Tiga Langkah Teruji untuk Menyesuaikan Teknologi Sourcing dengan Strategi Bisnis Anda
Tim procurement yang menggunakan alat lama sering kesulitan untuk mencapai potensi penuh dan memaksimalkan dampak bisnis mereka. Mereka tanpa sadar tertinggal dari kompetitor yang mengotomatisasi proses dan mendorong inovasi dengan strategi e-sourcing modern sebagai layanan (SaaS).
Manfaat solusi modern tidak berhenti pada kemudahan penggunaan. Menurut survei dari Deloitte, 61 persen pemimpin procurement mencapai penghematan yang lebih baik tahun demi tahun setelah meninggalkan sistem lama dan menerapkan alat yang lebih baru.
Pejabat procurement berpikir maju (CPO) beralih ke teknologi modern untuk memberikan wawasan tentang dampak dan penghematan procurement. Dalam prosesnya, mereka menjadi penggerak transformasi di seluruh perusahaan. Namun dengan banyak opsi yang dapat dipilih di pasar saat ini, menemukan solusi sourcing yang tepat untuk mencapai transformasi ini bisa menjadi tantangan.
Ini adalah tiga pelajaran yang harus dipertimbangkan oleh pemimpin procurement saat mereka mencoba merancang ulang dengan solusi sourcing modern yang selaras dengan strategi bisnis keseluruhan.
Sederhanakan Proses Kolaborasi
Lanskap bisnis berkembang lebih cepat dari sebelumnya, yang berarti CPO yang cerdas harus secara proaktif mengubah tim mereka untuk tetap unggul. Tim sourcing sering fokus pada penghematan biaya, tetapi dalam lanskap kompetitif saat ini, procurement harus mengubah fokus menjadi lebih dari sekadar kantor penghematan biaya. CPO harus mendorong dampak bisnis yang nyata dan berkolaborasi untuk memberikan hasil strategis.
Menurut studi oleh McKinsey & Company, penerapan proses dan alat kolaboratif meningkatkan produktivitas sebesar 20-30 persen dalam tim pengembangan perangkat lunak global. Ketika pemimpin procurement memungut alat yang ramah pengguna yang mendorong kolaborasi dan inovasi, mereka dapat meningkatkan kemungkinan hasil positif bagi tim mereka.
Tim sourcing di VMWare, pemimpin global dalam infrastruktur cloud dan teknologi workspace digital, mengelola pengeluaran tahunan sebesar $2 miliar. Dengan begitu banyak uang yang terlibat, adopsi yang lemah dari alat sourcing tidak bisa diabaikan. Setelah bertahun-tahun menggunakan alat lama — dan menyadari bahwa ROI praktisnya tidak ada — tim tahu harus beralih ke alat e-sourcing yang lebih sederhana dan lebih ramah pengguna.
Dalam proses evaluasi, VMWare memprioritaskan solusi yang intuitif bagi tim sourcing dan pemangku kepentingan. Setelah tim menerapkan alat sourcing modern, kolaborasi dengan cepat menjadi titik fokus interaksi di antara pemangku kepentingan, pemasok, dan tim procurement, mengurangi titik nyeri baik internal maupun eksternal.
Advokasi untuk Keterlibatan Pemangku Kepentingan yang Lebih Baik
Keterlibatan pemangku kepentingan adalah langkah berikutnya yang jelas dan krusial. Keberhasilan tim sourcing didasarkan pada kepercayaan dan kolaborasi. Karena berbagi pengetahuan memungkinkan perataan yang lebih baik dan wawasan langsung tentang tujuan bisnis strategis, pemangku kepentingan dapat membantu sourcing untuk memprioritaskan proyek dan memberikan hasil yang mendorong keberhasilan.
Setelah VMWare menerapkan alat e-sourcing SaaS modern, pemangku kepentingan dengan cepat bergabung. Menurut Kelle Garcia, manajer Center of Excellence untuk sourcing strategis global: "Pemangku kepentingan kami dengan senang hati terkejut. Sebelumnya terbiasa menggunakan alat yang membingungkan dan memberatkan, mereka terkesan dengan kesederhanaan alat ini." Pemangku kepentingan sekarang dapat dengan mudah mengirim permintaan dan memiliki akses instan ke proyek dan informasi. Di atas itu, alat e-sourcing SaaS modern memungkinkan pemangku kepentingan internal VMWare untuk dengan cepat dan efisien menemukan solusi melalui kolaborasi dengan tim sourcing.
Kembangkan Kesadaran Data
Dampak bisnis yang berkelanjutan tidak mungkin tanpa budaya kesadaran data. Dengan menciptakan repositori pusat dari kebenaran sourcing yang dapat diakses oleh seluruh bisnis, CPO dapat berbagi wawasan secara waktu nyata dan memberikan laporan pembelajaran yang berharga. Sebaliknya, data dan wawasan yang dikumpulkan dapat menyoroti pentingnya strategis sourcing, dan memungkinkan procurement untuk mengembangkan suara yang berpengaruh di dalam bisnis.
Setelah implementasi alat e-sourcing SaaS, VMWare melihat peningkatan signifikan dalam proyek yang selesai. "Dengan kemampuan untuk menyesuaikan bidang dan mendapatkan pelaporan waktu nyata yang terbaru, kami telah melipat dua jumlah proyek yang dibawa ke pasar," kata Garcia.
Kolaborasi, keterlibatan pemangku kepentingan, dan kesadaran data mungkin terlihat tidak tercapai bagi tim procurement dengan solusi lama yang rumit, tetapi ketika teknologi yang tepat selaras dengan strategi ini, ia menyediakan jalur yang jelas untuk keberhasilan bisnis.
"Antarmuka yang fleksibel dan dapat diakses dari alat e-sourcing SaaS modern kami membantu seluruh tim kami dengan cepat pergi ke pasar dan berkolaborasi dengan pemangku kepentingan," kata Garcia. "Kami secara positif mempengaruhi persepsi penawaran kompetitif yang diotomatisasi sebagai sesuatu yang sederhana dan fleksibel. Yang lebih baik lagi, kami tidak lagi meninggalkan uang di meja karena kurangnya adopsi vendor dan pemangku kepentingan."
Dengan merangkul alat e-sourcing SaaS modern, CPO dapat memperkuat hubungan tim mereka dengan pemangku kepentingan dan mendapatkan manfaat dari wawasan data yang berkualitas, menciptakan perubahan di seluruh perusahaan.
Stan Garber adalah presiden dan pendiri bersama Scout RFP, penyedia perangkat lunak sourcing dan procurement.
