5S Dibongkar: Prinsip Intisari untuk Membangun Budaya Lean

Pada posting Jumat saya membahas inisiatif Lean dari tingkat tinggi, dan bagaimana elemen 5S adalah bagian integral dari inisiatif lean. Pemikiran dan metodologi Lean adalah bagian penting dari menciptakan efisiensi, meningkatkan kolaborasi, dan pada akhirnya meningkatkan kepuasan pelanggan, semuanya dalam upaya untuk meningkatkan bottom line perusahaan Anda. Sekarang, seperti yang dinyatakan dalam beberapa umpan balik yang saya terima dari grup LinkedIn, pemikiran Lean adalah pola pikir budaya di perusahaan Anda. Ada banyak alat untuk membantu Anda dalam ini, tetapi jika tidak diadopsi dari kepemimpinan ke bawah, lean tidak seefektif. Salah satu alat dan metodologi ini adalah elemen 5S. Jika Anda bertanya sekarang, “Apa itu 5S?” jangan khawatir, baca di bawah ini, dan Anda akan siap untuk membaca bagian lain dari seri LEAN saya selama beberapa minggu ke depan! Seperti biasa, silakan email saya atau hubungi saya di LinkedIn sehingga kita dapat membahas lebih lanjut atau saya dapat berkonsultasi dengan Anda tentang cara membuat fasilitas Anda lebih lean.

Apa itu 5S?

Jika Anda duduk dan bertanya-tanya apa itu 5s atau apa yang menyusun elemen 5s, jangan khawatir, saya akan menjelaskan masing-masing secara detail di bawah ini:

Apa itu 5S: Sort

Sort adalah identifikasi organisasi fisik yang paling sukses dari tempat kerja. Ini telah didefinisikan dengan berbagai cara sebagai Sort, Systematization atau Simplify. Ini adalah serangkaian langkah dengan mana kita mengidentifikasi hal-hal yang dipegang di tempat kerja ketika seharusnya tidak, atau dipegang di tempat yang salah. Sederhananya, kita mungkin mengidentifikasi area besar yang didedikasikan untuk alat atau ukuran, beberapa yang dibutuhkan secara teratur dan beberapa yang digunakan jarang. Ini membawa berbagai macam masalah, termasuk:

• Operator tidak dapat menemukan item yang mereka butuhkan, tidak dapat melihat hutan karena pohon. Waktu yang dihabiskan mencari adalah limbah dan jika kita hanya menyimpan item yang dibutuhkan secara teratur di posisi yang mencolok, kita akan menghemat waktu.
• Masalah kualitas saat ukuran tidak dikalibrasi tepat waktu karena terlalu banyak yang dipegang.
• Masalah keselamatan saat orang terjatuh atas benda-benda.
• Loker dan rak yang memberatkan tempat kerja sehingga sulit untuk bergerak atau untuk melihat satu sama lain dan berkomunikasi.

Kita harus menghilangkan bahan berlebihan dan (work-in-process), WIP. Kita shoul

d melihat pengurangan inventaris dan WIP sebagai bagian dari implementasi pendekatan lean atau sebagai elemen 5S. Bahan berlebihan dan inventaris, sebenarnya, adalah limbah. Jawabannya adalah bahwa menjaga inventaris dan WIP pada minimum hanyalah praktik yang baik menggunakan akal sehat.

Elemen utama Sort hanyalah pandangan kritis dan objektif terhadap area. Melibatkan tim lintas fungsi, atau melihat area satu sama lain, adalah langkah pertama. Orang cenderung buta terhadap kekurangan di tempat kerja mereka sendiri dan pasangan mata segar berguna.

Elemen lain dari pendekatan standar adalah ‘red tagging’ di mana item diberi tag yang mengatakan apa item itu, lokasi mana item itu, dan kapan item itu diidentifikasi di lokasi ini. Kemudian kita meninggalkan area untuk sementara dan siapa pun yang menggunakan item mencatat ini. Kita kembali beberapa waktu kemudian dan dapat dengan mudah mengidentifikasi benda-benda yang tidak bergerak, atau telah digunakan. Item yang tidak digunakan kemudian dapat dengan potensial dibuang di area itu. Sebagai langkah pertama, kita sebaiknya menciptakan area karantina sebelum membuang item, menjualnya, atau mengolahnya menjadi sesuatu yang lain. Item lain mungkin dianggap perlu, tetapi digunakan jarang dan jadi lokasi alternatif dapat ditemukan. Jika operator membutuhkan alat tertentu hanya sekali atau dua kali sebulan maka jalan pendek bukan masalah, terutama jika ruang yang dihemat di meja kerja membantu membuat tempat kerja lebih produktif, atau membantu mengatasi masalah kualitas.

Apa itu 5S: Set

Setting adalah serangkaian langkah dengan mana organisasi optimal yang diidentifikasi di tiang pertama, sort, ditempatkan. Terjemahan standar adalah orderliness, set in order, straighten dan standardization. Proses penyaringan adalah secara esensial lanjutan dari yang dijelaskan dalam fase Set. Menghapus item untuk dibuang atau disimpan di lokasi alternatif akan menciptakan ruang. Ruang ini akan terlihat dan memfasilitasi tata letak alternatif area.

Beberapa kasus, tentu, kita berbicara tentang apa yang akan dimiloki pemasang di meja kerjanya, atau di rak di samping meja. Dalam kasus lain kita mungkin mempertimbangkan di mana kita harus menempatkan sebuah peralatan, misalnya, kita dapat memindahkan mesin press koin untuk memungkinkan item diselesaikan di satu area kerja daripada memerlukan pergerakan signifikan di bengkel.

Ini adalah sesuatu yang kita lakukan juga saat mengadopsi manufaktur seluler. Kemudian kita melihat bagaimana kita dapat merestrukturisasi konten kerja sehingga beberapa operasi dapat dilakukan dalam siklus dari yang lain: misalnya kita dapat melakukan operasi pemotongan pada komponen baja sementara press yang memproduksinya sibuk menciptakan yang berikutnya.

Standardisasi mencakup semua elemen dari menetapkan cara yang konsisten untuk melakukan sesuatu. Ini mencakup metodologi manufaktur standar, peralatan dan alat standar, rasionalisasi komponen, standarisasi gambar, konsistensi dalam dokumentasi yang menyertai pekerjaan, desain untuk manufaktur (atau engineering serentak) dan standarisasi dalam proses administrasi yang menyampaikan pekerjaan ke lantai bengkel dan melacak kemajuannya.

Semua ini dapat dikatakan sebagai bagian dari pendekatan Total Quality dasar. Cara standar untuk melakukan sesuatu harus mencakup error-proofing semua area di tempat kerja.

Apa itu 5S: Shine

Shine, menyapu atau kebersihan diatasi dalam fase ini. Prinsipnya adalah bahwa kita semua lebih bahagia dan sehingga lebih produktif di lingkungan yang bersih dan cerah. Ada elemen yang lebih praktis karena jika semuanya bersih itu segera siap digunakan.

Kita tidak akan ingin produk presisi disesuaikan dengan kunci anglais yang tertutup lemak yang mungkin masuk ke beberapa fitting pneumatik atau hidrolik. Kita tidak akan ingin membahayakan rangkaian PCB dengan debu logam yang diangkat dari permukaan kerja yang tidak bersih. Masalah lain adalah kesehatan dan keselamatan (mungkin tergelincir dalam celah minyak, sisa logam terbang ke mata orang) dan mesin perkakas yang rusak oleh pendingin yang terkontaminasi lemak dan debu.

Tugasnya adalah untuk mendirikan pemeliharaan lingkungan yang bersih sebagai program berkelanjutan dan kontinu. Waktu harus disisihkan untuk membersihkan setiap hari, atau setiap shift. (Operator yang membersihkan dan melumasi mesin perkakasnya, akan menemukan komponen yang aus atau rusak sebelum masalah terjadi selama produksi.)

Membersihkan adalah bagian besar dari pemeliharaan pencegahan (PM). Membersihkan komponen kritis dari sebuah peralatan sudah satu elemen dari aktivitas yang dilakukan di bawah bendera PM.

Implementasi Shine berputar di sekitar dua elemen utama. Pertama, ini mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab untuk area mana. Kedua, adalah jadwal, yang mengatakan siapa yang melakukan apa pada waktu mana dan pada hari mana. Beberapa terjadi sebelum shift dimulai, beberapa selama shift dan beberapa di akhir. Lagi, ini sangat mengingatkan kita pada apa yang kita lakukan saat mengadopsi PM.

Tujuannya adalah untuk meminimalkan waktu henti yang diperlukan untuk menjaga fasilitas tetap bersih.

Semua operator harus memastikan bahwa peralatan yang dibutuhkan untuk membersihkan selalu tersedia, selalu siap digunakan. Parallel yang bagus untuk ini adalah pengurangan waktu setup. Kita berbicara tentang hanya menggunakan akal sehat. Kita tidak ingin mengalokasikan 5 menit untuk menyapu lantai pada mesin gerinda jika operator akan menghabiskan 4 menit untuk mencari sapunya.

Apa itu 5S: Standardization

Standardisasi dapat dianggap sebagai sarana dengan mana kita mempertahankan tiga konsep 5S pertama. Ada bahaya dalam setiap aktivitas perbaikan bahwa setelah fokus dihapus dan prioritas utama lain muncul, hal-hal kembali seperti sebelumnya (sistem informal). Untuk mencegah regresi ke sistem pra-5S informal, tetapkan jadwal dengan mana semua elemen ditinjau kembali secara berkala. Fokus pada mengontrol 5S dan mempertahankannya secara berkelanjutan.

Lanjutkan red tag area, melibatkan orang-orang dari departemen lain dari bisnis untuk sistem check and balance. Ini akan mengidentifikasi di mana standar telah menurun. Kita tidak boleh membiarkannya menurun setelah implementasi sistem formal ini! Tinjau semua area bulanan atau triwulanan untuk memastikan %S dipelihara dengan benar dan disiplin masih ada.

Daftar periksa dapat diimplementasikan sehingga pengunjung eksternal dapat menandai area sejumlah kriteria kunci yang ditetapkan di awal program. Apakah area penyimpanan masih terdefinisi dengan jelas? Apakah rak alat masih memiliki garis atau profil yang jelas untuk setiap alat yang akan disimpan di dalamnya? Apakah area memenuhi standar kebersihan umum?

Apa itu 5S: Sustain

Tahap akhir sustain adalah disiplin. Sustain berarti program tinjauan formal yang ketat untuk memastikan bahwa manfaat pendekatan ini dipelihara.

Kita harus membuat orang ingin terus menerapkan praktik yang baik dalam organisasi bengkel dan pengelolaan rumah tangga. Dalam arti ini, disiplin mungkin adalah istilah yang tidak untung karena itu mengimplikasikan orang dipaksa untuk melakukan sesuatu, dengan konsekuensi hukuman jika mereka tidak. Jika ini harus dilakukan untuk mempertahankan 5S, kita harus melakukannya setelah implementasi.

Ada sejumlah elemen dari setiap aktivitas perbaikan berkelanjutan dalam bisnis apa pun. Tentu, setiap organisasi bervariasi dengan sejarah dan budaya organisasi tersebut. Poin-poin kunci adalah:

• Komunikasi. Kita butuh orang untuk menyadari apa yang kita coba capai, dan mengapa.
• Pendidikan. Mereka perlu memahami konsep dan teknik individu.
• Rewards and Recognition. Orang perlu merasa bahwa upaya mereka diakui. Apakah hadiahnya adalah manajer senior yang lewat dan mengatakan “itu sangat bagus, baik sekali” atau bentuk penghargaan (keuntungan finansial, hadiah atau penyajian resmi sertifikat) tergantung pada organisasi.
• Waktu. Jika kita ingin orang menghabiskan lima menit setiap empat jam untuk membersihkan sisa di lantai di sekitar mesin mereka kita harus memastikan bahwa kita mengizinkan mereka waktu ini. Kita tidak dapat memberikan ini sebagai instruksi sambil pada saat yang sama mendorong lebih banyak waktu untuk mencapai target produktivitas.
• Struktur. Kita perlu mengidentifikasi apa yang harus dilakukan, oleh siapa, dan memastikan bahwa jadwal diperbarui dan terlihat dengan jelas.

Kesimpulan tentang Inisiatif Lean dan Apa itu 5s

Tergantung pada organisasi bagaimana cara mempertahankan 5S setelah diimplementasikan. Memiliki seseorang di Top Management yang pada akhirnya bertanggung jawab atas program 5S dengan lieutenant lantai bengkel/kantor, akan membantu, bersama dengan Standard Operating Procedures (SOPs).

Pada akhirnya, itu adalah orang-orang di “lantai” bengkel dan di kantor untuk mempertahankannya dengan disiplin yang tepat. Seperti yang dikatakan sebelumnya, gunakan akal sehat yang baik untuk memandu Anda melalui inisiatif LEAN dan 5S.