50 Tips Terbukti Manajemen Inventori Aset untuk Efisiensi Optimal

Jika Anda memiliki pengalaman dalam mengelola inventori, maka Anda tahu betapa pentingnya mempertimbangkan setiap item sebagai aset, baik untuk kesehatan maupun kelangsungan operasi Anda, baik Anda Fortune 500 atau bisnis kecil. Dan ini tidak hanya tentang SKU yang memenuhi gudang Anda, tetapi peralatan, perangkat, dan aset berharga lainnya yang Anda andalkan untuk operasi sehari-hari yang harus secara efektif dilacak dan dikelola.

Mungkin terlihat seperti konsep dasar yang diikuti oleh semua bisnis, tetapi ketika Anda mempertimbangkan bahwa 46% SMB bergantung sepenuhnya pada manajemen aset manual – atau tidak melacak inventori sama sekali – mudah untuk melihat mengapa manajemen inventori aset adalah isu yang terus-menerus hangat bagi perusahaan yang meluas di banyak industri.

Untungnya, ada banyak sumber daya teruji yang tersedia yang dapat membantu operasi yang paling ‘minimal’ bertransisi ke dunia manajemen inventori aset secara efisien dan dengan sedikit investasi awal. Kami telah memfilter saran dari para ahli dalam topik ini sehingga kami dapat membawa kepada Anda 50 tips dan praktik terbaik inventori aset teratas yang ditawarkan saat ini. Di bawah ini, Anda akan menemukan kutipan langsung dari sumber ahli ini, dengan nyaman diorganisir menurut kategori.

Lompat ke:

• Tips untuk Menerapkan Rencana Inventori Aset
• Praktik Terbaik Manajemen Inventori Aset
• Tips Pelatihan Inventori Aset
• Tips Manajemen Inventori Aset IT

Tips untuk Menerapkan Rencana Inventori Aset

1. Luangkan waktu untuk mendefinisikan semua aset. “Mendefinisikan aset yang kemudian dapat difilter melalui proses seleksi mungkin tidak seimple yang terlihat. Dari pandangan yang lebih luas tentang manajemen aset, ada tingkat berbeda di mana aset dapat dikelola. Pada tingkat dasar, aset dilihat secara individual. Ini adalah pendekatan yang paling sederhana dan paling mudah dipahami.

‘Aset juga dapat didefinisikan dan dilihat dalam hal sistem. Contoh sistem aset dapat mencakup jaringan, baris produksi, atau sistem fasilitas (HVAC, air limbah, udara terkompresi). Dan akhirnya pandangan yang lebih luas ketiga dapat mendefinisikan portofolio aset. Contoh termasuk kelas rig minyak, unit bisnis, real estate, dan infrastruktur municipal.’ – Developing Asset Management Plans, Uptime Magazine via Life Cycle Engineering; Twitter: @uptime

2. Ulangilah dan/atau buat ulang praktik pemrosesan dan pemenuhan Anda. “Jumlah pesanan adalah faktor paling penting untuk bisnis karena mewakili pendapatan. Namun banyak perusahaan tidak memiliki sistem yang tepat untuk menangani, memproses dan memenuhi pesanan ini. Hal terbaik yang dapat dilakukan adalah membuat daftar tugas yang perlu diselesaikan untuk sepenuhnya memproses dan memenuhi pesanan.” – Raad Mobrem, 6 Tips for Inventory Management, SmallBiz Resources; Twitter: @Small_BizHelp

3. Sebelum menerapkan perangkat lunak, pastikan Anda memulai dengan data yang bersih. “Ketika kita mulai menggunakan perangkat lunak manajemen inventori aset kita, kita mengimpor data yang ada. Setelah proses selesai, saya menyadari bahwa kita memiliki banyak inkonsistensi, seperti 20 nama produk yang berbeda untuk model kamera dokumentasi yang sama. Jika kita telah meluangkan waktu untuk mengurutkan data kita dan membersihkannya, kita akan menangkap ketidaksesuaian tersebut. Ini akan menghemat banyak sakit kepala karena sekarang kita harus kembali melalui semua data ini dan membersihkannya sehingga laporan inventori kami konsisten dan akurat.” – 5 Tips for Creating a Successful Asset Inventory Management Program at Your District, Hayes Software Systems; Twitter: @HayesSoftware

4. Terapkan teknik manajemen yang hemat biaya. “Apakah Anda mengelola aset Anda dengan cara proaktif atau reaktif? Dalam sebagian besar kasus, manajemen proaktif lebih hemat biaya pada jangka panjang daripada manajemen reaktif. Misalnya, jika Anda menunggu hingga terdapat lubang yang parah di salah satu jalan Anda sebelum melakukan perawatan jalan, Anda dapat akhirnya menghabiskan lebih banyak uang daripada jika Anda secara proaktif melakukan perawatan jalan seiring waktu. Anda melakukan manajemen hemat biaya ketika Anda melakukan perawatan, perbaikan, atau penggantian yang paling hemat biaya pada waktu yang tepat selama seluruh siklus hidup aset.” – 5 Steps to Building an Effective Asset Management Plan and Asset Planning, Asset Works; Twitter: @AssetWorks

5. Jangan meremehkan pentingnya interseksi aset dan inventori. “Aset dan inventori kadang-kadang saling bersilang dalam perusahaan yang sama. Beberapa perusahaan menggunakan solusi manajemen aset untuk melacak dan mengelola peralatan (seperti server, pompa minyak, atau mesin berat) untuk pelayanan dan pemeliharaan yang sudah mereka sampaikan kepada pelanggan. Dalam kasus ini, item akhir yang digunakan yang sebelumnya dilacak menggunakan solusi manajemen inventori selama produksi dan penjualan sekarang dilacak dengan solusi manajemen aset.

‘Kedua pelacakan aset dan manajemen inventori adalah aplikasi yang krusial bagi perusahaan yang mencoba mengontrol biaya dan meningkatkan produksi. Mengetahui perbedaan antara operasi ini dan sistem yang dapat meningkatkannya akan membantu perusahaan lebih baik mengatasi dan mengelola tantangan unik mereka.’ – What is the Difference Between Inventory Management and Asset Tracking, Lowry Solutions; Twitter: @lowrysolutions

6. Tetapkan tingkat keamanan stok—dan tinjau ulang seiring perubahan bisnis. “Pengelolaan stok inventori menjadi lebih mudah dengan mengunduh perangkat lunak inventori. Anda dapat menetapkan tingkat stok keamanan untuk setiap produk Anda. Ini secara inheren adalah jumlah minimum stok inventori yang Anda butuhkan setiap saat, untuk tidak pernah melewatkan penjualan. Ketika stok inventori Anda jatuh atau mendekati tingkat keamanan ini Anda akan diberi tahu untuk memesan lebih banyak. Penting bahwa ini direvisi, terutama dengan produk musiman. Anda akan perlu menyesuaikan tingkat stok keamanan mereka sehingga Anda tidak memiliki terlalu banyak stok inventori yang tersedia terutama di pasar yang rentan terhadap fluktuasi pasar.” – 4 Best Practices for Inventory Stock Management, Unleashed; Twitter: @unleashedteam

7. Buat – dan verifikasi – lokasi strategis Anda. “Sebelum hari inventori Anda, verifikasi bahwa semua bagian dalam inventori Anda memiliki lokasi yang terdaftar dalam sistem manajemen inventori Anda. Anda juga harus memastikan bahwa lokasi-lokasi ini benar.

‘Jika suatu bagian disimpan di dua lokasi, pastikan sistem manajemen inventori Anda menunjukkan hal ini. Langkah ini memastikan perhitung inventori tidak akan berkeliling mencari bagian atau, yang lebih buruk, menandai hitungan yang salah karena mereka tidak dapat menemukan bagian. Memeriksa lokasi bin selama hitungan siklus membuat tugas ini lebih mudah di akhir tahun.’ – Tips for Successful Annual Physical Inventory, AssetWorks; Twitter: @assetworks

8. Praktik manajemen inventori aset yang baik akan menghemat uang Anda. ““Ketika Anda memiliki sistem inventori yang kokoh Anda akan tahu tepat berapa banyak produk yang Anda miliki, dan berdasarkan penjualan Anda dapat meramalkan kapan Anda akan kehabisan dan memastikan Anda menggantinya tepat waktu. Ini tidak hanya membantu memastikan Anda tidak kehilangan penjualan (krusial untuk arus kas), tetapi juga memungkinkan Anda merencanakan untuk membeli lebih banyak sehingga Anda dapat memastikan Anda memiliki cukup uang yang disiapkan.” – Cassandra Campbell, Warning: You’re Losing Money by Not Using These 8 Inventory Management Techniques, Shopify Blogs; Twitter: @shopify

9. Bersiaplah untuk mencatat koreksi stok Anda. “Setelah melakukan pengambilan stok, Anda mungkin perlu mengubah kuantitas produk dalam sistem Anda untuk cocok dengan hitungan Anda. Cara terbaik untuk melakukan ini adalah dengan koreksi stok, mengikuti tips ini:

• Pilih biaya yang masuk akal — Jika Anda menambahkan inventori, Anda perlu memasukkan harga pokok. Namun dengan koreksi stok, Anda tidak memiliki faktur pemasok yang menunjukkan biaya, jadi pilih angka yang masuk akal.
• Gunakan kode akuntansi terpisah — Jika sistem Anda mendukungnya, menggunakan kode akuntansi terpisah membantu Anda melihat laba (lebih banyak inventori, tidak ada faktur) dan kerugian (kurang inventori, tidak ada penjualan) yang timbul dari koreksi stok.” – 12 Tips for Taking Control of Inventory and Stock Management, Brightpearl; Twitter: @BrightpearlHQ

10. Tetapkan rencana pencegahan kerugian yang disesuaikan untuk operasi Anda. “Di balik setiap cerita sukses pencegahan atau pengurangan kerugian inventori yang diidentifikasi oleh Grup terdapat data kerugian yang baik. Data yang tepat waktu, akurat, dan dapat ditindaklanjuti yang tersedia untuk semua pemangku kepentingan yang tepat, dibagi menurut item dan toko, mengarah pada kolaborasi yang lebih baik, lebih banyak tindakan yang tepat, dan memungkinkan pelacakan yang berkelanjutan terhadap hasil dan tren kinerja. Hari ini, satu-satunya cara untuk mendapatkan data ini adalah melalui hitungan siklus rutin di toko. Besok, harapannya adalah bahwa teknologi rak pintas, termasuk identifikasi radio frekuensi (RFID) akan memberikan visibilitas ini lebih cepat, dengan biaya yang jauh lebih rendah, dan dengan tingkat akurasi yang lebih tinggi.” – Colin Peacock, 15 Best Practices for Inventory Loss Prevention, LPM Insider; Twitter: @lpmag

11. Buat keputusan yang memaksimalkan ROI Anda. “Manajemen aset membantu bisnis memaksimalkan return pada setiap investasi. Ketika Anda mengandalkan manajemen aset untuk menginformasikan keputusan pembelian dan tetap mengontrol pemeliharaan yang berkelanjutan, Anda akan mendapatkan lebih banyak masa pakai dari aset mahal Anda.

‘Selain itu, dengan meningkatkan pemanfaatan aset di seluruh tenaga kerja, alur kerja menjadi lebih efisien dan produksi meningkat. Pengeliminasi atau pengurangan limbah dari aset yang hilang atau dicuri juga berkurang. Akhirnya, manajemen aset memungkinkan jadwal pemakaian yang efisien dari aset bersama di seluruh tim dan departemen, mengurangi kebutuhan untuk membeli aset duplikat secara tidak perlu.’ – 4 Goals for Asset Management, Camcode; Twitter: @camcode

12. Berinvestasi dan terapkan teknologi Big Data. “Alat seperti pembaca tangan dan tag RFID dapat membantu Anda mengidentifikasi dan memperbaiki ketidakakuratan dengan cepat. Informasi, afaik, adalah vital untuk program manajemen aset yang sukses. Sebelum memilih perangkat lunak atau peralatan, Anda harus mengembangkan dan menerapkan prosedur pemantauan dan evaluasi peralatan. Setelah Anda telah menerapkan sistem manajemen aset baru, perlu untuk terus mengevaluasi dan memantau sistem perangkat lunak yang dipilih untuk memastikan bahwa itu bekerja dengan baik dan sesuai dengan prosedur manajemen yang telah ditetapkan. Ini termasuk mengembangkan mekanisme untuk mengidentifikasi dan memperbaiki ketidakakuratan data.” – Ryan Ayers, Asset Management for Your Construction Firm, Business.com; Twitter: @businessdotcom

Praktik Terbaik Manajemen Inventori Aset

13. Integrasikan semua sistem manajemen. “Untuk menyederhanakan proses pemesanan bagian, pengembalian, penagihan, dan pembayaran Anda, penting untuk melihat bagaimana sistem manajemen armada dan sistem perangkat lunak lain Anda terhubung. Integrasi juga memastikan akurasi data dan mengurangi tuntutan pada personil administratif, keuangan, dan lainnya, dalam beberapa kasus bahkan mengurangi kebutuhan staf.” – Lynne White, Having the Right Parts on Hand When Needed is Critical for Any Successful Workshop, Chevin; Twitter: @chevintweet

14. Temukan cara untuk mengotomatisasi inventori aset Anda. “Beberapa solusi perangkat lunak manajemen jaringan dapat menemukan, memetakan aset jaringan dan membuat inventori yang secara otomatis diperbarui untuk mencerminkan perubahan dalam konfigurasi dan status perangkat, dan menyajikan informasi kepada administrator melalui tampilan yang terorganisir dengan baik dan laporan yang komprehensif.

‘Yang penting adalah alat bekerja di seluruh berbagai teknologi dan protokol—ARP, SNMP, SSH, Virtual Infrastructure Management, IP addressing, ICMP, LLDP, WMI dan Telnet—untuk secara otomatis menemukan, melokasi, dan mengumpulkan informasi perangkat yang komprehensif di seluruh router, printer, switch, server, dan firewall.’ – Best Practices Asset Inventory, WhatsUp Gold

15. Tetapkan KPI inventori yang kokoh. “KPI inventori mengukur kinerja Anda dalam area tertentu selama waktu tertentu menuju tujuan tertentu. Mereka membantu menghilangkan tebakan dengan memberikan Anda milestone yang jelas untuk dicapai setiap minggu, kuartal, atau tahun. Dengan mereka, Anda akan memiliki data yang Anda butuhkan untuk membuat keputusan strategis yang cerdas untuk bisnis Anda.” – 10 Inventory Management Best Practices for Improving Your Business, Dear Systems; Twitter: @DearInventory

16. Terapkan langkah keamanan khusus untuk departemen bagian Anda.“Pastikan langkah keamanan yang efektif dilakukan di gudang bagian. Beberapa praktik kritis harus dipertimbangkan. Membatasi akses ke inventori gudang bagian adalah krusial untuk mempertahankan akurasi inventori. Terapkan kebijakan bahwa inventori bagian adalah ‘dilarang’ dan hanya karyawan departemen bagian yang memiliki akses.

‘Cara pertama untuk memastikan ini adalah dengan menerapkan langkah keamanan fisik seperti meja bagian yang mencegah karyawan masuk ke lokasi stok inventori dan menarik bagian yang diperlukan. Mengizinkan semua orang untuk memiliki akses dapat dengan cepat membuat inventori bagian tidak akurat. Praktik kedua untuk membantu mencapai tujuan ini adalah dengan memasang sistem kamera pengaman dan mulai menggunakan akses badge untuk titik masuk dan keluar.’ – Brian Barry, 7 Spare Parts Inventory Management Best Practices, F. Curtis Barry & Company; Twitter: @FCurtisBarryCo

17. Kembangkan sistem dukungan inventori yang dibuat untuk situasi Anda. “Inventori yang dioptimalkan membutuhkan titik data yang sering diperoleh dan
evolusi inventori yang bersangkutan berdasarkan pengukuran tersebut
secara real time. Sistem pendukung keputusan yang menggabungkan metodologi praktik terbaik
memberikan manajer inventori alat yang kuat untuk mengelola
tujuan bisnis mereka dan membuat tim mereka jauh lebih efektif.” – 12 Best Practices of Inventory Optimization, Oniqua; Twitter: @oniquaanalytics

18. Kembangkan rencana penyimpanan yang cocok dengan gudang spesifik Anda. “Seseorang biasanya memikirkan gudang sebagai tempat di mana barang dan komoditas disimpan hingga didistribusikan. Gudang sebenarnya adalah aset properti real yang kompleks yang memerlukan akses (seperti rel, air, dan jalan), keamanan, teknologi TI, kontrol suhu, dan manajemen siklus hidup dan
rantai pasokan. Faktor-faktor ini mempengaruhi cara lembaga menilai dan menganalisis gudang sebagai aset properti real untuk kebutuhan misi dan program saat ini dan masa depan. Strategi pengurangan untuk gudang harus mempertimbangkan fungsi yang didukung oleh bahan yang disimpan di gudang, rantai pasokan yang diperlukan untuk memanfaatkan
gudang dengan cara yang paling efisien, intelijen bisnis real time, dan kemajuan teknologi yang membutuhkan lebih sedikit sumber daya untuk mendukung misi.” – White Paper on Warehouse Management Best Practices, General Services Administration Office of Government-wide Policy; Twitter: @USGSA

19. Prioritaskan perencanaan tindakan permintaan Anda. “Dapat mengantisipasi dan memprediksi permintaan memungkinkan penghematan biaya yang maksimal. Terkait manajemen inventori, ini memungkinkan bisnis Anda untuk menetapkan tingkat inventori minimum dan maksimum. Inventori yang diam adalah mahal karena biaya yang dikeluarkan untuk penanganan dan pemantauan, serta biaya penyimpanan tambahan.” – What is Inventory Management and Control?, Amcap; Twitter: @amcapaus

20. Hanya berinvestasi dalam teknologi yang menyediakan analisis real-time. “Setelah Anda memiliki informasi hingga menit tentang tingkat inventori dan status pemenuhan, Anda perlu dapat menganalisis rantai pasokan Anda secara berkelanjutan untuk
memastikan pemenuhan permintaan yang menguntungkan. Apakah tingkat stok yang tidak mencukupi akan mengakibatkan denda tingkat layanan atau kehilangan penjualan? Apakah stok berlebih akan mengakibatkan peningkatan inventori
usang? Garis bawah: Apa respons yang paling menguntungkan terhadap situasi stok tertentu? Memberikan perencana visibilitas real-time yang didukung oleh analitik canggih yang secara bersamaan mengambil dari semua data yang tersedia
Anda di jaringan.” – 4 Best Practices for Agile Inventory Management, Infor; Twitter: @infor

21. Kembangkan rencana audit yang cerdas dan konsisten untuk skenario yang paling tidak terduga. “Masalah lain yang mungkin timbul dan menjadi perhatian auditor adalah waktu pengamatan inventori. Pengamatan biasanya dilakukan pada akhir Oktober atau akhir Desember. Biasanya, karena liburan akhir tahun dan/atau masalah cuaca, pengamatan inventori diadakan pada Oktober. Namun, jika klien lebih rentan terhadap penipuan/manipulasi dan terkenal karena itu, auditor mungkin tiba pada akhir Desember untuk mendapatkan data yang lebih andal.

‘Masalah lain adalah apakah auditor perlu membawa seorang spesialis atau melakukan pengujian luar situs untuk memastikan bahwa inventori di gudang adalah asli. Misalnya, untuk beberapa barang seperti perhiasan, biji-bijian, atau produk high-tech lainnya, tidak umum bagi auditor reguler untuk membedakan antara barang asli dan tiruan. Auditor mungkin ingin membawa seorang spesialis untuk pemeriksaan menyeluruh atau mengirim beberapa sampel ke laboratorium untuk pengujian yang tepat.’ – What is an Inventory Audit?, CFI; Twitter: @InnovationCA

22. Buat manual kebijakan dan prosedur yang kokoh yang dibuat untuk aset tetap bisnis Anda. “Kebijakan dan prosedur harus ditetapkan untuk memastikan akuntansi dan manajemen aset tetap yang konsisten dan benar. Kebijakan seperti ini perlu mencakup semua aspek aset tetap. Pertimbangkan area seperti: ambang kapitalisasi; perlakuan akuntansi; proses persetujuan untuk akuisisi, transfer, dan penyaluran; umur manfaat/susut nilai; konstruksi aset; kapitalisasi biaya utang (US GAAP); inventori aset tetap berkala; dan seterusnya.” – Fixed Asset Best Practices, Simplestudies; Twitter: @simplestudies

23. Bersiaplah untuk yang terburuk. “Kekaluaran adalah fakta yang tidak dapat dihindari dalam manajemen inventori, tetapi sayangnya, banyak organisasi mengelolanya secara reaktif. Untuk mengelola kekaluaran secara proaktif, organisasi harus dapat menjawab pertanyaan seperti berikut: Bagaimana kita dapat mengantisipasi kekaluaran? Rencana kontingensi apa yang kita miliki? Apa kebutuhan terpenting kami? Apakah kita harus memelihara item, atau menggantinya? Bagaimana kita memastikan keselamatan?

‘Organisasi seperti itu harus mengembangkan proses penilaian risiko kekaluaran, yang membantu manajer inventori menilai probabilitas item akan menjadi kaku dan memberi tanda item yang paling berisiko untuk menjadi kaku. Untuk memperkaya proses, manajer inventori dapat menggunakan analitik untuk mengidentifikasi item yang sudah kaku, mengidentifikasi item yang organisasi mampu untuk mengelola secara reaktif dan mengurangi upaya manual yang terlibat dalam menghitung probabilitas kekaluaran. Mengintegrasikan analitik ke dalam proses kekaluaran memberikan organisasi data yang mereka butuhkan untuk menerapkan strategi mitigasi seperti perjanjian pemasok, pengupgrade sistem, atau pembelian mitigasi risiko.’ – Tristan O’Gorman, 5 Inventory Analytics Best Practices to Achieve Inventory Optimization, IBM Big Data and Analytics Hub; Twitter: @IBMAnalytics

24. Bagikan strategi manajemen Anda di seluruh departemen. “Membuat strategi untuk mengubah perilaku karyawan dimulai beberapa bulan sebelum perubahan apa pun diimplementasikan di lantai gudang. Untuk menetapkan cakupan proyek, Anda perlu mendefinisikan perubahan akan terlihat bagaimana dan menciptakan visi manfaat yang akan dihasilkan dari proyek.

‘Selalu ide bagus untuk mendapatkan sekelompok mata baru untuk melihat situasi saat ini dan bertanya mengapa kita melakukan hal ini dengan cara ini. Untuk menilai hambatan dan masalah yang dihadapi karyawan gudang, pilih tim karyawan yang mewakili potongan lintang organisasi. Tim harus terdiri dari pemimpin tim, sponsor, dan empat hingga lima anggota tim. Anggota tim ini harus karyawan yang dianggap sebagai pemimpin dalam organisasi dan yang nyaman melakukan brainstorming untuk ide baru untuk menyediakan solusi untuk praktik gudang saat ini yang menyebabkan limbah.’ – Wally Wilson, Changing the Storeroom Culture to Best Practice Performance, Life Cycle Engineering; Twitter: @LCE_Today

25. Waspadalah terhadap semua aset hantu. “Hapus aset hantu dalam inventori Anda. Ada kalanya item yang telah hilang atau dicuri masih ada dalam catatan inventori. Ini dikenal sebagai aset hantu. Sebagian besar waktu, aset hantu adalah item yang telah dicatat secara tidak akurat.” – Top Ten Reasons Why Asset Management is Important, AER Worldwide; Twitter: @AERWorldwide

26. Tetapkan parameter pemesanan ulang khusus. “Parameter pemesanan ulang — tingkat minimum dan maksimum (MIN/MAX) — yang digunakan oleh sistem manajemen bahan ERP untuk menghasilkan pesanan pengisian ulang adalah penentu utama hasil inventori. Parameter pemesanan ulang harus dioptimalkan secara berkala untuk mencerminkan perubahan. Proses optimasi membahas:

• Pemilihan algoritma yang sesuai untuk mengoptimalkan tingkat stok minimum dan maksimum
• Penggunaan model biaya ekonomis yang mempertimbangkan biaya menyimpan inventori, pengisian ulang, expedisi, dan kehabisan stok sebagai alternatif yang lebih disukai daripada pendekatan tingkat layanan tetap
• Analisis sekelompok item daripada satu per satu, satu demi satu
• Kemampuan untuk melakukan pemodelan ‘what-if’ dan membandingkan hasil yang dioptimalkan dengan kinerja inventori saat ini
• Pertimbangan batasan ‘dunia nyata’ termasuk kapasitas bin maksimum, kapasitas penyimpanan, dan lainnya – Andy Hill, 12 Best Practices of Inventory Optimization, Manufacturing.net; Twitter: @MnetNews

27. Diversifikasi atribut SKU Anda. “Peningkatan proses yang paling umum adalah menggunakan banyak lebih banyak atribut yang terkait dengan setiap SKU untuk secara efektif menciptakan jumlah kelas item yang jauh lebih besar yang kebijakan berbeda ditetapkan — jauh di luar tiga atau empat tingkat yang kebanyakan perusahaan masih gunakan. Atribut ini dapat mencakup waktu pratinjau, variabilitas pasokan dan permintaan, pola konsumsi, kritisitas, kecepatan, dan beberapa lainnya. Semakin banyak dimensi yang digunakan perusahaan, semakin besar presisi yang akan dimiliki perusahaan dalam mengelola inventori. Tidak jarang untuk melihat 10-12 dimensi yang digunakan dalam perusahaan kelas dunia.” – Five Strategies for Improving Inventory Management Across Complex Supply Chain Networks, CSCO Insights; Twitter: @cisco

Tips Pelatihan Inventori Aset

28. Berinvestasi dalam sesi pelatihan inventori aset. “Memiliki staf yang baik dan kompeten dapat membuat semua perbedaan untuk kesuksesan perusahaan. Pelatihan manajemen inventori melengkapi karyawan Anda dengan ide terbaru dan metode praktik terbaik kontrol inventori. Memberikan pelatihan manajemen inventori kepada karyawan Anda adalah penting jika tujuan organisasi ingin tercapai dengan baik.

‘Dengan berinvestasi dalam pelatihan inventori, Anda dapat memastikan karyawan Anda mendapatkan alat yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan mereka secara efektif. Pelatihan membantu staf untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan mereka, meningkatkan efisiensi keseluruhan dan mengurangi limbah inventori. Ini pada gilirannya akan mengarah pada kinerja kualitas yang lebih baik.’ – The Importance of Inventory Management Training for Your Staff, Unleashed; Twitter: @unleashedteam

29. Untuk mempromosikan akurasi, berikan karyawan Anda pelatihan sistem yang memadai. “Sistem akuntansi aset dan inventori terkomputerisasi membantu menjaga informasi aset Anda tetap terorganisir selama siklus hidupnya, dan mengurangi risiko kesalahan manusia. Jika digunakan secara teratur selama proses inventori tahunan Anda, solusi yang baik dapat membantu memastikan semua data akurat dan terbaru. Jadi lain kali Anda mencoba melihat detail aset, seperti nomor serinya atau informasi keuangan, Anda dapat yakin bahwa informasi dalam basis data Anda benar.

‘Mempertahankan data yang akurat dalam sistem manajemen aset Anda sepanjang tahun berarti Anda lebih mungkin akhirnya akan memiliki laporan keuangan yang dapat Anda andalkan. Informasi ini krusial untuk kepatuhan, dan membantu mendukung pengambilan keputusan yang terinformasi selama proses penganggaran dan perencanaan.’ – Automating Asset Tracking & Inventory Processes | 5 Benefits, AssetWorks; Twitter: @assetworks

30. Fokus pada membangun keterampilan kepemimpinan Anda. “Manajer inventori perlu menjadi pemimpin yang efektif. Mereka merekrut dan memecat serta mengelola tim karyawan, dan semua tantangan yang menyertainya. Mereka perlu memimpin tim mereka. Mereka juga perlu dapat menerima arah dan bekerja sebagai bagian dari tim yang lebih besar. Sebagian besar manajer inventori akan perlu bekerja dengan departemen pemasaran dan penjualan serta manajer pembelian untuk mengatur alur inventori yang efisien masuk dan keluar dari perusahaan.” – Jay Schofield, 6 Things Great Inventory Managers Do, System ID; Twitter: @System ID

31. Prioritaskan kesadaran pelacakan produk. “Dari tahun ke tahun, bermanfaat untuk mengetahui apa yang laku dan apa yang tidak. Informasi ini membantu Anda merencanakan dan membuat keputusan bisnis yang lebih terinformasi untuk masa depan. Anda akan menghindari kerugian karena produk menempel di rak terlalu lama atau kehilangan penjualan karena produk terjual terlalu cepat untuk permintaan pelanggan.” – Brian Sutter, Director of Marketing, Wasp Barcode Technologies, Inventory vs Asset Management: What’s the Difference?, Score; Twitter: @SCOREMentors

32. Manfaatkan solusi onboarding/pelatihan sistem manajemen inventori Anda. “Banyak penyedia solusi manajemen inventori di pasar saat ini menawarkan layanan pelatihan atau onboarding sehingga baik Anda maupun karyawan Anda dapat mempelajari cara memanfaatkan fitur dan kemampuan sistem dengan maksimal. Tim di balik layanan itu sendiri akan dapat memberikan Anda gambaran paling komprehensif tentang sistem, dan mereka akan dapat memberikan dukungan dan bantuan lebih lanjut di area yang diperlukan.” – Nikki Michaels, 5 Tips to Help Retail Employees Stay on Top of Inventory, Vend; Twitter: @vendhq

33. Terapkan pendekatan sistemik terhadap manajemen inventori aset. “Perusahaan dapat mendapatkan manfaat terbesar dari program manajemen aset ketika mengintegrasikan semua aspek yang terlibat dalam mengontrol aset dan biaya mereka. Program harus melintasi semua garis antara departemen dan disiplin untuk fokus pada nilai total. Manajer harus menggunakan pendekatan sistemik, menerapkan standar dengan cara yang terstruktur.

‘Risiko harus dievaluasi, dan jika diperlukan, ditemukan kompromi yang paling baik menyeimbangkan risiko terhadap kinerja dan biaya. Program harus memungkinkan manajer untuk memeriksa aset dalam konteks penggunaan dan nilainya bagi perusahaan. Program manajemen aset yang baik juga akan berkelanjutan, membantu mengoptimalkan umur aset sambil mempertimbangkan efek jangka panjang seperti dampak lingkungan.’ – Jeffrey Joyner, What is the Purpose of an Asset Management Program?, Chron; Twitter: houstonchron

34. Berikan pelatihan yang cukup – dan jadwalkan dengan tepat. “Dengan mempelajari riwayat pesanan kerja dan jadwal pemeliharaan Anda, Anda biasanya dapat dengan akurat memprediksi berapa banyak staf dan berapa jam kerja yang Anda perkirakan akan dibutuhkan selama tahun. Dengan angka ini dalam pikiran, Anda kemudian dapat menjadwalkan karyawan Anda dengan tepat dan tidak hanya memiliki pekerja yang berdiri di sekitar tidak berbuat apa-apa. Atau mungkin Anda akan menemukan bahwa masalah Anda bukan kelebihan staff melainkan kekurangan staf. Melewatkan pemeliharaan rutin sesekali terjadi — tetapi ketika Anda mulai melewatkannya sering karena tidak cukup staf, hal-hal dapat buruk dengan sangat cepat.” – Lisa Richards, 7 Benefits of Inventory Management, Mapcon; Twitter: @MAPCONtech

35. Setelah Anda telah menerapkan program pelatihan inventori aset, peroleh yang terbaik darinya dengan memperkuat inventori keterampilan Anda. “Inventori keterampilan merangkum keterampilan, pendidikan, dan pengalaman karyawan saat ini. Bergantung pada ukuran dan kompleksitas bisnis, proses untuk menyusun inventori keterampilan akan bervariasi. Beberapa bisnis menggunakan perangkat lunak komersial. Perusahaan lain menggunakan program basis data. Beberapa bisnis kecil menggunakan lembar kerja sederhana atau bahkan sistem berbasis kertas untuk menyusun inventori keterampilan.

‘Apapun metode yang digunakan, jika dilakukan dengan benar, inventori keterampilan akan menyediakan inventori bisnis kolektif dari keterampilan, pengetahuan, dan pengalaman dunia nyata yang dimiliki oleh tenaga kerja perusahaan.’ – Robert Tanner, MBA, Founder & Principal Consultant of Business Consulting Solutions LLC, What is Skills Inventory?, Management is a Journey; Twitter: @mgmtjourney

36. Pastikan semua karyawan menyadari tanggung jawab inventori aset mereka. “Melihat metrik inventori jatuh adalah latihan yang sia-sia tanpa tim untuk memperbaikinya. Anda mungkin tidak memerlukan manajer inventori atau stok khusus, tetapi jika tanggung jawab jatuh pada kepala departemen lain, pastikan mereka sadar akan peran mereka dan target yang diharapkan mereka capai. Jika metrik keberhasilan Anda belum berada di tempat yang seharusnya, saatnya untuk menjadwalkan pertemuan.” – 20 Inventory Management Questions You Should be Asking, Action Storage; Twitter: @ActionStorage

37. Hapus pencurian internal dengan pembukuan inventori aset yang tepat. “Untuk mencegah pencurian oleh staf administratif, praktikkan pembukuan yang baik. Pastikan tidak ada satu orang yang mengontrol terlalu banyak bagian dari setiap transaksi keuangan. Pembelian, gaji, pengembalian, dan pembayaran lainnya harus memerlukan tinjauan dan tanda tangan oleh anggota staf senior.

‘Lakukan rekonsiliasi bank dan tinjauan pernyataan kartu kredit bisnis setiap bulan. Bekerja dengan akuntan bisnis yang berkualifikasi untuk memastikan buku tercatat dengan baik, transaksi diposting dengan benar, dan jejak audit tidak menunjukkan aktivitas mencurigakan.’ – 10 Tips to Help Clients Prevent Employee Theft, Xero; Twitter: @Xero

38. Berikan insentif untuk partisipasi dalam program pelatihan dan pengembangan profesional terkait aset. “Pertimbangkan untuk menawarkan program yang akan membayar sebagian, atau bahkan semua, dari kursus pengembangan profesional untuk staf gudang Anda. Insentif ini adalah keduanya untung-untung – karyawan Anda akan nyaman dengan perubahan, dan pengetahuan yang mereka peroleh dapat mendorong implementasi yang lebih cepat dan operasi yang lebih efektif.” – Stephen “Stevie” Hay, General Manager of Aptean’s Distribution & Plant Management Group, Helping Warehouse Employees Thrive in an Era of Automation, Aptean; Twitter: @aptean

Tips Manajemen Inventori Aset IT

39. Manfaatkan perangkat lunak pelacakan aset yang inklusif. “Kemungkinan Anda sudah berada di depan kurva dan telah berinvestasi dalam perangkat lunak pelacakan aset macam-macam, tapi hanya karena Anda sudah memiliki dasar yang tercover tidak berarti itu adalah opsi terbaik untuk aset bisnis Anda.

‘Untuk memastikan milik Anda demikian, pastikan perangkat lunak memungkinkan Anda untuk memasukkan informasi yang kompleks dan komprehensif tentang aset Anda, termasuk lokasi, peralatan, dan komponen. Selain hierarki, juga jaminan bahwa spesifik ini dapat dengan mudah diubah secara real-time untuk mencerminkan perubahan jadwal pemeliharaan, pembaruan pada susut nilai, dan semua info relevan lainnya.

‘Untuk keamanan pelacakan aset yang terbaik, pilih perangkat lunak yang termasuk teknologi GPS, terutama jika peralatan aset Anda sering bergerak. Menggunakan kemampuan GPS membuatnya sehingga aset bernilai tinggi Anda selalu dapat dilokasi, bahkan jika pencurian sedang berlangsung.’ – 4 Best Practices for Oil and Gas Company Asset Management, Camcode; Twitter: @Camcode

40. Pastikan sistem yang Anda pilih termasuk fitur ‘service desk’ yang komprehensif. “Nah, seberapa banyak Anda suka untuk menyalahinya, selalu lebih baik untuk memastikan service desk Anda memiliki modul manajemen aset daripada berinvestasi dalam perangkat lunak manajemen aset mandiri. Memastikan perangkat lunak manajemen aset Anda adalah bagian dari solusi service desk akan memastikan berbagi data di seluruh organisasi adalah efisien. Selain itu, memiliki solusi service desk yang memiliki modul manajemen aset akan memastikan fungsi yang lancar dari semua tim dalam organisasi.” – Apoorva Ravikrishnan, Product Marketer for Freshservice at Freshworks Inc., 5 Tips for Selecting the Right IT Asset Management Software, Freshservice Blog; Twitter: @freshserviceapp

41. Pilih sistem manajemen inventori aset yang terintegrasi dengan sistem akuntansi Anda. “Idealnya, Anda ingin sistem manajemen inventori Anda terintegrasi dengan sistem akuntansi Anda sehingga Anda memiliki informasi keuangan yang terbaru untuk membantu Anda memahami kinerja bisnis Anda, sehingga Anda dapat membuat keputusan yang tepat waktu dan terinformasi. Untuk bisnis yang sudah menggunakan perangkat lunak akuntansi QuickBooks dari Intuit, penilaian inventori dapat dilacak secara real-time dan laporan keuangan diperbarui secara lancar untuk perubahan inventori.

‘Apapun sistem yang Anda putuskan untuk gunakan, pertahankan efektivitasnya dengan melakukan hitungan inventori rutin dari apa yang Anda miliki di stok, dan rekonsilikan perbedaan antara akun inventori fisik dan catatan inventori Anda dengan tepat waktu. Anda harus memahami mengapa perbedaan rekonsiliasi ini terjadi dan mengelola risiko potensi pencurian.’ – Orin Schepps, Seeing Clearly: 3 Tips for Effective Sales Inventory Management , Consultance Accounting; Twitter: @Consultancellc

42. Pertimbangkan manajemen aset IT dalam hal sentralisasi. “Dalam kenyataan, semua toko IT harus memiliki sarana (kebijakan, prosedur, alat) untuk mendukung manajemen aset untuk perusahaan. Kemampuan untuk mencatat pembelian, biaya, kontrak, lokasi, dan data penyaluran membantu organisasi membuat keputusan yang terinformasi tentang pembelian strategis.

‘Kami semua untuk meminimalkan risiko increment yang bertambah dan biaya terkait yang terkait dengan proyek infrastruktur IT yang didasarkan pada informasi lama, tidak lengkap dan/atau kurang akurat. Jadi memiliki lokasi pusat dari aset ini membantu dalam melakukan upgrade penting pada versi peralatan dan perangkat lunak.’ – Norm Brien, IT Asset Management: How to Be Efficient, CIO; Twitter: @CIOonline

43. Gunakan TI Anda untuk memprioritaskan audit sendiri. “Risiko adalah penyebab utama ketidakpastian dalam organisasi apa pun. Oleh karena itu, perusahaan semakin berfokus pada mengidentifikasi risiko dan mengelolanya sebelum bahkan mempengaruhi bisnis. Dalam dunia manajemen inventori TI, proses audit sendiri dapat membantu perusahaan menjadi proaktif dalam menemukan masalah sebelum audit nyata terjadi. Tetap mengontrol audit juga dapat memfasilitasi proyek yang lebih lancar seperti konsolidasi atau dekomisi pusat data.

‘Sementara banyak perusahaan melakukan audit yang ringkas dan beberapa mungkin melakukan audit yang lebih ekstensif sesekali, audit tingkat permukaan ini kemungkinan tidak akan menemukan masalah yang akan ditemukan selama audit kepatuhan perangkat lunak nyata.’ – Jeremy Schaller, IT Inventory Management: What, Why, and How (Best Practices), exIT Technologies; Twitter: @exittech

44. Manfaatkan jadwal pemeliharaan otomatis untuk semua aset. “Sebagian besar perangkat lunak manajemen pemeliharaan memungkinkan Anda untuk menyimpan catatan detail tentang semua aspek dari aset tertentu. Manfaatkan ini dengan memelihara riwayat dan biaya pemeliharaan. Ini dapat berfungsi sebagai titik perbandingan untuk masa depan, atau sebagai cara untuk menilai apakah suatu model dapat diandalkan setelah penggantian menjadi perlu. Demikian pula, memelihara acara kalibrasi dan hasil troubleshooting untuk aset akan terbukti berguna di seluruh beberapa lokasi dan untuk beberapa aset.” – 7 Tips for Better Asset Management with Maintenance Management Software, DPSI; Twitter: @dpsiCMMS

45. Gunakan teknologi tag aset yang teruji untuk melacak aset Anda. “Seiring pertumbuhan bisnis Anda, tentu saja akan mendapatkan basis aset yang besar. Dengan semua alat dan mesin tambahan ini, kontrol inventori tentu akan menjadi sulit. Jalan terbaik adalah merancang sistem pelacakan yang membuat proses inventori jauh lebih terstruktur. Untuk memulai, Anda perlu memasukkan semua ID aset yang terletak di gudang Anda. Ini penting karena karyawan Anda harus tahu di mana peralatan tertentu terletak. Data instan tentang aset membantu staf melakukan tugas harian mereka jauh lebih efisien!

‘Dengan fitur khusus yang termasuk dalam perangkat lunak inventori aset, Anda dapat membuat barcode untuk semua item kantor Anda. Label barcode dan QR memungkinkan Anda untuk dengan cepat memindai dan memasukkan semua informasi relevan ke dalam sistem Anda. Misalnya, Anda dapat menyimpan lokasi gudang aset X pada waktu tertentu. Tag aset juga memungkinkan Anda melacak pergerakan inventori setiap kali karyawan meminjam aset. Pantau aktivitas bisnis dengan informasi yang mudah diakses untuk meningkatkan optimasi aset.’ – The 5 Rules to Simplify Asset Management with Asset Inventory Software, EZOfficeInventory; Twitter: @officeinventory

46. Terapkan dukungan sistem yang terbaik yang mungkin. “Termasuk pelaporan pengecualian, ketersediaan inventori yang ada dan dalam pesanan berdasarkan lokasi, serta proyeksi bagaimana SKU terjual versus kapan pesanan pembelian perlu ditempatkan untuk mencegah kehabisan stok. Ini juga termasuk memiliki kemampuan untuk menyimpan kuantitas SKU untuk pesanan pelanggan, dan manajemen vendor untuk memantau dan melacak pesanan yang dikirim vendor.” – Curt Barry, Founder & Chairman of F. Curtis Barry & Company, 10 Tips for Improving Your Inventory Management, Multichannel Merchant; Twitter: @mcmerchant

47. Percayalah pada otomatisasi canggih. “Mengelola aset secara manual memakan banyak waktu, upaya, dan biaya tanpa mendapatkan hasil yang setara. Untuk mengoptimalkan manajemen aset Anda, pertimbangkan untuk menggunakan solusi manajemen aset otomatis. Perangkat lunak ini mengotomatisasi proses manajemen aset Anda, seperti pelacakan nilai dan susut nilai aset, pemeliharaan aset, manajemen kontrak, analisis biaya, dan pembuatan laporan mendalam. Dengan mengotomatisasi tugas manajemen aset yang kompleks, Anda akan dapat meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan produktivitas bisnis Anda.” – 5 Effective Asset Management Tips for Improving Business Efficiency, BusinessTech; Twitter: @HashMicro

48. Gunakan data TI perusahaan Anda untuk membuat prediksi gambaran besar. “Pahami bahwa dalam iklim ekonomi saat ini, tunai adalah raja. Jika Anda berada dalam posisi yang baik, kurangi pengeluaran Anda tetapi berinvestasi dalam alat dan orang yang akan membantu Anda pada jangka panjang untuk mengembangkan bisnis Anda dan mendorong efisiensi yang lebih besar. Dengan pemberhentian pekerjaan dan perusahaan yang ingin menjaga penjualan tetap tinggi, Anda dapat mengamankan talenta terbaik dan penawaran luar biasa pada alat teknologi yang Anda butuhkan.” – Bill Harrison, President of Demand Solutions, Top Five Tips to Rescue Your Business with Inventory Management, All Business; Twitter: @AllBusiness_com

49. Pastikan sistem manajemen inventori aset TI Anda dilengkapi dengan alat integrasi yang mudah. “Aplikasi Manajemen Aset TI harus mudah diintegrasikan dengan aplikasi lain. Bayangkan menghabiskan jam-jam hanya untuk mengintegrasikan aplikasi Manajemen Aset TI dengan bantuan aplikasi helpdesk yang digunakan perusahaan Anda. Ini akan sama sekali pemborosan waktu dan kerja keras, dan sekarang bayangkan apa yang akan terjadi jika perusahaan Anda memutuskan untuk pindah ke perangkat lunak tiket yang berbeda. Ini akan menjadi pukulan ganda. Sekarang, Anda akan perlu menghabiskan waktu untuk mempelajari aplikasi helpdesk baru dan pada saat yang sama Anda akan perlu meminta seorang ahli untuk menghabiskan waktu yang cukup untuk mencari tahu cara mengintegrasikan aplikasi manajemen aset TI yang ada dengan aplikasi helpdesk baru yang baru saja Anda beli.” – Vaishali Gopi, Important Tips to Consider in Buying IT Asset Management Software, Maintworld; Twitter: @maintworld

50. Integrasikan semua data ERP dengan perangkat lunak manajemen berbasis aset. “Perusahaan harus mempertimbangkan untuk mengintegrasikan solusi perencanaan sumber daya perusahaan mereka dengan perangkat lunak manajemen inventori. Menerapkan teknologi pengumpulan data seluler ke dalam gudang akan membantu menjaga karyawan dan manajer tetap mengontrol inventori dan membantu mereka melihat di mana dan apa yang mereka miliki di rak mereka, sehingga memungkinkan pengambilan dan pengiriman yang lebih mudah.” – Dustin Caudell, 5 Tips for Successful Inventory Management, RFgen; Twitter: @RFgenSoftware