Memilih Strategi ERP yang Tepat: Best-of-Breed vs. Suite All-in-One
Pada tahun 1980-an dan '90-an, pada awal era digital, setiap aplikasi perangkat lunak industri adalah solusi titik — produk yang difokuskan pada satu aspek spesifik dari pekerjaan back-office perusahaan, seperti pembayaran utang, gaji, dan pajak. Seiring waktu, paket perangkat lunak yang lebih baru mulai berkolaborasi di lantai produksi juga, di mana sekali lagi masing-masing memiliki spesialitasnya sendiri, seperti perencanaan manufaktur, pemeliharaan, dan pelaporan kepatuhan.
Pada pertengahan tahun 90-an, paket perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) mulai tersedia. Mereka mengintegrasikan akuntansi bisnis, pelacakan inventaris, biaya pembelian, dan perencanaan manufaktur ke dalam satu solusi. Pengembang mereka terus memperluas fungsi-fungsi ini untuk mencakup manajemen hubungan pelanggan, pelacakan sumber daya manusia, manajemen rantai pasok, dan bahkan desain produk. Pada mulus abad ke-21, monster telah diciptakan, dalam bentuk raksasa monolitik yang sangat mahal dan kompleks untuk dikelola dan dipelihara.
Hari Penghitungan
Setidaknya dalam teori, platform perangkat lunak perusahaan yang terintegrasi erat dapat memberikan pengguna berbagai keuntungan penting, termasuk pandangan sistematis terhadap operasi, biaya pelatihan dan integrasi yang dikurangi, akurasi yang ditingkatkan, keamanan yang lebih baik, dan pemeliharaan yang lebih mudah. Namun segera menjadi jelas bahwa visi ini adalah yang terlihat bagus di kertas, tetapi kurang begitu dalam kenyataan. Tempat satu tempat di mana visi ini seringkali mengalami hambatan adalah ketika sistem ERP mulai memperluas kemampuan berdasarkan akuisisi yang tidak terpola dengan baik dari perusahaan yang lebih spesial, seringkali menghasilkan masalah integrasi dan kontrol versi yang serius, digabungkan dengan pengalaman pengguna yang sangat tidak ramah.
Pentingnya lagi, agregasi perusahaan dan penawaran jasa ini sangat mempengaruhi inovasi — sebenarnya, itu hampir membunuhnya. Sementara perusahaan besar menyumbangkan sumber daya signifikan ke dalam kegiatan pasca-akuisisi dan integrasi, inovasi perangkat lunak dari bagian lain industri tidak pernah berhenti. Dan sementara beberapa pertumbuhan organik terus berlangsung di dalam raksasa ERP, banyak inovasi yang lebih relevan berlangsung di luar mereka.
Akhirnya, siklus mulai berulang, di mana perusahaan kecil independen yang paling menjanjikan akan diakuisisi bersama dengan ciptaannya, yang kemudian dilekatkan atau disematkan ke dalam penawaran perusahaan ERP. Sebelum itu terjadi, solusi tujuan khusus seringkali membawa antarmuka pengguna yang sangat intuitif dan kemampuan fungsional yang sah mendapatkan status best-of-breed. Terlalu sering, penyebutan ini akan segera hilang, setelah proses pengindoktrinasi selesai pasca-akuisisi.
Tradeoffs of Best-of-Breed
Pada saat yang sama, ada tradeoff untuk mematuhi strategi best-of-breed. Sebagai contoh, ada biaya yang meningkat yang terkait dengan mendukung beberapa paket dari vendor yang berbeda. Masalah dapat timbul dengan mengintegrasikan data ke dalam paket perangkat lunak dari vendor lain, termasuk biaya pelatihan staf yang meningkat, dan risiko keamanan yang mungkin timbul dari beberapa sign-in.
Dari perspektif manajemen, argumen populer yang digunakan untuk menyeimbangkan peningkatan kinerja dari strategi best-in-breed adalah memiliki “satu tengkorak untuk dicekuk.” Dengan kata lain, ketika ada yang salah, dianggap lebih mudah untuk hanya melakukan satu panggilan, setidaknya dalam teori.
Meskipun keraguan ini masih valid, kekuatan argumen-argumen tersebut menurun karena beberapa alasan. Antarmuka telah lebih terstandarisasi dengan penggunaan antarmuka pemrograman aplikasi (API) yang umum. Standar integrasi data telah berkembang untuk mengurangi tantangan kompatibilitas. Dan dengan pertumbuhan solusi berbasis cloud, keamanan telah lebih baik dikelola menggunakan pendekatan single sign-on. Terakhir, kompleksitas cara organisasi perangkat lunak yang lebih besar dijalankan telah hampir menghilangkan konsep memiliki hanya satu tim akun untuk mengelola kebutuhan dukungan setiap solusi.
Gerakan Industry 4.0 telah secara signifikan menyempitkan kesenjangan antara kedua pendekatan ini — realitas yang penyedia perangkat lunak perusahaan yang lebih besar cepat untuk meremehkan dan bersembunyi. Setidaknya, topik ini layak untuk perhatian dan pertimbangan yang diperbarui dalam beberapa aspek penting. Dengan segala yang telah berubah, terutama dalam enam bulan terakhir, ini menuntut pertanyaan: Mana yang terbaik untuk organisasi Anda? Bagaimana Anda dapat secara efektif meneliti dan memahami opsi apa saja yang sekarang ada? Dan apakah itu benar-benar harus menjadi pilihan satu atau yang lain?
Judgment Day Arrives
Jawaban, seperti yang telah kita pelajari, dapat ditemukan dari evaluasi tanpa penghalang dari arsitektur teknologi Anda, melakukan studi yang didorong oleh data dan bebas dari pribadi atau bias historis sebanyak mungkin. Itu tidak mudah, terutama mempertimbangkan akar yang dalam dari keputusan politik yang telah mengarah pada pilihan solusi sebelumnya. Namun itu memungkinkan.
Langkah pertama adalah membentuk tim evaluasi terpisah, diperkuat oleh carta dari manajemen senior, untuk melakukan studi dan mengikutinya tidak mengarah ke mana pun. Tentukan jadwal waktu. Jadikan orang-orang terlebih dahulu, diikuti oleh proses dan kemudian teknologi. Manfaatkan model RACI — bertanggung jawab, bertanggungjawab, dikonsultasikan, dan diinformasikan — untuk menentukan dan mengklarifikasi peran. Juga, sadari bahwa arsitektur tidak tetap; seiring waktu itu akan berevolusi bersama bisnis Anda. Dan yang paling penting, pahami bahwa hasil evaluasi akan sangat membantu menentukan jalur yang diambil perusahaan Anda menuju transformasi digital yang sukses.
Pada tingkat praktis yang ketat, pilihan antara best-of-breed atau suite single-vendor memiliki implikasi bagi personel dan keterampilan yang diperlukan untuk menggunakannya. Pendekatan single-vendor, misalnya, akan memerlukan keterampilan yang kuat dalam membangun antarmuka pengguna yang ramah, sesuatu yang bisa menjadi masalah karena sebagian besar solusi suite tidak seintuitif aplikasi best-of-breed.
Secara alternatif, pendekatan best-of-breed mungkin memerlukan penambahan keterampilan baru ke organisasi. Ini bisa menjadi proses yang mengganggu, tetapi akan lebih cenderung memosisikan organisasi untuk ketangguhan dan fleksibilitas operasional yang lebih besar di masa depan. Seperti yang kita semua lihat pada 2020, nilai kemampuan ini belum pernah lebih besar, juga tidak diharapkan akan hilang segera. Kemampuan untuk bereaksi lebih cepat di tengah perubahan yang tidak terduga telah menjadi kritis untuk kelangsungan organisasi jangka panjang.
Strategi mana yang terbaik untuk Anda? Institut Lund di Swedia, yang telah melakukan riset pemrosesan data sejak tahun 1970, memeriksa masalah penggunaan banyak sistem. Ini menyimpul dengan menantang mantra IT yang berlaku yang menyatakan bahwa “satu lebih baik dari banyak.” Institut menyatakan ini: “Sedikit lebih baik dari banyak, tetapi satu mungkin terlalu sedikit.” Pada dasarnya, memilih platform teknologi operasi yang dibangun pada perangkat lunak yang best-of-breed untuk kebutuhan Anda bisa menjadi pilihan yang hebat, tetapi hanya selama itu juga dapat terhubung ke platform bisnis dan otomatisasi perusahaan yang bersama.
Lihat kesimpulan ini dengan cara yang sama Anda mengelola rantai pasok Anda. Apakah Anda ingin hanya satu pemasok, atau apakah lebih baik memiliki beberapa penyedia yang sama mampu untuk menavigasi masalah atau kejutan yang tidak terduga?
Terlepas dari keputusan Anda, arsitektur teknologi perusahaan dan operasional harus mampu memberikan tingkat kelincahan yang jauh lebih tinggi di seluruh operasi dan perusahaan manufaktur secara keseluruhan. Ini terutama terjadi di lingkungan COVID-19 saat ini (dan sesudahnya), di mana ketidakpastian bisnis lebih tinggi dari sebelumnya. Hampir dalam semua situasi, pendekatan best-of-breed akan lebih baik memosisikan organisasi Anda untuk beradaptasi lebih cepat dan lebih efektif. Keterampilan teknis yang diperlukan untuk mendukung pendekatan best-of-breed, serta kemampuan untuk memasang solusi best-of-breed baru yang mungkin berevolusi dengan cepat selama lingkungan coronavirus saat ini dan di luar itu, dapat memberikan perusahaan Anda keuntungan yang diperlukan untuk bereaksi lebih cepat, dan bertahan untuk melihat hari lain.
Tom Hennessey adalah vice president marketing dan business development di iBASEt.
