Bagaimana Pandemi Mengubah Procurement: 3 Tren Kunci
Dalam kondisi terbaik sekalipun, proses procurement dapat menjadi tantangan yang menakutkan. Menavigasi ribuan kontrak vendor, NDA, dan negosialan sambil tetap mematuhi berbagai regulasi industri dan secara simultan memenuhi kebutuhan banyak pemangku kepentingan serta pengambil keputusan bukanlah tugas sederhana.
Saat pandemi COVID-19 mengejutkan dunia pada awal 2020, hal-hal ini menjadi lebih rumit lagi karena perubahan yang tidak terduga yang timbul, seperti perpindahan yang hampir universal dan segera ke kerja jarak jauh. Selama setahun tersebut, saat bisnis di seluruh belajar menyesuaikan diri dengan dinamika baru, satu hal menjadi sangat jelas. Manajemen dan procurement kontrak yang tepat belum pernah begitu penting. Melindungi dan mengoptimalkan aset kritis ini kini dan untuk masa depan menjadi keharapan menghadapi tantangan universal yang tak tertandingi.
Sebagai respons terhadap krisis, perusahaan yang telah mempersiapkan diri untuk tidak hanya lebih tangguh dan kuat secara internal, tetapi juga mampu memperhitungkan perubahan yang akan terjadi seiring dengan redefinisi model operasional dan rantai pasok, akan jauh lebih baik dalam jangka panjang.
Saat kita bergerak menuju realitas baru dunia pasca-COVID-19, tiga tren yang muncul mencakup mengapa manajemen kontrak dan procurement harus menjadi prioritas utama bagi organisasi yang mencari keberlanjutan dan kesuksesan jangka panjang.
Semakin banyak bisnis dianggap esensial. Sejak pandemi dimulai, 16 sektor infrastruktur kritis telah diidentifikasi sebagai sektor yang aset, sistem, dan jaringannya, baik fisik maupun virtual, dianggap sangat vital bagi Amerika Serikat. Ini mencakup perawatan kesehatan, pangan dan pertanian, manufaktur kritis, kimia, dan lainnya.
Akibatnya, hampir setiap organisasi, esensial atau bukan, telah mendapatkan kesadaran yang lebih tinggi tentang signifikanya bagi pelanggan yang dilayani. Sadaran ini telah membantu perusahaan fokus dengan tajam pada pentingnya mengonsentrasi upaya untuk memprioritaskan barang dan jasa sesuai kebutuhan bisnis kritis pelanggan. Untuk melakukan ini secara efektif, proses procurement dan manajemen kontrak harus efisien dan terkelola secara terpusat.
Granite Construction Inc., yang menyebut dirinya "Perusahaan Infrastruktur Amerika," adalah contoh bisnis esensial. Untuk Granite, ini berarti bisnisnya harus berlanjut meski wabah COVID-19. Dengan kru-nya di lapangan, departemen back-office harus bertransisi ke kerja dari rumah tanpa melewatkan langkah apa pun. Untungnya, Granite sudah memiliki sistem perangkat lunak manajemen kontrak terotomatisasi. Namun sebelum ini, Granite akan mengalami tantangan serius karena administrator subkontrak akan menghabiskan sebagian besar waktu mereka untuk mengelola kontrak yang sebelumnya disimpan di in-box, hard drive lokal, atau lemari arsip. Menyelesaikan tinjauan dan persetujuan adalah masalah berjalan secara fisik melalui koridor. Dengan alasan yang jelas, metode-metode ini akan menciptakan banyak tantangan dalam situasi kerja dari rumah.
Krisis kesehatan COVID-19 telah menunjukkan pentingnya procurement dan kontrak. Meskipun bisnis esensial mungkin telah mengalami urensi pertama untuk siap menghadapi situasi apa pun, semua bisnis sekarang menyadari bahwa mereka berisiko tanpa proses procurement yang terpusat dan terstruktur serta sistem manajemen kontrak.
Perjanjian semakin kompleks dan dibutuhkan lebih cepat. Bisnis saat ini beroperasi di dunia yang secara besar dihormati oleh kontrak. Seiring berkembangnya perusahaan dan hilangnya perbatasan internasional berkat Internet, kontrak semakin kompleks karena tim yang membuat dan memelihara mereka kesulitan dengan bantalan regulasi baru yang mempengaruhi perjanjian dalam skala global.
Sebagai contoh, organisasi pembelian kelompok untuk sejumlah besar rumah sakit diharuskan menemukan sumber baru untuk perlengkapan pelindung secara lokal karena persediaan internasional terganggu. Rumah sakit yang membutuhkan ini berada di garis depan respons nasional terhadap pandemi. Procurement diharuskan memfilter 3.000 potensi pemasok dalam waktu delapan minggu, sambil memastikan kualitas mereka dan menandatangani kontrak kompleks yang akan memungkinkan entitas hukum yang berbeda dan tidak terkait untuk membeli dan membayar terhadap kontrak payung yang sama tanpa mengorbankan persyaratan kepatuhan apa pun dari industri perawatan kesehatan. Wakil presiden procurement menyebutkan bahwa dengan proses otomatisasi baru perusahaan, mereka dapat menyelesaikan ini dalam waktu sekitar 12 minggu. Volume ini sebelumnya akan memakan waktu sembilan hingga 12 bulan meski semua tangan terlibat.
Ini secara langsung menjelaskan mengapa manajemen kontrak diperlukan untuk menavigasi waktu ketidakpastian. Untuk mencapai kesuksesan pasca-pandemi, organisasi harus mempertimbangkan cara menangani banyak kompleksitas yang terkait dengan kontrak, termasuk isu kritis seperti tata kelola, dengan cara yang tidak akan menempatkan mereka pada risiko.
Percepatan teknologi cloud. Organisasi memindahkan data mereka ke cloud lebih cepat dari sebelumnya sebagai respons terhadap tantangan bisnis yang ditimbulkan oleh pandemi COVID-19. Faktanya, menurut penelitian baru, pandemi global telah mempercepat transformasi cloud untuk hampir setengah organisasi. Platform cloud dapat memungkinkan sistem tetap tersedia dan berjalan tanpa kebutuhan sumber daya yang khusus atau investasi modal lebih lanjut. Jadi tidak mengherankan jika tren ini juga mempengaruhi procurement dan kontrak.
Solusi manajemen siklus hidup kontrak berbasis cloud menawarkan manfaat signifikan. Akses ke repositori kontrak terpusat dan terotomatisasi yang dihosting di lingkungan cloud aman memberikan organisasi visibilitas lengkap kontrak, menghilangkan jam kerja yang sia-sia dan meningkatkan efisiensi. Dengan menyediakan satu sumber kebenaran untuk hak dan komitmen yang dimiliki perusahaan dalam kontraknya, perangkat lunak manajemen kontrak sangat mengurangi risiko tenggat waktu yang terlewati dan penalti, atau lebih buruk lagi, litigasi. Selain itu, itu mempercepat proses procurement, memastikan kepatuhan kontrak, dan mengoptimalkan kinerja perjanjian, dari pembuatan kontrak hingga pelaporan.
Percepatan menuju cloud membuka banyak pintu bagi organisasi dan dalam hal mengelola data kontrak, mereka menemukan nilai yang besar saat menerapkannya pada solusi manajemen kontrak cerdas dalam lingkungan ekonomi kritis ini.
Intinya adalah inovasi dalam manajemen siklus hidup kontrak sedang mengganggu norma, dan pandemi saat ini menyoroti pentingnya procurement dan manajemen kontrak di dunia yang tidak pasti. Pendekatan proaktif dan cerdas terhadap proses kunci ini akan memungkinkan bisnis untuk memiliki visibilitas yang jauh lebih besar dan mendapatkan intelijen yang dapat ditindaklanjuti yang diterjemahkan secara langsung ke dampak keuntungan.
Vivek Bharti adalah general manager product management di Icertis.
