Memaksimalkan ROI dengan Perangkat Lunak CMMS: Panduan untuk CEO

Saat segera Anda melihat CMMS, Anda dapat memikirkan cara-cara itu akan membuat hidup lebih mudah bagi departemen pemeliharaan Anda. Kemampuan Anda untuk melihat keuntungan dengan begitu cepat berasal dari wawasan yang telah Anda peroleh tentang pemeliharaan dan manajemen fasilitas.

Anda tahu frustrasi dari pembunuh efisiensi ini:

• Gulir ke atas dan ke bawah tanpa henti mencoba menemukan surat kerja seseorang janji telah mengirimkan email kepada Anda, hanya untuk kemudian tahu mereka mengirimkannya ke orang lain dengan kesalahan, tapi tanpa melampirkan formulir surat kerja sama sekali.
• Mengacak-acak catatan kertas untuk melihat apakah bearing yang gagal berada di bawah jaminan sebelum dapat memesan komponen pengganti
• Berjalan seluruhnya melalui pabrik untuk mendapatkan manual untuk memeriksa kembali langkah spesifik yang harus Anda ikuti untuk menghindari pemeriksaan rutin pada klep yang berubah menjadi perbaikan yang mahal

Anda tahu pemborosan waktu ini akan menghilang dengan perangkat lunak CMMS yang memusatkan dan memstandardisasi pembuatan, penugasan, dan pelacakan surat kerja. Perangkat lunak dapat menunjukkan rencana lantai digital dengan lokasi setiap aset. Klik pada aset untuk melihat surat kerja terkait, jaminan, manual, daftar komponen kritis, dan bahkan tingkat inventaris saat ini untuk komponen tersebut. Khawatir stoknya habis? Semua informasi vendor juga mudah diakses, dengan harga saat ini dan waktu tunggu.

Tetapi bahkan jika Anda memiliki CEO dengan kebijakan pintu terbuka paling liberal, mereka tidak akan memiliki waktu untuk duduk dan mendengar penjelasan panjang tentang semua cara berbeda perangkat lunak CMMS dapat membantu departemen Anda. Mereka mungkin melihat Anda sebagai pusat biaya, yang berarti Anda diperlukan tetapi tidak secara langsung berkontribusi pada keuntungan perusahaan, dan itu berarti mereka hanya berharap mendapatkan sebanyak mungkin dari departemen Anda dengan anggaran yang semuai mungkin.

Jika Anda ingin meyakinkan mereka, Anda harus berbicara bahasa mereka. Satu cara adalah memfokuskan semuanya pada konsep yang sudah mereka miliki banyak pengalaman, return on investment (ROI).

Definisi ROI

Dengan ROI, Anda dapat membandingkan apa yang sesuatu itu biayai dengan nilai yang dihasilkannya untuk menentukan apakah itu penawaran yang baik atau tidak. Hasilnya dapat disajikan sebagai persentase atau jumlah uang. Anda dapat menggunakannya untuk mengevaluasi satu investasi atau membandingkan beberapa investasi untuk melihat mana yang berkinerja terbaik.

Di kantor depan perusahaan, menghitung ROI adalah proses multitas involving spreadsheet dan rumus standar. Namun konsep dasar di baliknya universal.

Ini adalah hari Senin dan seorang tetangga meminta Anda datang setelah kerja untuk membantunya menyiapkan termostat rumah pintarnya. Berdasarkan penjelasannya, Anda menebak itu akan memakan waktu setidaknya satu jam dari Anda. Sebelum Anda bisa mengatakan tidak, dia mengundang Anda untuk makan malam pada hari Rabu mendatang (dia dan istrinya adalah koki hebat) dan kemudian ke bioskop pada hari Kamu, pilihan Anda, traktirnya. Respons Anda? Saya akan berada di rumah Anda malam ini sekitar pukul delapan.

Anda baru saja melakukan perhitungan ROI sehari-hari. Biaya bagi Anda adalah tenaga kerja tetangga gratis, tetapi nilainya adalah makanan enak dan bioskop gratis. Tetangga Anda berpikir dalam garis yang sama. Tidak hanya lebih murah untuk memberi makan Anda dan treating Anda ke bioskop daripada membayar teknisi perusahaan untuk menginstal termostat, dia mendapat manfaat tambahan memiliki alasan untuk keluar rumah pada Kamis, ketika istrinya mengundang klub buku. Tidak satu pun dari Anda menggunakan rumus khusus atau bahkan menulis apa pun, tetapi kalian berdua membuat keputusan menggunakan konsep ROI.

Saat kantor depan perusahaan menghitung ROI, umumnya ada lebih banyak variabel dan taruhan yang lebih tinggi, jadi hal-hal menjadi lebih menyeluruh dan kompleks. Namun konsep inti tidak pernah berubah.

Langkah Pertama: Biaya

Menghitung ROI CMMS dimulai dengan melacak dan menambahkan biayanya. Di sini, kita perlu mempertimbangkan biaya awal dan berkelanjutan. Biaya awal adalah apa yang Anda bayarkan untuk memulai hal-hal. Misalnya, implementasi mencakup onboarding, dan penyedia CMMS menawarkan paket dukungan yang berbeda untuk membantu Anda mengenal dan kemudian nyaman dengan perangkat lunak. Tetapi itu bukan satu-satunya biaya karena Anda juga akan membayar gaji karyawan saat mereka belajar sistem. Jadi, itu adalah jumlah kalian dikalikan dengan upah rata-rata per jam dan kemudian angka itu dikalikan dengan jumlah jam onboarding. Biaya berkelanjutan, di sisi lain, adalah apa yang Anda butuhkan untuk menjaga hal-hal tetap berjalan. Biaya langganan adalah contoh pertama yang mungkin datang ke pikiran, tetapi ada yang lain.

Langkah Kedua: Nilai

Selanjutnya, saatnya untuk melihat semua tempat CMMS Anda akan menghemat uang.

Tempat yang baik untuk mencari penghematan termasuk:

• Umur pakai aset yang diperpanjang
• Waktu henti yang dikurangi
• Biaya tenaga kerja yang dikurangi
• Manajemen inventaris yang ditingkatkan

Satu hal mengatakan perangkat lunak CMMS mengurangi waktu henti, tetapi hal yang lain adalah menterjemahkan itu menjadi jumlah uang yang spesifik. Jika Anda sudah memiliki angka-angka ini, itu bagus. Jika tidak, kami senang membantu dengan beberapa rata-rata industri.

Langkah Ketiga: ROI

Ambillah semua angka Anda dan masukkan ke dalam versi dasar dari rumus.

  ROI = (Uang yang Dihitamkan – TCO) / TCO

Ini memberikan return on investment. Ingat, ini hanya untuk tahun pertama, dan ROI Anda akan meningkat setelah dua belas bulan.

Anda sudah tahu CMMS akan membantu departemen pemeliharaan Anda, dan sekarang Anda memiliki alat baru yang kuat untuk mengompres semua alasan Anda menjadi angka yang dapat dipahami di seluruh departemen dan naik dalam tata susunan organisasi.