Debat IT Hebat:Best-of-Breed atau Single Suite?

Pada 1980-an dan 90-an, pada awal era digital, setiap aplikasi perangkat lunak industri adalah solusi titik — produk yang berfokus pada satu aspek spesifik dari pekerjaan back-office perusahaan, seperti hutang, penggajian, dan pajak. Seiring waktu, paket perangkat lunak yang lebih baru mulai merambah ke lantai toko juga, di mana sekali lagi masing-masing memiliki spesialisasinya sendiri, seperti perencanaan manufaktur, pemeliharaan, dan pelaporan kepatuhan.

Pada pertengahan 90-an, paket perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) mulai tersedia. Mereka mengintegrasikan akuntansi bisnis, pelacakan inventaris, biaya pembelian, dan perencanaan manufaktur ke dalam satu solusi. Pengembang mereka terus memperluas fungsi ini untuk memasukkan manajemen hubungan pelanggan, pelacakan sumber daya manusia, manajemen rantai pasokan, dan bahkan desain produk. Pada pergantian tanggal 21 Century, monster telah diciptakan, dalam bentuk raksasa monolitik yang sangat mahal dan rumit untuk dikelola dan dipelihara.

Hari Pembalasan

Setidaknya secara teori, platform perangkat lunak perusahaan yang terintegrasi dengan erat dapat memberi pengguna berbagai keuntungan penting, termasuk pandangan operasi yang sistematis, pengurangan biaya pelatihan dan integrasi, peningkatan akurasi, keamanan yang lebih baik, dan perawatan yang lebih mudah. Tapi segera menjadi jelas visi ini adalah salah satu yang tampak bagus di atas kertas, tetapi kurang begitu dalam kenyataannya. Salah satu tempat di mana visi ini sering mengalami hambatan adalah ketika sistem ERP mulai memperluas kemampuan berdasarkan akuisisi yang kurang dipahami dari perusahaan yang lebih khusus, sering kali mengakibatkan masalah integrasi dan kontrol versi yang serius, dikombinasikan dengan pengalaman pengguna yang sangat tidak ramah.

Lebih penting lagi, agregasi perusahaan dan penawaran layanan ini sangat memengaruhi inovasi — pada kenyataannya, semuanya menahannya. Sementara perusahaan besar mencurahkan sumber daya yang signifikan ke dalam kegiatan pasca-akuisisi dan integrasi, inovasi perangkat lunak dari industri lainnya tidak pernah berhenti. Dan sementara beberapa pertumbuhan organik terus terjadi di dalam raksasa ERP, banyak inovasi yang lebih relevan terjadi di luar mereka.

Akhirnya, siklus mulai berulang, di mana yang paling menjanjikan dari yang lebih kecil, perusahaan independen akan diakuisisi bersama dengan kreasi mereka, yang kemudian dibautkan ke atau disematkan ke dalam penawaran perusahaan ERP. Sampai itu terjadi, solusi tujuan khusus sering kali membawa serta antarmuka pengguna yang sangat intuitif dan kemampuan fungsional yang secara sah memberi mereka status terbaik. Terlalu sering, penunjukan ini akan segera hilang, setelah proses indoktrinasi selesai pasca akuisisi.

Tradeoff dari Best-of-Breed

Pada saat yang sama, ada pengorbanan untuk mengikuti strategi terbaik. Misalnya, ada peningkatan biaya yang terkait dengan mendukung beberapa paket dari vendor yang berbeda. Masalah dapat muncul dengan mengintegrasikan data ke dalam paket perangkat lunak dari vendor lain, termasuk peningkatan biaya pelatihan staf, dan kemungkinan risiko keamanan yang dihasilkan dari banyak proses masuk.

Dari perspektif manajemen, argumen populer yang digunakan untuk mengimbangi peningkatan kinerja dari strategi terbaik adalah memiliki "satu tenggorokan untuk tersedak." Dengan kata lain, ketika terjadi kesalahan, akan terlihat lebih mudah untuk hanya melakukan satu panggilan, setidaknya secara teori.

Sementara keraguan ini masih berlaku, kekuatan argumen tersebut menurun karena berbagai alasan. Antarmuka menjadi lebih standar dengan penggunaan antarmuka pemrograman aplikasi umum (API). Standar integrasi data telah berkembang untuk mengurangi tantangan kompatibilitas. Dan dengan pertumbuhan solusi berbasis cloud, keamanan menjadi lebih baik dikelola menggunakan pendekatan sistem masuk tunggal. Terakhir, kompleksitas cara menjalankan organisasi perangkat lunak yang lebih besar telah menghilangkan konsep hanya memiliki satu tim akun untuk mengelola persyaratan dukungan setiap solusi.

Gerakan Industri 4.0 telah secara signifikan mempersempit kesenjangan antara kedua pendekatan ini — sebuah kenyataan bahwa penyedia perangkat lunak perusahaan yang lebih besar dengan cepat mengecilkan dan ingin menyembunyikannya. Paling tidak, topik ini layak mendapat fokus dan pertimbangan baru dalam beberapa hal penting. Mengingat semua yang telah berubah, terutama selama enam bulan terakhir, menuntut pertanyaan:Mana yang terbaik untuk organisasi Anda? Bagaimana Anda bisa secara efektif meneliti dan memahami opsi apa yang sekarang ada? Dan apakah itu benar-benar harus menjadi salah satu/atau pilihan?

Hari Penghakiman Tiba

Jawabannya, yang telah kami pelajari, dapat ditemukan dari evaluasi tanpa batas atas arsitektur teknologi Anda, melakukan studi yang didorong oleh data dan sebebas mungkin dari bias pribadi atau historis. Itu tidak mudah, terutama mengingat akar yang dalam dari keputusan politik yang mengarah pada pemilihan solusi sebelumnya. Tapi itu mungkin.

Langkah pertama adalah membentuk tim evaluasi terpisah, yang diperkuat dengan piagam dari manajemen senior, untuk melakukan studi dan mengikutinya ke mana pun arahnya. Tentukan garis waktu. Jadikan itu didorong oleh orang terlebih dahulu, diikuti oleh proses dan kemudian teknologi. Gunakan model RACI — bertanggung jawab, akuntabel, dikonsultasikan, dan diinformasikan — untuk menentukan dan memperjelas peran. Juga, kenali bahwa arsitektur tidak tetap; lama kelamaan akan berkembang seiring dengan bisnis Anda. Dan yang paling penting, pahami bahwa hasil evaluasi akan sangat menentukan jalur yang diambil perusahaan Anda menuju transformasi digital yang sukses.

Pada tingkat yang sangat praktis, pilihan suite terbaik atau vendor tunggal membawa implikasi bagi personel dan keahlian yang diperlukan untuk menggunakannya. Pendekatan vendor tunggal, misalnya, akan membutuhkan keterampilan yang kuat dalam membangun antarmuka yang ramah pengguna, sesuatu yang dapat menjadi masalah karena sebagian besar solusi suite tidak seintuitif aplikasi terbaik.

Sebagai alternatif, pendekatan terbaik mungkin memerlukan penambahan keahlian baru ke dalam organisasi. Ini bisa menjadi proses yang mengganggu, tetapi kemungkinan besar akan memposisikan organisasi untuk ketahanan dan fleksibilitas operasional yang lebih besar di masa depan. Seperti yang telah kita semua lihat pada tahun 2020, nilai kemampuan ini tidak pernah lebih besar, juga tidak diharapkan akan segera hilang. Kemampuan untuk bereaksi lebih cepat dalam menghadapi perubahan tak terduga telah menjadi penting untuk kelangsungan hidup organisasi jangka panjang.

Strategi mana yang terbaik untuk Anda? Institut Lund di Swedia, yang telah melakukan penelitian pemrosesan data sejak tahun 1970-an, meneliti masalah penggunaan sistem ganda. Ini diakhiri dengan menantang mantra TI yang mapan yang menyatakan bahwa "satu lebih baik daripada banyak." Institut mengatakan seperti ini:"Lebih sedikit lebih baik daripada banyak, tetapi satu mungkin terlalu sedikit." Intinya, memilih platform teknologi operasi yang dibangun di atas perangkat lunak yang terbaik untuk kebutuhan Anda dapat menjadi pilihan yang tepat, tetapi hanya selama itu juga dapat dikaitkan dengan bisnis perusahaan dan platform otomatisasi bersama.

Lihat kesimpulan ini dengan cara yang sama seperti Anda mengelola rantai pasokan Anda. Apakah Anda ingin hanya satu pemasok, atau lebih baik memiliki beberapa penyedia yang sama mampunya untuk mengatasi masalah atau kejutan yang tidak terduga?

Terlepas dari keputusan Anda, arsitektur teknologi perusahaan dan operasional harus mampu memberikan tingkat kelincahan yang jauh lebih tinggi di seluruh operasi dan perusahaan manufaktur secara keseluruhan. Hal ini terutama terjadi di lingkungan COVID-19 saat ini (dan setelahnya), di mana ketidakpastian bisnis lebih tinggi dari sebelumnya. Di hampir semua situasi, pendekatan terbaik akan memposisikan organisasi Anda dengan lebih baik untuk beradaptasi lebih cepat dan lebih efektif. Baik keterampilan teknis yang diperlukan untuk mendukung pendekatan terbaik, serta kemampuan untuk memasukkan solusi terbaik baru yang mungkin cepat berkembang selama lingkungan coronavirus saat ini dan seterusnya, dapat memberi perusahaan Anda keuntungan yang diperlukan untuk bereaksi lebih cepat, dan bertahan untuk melihat hari lain.

Tom Hennessey adalah wakil presiden pemasaran dan pengembangan bisnis dengan iBASEt.