sedang dikerjakan
dengan cepat mencari informasi aset saat mendiagnosis masalah (selengkapnya di bagian selanjutnya)
3. Menggunakan riwayat aset untuk memperbaiki mean time to repair
Jika Anda benar-benar memikirkannya, alasan utama ponsel seluler sangat populer adalah karena mereka memberi kita akses instan ke informasi.
Keuntungan yang sama dapat sangat berguna bagi teknisi pemeliharaan. Misalnya, saat mereka melakukan perbaikan apa pun, mereka hanya perlu membuka aplikasi pemeliharaan mereka dan menemukan informasi apa pun yang mereka butuhkan:
informasi aset umum
WO dan PM yang selesai
log pemeliharaan peralatan yang terperinci
panduan dan manual OEM
instruksi cara menyelesaikan perbaikan tertentu
daftar pola kegagalan yang teridentifikasi
Dengan akses ke data ini, mereka akan membutuhkan waktu lebih sedikit untuk mendiagnosis masalah dan melakukan tindakan korektif.
Melakukan pekerjaan yang lebih baik dalam waktu lebih singkat? Ini adalah penawaran yang sulit untuk ditolak.
4. Mempercepat alur kerja dengan kode QR
Ada beberapa cara di mana Anda dapat menggabungkan kode QR dan perangkat lunak pemeliharaan untuk beberapa keuntungan produktivitas yang bagus:
dengan cepat mencari informasi aset dengan memindai barcode-nya
mengajukan permintaan kerja dengan memindai barcode aset dan mendeskripsikan masalah
melacak inventori dengan pencarian barcode
mengurangi kesalahan dengan dokumentasi manual yang lebih sedikit
Untuk informasi tambahan, lihat panduan cepat ini tentang menggunakan barcode dengan CMMS Anda.
5. Menggunakan CMMS seluler untuk kolaborasi dan komunikasi jarak jauh
Untuk organisasi yang lebih besar, kunjungan luar site dan pekerjaan pemeliharaan yang meliputi beberapa shift adalah sesuatu yang terjadi cukup sering. Dalam situasi ini, pertukaran informasi yang cepat antara teknisi dapat menjadi perbedaan antara downtime tiga jam dan downtime lima jam.
Salah satu cara perangkat lunak pemeliharaan seluler dapat memfasilitasi komunikasi adalah melalui komentar Pesan Kerja real-time.
Bayangkan Anda memiliki seorang teknisi pemeliharaan yang baru bergabung dengan perusahaan. Dia mendapatkan notifikasi untuk menangani permintaan kerja – katakanlah ada masalah spesifik dengan garis produksi. Dia melakukan pemeriksaan tetapi memiliki masalah mengidentifikasi apa yang menyebabkan kegagalan. Dalam situasi ini, jika tim pemeliharaan menggunakan aplikasi pemeliharaan seluler, teknisi dapat memulai thread komentar pada Pesan Kerja itu untuk meminta saran. Seorang teknisi senior yang mengenal aset dari dalam dan luar (dan mungkin telah menangani masalah yang sama sebelumnya) dapat ikut bergabung dalam percakapan dan menjelaskan kemungkinan penyebab kegagalan yang paling besar.
Kadang-kadang, masalah yang sedang dihadapi mungkin sangat spesifik sehingga membutuhkan waktu lama untuk dideskripsikan. Itulah sebabnya, jika Anda menggunakan Limble CMMS, Anda juga memiliki opsi untuk mengambil foto dan melampirkannya ke komentar, log pemeliharaan peralatan, instruksi PM, dan lainnya.
Dengan semua opsi ini di samping Anda, mentransfer informasi penting antara shift atau pekerja jarak jauh tidak pernah lebih cepat atau lebih mudah lagi.
Apakah ada persyaratan khusus untuk menggunakan aplikasi pemeliharaan seluler?
Jika Anda khawatir tentang persyaratan hardware, Anda dapat tenang. Jika ponsel Anda dapat menjalankan Facebook atau Netflix, seharusnya tidak ada masalah menjalankan aplikasi pemeliharaan seluler yang dioptimalkan dengan baik.
Untuk memberi Anda gambaran yang lebih baik tentang angka pasti, berikut adalah persyaratan dasar untuk menjalankan Limble CMMS di perangkat seluler Anda:
2GB RAM direkomendasikan (tetapi dapat berjalan dengan 1GB)
Android 4.1 dan di atasnya
iOS 9.3 atau lebih baru (kompatibel dengan iPhone, iPad, dan iPod touch)
Tentu saja, Anda juga perlu terhubung ke internet untuk memanfaatkan semua kemampuan perangkat lunak pemeliharaan seluler Anda sepenuhnya. Berita baiknya adalah perangkat lunak ini memiliki kebutuhan bandwidth yang rendah, jadi bukan akhir dunia jika Anda harus menggunakan traffic data Anda di luar site.
Kesimpulan Utama
Jika Anda ingin mengimplementasikan perangkat lunak pemeliharaan di organisasi Anda atau ingin mengganti solusi CMMS lama Anda, Anda seharusnya sepenuhnya berkonsentrasi pada vendor yang dapat menyediakan solusi seluler.
Alasan kami menciptakan CMMS seluler adalah karena ia memberi Anda tingkat fleksibilitas yang baru. Jika tidak ada lagi, volume waktu yang dapat Anda hemat pada banyak aktivitas sehari-hari saja sudah membuatnya menjadi investasi yang layak.
Jika Anda tertarik untuk mengetahui lebih lanjut tentang solusi seluler kami, jangan ragu untuk menghubungi kami atau tinggalkan komentar di bawah artikel.
Untuk penjelasan mendalam tentang CMMS secara umum, lihat panduan kami Apa itu Sistem CMMS dan Bagaimana Cara Kerjanya.
Layar utama untuk pengguna aplikasi seluler Limble CMMS
Layar utama untuk pengguna desktop Limble CMMS
