Membangun Pusat Keunggulan Pengadaan dalam Tiga Langkah Teruji

Selama bertahun-tahun, sektor peralatan industri telah menjadi pusat merger dan akuisisi:

• Danaher Corp. telah mengakuisisi ratusan bisnis sejak 1984;
• Honeywell International Inc. tahun ini meraih Ballard Unmanned Systems dan Rocky Research setelah menutup deal pada Rebellion Photonics dan deretan panjang lainnya; dan
• Tyco International Plc terkenal memiliki "sejarah yang rumit penuh dengan akuisisi."

Aktivitas M&A telah meninggalkan ini dan banyak mitra mereka dengan katalog produk yang menjual dalam volume rendah. Ini menciptakan banyak kompleksitas secara internal dan dalam cara perusahaan ini mengelola risiko rantai pasok.

Itu sebagian karena produsen memiliki sekelompok pemasok global yang besar. Selain itu, setiap unit operasi di dalam produsen besar secara tradisional telah mengelola hubungan pemasok mereka sendiri.

Inefisiensi Massal

Arena manufaktur peralatan industri memiliki bias menuju model unit bisnis terdesentralisasi. Kemandirian terkait laba dan rugi seringkali menjadi sumber kebanggaan bagi unit bisnis.

Itu mungkin terlihat seperti hal yang baik, namun itu menciptakan inefisiensi pengadaan dan sourcing yang massal. Anda mungkin memiliki lima unit bisnis yang berbeda yang semua membeli hal yang sama — namun pada titik harga yang berbeda. Pemasok tahu dan akan mengambil keuntungan dari ketidakelarasan ini.

Sadarilah bahwa sebagai produsen Anda perlu mengagregasi dan mengelola pengeluaran yang saat ini terfragmentasi di antara unit bisnis Anda. Ini akan memberikan perusahaan Anda palanggan yang lebih besar dengan pemasok Anda dan visibilitas dan kontrol yang lebih besar atas pengeluaran strategis — sehingga benar-benar strategis.

Centers of Excellence

Perusahaan peralatan industri yang paling progresif telah membangun tim pengadaan dan rantai pasok terpusat. Seringkali perusahaan ini juga telah mencoba atau memikirkan untuk membangun center of excellence (COE) untuk membuat progres yang cepat dalam pengadaan dan sourcing.

Spend Matters pada 2017 mendefinisikan procurement COE sebagai "entitas internal yang melakukan layanan berbasis pengetahuan yang menghadap internal pada basis satu-ke-banyak bagi pengadaan (dan bagi pemangku kepentingan yang lebih luas) untuk mendorong skala, keulangan dan praktik terbaik." Namun sementara COE bukan ide baru, munculnya kembali COE sempurna saat ini, pada waktu di mana dunia dan rantai pasok tidak pernah tidak dapat diprediksi. Anda perlu konvergensi spesialisasi untuk memantau, menganalisis dan mengatasi risiko rantai pasok — terutama dalam elektronika.

COE memfasilitasi kolaborasi lintas fungsi di antara insinyur desain produk dan keuangan, sourcing dan profesional pengadaan — dan dapat mengarah pada bentuk baru pengambilan keputusan. Inilah caranya.

Tetapkan visi yang jelas dengan peran yang didefinisikan. Membangun COE yang sukses tidak mudah dilakukan, dan pemimpin pengadaan "seringkali kesulitan menentukan mandat COE, menemukan dan merekrut talenta yang tepat, mendorong keterlibatan dan adopsi perubahan, dan mengukur serta menunjukkan nilai COE," menurut penelitian oleh Gartner Inc. Untuk menciptakan COE yang sukses, pastikan kepemimpinan dan pemangku kepentingan Anda memiliki visi bersama tentang cara mengukur keberhasilan COE dan menambahkan nilai. Definisikan peran pengambilan keputusan sehingga semua orang jelas tentang apa yang akan dimiliki oleh tim manufaktur pabrik dan rantai pasok dan apa yang akan dikelola oleh COE.

Pastikan COE Anda memiliki kekuatan untuk mendorong keputusan tentang event sourcing, alokasi pengeluaran di antara pemasok dan membuat trade-off yang tepat seperti mengunci kapasitas pemasok kunci dan membuat komitmen volume kepada pemasok yang kunci untuk pertumbuhan dan permintaan baru. Ketika COE hanya dapat memberikan rekomendasi atau melaporkan tren potensial, mereka biasanya tidak bertahan lama.

Hindari mengandalkan sistem legacy. Membuat keputusan sourcing dan pengadaan yang tepat juga bergantung pada memiliki data yang akurat dan terkini. Namun sistem legacy di produsen industri dipenuhi dengan masalah kualitas data.

Misalnya, tidak herang jika sistem legacy mencantumkan bagian yang sama dengan nama yang berbeda. Data yang usang juga merupakan masalah dengan sistem legacy, yang mungkin tidak sedang menangkap dan menormalisasi data pada bagian baru saat detail tersebut dimasukkan ke dalam sistem ERP lainnya. Pemimpin COE mungkin menemukan bahwa mereka bahkan tidak dapat mulai menambahkan nilai sampai mereka memecahkan masalah dasar ini.

Tim COE Anda mungkin ingin pergi dari satu ke beberapa event sourcing per tahun sehingga organisasi Anda dapat mendapatkan manfaat dari tren pasar yang muncul. Namun kemungkinan sistem legacy Anda akan mencegah ketangkasan itu dan meninggalkan mereka sepenuhnya kesiapan.

Manfaatkan intelijen industri. Untuk menjadi cepat tanggap, fokus pada kualitas data — dan validasi informasi itu menggunakan sumber wawasan eksternal, real-time, alih-alih riwayat pengeluaran yang terbatas yang ditarik dari beberapa sistem ERP. Manfaatkan platform modern yang menggunakan intelijen luar-ke-dalam. Itu akan memungkinkan Anda untuk mendapatkan visibilitas saat ini tentang apa yang terjadi dengan pemasok dan bagian individu serta apa yang terjadi di pasar yang lebih besar.

Misalnya, Anda dapat menggunakan platform data modern untuk menjawab pertanyaan seperti:

• Bagaimana kinerja pemasok tertentu dibandingkan kompetitor mereka?
• Bagaimana pandangan saat ini dan dekat tentang keterbatasan pasokan global dan waktu pemasukan?
• Sumber apa yang terbaik untuk benchmarking biaya eksternal?
• Risiko rantai pasok apa yang perlu Anda seimbangkan?

Ingatlah bahwa sementara platform data modern dan COE tentu dapat mengarah pada penghematan biaya yang signifikan, sukses tidak selalu hanya tentang menegosiasikan biaya terendah. Pahami bahwa intelijen desain-ke-sumber adalah kunci keberhasilan COE; jika Anda dapat memanfaatkan intelijen pasar terbaru, Anda dapat membangun ketahanan ke dalam produk Anda sejak awal, saat mereka sedang dirancang. Gunakan intelijen ini untuk menginformasikan berbagai disiplin untuk membangun jenis COE baru dan budaya yang didasari oleh negosiasi berbasis data untuk hasil bisnis yang lebih baik.

Richard Barnett adalah chief marketing officer di Supplyframe.