Manajemen Inventaris Terintegrasi

Dari perspektif operasional, tujuan utama organisasi manajemen material dalam lingkungan pemeliharaan, perbaikan, dan operasi (MRO) adalah menyediakan dukungan material yang teguh untuk pemeliharaan dan produksi pabrik. Dengan kata lain, memiliki bagian yang tepat di tempat yang tepat pada waktu yang tepat.

Memastikan pasokan dapat dengan mudah dicapai dengan mengisi rak dengan setiap suku cadang yang dapat dibayangkan dalam jumlah yang sangat besar sehingga hampir semua kombinasi bahan yang dibutuhkan tersedia pada waktu tertentu. Ini pasti akan memenuhi tujuan layanan, tetapi apakah ini pendekatan terbaik?

Sayangnya, tidak ada dalam hidup ini yang gratis. Bahan membutuhkan biaya dan memakan banyak ruang, dan sangat sedikit manajer bahan yang memiliki akses ke dana tak terbatas. Keuangan dan manajemen pabrik bertanggung jawab untuk memastikan bahwa anggaran pembelian dipantau dan dikendalikan, dan tingkat investasi inventaris dioptimalkan.

Pengeluaran yang tidak terkendali menyebabkan persediaan membengkak, yang pada gilirannya sering mengakibatkan pengurangan investasi yang diamanatkan. Tetapi mengelola inventaris tidak semudah hanya menetapkan tujuan dan kemudian mengharapkannya terjadi dengan sendirinya. Juga bukan hanya masalah memotong dana atau secara acak menghilangkan suku cadang dari gudang. Ini mungkin memiliki efek yang diinginkan pada investasi, tetapi bagaimana dengan layanan dan, yang lebih penting, dampak potensial dalam hal produksi yang hilang?

Hal ini membuat manajemen material berada dalam kesulitan yang sulit karena harus secara bersamaan mempertahankan tingkat pasokan material yang memadai sambil juga mengelola sumber daya perusahaan dengan hati-hati. Beberapa orang akan menganggap tujuan yang saling bertentangan ini menghasilkan dilema - situasi yang mengharuskan memilih antara dua alternatif yang berbeda. Tapi, kan?

Untuk mendukung pemeliharaan dan produksi secara efektif, penting untuk memiliki suku cadang yang diperlukan tersedia saat dibutuhkan. Keuangan dan manajemen pabrik umumnya akan mendukung pembelian bahan yang diperlukan untuk menjaga peralatan pabrik tetap berjalan guna mempertahankan tingkat produksi. Namun, "tersedia" tidak harus berarti "di rak", dan "bila diperlukan" tidak selalu berarti "segera". Ada titik di mana layanan dan investasi dioptimalkan sehingga menjadi tujuan yang dapat dicapai bersama.

Karena itu, ini bukan tugas yang mudah untuk diselesaikan, dan seperti tantangan signifikan lainnya, cara terbaik untuk memulai adalah memahami masalah dan mengembangkan rencana serangan.

Manajemen inventaris yang efektif memerlukan pemahaman tentang prinsip-prinsip manajemen material dasar, data dan proses kerja yang berdampak pada pasokan material dan berkontribusi pada total biaya operasi MRO. Ini juga melibatkan penetapan tujuan yang realistis dan terukur, bersama dengan pendekatan disiplin untuk mencapainya. Yang terpenting, dibutuhkan komitmen waktu dari individu yang berpengetahuan luas untuk membuat keputusan yang terinformasi, cerdas, dan seringkali sulit.

Cetak biru untuk sukses adalah Manajemen Inventaris Terpadu. Metodologi ini menyediakan sarana yang membantu sampai pada keputusan yang tepat tentang apa yang harus dibeli, kapan harus membelinya, apa yang harus disimpan, dan apa yang harus dihilangkan. Ini memberikan proses disiplin yang secara efektif mengontrol investasi gudang dan biaya inventaris terkait sambil mempertahankan tingkat layanan yang dapat diterima.

Artikel ini memberikan ikhtisar tentang elemen dasar Manajemen Inventaris Terintegrasi dan keterkaitan utama. Artikel selanjutnya akan dipublikasikan di Pabrik Andal Situs web (www.reliableplant.com) akan memberikan detail tambahan yang menjelaskan lebih lanjut setiap aktivitas spesifik yang terlibat.

Gambar 1. Ilustrasi Model Manajemen Inventaris Terintegrasi.

Model Manajemen Inventaris Terpadu
Model yang ditampilkan pada halaman berikutnya (lihat Gambar 1) mungkin terlihat rumit, tetapi pada dasarnya semua yang diperlukan untuk menerapkan program Manajemen Inventaris Terintegrasi yang efektif adalah pemahaman tentang proses manajemen inventaris dasar, dikombinasikan dengan penerapan praktik terbaik terkait yang efektif dan disiplin. Dengan pemahaman yang baik tentang prinsip-prinsip dasar yang terlibat, pendekatan yang masuk akal untuk implementasi dan dosis praktik yang sehat, hampir semua orang harus dapat membuat keputusan yang bijaksana tentang cara terbaik untuk mengelola inventaris mereka.

Dalam model, angka berbayang biru mewakili proses manajemen inventaris yang berdiri sendiri. Dalam artikel berikutnya, masing-masing akan dibahas secara rinci, memberikan informasi latar belakang, pemahaman mendasar tentang proses, beberapa pedoman untuk implementasi dan beberapa petunjuk bermanfaat untuk memaksimalkan efektivitasnya.

Angka berwarna hijau mewakili data input/output, laporan atau dokumen elektronik lainnya yang dikembangkan dan/atau digunakan di setiap langkah untuk mendukung keseluruhan proses. Dalam kebanyakan kasus, ini akan dibahas dalam pokok bahasan proses kerja yang sesuai di mana mereka digunakan atau diproduksi. Dalam kasus lain, akan perlu untuk mengatasinya secara terpisah.

Bersama-sama, proses kerja dan informasi terkait membentuk urutan aktivitas logis yang saling membangun.

Model Manajemen Inventaris Terintegrasi secara keseluruhan dimulai dengan fondasi yang berfokus pada integritas data dasar. Dari sana, konsentrasinya adalah pada aplikasi praktis dari proses kerja yang mengandalkan data ini untuk menetapkan dasar untuk perbaikan.

Langkah selanjutnya adalah mengembangkan tujuan dan rencana tindakan yang realistis yang akan membantu mengontrol inventaris dan mencapai tujuan tersebut.

Langkah terakhir adalah mengembangkan proses tinjauan berkala sehingga model Manajemen Inventaris Terpadu menjadi mandiri melalui pemantauan kemajuan rutin dan evaluasi ulang berkelanjutan atas tujuan dan rencana aksi.

ELEMEN DASAR
Berikut ini adalah definisi atau deskripsi singkat dari elemen-elemen utama model. Seperti disebutkan sebelumnya, tujuan artikel ini semata-mata untuk memberikan gambaran umum tentang keseluruhan proses dan mengidentifikasi keterkaitan utama. Meskipun demikian, informasi ini harus memberikan latar belakang yang cukup untuk memberikan gambaran tentang keseluruhan proses yang terlibat.

Bill of material peralatan - dokumen yang menunjukkan hubungan induk/anak dari semua komponen, rakitan, dan subrakitan yang dapat diperbaiki atau diganti, yang membentuk aset.

Penggunaan data - informasi historis berdasarkan masalah material yang mencerminkan tanggal, jumlah, dan nilai dolar dari semua suku cadang gudang yang dikeluarkan untuk pekerjaan pemeliharaan.

Data inventaris - data master bagian dasar (terutama di tangan dan nilai dolar) dari CMMS atau sistem kontrol inventaris lainnya.

Suku cadang penting - suku cadang dan/atau komponen utama dari suatu aset yang, jika diperlukan tetapi tidak tersedia, dapat mengakibatkan peralatan atau pabrik terhenti, dan kehilangan peluang produksi yang signifikan.

Materi usang - bahan apa pun yang tidak dapat digunakan lagi karena penonaktifan, desain ulang, kerusakan, ketidakaktifan, penurunan mutu, atau penyebab lainnya.

Parameter penyimpanan - waktu tunggu, jumlah minimum/maksimum, metode pemesanan ulang, data ukuran lot, atau informasi lain dalam CMMS yang mengontrol jumlah dan waktu pesanan pengisian ulang.

Prioritaskan inventaris - daftar bahan dalam urutan kepentingan relatif berdasarkan kriteria yang ditetapkan (misalnya penggunaan, biaya unit, nilai di tangan, lead time, kekritisan, dll); dalam model ini, metode yang disarankan adalah analisis ABC berdasarkan penggunaan.

Kelebihan inventaris - kuantitas dan nilai dolar terkait dari inventaris gudang yang aktif dan diisi ulang secara otomatis yang melebihi tingkat inventaris maksimum yang diproyeksikan berdasarkan parameter pemesanan saat ini; dalam istilah yang paling sederhana, ini adalah tingkat persediaan yang ada di atas jumlah maksimum.

Penghitungan siklus - teknik verifikasi inventaris di mana inventaris dihitung berdasarkan jadwal periodik sepanjang tahun, bukan sekaligus dalam waktu singkat seperti dalam inventaris fisik tahunan.

Profil dasar - cuplikan investasi, penggunaan historis, dan data terkait inventaris lainnya yang memberikan titik awal untuk evaluasi manfaat dari aktivitas Peningkatan Berkelanjutan

Sasaran omset dan inventaris - target untuk tingkat investasi gudang di masa mendatang dan tingkat perputaran terkait berdasarkan asumsi tingkat penggunaan di masa mendatang

Tinjau hasil bulanan - proses berkala untuk meninjau keakuratan prakiraan, menilai status aktivitas utama, dan menganalisis hasil terkini

Rencana tindakan - target dan/atau kegiatan jangka pendek dan jangka panjang baru atau yang direvisi yang diperlukan untuk mencapainya.

PRASYARAT, PERINGATAN
Seperti disebutkan sebelumnya, landasan model Manajemen Inventaris Terpadu adalah integritas data. Ini tidak berarti bahwa program tidak dapat dimulai tanpa 100 persen informasi yang lengkap dan akurat. Faktanya, banyak dari proses kerja menggabungkan pengumpulan, analisis, dan koreksi data. Namun, beberapa tingkat ketersediaan data sangat penting untuk memulai perjalanan ini.

Oleh karena itu, perlu dicatat bahwa model ini tidak ditujukan untuk organisasi mana pun yang tidak memiliki kendali yang wajar atas inventaris MRO-nya. Ini juga membutuhkan repositori yang cukup terorganisir dari master bagian dan data transaksional. Akibatnya, ada ambang batas data di bawah yang kemungkinan besar akan sia-sia untuk menghabiskan waktu dan upaya yang signifikan.

Doug Wallace adalah ahli materi pelajaran manajemen material untuk Life Cycle Engineering. Dia memiliki lebih dari 25 tahun pengalaman gabungan dalam operasi rantai pasokan dan konsultasi manajemen. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang manajemen inventaris, kirim email ke [email protected] , hubungi 800-556-9589 atau kunjungi www.LCE.com .