Apakah boleh melanggar jadwal pemeliharaan?

Dalam kolom saya sebelumnya, saya telah menguraikan manfaat keseluruhan dari perencanaan dan penjadwalan serta enam prinsip saya yang membuat perencanaan "berhasil". Dua kolom terakhir menjelaskan penjadwalan sebagai elemen spesifik yang dibutuhkan untuk produktivitas dan mengidentifikasi prinsip pertama penjadwalan, yang membutuhkan backlog yang direncanakan. Dalam edisi ini, kita beralih ke yang kedua dari enam prinsip penjadwalan saya. Prinsip ini menyatakan bahwa baik jadwal itu sendiri maupun prioritas perintah kerja individu adalah penting.

Pernyataan "jadwal dan prioritas penting" tampak begitu jelas; hampir berlebihan untuk memasukkannya sebagai prinsip. Namun demikian, perencanaan dan penjadwalan bukanlah ilmu roket. Ini sebagian besar menyusun kerangka ide akal sehat. Mari kita tinjau mengapa produktivitas menderita akibat masalah ini.

Pemeliharaan menyediakan operasi dengan peralatan yang beroperasi. Namun, ketika peralatan rusak, pemeliharaan beralih ke peran sekundernya untuk mengembalikan peralatan ke dalam layanan. Sayangnya, banyak pasukan pemeliharaan (serta kelompok operasi) melihat restorasi sebagai peran pemeliharaan utama. Persepsi ini mengarah pada beberapa perilaku buruk. Pertama, pemeliharaan umumnya terburu-buru untuk menanggapi pekerjaan pemeliharaan yang mendesak - pekerjaan yang terlihat yang diketahui semua orang - tetapi tampaknya tidak pernah memulai banyak pekerjaan dengan prioritas lebih rendah yang mungkin menghalangi pekerjaan mendesak di kemudian hari. Banyak pabrik memiliki pekerjaan yang cukup terlihat untuk membuat pemeliharaan terasa produktif (atau setidaknya efektif). Kedua, personel operasi merasa bahwa hanya ada tiga prioritas pemeliharaan yang sebenarnya:"Sekarang, Besok, atau Tidak Sama Sekali." Oleh karena itu, untuk menyelesaikan sesuatu, operator percaya bahwa mereka harus menyatakan urgensi palsu atau tidak repot-repot melaporkan sesuatu sampai nanti, ketika menjadi sangat mendesak.

Pada kenyataannya, pasukan pemeliharaan memiliki waktu ekstra setelah pekerjaan mendesak. Namun, jika mereka harus mengerjakan pekerjaan dengan prioritas lebih rendah, pekerjaan mendesak muncul dan mengganggu mereka. Hal ini semakin menghambat pemeliharaan untuk memulai pekerjaan dengan prioritas lebih rendah. Secara keseluruhan, produktivitas menurun karena biasanya tidak banyak pekerjaan yang terlihat untuk membuat semua orang sibuk sepanjang waktu.

Penjadwalan sebagai suatu proses mendorong pemeliharaan untuk memulai pekerjaan dengan prioritas lebih rendah untuk melakukan pekerjaan yang "cukup". Tujuan kerja yang dibuat oleh jadwal ini adalah kunci produktivitas. Selain itu, kita dapat meningkatkan produktivitas jika kita dapat menghindari gangguan pekerjaan. Penghindaran ini tergantung pada operasi yang tidak menyatakan keadaan darurat palsu. Jika kita dapat menunda pekerjaan baru sampai minggu depan, kita dapat memasukkannya ke dalam jadwal kerja minggu depan dan membantu kita memenuhi tujuan kerja kita minggu ini. Jika kita dapat menunda pekerjaan baru sampai besok (atau lebih lambat dalam seminggu), kita dapat menghindari interupsi jadwal hari ini, yang telah memberikan tujuan kerja kepada masing-masing teknisi. Jika kita dapat menunda pekerjaan baru sampai sore ini, kita setidaknya dapat meminta perencana melihat pekerjaan itu dan melihat apakah kita dapat mengembangkan cakupan dan daftar suku cadang untuk memberi teknisi permulaan. Kami juga dapat memberikan supervisor keterampilan kerajinan dan perkiraan waktu untuk memungkinkan kontrol kerja. Jika kita dapat menunda pekerjaan baru sampai setidaknya menyelesaikan pekerjaan yang sedang berlangsung saat ini, kita dapat menghindari mengganggu pekerjaan berprioritas rendah yang akhirnya kita mulai.

Agar operasi terhindar dari menyatakan keadaan darurat palsu, manajemen perlu menekankan pentingnya jadwal dan sistem prioritas. Manajemen perlu memiliki kru pemeliharaan mulai setiap minggu dengan tujuan kerja. Manajemen juga perlu memberdayakan supervisor kru untuk menantang prioritas pekerjaan baru untuk melindungi jadwal mereka. Ketika dihadapkan dengan "darurat" baru, supervisor kru bertanya kepada operator berapa lama ia bisa menunggu dan kemudian mengerjakannya sesuai jadwal yang sesuai. Tentu saja, jika pekerjaan baru tidak bisa menunggu, manajemen harus mengizinkan kru untuk merespons. Tidak apa-apa untuk melanggar jadwal untuk pekerjaan prioritas yang tepat. Terakhir, manajemen perlu mendorong operasi untuk melaporkan pekerjaan dengan prioritas lebih rendah tanpa penundaan.

Dengan semua ini, setelah produktivitas pemeliharaan meningkat dengan bekerja sesuai jadwal mingguan, ketakutan akan pekerjaan dengan prioritas lebih rendah tidak akan pernah selesai sangat berkurang dan penyalahgunaan sistem prioritas berkurang.

Pengalaman menunjukkan bahwa memulai setiap kru dengan pekerjaan selama seminggu (jadwal itu penting) dan mengizinkan supervisor untuk menghentikan jadwal ini (prioritas penting) sangat meningkatkan produktivitas untuk menyelesaikan tidak hanya lebih banyak pekerjaan pemeliharaan, tetapi juga pekerjaan pemeliharaan yang tepat.

Doc Palmer adalah penulis “Buku Pegangan Perencanaan dan Penjadwalan Pemeliharaan.” Dia adalah seorang CMRP dan memiliki hampir 25 tahun pengalaman industri sebagai praktisi dalam departemen pemeliharaan utilitas listrik utama. Dari tahun 1990 hingga 1994, ia bertanggung jawab untuk merombak organisasi perencanaan pemeliharaan yang ada. Keberhasilan yang dihasilkan memainkan peran dalam memperluas perencanaan ke semua kerajinan dan stasiun yang dimiliki dan dioperasikan oleh utilitas.