Fitur Utama CMMS untuk Mempersingkat Operasi Perawatan
Fitur Perangkat Lunak CMMS yang Anda Butuhkan
Semakin banyak perusahaan di berbagai spektrum industri, layanan dan sektor korporat telah menyadari bahwa pendekatan “pensil dan kertas” atau spreadsheet mereka terhadap manajemen pemeliharaan tidak lagi cukup. Persaingan pasar yang meningkat, tuntutan ekonomi dan perubahan teknologi adalah alasan utama perusahaan mencari cara untuk meningkatkan strategi pemeliharaan mereka. Dengan tujuan untuk berfungsi lebih baik, lebih cepat, lebih cerdas dan lebih efisien, bisnis termotivasi untuk menemukan cara meningkatkan efisiensi operasional dengan mengurangi biaya, menghemat waktu dan sumber daya dan pada akhirnya, mencapai return on investment (ROI) yang lebih besar. Untuk semua alasan ini, pemilik bisnis semakin beralih ke Computerized Maintenance Management Software (CMMS) sebagai solusi manajemen pemeliharaan mereka.
Bagi yang mempertimbangkan sistem pemeliharaan otomatis, memilih perangkat lunak CMMS pada awalnya mungkin tampak sedikit membingungkan, terutama dengan semakin banyaknya vendor yang ditemukan online. Titik awal yang baik dalam proses ini adalah untuk terlebih dahulu memahami apa itu perangkat lunak CMMS dan kemudian terbiasa dengan fitur sistem yang tersedia. Dengan informasi tersebut, keputusan yang tepat dapat dibuat tentang menemukan sistem yang akan cocok untuk perusahaan Anda, tujuan pemeliharaan dan anggaran.
Apa itu Computerized Maintenance Management Software (CMMS)?
Untuk memulai, perangkat lunak CMMS paling baik digambarkan sebagai sekelompok sistem perangkat lunak yang sangat canggih yang menggunakan ribuan titik data yang pada setiap waktu, dapat memberikan pengguna gambaran tentang operasi fasilitas atau, alternatifnya, status sebuah peralatan individu. Alat yang canggih dan kuat ini menawarkan bisnis kemampuan untuk melacak work order, dengan cepat menghasilkan laporan yang akurat, dan secara instan menentukan aset mana yang memerlukan perawatan mencegah atau perbaikan. Fitur terakhir ini – perawatan mencegah (PM) – merupakan inti dari perangkat lunak pemeliharaan. Kemampuan untuk menjadwalkan work order PM dengan pengaturan yang variabel dan dapat disesuaikan, mengirim notifikasi dari jarak jauh mengenai work order tertunda, dalam proses atau terlambat, dan kemudian secara instan menghasilkan laporan PM adalah daya tarik utama bagi sebagian besar perusahaan yang tidak hanya ingin meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya, tetapi juga membuat keputusan tentang operasi mereka seiring berjalannya waktu.
Daftar Fitur CMMS
Semua perangkat lunak manajemen pemeliharaan otomatis pada dasarnya melakukan hal yang sama seperti kontrol inventaris, work order, jadwal PM dan laporan. Perbedaan terutama berkaitan dengan cara sistem di-deploy serta serangkaian fitur yang dilakukan fungsi-fungsinya. Berikut adalah daftar fitur perangkat lunak CMMS yang paling banyak dicari oleh pemilik bisnis:
On premise vs Web based CMMS Software – Sistem CMMS tersedia dalam dua format dasar; perangkat lunak berbasis cloud dan perangkat lunak mandiri, terinstal di lokasi. Setiapnya adalah sistem yang luar biasa berbeda hanya dalam cara dikelola dan di-deploy. Sistem mandiri memerlukan perangkat lunak untuk diinstal pada komputer perusahaan. Mereka juga memerlukan spesifikasi sistem komputer tertentu, perangkat lunak keamanan sistem serta dukungan teknis internal untuk menjaga pemeliharaan dan upgrade sistem. Di sisi lain, perangkat lunak berbasis cloud diakses melalui server vendor dengan semua pemeliharaan dan upgrade disediakan dari jarak jauh. Selain perbedaan biaya antara sistem (dengan biaya awal yang lebih besar untuk sistem mandiri dan biaya jangka panjang yang lebih tinggi untuk sistem berbasis cloud), sistem mandiri mungkin menawarkan lebih banyak kontrol atas keamanan dan pemeliharaan data perusahaan; tetapi dengan biaya tambahan. Di sisi lain, sistem berbasis cloud mengeluarkan pekerjaan, kekhawatiran dan biaya tambahan dari pemeliharaan dan upgrade.
Kemampuan Akses Sistem – Bagi pemilik bisnis dengan organisasi besar, dapat menetapkan berbagai tingkat akses sistem sangat penting. Sebagai contoh, manajer pemeliharaan mungkin memiliki akses komprehensif ke sistem sementara teknisi pemeliharaan memiliki akses terbatas ke fitur atau area tertentu dari sistem.
Aksesibilitas Perangkat Seluler – Salah satu fitur paling menarik dari perangkat lunak CMMS adalah kemampuan untuk membuat work order, memeriksa inventaris, memesan bagian atau menghasilkan laporan dll. saat bergerak. Dapat mengakses papan dasbor CMMS di setiap perangkat dengan akses Internet adalah penghemat waktu yang besar dibandingkan dengan harus kembali ke kantor untuk menyelesaikan tugas-tugas ini. Aksesibilitas seluler perangkat lunak CMMS mengurangi penundaan waktu yang tidak perlu di banyak bidang.
Kemampuan Pemindaian Kode Bar dan Foto – Seiring aksesibilitas perangkat seluler datang dua fitur terintegrasi penting lainnya; pemindaian kode batang dan foto. Kedua fitur ini sangat menguntungkan karena mengurangi kesalahan dan kebingungan yang tidak perlu. Teknisi pemeliharaan dapat mengambil foto peralatan yang membutuhkan perbaikan dan juga memindai gambar kode batang bagian yang perlu diganti. Work order dan/atau pesanan bagian yang tepat dapat dibuat segera tanpa penundaan waktu karena kesalahan yang disebabkan oleh kebingungan tentang peralatan mana yang perlu ditangani atau memesan bagian yang salah.
Gambar Arsitektur – Dapat mengakses gambar arsitektur (misalnya, rendering dari desain arsitektur sebagai tampilan rencana dan/atau elevasi dari bangunan atau struktur) dari papan dasbor CMMS menyediakan cara lain untuk mengidentifikasi lokasi yang tepat dari sebuah peralatan yang perlu ditangani. Di luar itu, blueprint fasilitas akan mencatat, di antara lain, semua penempatan listrik dan plomberi. Ini mungkin sangat penting ketika berkaitan dengan melakukan perubahan pada bangunan yang dapat melibatkan pemindahan, peningkatan atau penggantian peralatan.
Implementasi, On-boarding dan Dukungan Berkelanjutan – Aspek kritis dari sistem perangkat lunak CMMS apa pun adalah memastikan sistem beroperasi sebagaimana dimaksud dan staf pemeliharaan menggunakannya dengan tepat. Inilah tempat memiliki akses ke dukungan yang andal dan tepat waktu dari vendor CMMS dapat menarik garis antara keberhasilan dan kegagalan bagi sebuah perusahaan. Fase implementasi sistem otomatis adalah kritis dan melibatkan entri data tentang inventaris, aset dan pengguna serta konfigurasi PM sesuai kebutuhan. Jika fase ini tidak dilakukan dengan baik, sistem tidak akan berfungsi dengan baik terlepas dari seberapa baik para pengguna diberi informasi. Untuk alasan itu, vendor CMMS menawarkan pilihan audit internal atau dukungan teknis jarak jauh dan telepon. Ada juga berbagai sumber daya onboarding dan berkelanjutan yang tersedia bagi pengguna dalam bentuk manual online, video, email, chat dan rekaman webinar serta dukungan telepon untuk mengatasi kekhawatiran operasional pengguna atau memberikan pemulihan untuk tugas yang mungkin tidak dilakukan secara rutin.
Kesimpulan
Seiring bertambahnya populasi pengguna perangkat lunak manajemen pemeliharaan, semakin banyaknya juga vendor perangkat lunak CMMS. Untuk alasan itu, pemilik bisnis paling baik dilayani dengan terbiasa dengan format sistem, fitur perangkat lunak CMMS dan jadwal harga yang memisahkan satu dengan yang lainnya. Kunci adalah mencocokkan tujuan manajemen pemeliharaan perusahaan Anda dengan produk, titik harga dan layanan dukungan yang tepat.
