Tiga Tren Membentuk Pengadaan dalam Pandemi
Di saat-saat terbaik, proses pengadaan bisa menjadi hal yang menakutkan. Menavigasi ribuan kontrak vendor, NDA, dan negosiasi sambil tetap mematuhi berbagai peraturan industri dan secara bersamaan menarik banyak pemangku kepentingan dan pengambil keputusan, bukanlah tugas yang mudah.
Ketika pandemi COVID-19 mengejutkan dunia di awal tahun 2020, masalah ini semakin diperumit oleh perubahan tak terduga yang muncul, seperti perpindahan yang hampir universal dan segera ke pekerjaan jarak jauh. Sepanjang tahun, ketika bisnis di seluruh dunia belajar menyesuaikan diri dengan dinamika baru, satu hal menjadi sangat jelas. Manajemen yang tepat dan pengadaan kontrak tidak pernah sepenting ini. Menghadapi tantangan universal yang belum pernah terjadi sebelumnya, aset penting ini harus dilindungi dan dioptimalkan sekarang dan untuk masa depan.
Menanggapi krisis, perusahaan yang telah mempersiapkan diri untuk tidak hanya menjadi lebih tangguh dan kuat secara internal, tetapi juga mampu memperhitungkan perubahan di masa depan yang akan terjadi ketika model operasi dan rantai pasokan didefinisikan ulang, akan jauh lebih baik di tahun-tahun mendatang. jangka panjang.
Saat kita bergerak menuju realitas baru dunia pasca-COVID-19, tiga tren yang muncul menjelaskan mengapa manajemen kontrak dan pengadaan harus menjadi prioritas utama bagi organisasi yang mencari keberlanjutan dan kesuksesan jangka panjang.
Lebih banyak bisnis yang dianggap penting. Sejak pandemi dimulai, 16 sektor infrastruktur penting telah diidentifikasi sebagai sektor yang aset, sistem, dan jaringannya, baik fisik maupun virtual, dianggap sangat vital bagi Amerika Serikat. Ini termasuk perawatan kesehatan, makanan dan pertanian, manufaktur kritis, kimia dan banyak lagi.
Akibatnya, hampir setiap organisasi, penting atau tidak, telah memperoleh kesadaran yang tinggi akan signifikansinya bagi pelanggan yang dilayaninya. Realisasi ini telah membantu perusahaan memusatkan perhatian pada pentingnya upaya berkonsentrasi pada memprioritaskan barang dan jasa sesuai kebutuhan bisnis kritis pelanggan mereka. Untuk melakukan ini secara efektif, proses pengadaan dan manajemen kontrak harus efisien dan dikelola secara terpusat.
Granite Construction Inc., yang menyebut dirinya "Perusahaan Infrastruktur Amerika," adalah contoh bisnis penting. Bagi Granit, ini berarti bisnisnya harus tetap berjalan meski ada wabah COVID-19. Dengan krunya di lapangan, departemen back-office harus beralih ke bekerja dari rumah tanpa melewatkan satu langkah pun. Untungnya, Granite sudah memiliki sistem perangkat lunak manajemen kontrak otomatis. Tetapi sebelum ini, Granit akan menghadapi tantangan serius karena administrator subkontrak harus menghabiskan banyak waktu mereka untuk mengelola kontrak yang secara historis telah disimpan di dalam kotak, hard drive lokal, atau lemari arsip. Menyelesaikan ulasan dan persetujuan adalah masalah membawa mereka secara fisik menyusuri lorong. Untuk alasan yang jelas, metode ini akan menciptakan banyak tantangan dalam situasi kerja dari rumah.
Krisis kesehatan COVID-19 telah menyoroti pentingnya pengadaan dan kontrak. Sementara bisnis penting mungkin telah mengalami urgensi pertama untuk bersiap menghadapi situasi apa pun, semua bisnis menyadari bahwa mereka berisiko tanpa proses pengadaan dan sistem manajemen kontrak yang terpusat dan efisien.
Perjanjian lebih kompleks, dan dibutuhkan lebih cepat. Bisnis saat ini beroperasi di dunia yang sebagian besar dipandu oleh kontrak. Ketika perusahaan menjadi dewasa dan batas-batas internasional larut berkat Internet, kontrak semakin kompleks ketika tim yang membuat dan mempertahankannya berjuang dengan rentetan peraturan baru yang memengaruhi perjanjian dalam skala global.
Misalnya, organisasi pembelian kelompok untuk sejumlah besar rumah sakit diharuskan menemukan sumber baru untuk persediaan pelindung secara lokal karena pasokan internasional terpukul. Rumah sakit yang membutuhkan ini berada di garis depan respons nasional terhadap pandemi. Pengadaan diperlukan untuk menyaring 3.000 pemasok potensial dalam jangka waktu delapan minggu, sambil memastikan kualitas mereka dan menandatangani kontrak kompleks yang akan memungkinkan badan hukum yang berbeda dan tidak terkait untuk membeli dan membayar dengan kontrak payung yang sama tanpa mengorbankan persyaratan kepatuhan apa pun dari industri Perawatan Kesehatan. Wakil presiden pengadaan menyebutkan bahwa dengan proses otomatis baru perusahaan, mereka dapat menyelesaikan ini dalam waktu sekitar 12 minggu. Volume ini sebelumnya akan memakan waktu sembilan hingga 12 bulan meskipun memiliki semua tangan di dek.
Ini berbicara langsung mengapa manajemen kontrak diperlukan untuk menavigasi melalui masa-masa ketidakpastian. Untuk mencapai kesuksesan pascapandemi, organisasi harus mempertimbangkan cara menangani banyak kerumitan yang terkait dengan kontrak, termasuk masalah kritis seperti tata kelola, dengan cara yang tidak membahayakan mereka.
Percepatan teknologi awan. Organisasi memindahkan data mereka ke cloud lebih cepat dari sebelumnya sebagai tanggapan terhadap tantangan bisnis yang ditimbulkan oleh pandemi COVID-19. Faktanya, menurut penelitian baru, pandemi global telah mempercepat transformasi cloud untuk hampir separuh organisasi. Platform cloud dapat memungkinkan sistem tetap tersedia dan berjalan tanpa memerlukan sumber daya khusus atau investasi modal lebih lanjut. Jadi tidak mengherankan jika tren ini berdampak pada pengadaan dan juga kontrak.
Solusi manajemen siklus hidup kontrak berbasis cloud menawarkan manfaat yang signifikan. Akses ke repositori kontrak terpusat dan otomatis yang dihosting di lingkungan cloud yang aman memberi organisasi visibilitas kontrak yang lengkap, menghilangkan jam kerja yang terbuang dan meningkatkan efisiensi. Dengan menyediakan satu sumber kebenaran untuk hak dan komitmen yang dipegang perusahaan dalam kontraknya, perangkat lunak manajemen kontrak sangat mengurangi risiko tenggat waktu yang terlewat dan hukuman, atau lebih buruk lagi, litigasi. Selain itu, ini mempercepat proses pengadaan, memastikan kepatuhan kontrak, dan mengoptimalkan kinerja perjanjian, mulai dari pembuatan kontrak hingga pelaporan.
Percepatan menuju cloud membuka banyak pintu bagi organisasi dan dalam hal mengelola data kontrak, mereka menemukan nilai yang sangat besar ketika menerapkannya pada solusi manajemen kontrak cerdas selama lingkungan ekonomi yang kritis ini.
Intinya adalah bahwa inovasi dalam manajemen siklus hidup kontrak mengganggu norma, dan pandemi saat ini menyoroti pentingnya pengadaan dan manajemen kontrak di dunia yang tidak pasti. Pendekatan proaktif dan cerdas untuk proses-proses utama ini akan memungkinkan bisnis memiliki visibilitas yang jauh lebih besar dan memperoleh kecerdasan yang dapat ditindaklanjuti yang diterjemahkan langsung ke dalam dampak keuntungan.
Vivek Bharti adalah manajer umum manajemen produk di Icertis.
