Menguasai Manajemen Perubahan untuk Keberhasilan Kerja Jarak Jauh

Era kerja jarak jauh mungkin merupakan kelanjaran dalam cara kita bekerja, tetapi ini adalah kenyataan yang kita hadapi, dan perubahan harus terjadi. Oleh karena itu, strategi manajemen perubahan Anda sangat penting.

Bahkan ketika 70% perubahan gagal masih bisa menjadi perdebatan yang panjang, satu hal yang pasti adalah perubahan akan gagal ketika organisasi gagal merencanakan dengan tepat dan ketika tidak ada strategi manajemen perubahan yang efisien. Situasi seperti perpindahan massal yang tidak terduga karyawan ke kerja jarak jauh dapat benar-benar mengganggu inisiatif manajemen perubahan. Secara bertahap, ini membutuhkan manajemen perubahan yang efisien.

Mengapa? Pandemi COVID-19 adalah angin yang tidak membaik bagi siapa pun, dan bisnis, pemerintah, dan individu masih mengalami dampak menghancurkannya. Perubahan, dan yang dramatis, seperti pemantauan kondisi dan layanan jarak jauh, kini telah menjadi keharusan; di balik perubahan dramatis ini datang risiko dan masalah keamanan siber yang belum pernah terjadi sebelumnya.

Sementara semuanya ini jelas, organisasi mana pun yang sebelumnya telah menerapkan strategi manajemen perubahan yang efisien mungkin tidak terkena begitu parah. Di era kerja jarak jauh ini dan berdasarkan fakta bahwa banyak karyawan telah menunjukkan minat untuk melanjutkan kerja jarak jauh bahkan setelah dunia mampu menemukan solusi untuk pandemi, Anda perlu mencoba strategi manajemen perubahan yang efektif untuk meningkatkan manajemen perubahan.

Manajemen perubahan mencakup semua cara Anda dapat mempersiapkan, mendukung, dan membantu tim, karyawan, dan organisasi Anda untuk melalui perubahan, dapat dimulai oleh salah satu hal berikut:

• Teknologi yang muncul
• Perevakan sistem warisan
• PHK
• Perekrutan massal
• Respons terhadap krisis
• Meningkatkan pengalaman pelanggan
• Memperoleh relevansi dan keunggulan kompetitif
• Akuisisi dan gabungan
• Restrukturisasi tingkat manajerial

Perubahan yang ingin Anda lakukan mungkin memerlukan pengalihan anggaran, sumber daya manusia dan keuangan, proses, dan operasi. Jika tujuan Anda hanya untuk menangani perubahan personil dan tim, Anda dapat fokus pada manajemen perubahan, tetapi ketika Anda harus melakukan perubahan organisasi total dari seluruh bisnis, Anda akan perlu fokus pada manajemen perubahan organisasi.

Apakah salah satu dari keduanya yang Anda kerjakan, tujuan akhir Anda akan memanfaatkan pendekatan strategis untuk memindahkan operasi dan proses bisnis Anda ke tingkat yang lebih tinggi untuk menambahkan lebih banyak nilai bagi pelanggan dan organisasi Anda.

Strategi manajemen perubahan

Tanpa strategi manajemen perubahan, Anda akan melakukan perubahan yang tidak memiliki peta jalan, dan itu jarang akan bermanfaat bagi pelanggan dan organisasi Anda. Selain itu, karyawan Anda tidak akan memiliki fokus yang tepat; sumber daya Anda akan sia-sia di masa depan.

Strategi yang terdefinisi dengan baik menentukan tujuan, sasaran, tujuan, dan arah yang ingin Anda ikuti untuk perubahan. Ini mendefinisikan fitur dan karakteristik perubahan; waktu, risiko, keterbatasan, resistensi potensial dari karyawan, dan bagaimana perubahan akan berjalan akan teruraikan dengan baik.

Strategi manajemen perubahan meningkatkan transisi yang mudah bagi semua orang yang memiliki peran dalam inisiatif perubahan. Tidak ada dua perubahan yang sama, oleh karena itu Anda harus memiliki strategi untuk semua jenis perubahan yang berbeda.

Misalnya, strategi manajemen perubahan yang Anda butuhkan untuk menggantikan pemimpin senior di era kerja jarak jauh tidak akan pernah sama dengan penerapan teknologi baru untuk memastikan tenaga kerja jarak jauh Anda dapat berkolaborasi dengan mudah.

Setiap perubahan memiliki proses, tantangan, dan risiko yang menyertainya. Strategi Anda harus melihat bagaimana perubahan akan mempengaruhi karyawan Anda, kemudahan adopsi, dan kelayakan pemanfaatan.

Desain strategi manajemen perubahan

Sekarang setelah Anda melihat kebutuhan akan strategi manajemen perubahan, langkah selanjutnya adalah merancang satu. Namun, Anda harus tahu apa yang ingin Anda capai, dan Anda dapat membantu organisasi untuk bergerak dengan kecepatan yang baik dengan strategi manajemen perubahan dengan menghapus beberapa titik yang rumit.

1. Peta fitur perubahan

Langkah yang baik untuk dengan cepat memetakan fitur atau karakteristik strategi manajemen perubahan adalah dengan menyiapkan daftar pertanyaan yang harus Anda jawab; berikut ini dapat menjadi panduan Anda:

• Apakah Anda telah menentukan luasnya perubahan?
• Apakah perubahan ditargetkan pada karyawan, pelanggan, rantai pasok, atau organisasi?
• Apakah Anda tahu jumlah orang yang akan terpengaruh oleh perubahan?
• Bagaimana Anda berencana untuk membawa semua orang yang akan terpengaruh oleh perubahan?
• Apakah semua orang sepakat dengan perubahan?
• Apa yang secara tepat ingin Anda ubah?
• Apakah Anda memiliki waktu untuk penyelesaian perubahan?

Jawaban yang jujur untuk pertanyaan ini akan membantu Anda fokus pada strategi yang ingin Anda rancang.

2. Pengetahuan mendalam tentang organisasi Anda

Strategi manajemen perubahan yang baik untuk era kerja jarak jauh harus memiliki pandangan ke dalam tentang bagaimana organisasi beroperasi. Sejarah dan budaya organisasi sangat penting bagi strategi yang ingin Anda rancang.

Anda harus memiliki alasan yang baik yang membenarkan kebutuhan akan perubahan ini sekarang setelah organisasi Anda bekerja jarak jauh.

Seberapa besar manajer dan karyawan Anda percaya pada perubahan ini? Jika Anda telah melakukan beberapa perubahan sebelumnya, siapa yang mengelolanya? Seberapa berhasil perubahan yang Anda lakukan sebelum memulai kerja jarak jauh? Apakah semua orang di organisasi memiliki tujuan yang sama? Apakah Anda saat ini melakukan perubahan apa pun di organisasi? Seberapa fleksibel budaya organisasi Anda?

Pengetahuan mendalam tentang apa yang terjadi di organisasi Anda menempatkan Anda pada posisi yang baik untuk merancang strategi manajemen perubahan.

Langkah selanjutnya adalah untuk sebenarnya menciptakan strategi manajemen perubahan Anda, tetapi Anda harus memperhatikan beberapa hal kuat berikut yang harus muncul dengan kuat dalam strategi Anda.

Struktur tim

Strategi Anda harus secara eksplisit menentukan peran tim proyek dan tim manajemen perubahan; seringkali, ada kebingungan tentang siapa yang memainkan peran tertentu. Jika ini tidak ditentukan, inisiatif perubahan Anda mungkin macet.

Harus ada pemimpin, kemungkinan dari tim proyek, dalam tim manajemen perubahan yang memastikan hubungan yang lancar antara kedua tim. Ini akan meredakan gesakan jika strategi Anda menentukan tanggung jawab dan juga menjaga sumber daya.

Koalisi sponsor

Biasanya ada sponsor utama yang mengotorisasi dan memulai perubahan; individu ini mungkin tidak dapat secara tunggal memantau perubahan, terutama di tempat perubahan melintasi berbagai departemen dan bagian organisasi. Untuk meningkatkan aliran yang lancar dari proyek perubahan, sponsor utama membentuk koalisi sponsor dari pemangku kepentingan yang akan mencakup anggota C-suite dan kepala departemen.

Jika perubahan tidak mempengaruhi setiap departemen, disarankan untuk memilih koalisi sponsor Anda dari bagian yang akan langsung terpengaruh oleh perubahan. Pemimpin ini harus menjadi orang yang dapat dipercaya karyawan Anda dan akan mempengaruhi keputusan mereka.

Ini penting untuk mengurangi gesakan yang timbul dari banyak proyek perubahan. Saluran komunikasi yang efektif sangat esensial.

Kesimpulan

Era kerja jarak jauh mungkin merupakan kelanjaran dalam cara kita bekerja, tetapi ini adalah kenyataan yang kita hadapi, dan perubahan harus terjadi. Strategi manajemen perubahan Anda sangat penting pada titik ini, dan itu memastikan Anda dapat mengidentifikasi risiko dan area resistensi mungkin timbul sejak awal dan proaktif dalam menyelesaikan masalah tersebut.

Ketika Anda memiliki strategi manajemen perubahan, menjadi relatif lebih mudah untuk merumuskan rencana. Rencana akan mencakup detail penting seperti luasnya perubahan, anggaran yang Anda butuhkan, bagaimana memastikan kolaborasi di antara tim, dan waktu selesai yang diharapkan.