Empat Pilar Perusahaan Otomatisasi Penuh: Blueprint untuk Sukses
Saya beruntung memiliki kursi baris depan untuk beberapa diskusi otomatisasi tertinggi di ruangan rapat dewan direksi pelanggan kami. Semakin sering saya berbicara dengan pelanggan, semakin sering saya mendengar pertanyaan yang berulang: “Visi apa yang harus kita cari untuk inisiatif otomatisasi kita?” Nah, kami telah bekerja pada jawabannya.
Apa yang kami usaha di sini adalah pengakuan dari apa artinya untuk bisnis untuk beroperasi di dunia yang diaktifkan oleh otomatisasi. Apa artinya untuk perusahaan mencapai tingkat otomatisasi yang optimal. Apa yang kami cari adalah perusahaan otomatisasi penuh™. Perusahaan otomatisasi penuh adalah bentuk akhir dari semua konsep yang telah dikerjakan pelanggan kami.
Selama bertahun-tahun, kami telah mengembangkan sejumlah kerangka kerja yang telah membantu pelanggan kami dan pasar memproses elemen spesifik dari perusahaan otomatisasi penuh: 'sebuah robot untuk setiap orang,' demokratisasi otomatisasi proses robotik (RPA), flywheel otomatisasi. Seiring berkembangnya teknologi—seiring berkembangnya pelanggan kami—juga visinya. Setiap langkah ke depan berarti ekspansi yang setidaknya eksponensial dari apa yang kami imajinisikan sebagai mungkin.
Perusahaan otomatisasi penuh adalah apa yang terjadi ketika potensi bertemu kenyataan, ketika perusahaan ambisius mencapai dan meraih masa depan dengan menerapkan solusi otomatisasi di mana mereka dapat memberikan perbedaan terbesar. Ini adalah saat pekerjaan back-office menjadi tak terlihat, semua karyawan memiliki akses ke robot, dan kecerdasan buatan (AI) menyelimuti dan meningkatkan setiap proses.
Dalam artikel ini, saya akan membahas apa yang membuat perusahaan otomatisasi penuh bekerja. Ada empat pilar yang dapat Anda gunakan untuk mendorong pengakuan potensi Anda sebagai perusahaan otomatisasi penuh.
Perusahaan otomatisasi penuh: apa dan mengapa
Perusahaan otomatisasi penuh adalah perusahaan yang menggunakan otomatisasi dengan potensi penuhnya. Ini adalah perusahaan yang menerima kebutuhan transformasi digital dan memanfaatkannya untuk memberikan pelayanan yang lebih baik—dari karyawan yang lebih bahagia dengan biaya yang lebih rendah.
Apa itu perusahaan otomatisasi penuh?
Perbedaan utama antara perusahaan otomatisasi penuh dan perusahaan tradisional adalah pendekatan mereka terhadap otomatisasi. Perusahaan otomatisasi penuh mengambil pendekatan proaktif terhadap otomatisasi, dan perusahaan tradisional mengambil pendekatan reaktif. Perusahaan otomatisasi penuh berpikir ‘otomatisasi pertama’ dan menerapkan otomatisasi di mana paling masuk akal dan dapat memberikan dampak terbesar. Perusahaan otomatisasi penuh menemukan keseimbangan yang tepat antara apa yang dilakukan robot perangkat lunak dan apa yang dibebaskan manusia untuk fokus pada.
Kami meringkas apa yang dilakukan perusahaan otomatisasi penuh dalam empat pilar:
Memberikan semua pekerjaan yang dapat diotomatisasi kepada robot perangkat lunak untuk membuat pekerjaan back-office tak terlihat
Menyediakan robot untuk setiap orang di perusahaan
Membangun demokratisasi pengembangan sehingga power user dapat dengan cepat membangun otomatisasi dan aplikasi baru
Menerapkan AI pada setiap aspek pekerjaan, memperluas jejak otomatisasi ke proses kognitif untuk mengotomatisasi lebih banyak
Sebelum kita masuk ke detail, bagaimanapun, mari kita bahas pertanyaan yang paling penting terlebih dahulu: mengapa?
Mengapa perusahaan Anda harus menjadi perusahaan otomatisasi penuh?
Alasan untuk otomatisasi penuh sangat luas, tetapi saya telah mengkonsolidasikannya menjadi tiga kategori yang didukung data: kinerja, ROI, dan daya saing.
Perusahaan otomatisasi penuh mengalahkan perusahaan lain. Menurut laporan dari Capgemini, 20% perusahaan terbaik dalam survei mereka tentang otomatisasi mendapatkan “banyak lebih” return bisnis dibandingkan 20% terendah. Dalam grafik di bawah ini (hijau menunjukkan “fast movers” dan biru menunjukkan “followers”), Anda dapat melihat bahwa perusahaan terbaik ini melaporkan bahwa otomatisasi telah:
Mendorong peningkatan pendapatan (75%)
Mendorong peningkatan keuntungan keseluruhan (76%)
Membantu meningkatkan pengalaman pelanggan (86%)
Meningkatkan ketangguhan (84%)
Perusahaan otomatisasi penuh mendapatkan ROI yang signifikan. Secara sederhana, dolar yang Anda masukkan ke dalam otomatisasi menciptakan lebih banyak dolar yang keluar. SMBC, misalnya, salah satu lembaga keuangan terkemuka Jepang, telah mencapai $450 juta ROI dari investasi otomatisasi mereka.
Perusahaan otomatisasi penuh berkinerja lebih baik. Sementara banyak organisasi sekarang mengenali nilai teknologi otomatisasi individu, perusahaan otomatisasi penuh mendapatkan manfaat majemuk dengan menggabungkannya. Harvard Business Review menemukan, misalnya, bahwa bisnis yang menggabungkan RPA dan AI memiliki peningkatan pendapatan rata-rata 9%, sedangkan bisnis yang tidak menggabungkannya hanya melihat peningkatan 3%.
Selanjutnya, dalam laporan A Robot for Every Worker (yang dibahas lebih awal hari ini selama Festival Reboot Work), IDC menemukan bahwa organisasi yang menggunakan RPA:
Meningkatkan kecepatan respons, memberikan waktu ke nilai yang lebih singkat dan meningkatkan efisiensi proses keseluruhan (79%)
Mengurangi error atau kesalahan, mengurangi waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan ulang (79%)
Meningkatkan pekerjaan tanpa mempekerjakan lebih banyak tenaga kerja (74%)
Perusahaan tradisional tidak akan dapat berkinerja sebaik perusahaan otomatisasi penuh, dan seiring berkembangnya otomatisasi, kesenjangan antara kedua jenis perusahaan hanya akan semakin lebar.
Empat pilar perusahaan otomatisasi penuh
Pilar-pilar ini adalah respons terhadap hasil nyata dan konkret yang kita amati di industri. Setiap komponen berasal dari percakapan yang telah kita lakukan dengan pelanggan dan tren yang kita perhatikan di dalam percakapan tersebut. Pilar-pilar ini bukan ideal pemasaran—mereka adalah hasil yang diungkapkan oleh pelanggan kami dan kami susun menjadi visi yang semua orang dapat berusaha mencapainya.
Semakin kohesif dan padat Anda dapat membuat visi itu, semakin banyak Anda dapat memperoleh dukungan C-suite dan kegembiraan di seluruh perusahaan.
1. Berikan pekerjaan yang dapat diotomatisasi kepada robot
Dalam perusahaan otomatisasi penuh, karyawan manusia dapat fokus pada pekerjaan yang mereka inginkan dan tidak pernah harus melakukan apa yang dapat dilakukan robot dengan lebih baik.
Kami bicara tentang tugas berulang yang telah mendominasi pekerjaan pengetahuan selama 50 tahun terakhir: entri data, konsolidasi data, dan pemrosesan data. Selama dekade, perusahaan menugaskan jenis pekerjaan ini ke back office, memberi manusia tugas yang tidak menarik dan rentan error untuk memindahkan informasi dari satu sistem ke sistem lain.
Lebih banyak pekerjaan daripada yang Anda kira siap untuk diotomatisasi. Studi McKinsey menyajikan dua statistik menakjubkan:
Di Amerika Serikat (AS) saja, sekitar 2,6 triliun jam kerja per tahun dapat diotomatisasi.
Tiga puluh persen aktivitas dalam hampir dua pertiga semua pekerjaan dapat diotomatisasi.
Perusahaan otomatisasi penuh menerapkan robot yang dapat mengambil alih pekerjaan back-office yang ada. 30% aktivitas yang dapat diotomatisasi yang dikutip McKinsey kemudian diotomatisasi, sehingga manusia bebas untuk melakukan pekerjaan yang sesuai dengan mereka—pekerjaan yang kreatif, memuaskan, dan berharga.
Mari kita pikirkan contoh. Mengoperasikan perusahaan hipotek rumah biasanya meminta petugas pinjaman untuk mengumpulkan dokumen untuk mengekstrak informasi dan memindahkan data dari satu sistem ke sistem lain. Petugas pinjaman dapat menghabiskan jam untuk memverifikasi dan memasukkan data alih-alih mencari prospek dan bekerja dengan pelanggan.
Perusahaan otomatisasi penuh mengotomatisasi pengumpulan, ekstraksi, dan verifikasi ini. Otomatisasi yang dihasilkan lebih cepat dan bebas dari error, sehingga karyawan bebas untuk melakukan pekerjaan yang lebih berharga.
2. Berikan robot untuk setiap orang di perusahaan
Perusahaan otomatisasi penuh menyediakan robot untuk semua karyawan. Dengan asisten robot di tangan, karyawan dapat menyelesaikan lebih banyak sambil hanya fokus pada pekerjaan yang paling berharga.
Karyawan tidak takut terhadap otomatisasi. Dalam laporan IDC “A Robot for Every Worker,” 71% karyawan melaporkan merasa optimis tentang bagaimana otomatisasi akan mempengaruhi pekerjaan sehari-hari mereka. Secara tambahan, 80% pengambil keputusan yang menerapkan otomatisasi memberikan karyawan mereka alat untuk membantu mereka mengotomatisasi pekerjaan mereka—mungkin memicu optimisme itu.
Perusahaan otomatisasi penuh mengakui keinginan karyawan terhadap otomatisasi dan memungkinkan mereka untuk memanfaatkan kemampuan asisten robot langsung dari desktop mereka. Lebih dari sekadar menyediakan alat, perusahaan otomatisasi penuh sebenarnya membuatnya mudah untuk menggunakan alat tersebut. Karyawan kemudian dapat fokus pada pekerjaan mereka alih-alih berjuang dengan teknologi.
Inilah tempat flywheel otomatisasi berperan. Flywheel otomatisasi menggambarkan cara perusahaan mempercepat transformasi. Tujuannya adalah untuk membawa otomatisasi ke hidup lebih cepat.
Perusahaan dapat mempercepat perjalanan otomatisasi mereka—dan pada akhirnya mengarah pada momen terobosan—dengan mendorong karyawan untuk mengajukan ide otomatisasi yang dapat dibangun oleh center of excellence (CoE) mereka. Pilar ini dari perusahaan otomatisasi penuh semuanya tentang memulai flywheel otomatisasi.
Untuk selengkapnya, lihat video saya tentang topik ini:
Robot yang disediakan CoE selalu ada untuk membantu dan memperkuat kerja mitra karyawan mereka. Banyak pekerjaan ini, lagi, adalah pekerjaan yang tidak cocok untuk manusia. Manusia mungkin paling baik dalam menggunakan data, tetapi robot paling baik dalam menempatkannya di tempat yang tepat pada waktu yang tepat.
Karyawan yang tidak secara langsung berinteraksi dengan robot setidaknya akan menggunakan aplikasi yang didukung oleh robot di balik layar yang duduk dengan lancar di atas stack teknologi yang ada perusahaan.
Bacaan terkait: Mengapa RPA adalah Teknologi Ideal untuk Mengintegrasikan Sistem Legacy
Contact center memberikan contoh yang sempurna dari pilar ini dalam aksi. Contact center perusahaan otomatisasi penuh akan memiliki robot yang mencari informasi dan mengelola entri data sementara agen berbicara dengan pelanggan. Bebas dari sela-sela telepon dan serangkaian sistem yang terpisah, agen kemudian dapat fokus pada pelayanan pelanggan dan pembangunan hubungan. Ini menghasilkan agen yang memiliki lebih banyak informasi di tangan, lebih cepat, semuanya tanpa harus menunggu pelanggan.
3. Membangun Demokratisasi Pengembangan
Perusahaan tradisional mengembangkan dan menyerahkan otomatisasi dari atas. Perusahaan otomatisasi penuh menyediakan alat low-code yang memungkinkan semua pekerja untuk dengan cepat membawa ide aplikasi baru ke hidup dari bawah ke atas. Ini mengarah pada momen terobosan dalam flywheel otomatisasi yang saya sebutkan sebelumnya: karyawan menjadi citizen developers yang dapat membangun ide mereka sendiri. Ini mempercepat flywheel bahkan lebih cepat. Itulah mengapa UiPath bertaruh pada demokratisasi pengembangan dan kenaikan citizen developer.
Perusahaan tradisional cenderung meremehkan potensi karyawan mereka. Mereka mungkin ragu, misalnya, apakah karyawan memiliki kapasitas, atau bahkan minat, untuk mengoperasikan robot. Perusahaan otomatisasi penuh melihat data.
Dalam survei kami sendiri, kami menemukan bahwa 30% pekerja AS ingin belajar tentang RPA.
Studi McKinsey menemukan bahwa organisasi yang sukses lebih cenderung memberikan tanggung jawab untuk menyampaikan upaya otomatisasi ke tangan fungsi atau unit bisnis mereka. Organisasi yang kurang sukses, justru “lebih dari dua kali lebih cenderung” membuat tim pusat sepenuhnya bertanggung jawab untuk penyampaian otomatisasi.
Secara singkat, karyawan ingin belajar, dan perusahaan yang memberikan tanggung jawab otomatisasi kepada karyawan sukses.
Potensi untung dari demokratisasi sangat besar. Ada “long tail” dari kesempatan otomatisasi yang melebihi kemampuan bahkan tim RPA terbaik untuk mengidentifikasi, memprioritaskan, dan menangani.
Perusahaan otomatisasi penuh mengakui ketidakmungkinan meminta CoE untuk melakukan segalanya dan alih-alih memberikan pengguna kemampuan untuk menemukan kasus penggunaan dan menerapkan solusi.
Long tail adalah tempat citizen developers akan menemukan kasus penggunaan yang tidak dapat dikenali oleh CoE. Itulah tempat citizen developers bersinar, dan kesempatan ini adalah yang, secara keseluruhan, memungkinkan perusahaan otomatisasi penuh untuk mengotomatisasi lebih cepat, lebih dalam, dan lebih baik daripada perusahaan lain.
Lihat ke tenaga kesehatan garis depan untuk contoh. Dalam awal pandemi, citizen developers yang bekerja sama dengan tenaga kesehatan garis depan di Cleveland Clinic membangun otomatisasi yang dengan cepat memproses data pengujian pasien di beberapa sistem dan mempercepat pengujian drive-through. Tepat saat paling diperlukan, pekerja inovatif ini menciptakan alur kerja baru yang sangat penting.
4. Melepaskan AI di Setiap Aspek Pekerjaan
Perusahaan otomatisasi penuh akan membangun robot yang lebih cerdas dan menggunakan AI untuk menemukan proses terbaik untuk diotomatisasi.
AI adalah tempat banyak potensi yang belum terungkap berada. Studi McKinsey menemukan, misalnya, bahwa hanya 20% perusahaan yang menyadari AI telah dapat menggunakan satu atau lebih teknologi AI “dalam proses bisnis inti atau dalam skala besar.”
Namun untuk perusahaan otomatisasi penuh, perjuangan ini adalah peluang, bukan ancaman. Ini adalah peluang untuk mencari tahu cara memanfaATAikan AI untuk merestart cara kerja dilakukan, dengan bonus tambahan dari kapasitas lebih.
Jadi, bagaimana AI sebenarnya tampak, dalam perusahaan otomatisasi penuh? Filosofi penggerak untuk perusahaan otomatisasi penuh adalah mendistribusikan AI ke setiap aspek tempat kerja dalam dua cara:
AI membantu organisasi mencari tahu apa yang akan diotomatisasi. Dengan penambangan proses, AI dapat sebenarnya menemukan peluang otomatisasi yang mungkin terlewat manusia, membantu memberikan informasi pada sistem pengamatan dan ide yang berkelanjutan.
AI menambahkan otomatisasi kognitif yang memerlukan penilaian yang robot biasa tidak dapat memberikan. Robot menggunakan model atau keterampilan machine learning secara real-time untuk mengotomatisasi proses yang semakin canggih, memperluas alam semesta otomatisasi.
Ini menghasilkan perusahaan otomatisasi penuh yang dapat membuka nilai investasi AI dengan menyediakan kendaraan untuk menyampaikan AI ke lingkungan produksi. Ilmu data—orang yang paling mampu mengembangkan model AI dan machine learning baru—selama bertahun-tahun kesulitan mengakses alur kerja produksi. Dalam perusahaan otomatisasi penuh, ilmu data dapat menggunakan data dunia nyata untuk memberitahui model mereka dan menerapkan model tersebut lebih cepat daripada yang bisa mereka lakukan di perusahaan tradisional.
Mari kita kembali ke contoh yang saya berikan sebelumnya untuk perusahaan hipotek rumah. Pilar keempat dari perusahaan otomatisasi penuh mendorong upaya mereka menuju membantu petugas pinjaman memprioritaskan prospek. Model machine learning menggunakan data masa lalu untuk memprediksi kemungkinan gagal bayar, secara otomatis memberikan petugas pinjaman kemampuan untuk menghubungi prospek terpenting terlebih dahulu.
Jika Anda ingin melihat lebih banyak contoh dan mempelajari bagaimana perusahaan otomatisasi penuh terlihat dalam aksi, pastilah bergabung dengan saya dan para ahli industri lainnya untuk acara UiPath Live: The Fully Automated Enterprise™.
Masa depan otomatisasi Anda ada di dekat
Potensi otomatisasi hampir tak terbatas. Tanpa kerangka kerja yang tepat, sulit untuk secara konkret mendefinisikan apa yang tampak dari masa depan otomatisasi. Kami mengembangkan empat pilar ini bersama dengan pelanggan kami untuk memberikan bentuk pada visi masa depan Anda.
Dengan empat hasil konkret dalam pikiran, Anda dapat secara sengaja dan konsisten mendorong ke masa depan Anda sebagai perusahaan otomatisasi penuh.
Festival Reboot Work semuanya tentang melihat pekerjaan dalam cahaya baru. Kami menunjukkan—presentasi demi presentasi, artikel demi artikel—bahwa dunia kemungkinan ada di luar sana untuk perusahaan yang lapar dan ambisius. Jika Anda salah satu dari perusahaan ini, sangatlah berarti untuk memastikan Anda tidak melewatkan apa pun.
Perusahaan otomatisasi penuh dibahas dengan sangat detail selama festival. Sebelumnya hari ini, Bobby Patrick, Chief Marketing Officer UiPath, berbicara tentang perusahaan otomatisasi penuh secara detail selama keynote-nya. Lihat rekaman di sini (tersedia setelah Anda mendaftar untuk Festival Reboot Work).
Update: bagian dua dari seri blog ini tentang perusahaan otomatisasi penuh sekarang sudah live! Baca The Fully Automated Enterprise Is Here (and This Is What It Looks Like).
