Rancang Pusat Keunggulan Pengadaan Dengan Tiga Langkah Ini

Selama beberapa dekade, sektor peralatan industri telah menjadi pusat merger dan akuisisi:

• Danaher Corp. telah mengakuisisi ratusan bisnis sejak 1984;
• Honeywell International Inc. tahun ini mengambil alih Ballard Unmanned Systems dan Rocky Research setelah menutup kesepakatan tentang Rebellion Photonics dan serangkaian panjang lainnya; dan
• Tyco International Plc terkenal memiliki "sejarah rumit yang penuh dengan akuisisi".

Aktivitas M&A telah meninggalkan ini dan banyak rekan mereka dengan katalog produk yang dijual dengan volume rendah. Hal ini menciptakan banyak kerumitan secara internal dan bagaimana perusahaan-perusahaan ini mengelola risiko rantai pasokan.

Itu sebagian karena produsen memiliki sekumpulan pemasok global raksasa. Selain itu, setiap unit operasi dalam pabrikan besar ini secara tradisional telah mengelola hubungan pemasoknya sendiri.

Inefisiensi Besar-besaran

Arena manufaktur peralatan industri memiliki bias terhadap model unit bisnis yang terdesentralisasi. Kemandirian terkait untung rugi seringkali menjadi kebanggaan bagi unit bisnis.

Itu mungkin tampak seperti hal yang baik, tetapi itu menciptakan inefisiensi pengadaan dan sumber besar-besaran. Anda mungkin memiliki lima unit bisnis yang berbeda, semuanya membeli barang yang sama — tetapi pada titik harga yang berbeda. Pemasok mengetahui dan akan memanfaatkan ketidaksesuaian ini.

Sadarilah bahwa sebagai produsen Anda perlu mengumpulkan dan mengelola pengeluaran yang sekarang terfragmentasi di antara unit bisnis Anda. Ini akan memberi perusahaan Anda pengaruh yang lebih besar dengan pemasok Anda dan visibilitas serta kontrol yang lebih besar atas pengeluaran strategis — jadi ini benar-benar strategis.

Pusat Keunggulan

Perusahaan peralatan industri paling progresif telah membangun tim pengadaan dan rantai pasokan terpusat. Seringkali perusahaan-perusahaan ini juga mencoba atau berpikir untuk membangun pusat keunggulan (center of excellence (COE) untuk membuat kemajuan pesat dalam pengadaan dan pengadaan.

Spend Matters pada tahun 2017 mendefinisikan COE pengadaan sebagai “entitas internal yang melakukan layanan berbasis pengetahuan yang dihadapi secara internal atas dasar satu-ke-banyak untuk pengadaan (dan kepada pemangku kepentingan yang lebih luas) untuk mendorong skala, pengulangan, dan praktik terbaik.” Tetapi sementara COE bukanlah ide baru, kemunculan kembali COE sangat masuk akal saat ini, pada saat dunia dan rantai pasokan lebih tidak dapat diprediksi dari sebelumnya. Anda memerlukan konvergensi spesialisasi untuk memantau, menganalisis, dan mengatasi risiko rantai pasokan — terutama di bidang elektronik.

COE memfasilitasi kolaborasi lintas fungsi antara insinyur desain produk dan profesional keuangan, pengadaan, dan pengadaan — dan dapat mengarah pada bentuk pengambilan keputusan baru. Begini caranya.

Tetapkan visi yang jelas dengan peran yang ditentukan. Membangun COE yang sukses tidak mudah dilakukan, dan para pemimpin pengadaan "sering berjuang untuk menentukan mandat COE, menemukan dan merekrut bakat yang tepat, mendorong keterlibatan dan adopsi perubahan, serta mengukur dan menunjukkan nilai COE," menurut penelitian oleh Gartner Inc. Untuk menciptakan COE yang sukses, pastikan kepemimpinan dan pemangku kepentingan Anda memiliki visi yang sama tentang bagaimana mengukur keberhasilan COE dan menambah nilai. Tentukan peran pengambilan keputusan sehingga setiap orang jelas tentang apa yang akan dimiliki oleh tim manufaktur pabrik dan rantai pasokan dan apa yang akan dimiliki oleh COE. COE akan mengelola.

Pastikan COE Anda memiliki kekuatan untuk mendorong keputusan tentang pengadaan acara, mengalokasikan pembelanjaan di seluruh pemasok dan membuat pertukaran yang sesuai seperti mengunci kapasitas pemasok utama dan membuat komitmen volume kepada pemasok yang merupakan kunci pertumbuhan dan permintaan baru. Ketika COE hanya dapat membuat rekomendasi atau melaporkan tren potensial, biasanya mereka tidak bertahan lama.

Hindari mengandalkan sistem lama. Membuat keputusan pengadaan dan pengadaan yang tepat juga bergantung pada ketersediaan data yang akurat dan terkini. Namun sistem lama di pabrikan industri penuh dengan masalah kualitas data.

Misalnya, bukan hal yang aneh jika sistem lama mencantumkan bagian yang sama dengan nama yang berbeda. Data usang juga merupakan masalah dengan sistem lama, yang mungkin tidak mencerna dan menormalkan data pada bagian baru karena detail tersebut dimasukkan ke dalam sistem ERP lainnya. Pemimpin COE mungkin menemukan bahwa mereka bahkan tidak dapat mulai menambah nilai sampai mereka memecahkan masalah mendasar ini.

Tim COE Anda mungkin ingin beralih dari satu ke beberapa acara pengadaan per tahun sehingga organisasi Anda dapat memperoleh manfaat dari tren pasar yang sedang berkembang. Namun kemungkinan besar sistem lawas Anda akan mencegah kelincahan semacam itu dan membuat mereka benar-benar datar.

Manfaatkan kecerdasan industri. Untuk menjadi tangkas, fokuslah pada kualitas data — dan validasi informasi tersebut menggunakan sumber wawasan eksternal, waktu nyata, daripada riwayat pengeluaran terbatas yang diambil dari beberapa sistem ERP. Manfaatkan platform modern yang menggunakan kecerdasan luar-dalam. Itu akan memungkinkan Anda untuk mendapatkan visibilitas saat ini tentang apa yang terjadi dengan masing-masing pemasok dan suku cadang serta apa yang terjadi di pasar yang lebih besar.

Misalnya, Anda dapat menggunakan platform data modern untuk mengajukan dan menjawab pertanyaan seperti:

• Bagaimana kinerja pemasok tertentu dibandingkan dengan pesaing mereka?
• Bagaimana pandangan saat ini dan jangka pendek tentang kendala pasokan global dan waktu tunggu?
• Apa sumber terbaik dari tolok ukur biaya eksternal?
• Apa saja potensi risiko rantai pasokan yang harus saya seimbangkan?

Ingatlah bahwa meskipun platform data modern dan COE pasti dapat menghasilkan penghematan biaya yang signifikan, keberhasilan tidak selalu hanya tentang menegosiasikan biaya terendah. Pahami bahwa kecerdasan desain-ke-sumber adalah kunci keberhasilan COE; jika Anda dapat memanfaatkan kecerdasan pasar terbaru, Anda dapat membangun ketahanan ke dalam produk Anda sejak awal, saat produk tersebut sedang dirancang. Gunakan kecerdasan ini untuk menginformasikan berbagai disiplin ilmu guna membangun jenis COE baru dan budaya yang didasarkan pada negosiasi berbasis data untuk hasil bisnis yang lebih baik.

Richard Barnett adalah kepala pemasaran di Supplyframe.