Membuka Potensi Pengelolaan Nilai yang Diperoleh

Earned value management (EVM), yang melibatkan perbandingan anggaran yang direncanakan dengan biaya aktual dan pekerjaan yang dilakukan, telah menjadi teknik manajemen proyek inti selama lebih dari setengah abad. Menggabungkan ukuran ruang lingkup proyek, waktu, dan biaya, program ini menjadi terkenal setelah program nuklir Polaris Angkatan Laut AS, yang memicu peningkatan besar dalam akuntansi biaya proyek yang digunakan dalam kontrak Departemen Pertahanan AS.

Cabang layanan dan kontraktor militer sekarang menggunakan satu atau lebih metode yang sangat canggih untuk mengembangkan rencana proyek, menetapkan metrik nilai untuk pekerjaan terjadwal, dan menetapkan aturan untuk mengukur pekerjaan yang telah diselesaikan dan melampirkannya ke peristiwa atau pembayaran likuiditas. Karena EVM adalah alat yang efektif untuk mengelola proyek di seluruh perusahaan, beberapa organisasi telah menerapkan program EVM untuk mendorong efisiensi dan akuntabilitas internal. Orang lain yang berpartisipasi dalam rantai pasokan DoD mungkin diwajibkan secara kontrak untuk melakukan pelaporan EVM.

Karena persyaratan pelaporan dapat bersifat spesifik untuk setiap agensi, cabang layanan, atau kontrak, perangkat lunak perusahaan menjadi penting untuk membantu bisnis menerapkan praktik EVM yang sesuai dengan keadaan mereka — bahkan jika mereka bekerja untuk beberapa entitas pemerintah.

Pastikan Kesinambungan Manajemen Proyek

Program EVM bervariasi dari proses internal langsung untuk pengiriman proyek tepat waktu dan sesuai anggaran, hingga pengaturan multi-tahun yang kompleks untuk rekayasa sistem atau keberlanjutan siklus hidup. Sebuah perusahaan harus mempertimbangkan seberapa penting bisnis elemen yang lebih granular dari manajemen proyek dan akuntansi biaya. Tidak semua perusahaan memerlukan tingkat penganggaran dan perkiraan yang ketat, atau pengumpulan biaya dan kemajuan yang sama.

Manajemen proyek adalah alat untuk membantu organisasi mengelola operasi mereka. Jika jadwal pengeluaran yang terperinci tidak diperlukan, manajemen proyek dasar tanpa penganggaran dan peramalan akan berhasil. Meskipun ada area abu-abu, ada beberapa titik perhentian yang berbeda di sepanjang kontinum ini:

Solusi yang berfokus pada pertahanan. Beberapa solusi perangkat lunak perusahaan dirancang khusus dengan mempertimbangkan persyaratan EVM kontraktor pertahanan, di mana pengguna dapat membuat anggaran terkontrol dan prakiraan berkelanjutan atau Estimasi untuk Menyelesaikan (ETC). Jumlah yang diproyeksikan dapat didasarkan pada bahan yang diperlukan untuk mengirimkan item akhir ke pelanggan, jam sumber daya yang direncanakan, dan entri manual.

Nilai prakiraan dapat direncanakan secara linier sepanjang durasi proyek, tersebar menggunakan sejumlah kurva geometris, atau dimasukkan secara manual dalam periode tertentu. Perangkat lunak ini dapat mengumpulkan biaya akurat untuk mendukung upaya seperti rekayasa atau manajemen proyek, dan biaya produksi pembelian dan manufaktur terhadap elemen struktur rincian kerja (WBS) spesifik mereka. Selanjutnya, setiap elemen WBS dapat mengambil kemajuan saat pekerjaan selesai.

Dikonfigurasi dengan benar, proyek ERP dapat mengotomatiskan metrik EVM dengan intervensi manusia yang minimal, memberikan gambaran kepada organisasi tentang bagaimana kinerja mereka terhadap anggaran mereka, tanpa upaya selain melakukan fungsi normal dalam perangkat lunak, seperti pembelian dan pengisian waktu.

Perangkat lunak manajemen proyek. Perangkat lunak manajemen proyek yang berdiri sendiri memiliki pro dan kontra untuk EVM. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengukur kinerja biaya dan jadwal, dan menyediakan alat untuk menganalisis dan menyajikan data kinerja terhadap anggaran dan jadwal. Kelemahannya, bagaimanapun, adalah bahwa data ini berada dalam silo terpisah dari perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), yang merupakan sistem pencatatan perusahaan tempat transaksi bisnis terjadi dan digabungkan ke pelaporan pusat untuk pengambil keputusan senior.

Proyek ERP. Perangkat lunak ERP mungkin telah berkembang di bidang manufaktur yang berulang, tetapi beberapa produk ERP telah bergeser ke model bisnis yang lebih berpusat pada proyek. Project ERP memenuhi kebutuhan lingkungan seperti manufaktur sesuai pesanan, penelitian dan pengembangan, proyek infrastruktur pabrik, dan konstruksi atau pengembangan produk baru. Ini didukung oleh fungsionalitas ERP lainnya, seperti perencanaan, pengumpulan biaya, dan penjadwalan. Solusi terintegrasi ini memiliki tingkat kecanggihan yang lebih tinggi, dan menawarkan lebih banyak manfaat daripada perangkat lunak manajemen proyek yang berdiri sendiri.

Produk ERP proyek memungkinkan Anda mengelola proyek secara efektif selama siklus hidupnya, mengembangkan paket kerja atau WBS yang fleksibel, membuat anggaran (termasuk jam/biaya/pendapatan yang direncanakan), mengumpulkan beragam nilai biaya/jam/pendapatan, menjadwalkan dan mengontrol aktivitas, dan memberikan dukungan layanan seperti teknik dan administrasi, di antara banyak fitur lainnya.

Tetapi proyek ERP memiliki keterbatasan. Banyak dari solusi ini akan menjadwalkan biaya secara merata di seluruh durasi proyek, kecuali jika dikonfigurasi secara khusus untuk bekerja secara berbeda. Perusahaan tidak boleh berasumsi bahwa hanya karena vendor ERP-nya menawarkan kemampuan EVM, ia telah melisensikan bagian perangkat lunak tersebut, atau bahwa ia memenuhi semua kebutuhannya. Jika memerlukan jadwal pengeluaran yang dikalender, dan alat untuk menghitung dan merencanakan suku cadang yang akan dibangun pada waktu yang tepat, ia harus mengajukan pertanyaan sulit untuk memastikannya menerima manfaat ini.

Berhati-hatilah dengan Persyaratan Khusus

Bahkan di antara kontraktor pemerintah federal, banyak perusahaan mungkin tidak memerlukan tingkat kecanggihan ini, yang melibatkan perencanaan yang ketat di mana pengeluaran dan pendapatan terkait erat dengan bulan-bulan tertentu. Saat ini, sudah umum bagi perusahaan untuk menggunakan perangkat lunak mandiri seperti Microsoft Project untuk mengelola informasi proyek. Beberapa tidak menggunakan perangkat lunak proyek tertentu dan sebagai gantinya melacak hasil dalam spreadsheet. Metode ini kurang canggih, tetapi perusahaan seperti itu dapat dengan mudah mengelola proyek pelanggan atau aktivitas manajemen program menggunakan solusi ERP proyek yang tidak terlalu rumit.

Perusahaan dengan persyaratan yang lebih besar mungkin memerlukan kemampuan peramalan dari solusi EVM ERP, yang memungkinkan mereka untuk membuat kalender, menganggarkan, dan memperkirakan ulang. Ini akan memberikan kontrol revisi di atas pandangan yang jelas tentang anggaran yang dikalender.

Hindari Kesalahan Pemilihan Umum

Kesalahan langkah sering terjadi ketika tim eksekutif menentukan persyaratan perangkat lunak EVM mereka, dan ketika mereka mengevaluasi dan akhirnya mengimplementasikan solusi. Yang pertama adalah bahwa asumsi yang salah dibuat. Perusahaan sering membuat asumsi berdasarkan bagaimana mereka merasa perangkat lunak harus bekerja. Misalnya, mereka menganggap mereka mendapatkan jadwal biaya yang dikalender padahal mungkin tidak. Bahkan jika perangkat lunak memiliki kemampuan untuk menghitung biaya dan menjadwalkan suku cadang yang akan dibuat pada waktu yang tepat, itu tidak menjamin bahwa biaya yang diproyeksikan akan berada pada periode yang benar, atau nilai yang benar untuk periode tersebut. Perusahaan perlu memasukkan persyaratan ini ke dalam ruang lingkup mereka. Hanya karena modul manajemen proyek merencanakan suatu aktivitas, jangan berasumsi bahwa modul tersebut akan menganggarkan biaya pada periode yang diinginkan.

Perusahaan juga harus memastikan bahwa mereka memahami dasar-dasar EVM, dan bagaimana perangkat lunak menanganinya. Banyak yang memiliki pendapat khusus dan unik tentang persyaratan EVM, dan sangat berguna untuk mengunjungi kembali materi sumber yang mengatur persyaratan tersebut. Ada kemungkinan bahwa perangkat lunak dapat secara efektif memenuhi persyaratan dengan cara yang berbeda dari praktik saat ini. Perhatikan hal ini saat mengevaluasi penawaran.

Ketiga, penting untuk mempertimbangkan pendapatan atas investasi sebagai hasil dari otomatisasi proses EVM. Sistem EVM dapat menghilangkan pekerjaan yang tidak bernilai tambah selama durasi proyek ERP. Setelah WBS diatur dalam perangkat lunak, mudah untuk menyalin template itu dan memasukkan permintaan untuk proyek baru. Ini memungkinkan Anda untuk mundur dan membiarkan fungsionalitas ERP dan perencanaan lainnya mengambil jalannya, mengumpulkan informasi dalam proyek melalui fitur lain dalam aplikasi. Pendekatan langsung untuk menggunakan proyek ERP ini berpotensi memberikan manfaat yang signifikan tanpa berinvestasi dalam penyiapan yang lebih rumit.

Ketahui Tujuan dan Harapan Anda

Itu adalah bahwa perusahaan penting memahami seberapa banyak detail yang dibutuhkan di balik EVM, dan bahwa mereka mempertimbangkan persyaratan dan kebutuhan mereka saat ini. Tidak ada satu pun perangkat lunak yang memenuhi semua tujuan perusahaan, tetapi solusi canggih dapat membuat Anda dekat. Namun, yang harus dipertimbangkan oleh perusahaan adalah berapa banyak waktu, energi, dan investasi yang diperlukan untuk memenuhi harapan mereka.

Christopher Cummings adalah seorang analis aplikasi untuk Amerika Utara dengan IFS.