Menguasai Manajemen Nilai Tercapai: Kendalikan Proyek dengan Presisi dan Kepercayaan

Manajemen nilai tercapai (EVM), yang melibatkan perbandingan anggaran yang direncanakan dengan biaya aktual dan pekerjaan yang dilakukan, telah menjadi teknik inti manajemen proyek selama lebih dari setengah abad. Menggabungkan ukuran cakupan proyek, waktu dan biaya, ini menjadi unggul setelah program nuklir Polaris Angkatan Laut AS, yang memicu perbaikan besar dalam akuntansi biaya proyek yang digunakan dalam kontrak Departemen Pertahanan AS.

Cabang layanan dan kontraktor militer sekarang menggunakan satu atau lebih metode yang sangat canggih untuk mengembangkan rencana proyek, menetapkan metrik nilai pada pekerjaan yang dijadwalkan, dan menetapkan aturan untuk mengukur pekerjaan yang selesai dan melekatkannya pada peristiwa likuiditas atau pembayaran. Karena EVM adalah alat yang efektif untuk mengelola proyek seluruh perusahaan, beberapa organisasi telah mengimplementasikan program EVM untuk mendorong efisiensi internal dan akuntabilitas. Yang lain yang terlibat dalam rantai pasok DoD mungkin secara kontraktual diwajibkan untuk melakukan pelaporan EVM.

Karena persyaratan pelaporan dapat spesifik untuk setiap agen, cabang layanan, atau kontrak, perangkat lunak perusahaan menjadi esensial untuk membantu bisnis menerapkan praktik EVM yang sesuai dengan situasi mereka — meskipun mereka bekerja untuk banyak entitas pemerintah.

Pastikan Kontinuitas Manajemen Proyek

Program EVM bervariasi dari proses internal sederhana untuk pengiriman proyek tepat waktu dan sesuai anggaran, hingga pengaturan multi- tahun yang kompleks untuk rekayasa sistem atau pemeliharaan siklus hidup. Perusahaan harus mempertimbangkan seberapa krusial elemen yang lebih rinci dari manajemen proyek dan akuntansi biaya. Tidak semua perusahaan memerlukan tingkat penganggaran dan peramalan yang sama yang ketat, atau pengumpulan biaya dan kemajuan.

Manajemen proyek adalah alat untuk membantu organisasi mengelola operasi mereka. Jika jadwal rinci pengeluaran tidak diperlukan, manajemen proyek dasar tanpa penganggaran dan peramalan akan bekerja. Meskipun ada area abu-abu, ada beberapa titik berhenti yang berbeda sepanjang spektrum ini:

Solusi yang difokuskan pertahanan. Beberapa solusi perangkat lunak perusahaan dirancang khusus dengan kebutuhan EVM kontraktor pertahanan dalam pikiran, di mana pengguna dapat membuat anggaran yang terkontrol dan peramalan berkelanjutan atau Estimates to Complete (ETCs). Jumlah yang diproyeksikan dapat didasarkan pada bahan yang diperlukan untuk menyampaikan item akhir ke pelanggan, jam sumber daya yang direncanakan, dan entri manual.

Nilai yang diproyeksikan dapat direncanakan secara linier selama durasi proyek, ditambahkan menggunakan sejumlah kurva geometri, atau dimasukkan secara manual dalam periode tertentu. Perangkat lunak dapat mengumpulkan biaya yang akurat dari upaya pendukung seperti rekayasa atau manajemen proyek, dan biaya produksi pembelian dan manufaktur terhadap elemen struktur pekerjaan (WBS) yang spesifik. Selain itu, setiap elemen WBS dapat mengambil kemajuan saat pekerjaan selesai.

Dikonfigurasi dengan benar, proyek ERP dapat mengotomatisasi metrik EVM dengan campur tangan manusia minimal, memberikan organisasi gambaran tentang bagaimana mereka berkinerja terhadap anggaran mereka, dengan tidak ada upaya selain melakukan fungsi normal dalam perangkat lunak, seperti pembelian dan pengisian waktu.

Perangkat lunak manajemen proyek. Perangkat lunak manajemen proyek mandiri memiliki keuntungan dan kerugian untuk EVM. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengukur kinerja biaya dan jadwal, dan menyediakan alat untuk menganalisis dan menyajikan data kinerja terhadap anggaran dan jadwal. Kelemahan, namun, adalah data ini berada dalam silo yang terpisah dari perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), yang merupakan sistem catatan korporat di mana transaksi bisnis terjadi dan digulirkan ke pelaporan terpusat untuk pengambil keputusan senior.

Proyek ERP. Perangkat lunak ERP mungkin telah berkembang di bidang manufaktur berulang, tetapi beberapa produk ERP telah beralih ke model bisnis yang lebih berpusat pada proyek. Proyek ERP memenuhi kebutuhan lingkungan seperti manufaktur engineer-to-order, penelitian dan pengembangan, proyek infrastruktur pabrik, dan konstruksi atau pengembangan produk baru. Ini didukung oleh fungsionalitas ERP lainnya, seperti perencanaan, pengumpulan biaya dan penjadwalan. Solusi terintegrasi ini memiliki tingkat kemajuan yang lebih tinggi, dan menawarkan lebih banyak manfaat daripada perangkat lunak manajemen proyek mandiri.

Produk proyek ERP memungkinkan Anda untuk mengelola proyek secara efektif selama siklus hidupnya, mengembangkan paket kerja atau WBS yang fleksibel, membuat anggaran (termasuk jam/biaya/pendapatan yang direncanakan), mengumpulkan nilai biaya/jam/pendapatan yang beragam, menjadwalkan dan mengontrol aktivitas, dan memberikan layanan pendukung seperti rekayasa dan administrasi, di antara banyak fitur lainnya.

Tetapi proyek ERP memiliki keterbatasan. Banyak solusi ini akan menskalakan biaya secara merata selama durasi proyek, kecuali dikonfigurasi khusus untuk beroperasi berbeda. Perusahaan tidak boleh mengasumsikan hanya karena vendor ERP mereka menawarkan kemampuan EVM bahwa mereka telah melisensikan bagian perangkat lunak tersebut, atau bahwa itu memenuhi semua kebutuhan mereka. Jika membutuhkan jadwal pengeluaran yang diskalakan dan alat untuk menghitung dan merencanakan bagian yang akan dibangun pada waktu yang tepat, mereka harus bertanya soal sulit untuk memastikan bahwa mereka menerima manfaat ini.

Waspadai Persyaratan Spesifik

Bahkan di antara kontraktor pemerintah federal, banyak perusahaan mungkin tidak memerlukan tingkat kemajuan ini, yang melibatkan perencanaan yang ketat di mana pengeluaran dan pendapatan terikat begitu erat pada bulan tertentu. Saat ini, umum bagi perusahaan untuk menggunakan perangkat lunak mandiri seperti Microsoft Project untuk mengelola informasi proyek. Beberapa tidak menggunakan perangkat lunak proyek spesifik dan alih-alih melacak hasil dalam spreadsheet. Metode ini kurang canggih, tetapi perusahaan tersebut dapat dengan sederhana mengelola proyek pelanggan atau aktivitas manajemen program menggunakan solusi proyek ERP yang lebih kompleks.

Perusahaan dengan kebutuhan yang lebih besar mungkin memerlukan kemampuan peramalan dari solusi ERP EVM, yang memungkinkan mereka untuk menskalakan, menganggar dan memperamal kembali. Ini akan memberikan kontrol revisi di atas tampilan jelas dari anggaran yang diskalakan.

Hindari Kesalahan Umum dalam Pemilihan

Kesalahan sering terjadi ketika tim eksekutif menentukan persyaratan perangkat lunak EVM mereka, dan saat mereka mengevaluasi dan pada akhirnya mengimplementasikan solusi. Pertama adalah asumsi yang salah dibuat. Perusahaan sering membuat asumsi berdasarkan bagaimana mereka merasa perangkat lunak harus bekerja. Misalnya, mereka mengasumsikan mereka mendapatkan jadwal biaya yang diskalakan ketika mereka mungkin tidak. Bahkan jika perangkat lunak memiliki kemampuan untuk menghitung biaya dan jadwal untuk bagian yang akan dibangun pada waktu yang tepat, itu tidak menjamin bahwa biaya yang diproyeksikan akan berada pada periode yang benar, atau nilai yang benar untuk periode tersebut. Perusahaan perlu memasukkan persyaratan ini ke dalam cakupan mereka. Hanya karena modul manajemen proyek merencanakan aktivitas, jangan mengasumsikan bahwa itu akan menganggar biaya dalam periode yang diinginkan.

Perusahaan juga harus memastikan bahwa mereka memahami dasar-dasar EVM, dan bagaimana perangkat lunak mengatasi itu. Banyak memiliki pendapat yang spesifik dan unik tentang persyaratan EVM, dan berguna untuk kembali ke materi sumber yang mengatur persyaratan tersebut. Mungkin perangkat lunak dapat secara efektif memenuhi persyaratan dengan cara yang berbeda dari praktik saat ini. Waspadai hal ini saat mengevaluasi penawaran.

Ketiga, penting untuk mempertimbangkan return on investment sebagai hasil dari otomatisasi proses EVM. Sistem EVM dapat menghilangkan pekerjaan yang tidak menambah nilai selama durasi proyek ERP. Setelah WBS disiapkan dalam perangkat lunak, mudah untuk menyalin templat itu dan memasukkan permintaan untuk proyek baru. Ini memungkinkan Anda untuk mundur dan biarkan sisa ERP dan fungsionalitas perencanaan mengambil jalurnya, mengumpulkan informasi dalam proyek melalui fitur lain dalam aplikasi. Pendekatan sederhana ini dalam menggunakan proyek ERP memiliki potensi untuk memberikan manfaat yang signifikan tanpa berinvestasi dalam pengaturan yang lebih kompleks.

Ketahui Tujuan dan Harapan Anda

Penting bagi perusahaan untuk memahami seberapa banyak detail yang diperlukan di balik EVM, dan bahwa mereka menimbang kebutuhan saat ini dan kebutuhan untuk itu. Tidak ada perangkat lunak tunggal yang memenuhi semua tujuan perusahaan, tetapi solusi yang canggih dapat mendekatkan Anda. Apa yang harus dipertimbangkan perusahaan, namun, adalah berapa banyak waktu, energi dan investasi yang akan dibutuhkan untuk memenuhi harapan mereka.

Christopher Cummings adalah analis aplikasi untuk Amerika Utara dengan IFS.