Toyota Kata: Percepat Perubahan dengan Strategi Lean

“Mengapa pergantian alat kami memakan waktu begitu lama?”

Jika Anda telah bertanya hal ini di lantai pabrik, lebih dari mungkin Anda dihadapkan dengan tatapan kosong oleh karyawan Anda. Pertanyaan terbuka seperti ini membingungkan, jadi karyawan mencoba menemukan jawaban cepat yang tidak benar-benar mengatasi masalah. Mereka tidak memiliki titik awal untuk membentuk jawaban.

Tetapi bagaimana jika Anda bertanya pertanyaan dengan tujuan yang spesifik dan dapat dicapai?

“Langkah apa yang dapat kita ambil untuk mengurangi waktu pergantian alat 15 menit?”

Anda telah memberikan karyawan Anda tujuan yang dapat diukur dalam bentuk pertanyaan. Pekerja Anda mungkin merasa berdaya untuk menjawab dengan saran langsung untuk perubahan bertahap, seperti mengurangi langkah pengaturan atau menggabungkan stasiun kerja. Ini berbalik tidak hanya dapat mengurangi waktu pergantian alat, tetapi secara signifikan menghilangkan waktu tunggu dan inventori.

Pendekatan ini sering disebut Kaizen, atau “peningkatan berkelanjutan,” yang berfungsi sebagai tulang punggung manufaktur lean. Kaizen menggunakan siklus pemecahan masalah Plan, Do, Check, Act (PDCA) untuk mendorong produsen untuk menggunakan ide kecil untuk memecahkan masalah besar, seperti pergantian alat yang mahal dan memakan waktu.

Metodologi ini adalah bangunan blok Toyota Kata, cara berpikir lean inovatif yang dijelaskan dalam buku oleh Mike Rother, “Toyota Kata: Managing People for Improvement, Adaptiveness and Superior Results.”

Pada intinya, Toyota Kata melebihi pemecahan masalah untuk mengajarkan manajemen, insinyur, dan operator pola pikir baru untuk mengembangkan keterampilan berpikir kreatif dan ilmiah mereka agar menjadi produsen lean yang lebih efektif. Pendekatan ini melihat manufaktur lean sebagai budaya, bukan satu proses.

Dengan dunia manufaktur yang berkembang dengan cepat berkat perkembangan seperti Artificial Intelligence (AI), kesenjangan keterampilan tenaga kerja, dan Industrial Internet of Things (IIoT), Toyota Kata memberikan produsen kecil strategi lean untuk membantu mereka tumbuh dengan perkembangan ini. Ini memberdayakan karyawan dengan keterampilan yang dapat mereka gunakan untuk terus meningkat, beradaptasi, dan menghasilkan ide untuk keunggulan kompetitif strategis.

Langkah Kecil Menerujkan Hasil Besar untuk Produsen

Toyota dikenal sebagai adopter awal paling sukses dari Kaizen dan pencipta filosofi “peningkatan berkelanjutan” untuk produsen sebagai bagian dari Toyota Production System inovatif. Pendekatan ini membantu perusahaan menciptakan kendaraan yang terkenal karena keandalan mereka, sambil menghilangkan pemborosan produksi, waktu, dan sumber daya energi. Filosofi Toyota “berencana perlahan dan bertindak cepat” membantu menciptakan Prius hybrid, yang memosisikan perusahaan sebagai pemimpin dalam teknologi hybrid. Lebih dari 80 tahun setelah pendirian perusahaan, Toyota adalah pembuat mobil terbesar di dunia.

Toyota Kata mengembangkan model sukses “peningkatan berkelanjutan” Toyota, sehingga produsen lain dapat belajar dari contohnya. Pendekatan ini semakin populer di kalangan produsen yang ingin melebihi tujuan produksi jangka pendek untuk memberdayakan tenaga kerja mereka untuk menerapkan perbaikan proses yang berkelanjutan sehari-hari.

Di Arkansas, Almatis Premiun Alumina telah memiliki pengalaman sebelumnya bekerja dengan alat lean dan menggunakan alat tersebut dalam pendekatan solusi titik tradisional yang menyebabkan perbaikan yang jelas dan hasil positif. Tantangannya adalah untuk mempertahankan peningkatan berkelanjutan. Perusahaan tertarik untuk merevitalisasi upaya lean mereka dan mengejar kelestarian. Almatis menghubungi Arkansas Economic Development Commission – Manufacturing Solutions (AEDC-MS), Pusat MEP di Arkansas, untuk bantuan.

AEDC-MS mencoba untuk membuat program yang akan menargetkan perbaikan bottom-line melalui pengurangan biaya proses. Sebuah tim 18 orang mengidentifikasi, mengelola dan memanfaatkan peluang dalam proses manufaktur. AEDC-MS memimpin delapan jam pelatihan Lean 101, termasuk perkenalan ke Improvement Kata. Selanjutnya, tim menggunakan coaching kepemimpinan untuk fokus pada tanggung jawab individual, kecenderungan sifat manusia untuk menolak perubahan dan paparan proses ilmiah peningkatan berkelanjutan. Enam belas jam Value Stream Mapping digunakan untuk menanggapi kebutuhan dari satu baris manufaktur spesifik dan aktivitas kantor. Waktu tambahan dihabiskan dengan tim manajemen Almatis untuk memastikan mereka siap untuk pengiriman Kata. Sesi Toyota Kata selama tiga hari menghasilkan penghematan $12.000/bulan dalam dua hari pertama implementasi, memberikan pengembalian investasi penuh dalam 30 hari pertama perbaikan.

Hasil lain yang dicakup meliputi:

• $2,5M peningkatan atau penjualan yang dipertahankan selama satu tahun
• 160 pekerjaan baru atau dipertahankan
• $200.000 penghematan biaya
• $475.000 investasi baru

Bagaimana Mengintegrasikan Toyota Kata dalam Fasilitas Anda

Untuk membantu produsen kecil dan menengah mencapai kesuksesan lean seperti Almatis dan Toyota, MEP National Network™ telah mengembangkan gambaran umum Toyota Kata: Toyota Kata: Developing the Skills to Thrive in Today’s Constantly Changing Marketplace.

Gambaran umum ini menyoroti bahwa, sementara produsen kecil mungkin tidak memiliki sumber daya strategis selevel raksasa Toyota, mereka dapat menerapkan metodologi yang sama dari Toyota Kata, termasuk:

• Mengembangkan kebiasaan baru dan memungkinkan orang untuk berpikir berbeda tentang masalah dan tujuan
• Cara bekerja, dan bekerja bersama
• Menggunakan berpikir ilmiah sebagai bahan untuk membuat tim dan organisasi lebih efektif dan sukses
• Mengembangkan budaya pembelajaran dan peningkatan berkelanjutan di semua tingkat melalui praktik sengaja

Implementasi Toyota Kata dimulai dengan Starter Kata yang sesuai namanya. Starter Kata berfokus pada protokol dan proses kecil yang, ketika praktik dilakukan sejak awal dan sering, membantu karyawan manufaktur belajar lebih cepat dan mengajarkan mereka untuk bekerja lebih kolaboratif. Dua elemen utama Starter Kata adalah Improvement Kata dan Coaching Kata, seperti yang dicatat dalam contoh Almatis di atas.

Improvement dan Coaching Kata membantu karyawan:

• Memahami arah atau tantangan
• Memahami kondisi saat ini
• Menetapkan kondisi target berikutnya
• Bereksperimen menuju kondisi target

Dengan mengintegrasikan Toyota Kata sebagai bagian dari praktik terbaik manufaktur Anda, karyawan Anda dapat dengan sukses mengatasi rintangan dan mengembangkan lebih banyak kepercayaan dan berpikir ilmiah untuk memecahkan masalah.

Gambaran umum MEP National Network tentang Toyota Kata adalah langkah pertama untuk memberdayakan tenaga kerja Anda agar lebih cepat tanggap, sehingga mereka dapat menemukan cara baru untuk mengurangi borongan, mengembangkan teknologi baru, dan beradaptasi dengan perubahan baru ini di dunia manufaktur yang semakin kompetitif.