Menguasai Kesiapsiagaan Darurat Gudang: Panduan Lengkap

Pandemi telah mengganggu bisnis di seluruh industri, menyebabkan serangkaian aturan, prosedur, dan persyaratan darurat harus ditinjau ulang dan diterapkan. Bagi banyak pemimpin bisnis, ini adalah panggilan sadar dalam mengungkapkan kualitas dan tingkat kesiapsiagaan darurat mereka. Satu tahun kemudian, dan gudang khususnya masih berhadapi kekurangan tenaga kerja, amankan keamanan, dan gangguan lain yang terkait dengan bencana yang dapat mengganggu operasi gudang normal.

Semua ini terjadi secara bersamaan, pada waktu ketika manajemen gudang yang tidak terganggu adalah penting untuk menjaga rantai pasok tetap berfungsi, memastikan kelanggaan bisnis, dan melayani komunitas. Sementara kita belum keluar dari hutan, hal-hal terlihat lebih positif. Dan dengan kehidupan mulai kembali ke beberapa versi normalitas, tim manajemen gudang dapat mengambil beberapa langkah sederhana dalam mengevaluasi dan menerapkan protokol kesiapsiagaan darurat baru untuk mencegah kemunduran di masa depan.

Bagi gudang dan pusat distribusi di seluruh negeri, keselamatan adalah prioritas utama — mungkin lebih dari banyak tempat kerja lainnya. Karena sifat pekerjaan, praktik standar untuk menerapkan aturan dan peraturan untuk mencegah kecelakaan mesin atau kendaraan, dan untuk mendidik pekerja tentang cara terbaik untuk mencegah cedera. Namun tidak ada fasilitas yang benar-benar aman, kecuali ada rencana evakuasi darurat yang menyeluruh.

Apa Itu Bencana?

Tidak ada yang suka memikirkan skenario terburuk, tetapi seperti yang telah kita lihat dalam tahun ini, ini sangat penting untuk kehidupan Anda dan kesehatan dan keselamatan karyawan Anda. Saat duduk untuk melakukan perencanaan kesiapsiagaan darurat, penting untuk pertama-tama mengidentifikasi apa yang bisa menjadi bencana. Ini akan tergantung pada jenis bisnis di mana Anda bekerja, dan di mana gudang Anda berada. OSHA menyarankan berstorm pikir situasi darurat.

Bencana secara inherit tidak terduga, jadi penting untuk kreatif, dan memprediksi tidak hanya darurat umum seperti kebakaran gudang, tetapi juga sumber bencana yang kurang jelas. Melibatkan seluruh staf dapat menjadi perbedaan antara kejutan dan krisis. Jika Anda tidak mengidentifikasi apa yang bisa terjadi, Anda tidak akan siap saat terjadi.

Apakah Anda dekat rute di mana bahan berbahaya diangkut? Apa yang akan terjadi jika terjadi pecahan toksis? Apakah Anda berada di area di mana badai angin topan terjadi? Banjir? Gempa bumi?

Apakah Anda siap untuk kemungkinan kecelakaan terkait gudang? Apa yang akan Anda lakukan jika terjadi kebakaran listrik atau ledakan tidak sengaja? Sayangnya, kita hidup di dunia di mana Anda perlu mempertimbangkan kemungkinan bahwa seseorang mungkin datang ke ruang kerja Anda dengan ancaman kekerasan.

Terlepas dari seberapa besar atau kecil bisnis Anda, penting untuk mengatasi "What-ifs." Seperti yang dikatakan Red Cross: "Mengembangkan rencana kesiapsiagaan darurat adalah salah satu keputusan strategis yang paling penting yang akan Anda buat sebagai pemilik bisnis kecil."

Siapkan Staf Anda

Setiap tempat kerja harus memiliki rencana darurat yang disesuaikan dengan berbagai bencana yang mungkin. Beberapa situasi mungkin memerlukan pertemuan keselamatan di dalam fasilitas, seperti puting beliung, sedangkan kebakaran gudang akan menuntut evakuasi ke zona aman di luar.

Ketika datang ke bencana, tidak ada kesempatan untuk respons yang tepat jika Anda dan staf Anda tidak dilatih dengan baik. Lebih lanjut, staf yang tidak siap berisiko membuat bencana semakin parah. Mereka dapat menyebabkan kerusakan properti yang tidak perlu, dan komunitas sekitar juga dapat menderita dari kurangnya persiapan ini. Oleh karena itu, sangat penting bahwa saat merencanakan keselamatan di gudang, Anda menyertakan kesiapsiagaan darurat.

Harus selalu ada rantai komando darurat yang jelas yang disiapkan sebelum masalah apa pun terjadi. Setiap departemen harus memiliki pemimpin yang ditunjuk dan cadangan yang akan bertanggung jawab untuk mengumpulkan karyawan ke tempat yang tepat. Lokasi pertemuan harus diketahui dan disepakati sebelumnya, dan hitungan staf perlu dilakukan oleh setiap kepala bagian ketika kelompok tiba di lokasi yang ditetapkan sebelumnya.

Setiap karyawan harus dilatih dan diuji tentang apa rencana darurat untuk mengevakuasi gedung. Manajer gudang harus menyimpan beberapa salinan rencana ini yang terlihat di seluruh fasilitas, dan staf harus sering diingatkan tentang di mana mereka perlu pergi dan apa yang harus mereka lakukan. Pekerja tidak boleh diizinkan kembali ke dalam gedung yang dievakuasi atau keluar dari zona aman yang ditetapkan sampai mereka diberi izin untuk melakukannya oleh petugas darurat. Administrator harus memiliki rencana yang jelas untuk menghubungi para petugas tersebut pada tanda pertama ancaman atau bencana.

Yang paling penting, kesiapsiagaan darurat bukanlah rencana jenis set-it-and-forget-it. Buatlah untuk kembali ke prosedur, terutama jika Anda bekerja di gudang dengan turnover karyawan yang tinggi atau staf musiman. Penting untuk kembali, mengevaluasi ulang, dan memastikan semua orang tahu apa yang harus dilakukan dan di mana harus berada dalam situasi darurat yang berbeda.

Lingkungan kerja Anda selalu berubah. Waktu yang berbeda di tahun akan menyajikan berbagai jenis darurat yang mungkin. Menilai rencana darurat Anda dengan sering dan membuat perubahan sesuai kebutuhan. Beberapa pekerja harus berada dalam task force yang difokuskan pada kesiapsiagaan darurat. Kemungkinan apa yang bisa salah adalah tanpa akhir. Untuk menjaga seluruh staf Anda siap darurat, sertakan kesadaran darurat dalam rotasi rutin dalam safety moment Anda. Ini bisa semudah meminta setiap karyawan untuk mengidentifikasi di mana pemadam api terdekat mereka. Ini membantu menjaga staf berpikir darurat.

Untuk lebih jauh, lakukan latihan darurat secara teratur, dan semua orang harus memperlakukan latihan ini seperti hal yang sebenarnya. Dan, seperti hal yang sebenarnya, penting bahwa Anda secara berkala mengejutkan tenaga kerja Anda dengan latihan ini. Semakin realistis mereka, semakin baik. Di tempat di mana Anda tidak dapat mensimulasikan situasi — seperti asap dan panas api — ingatkan orang-orang bagaimana pemandangan mungkin terlihat. Dalam kebakaran, misalnya, visibilitas mungkin buruk dan bisa sulit untuk bernapas. Masukkan situasi yang tidak terduga ke dalam latihan Anda, dan biarkan tim Anda menentukan cara menanganinya.

Latihan juga adalah waktu yang baik untuk menguji sistem peringatan seperti alarm dan sistem PA. Pekerja perlu tahu bagaimana sistem peringatan Anda terdengar. Juga penting bahwa semua karyawan mengetahui seluruh gedung. Secara berkala berjalan di sekitar ruang dengan tenaga kerja Anda dan tunjukkan fitur keselamatan di seluruhnya. Di mana kelurahan darurat? Pemadam api? Kit defibrilator eksternal otomatis (AED)?

Siapkan Gudang

Ini membawa kita ke poin penting bahwa ruang gudang fisik juga siap. Membawa karyawan ke keselamatan selama darurat adalah prioritas utama, tetapi ada pertimbangan lain yang perlu dipertimbangkan untuk bisnis. Dokumen dan informasi penting harus disimpan dalam kotak kunci tahan api atau wadah aman lainnya yang dapat menahan setiap jenis bencana dari banjir hingga gempa bumi. Occupational Safety and Health Administration menyatakan bahwa semua pekerja harus mengisi lembar kontak darurat yang harus disimpan dalam file digital dan dapat diakses dari lokasi mana pun jika seseorang tetap belum teridentifikasi setelah evakuasi.

Jika operasi gudang perlu dimatikan secara manual selama evakuasi, penting untuk mengetahui siapa di staf yang akan melakukan tugas yang diperlukan sebelumnya. Lebih sulit untuk membuat keputusan ini pada saat itu, jadi sangat penting bahwa prosedur ditetapkan sebelumnya. Sebagian besar percakapan tentang keselamatan di gudang berfokus pada masalah keselamatan tempat kerja umum seperti mencegah tersandung dan jatuh atau menggunakan alat dengan benar. Namun bagaimana jika bencana terjadi?

Ada beberapa amalan pencegahan yang semua tempat kerja harus terapkan:

• Rencana evakuasi,
• Daftar kontak darurat,
• Prosedur untuk memberitahukan karyawan tentang darurat,
• Kotak P3K yang terisi penuh,
• Pemadam api yang diperbarui,
• Titik berkumpul aman di luar,
• Pekerja yang ditugaskan untuk melakukan peran kepemimpinan darurat kunci, dan
• Daftar alat gudang apa yang perlu dimatikan.

Di luar dasar-dasar ini, beberapa orang dalam tenaga kerja harus berkontribusi untuk menciptakan protokol yang berlaku untuk kemungkinan bencana spesifik gudang Anda.

Menyusun Rencana Manajemen Risiko

Manajemen risiko dan perencanaan mitigasi harus menjadi proses berkelanjutan, yang melibatkan pembaruan berkelanjutan sebagai respons terhadap perubahan dalam teknologi, tenaga kerja, sortemen produk, dan pasar. Tentu, darurat tertentu seringkali menyajikan risiko unik, seperti yang tentu terjadi dengan wabah COVID-19. Manajemen gudang harus menarik dari protokol dan prosedur yang ada sambil juga meninjau dan memperbarui rencana dengan semua pihak yang bertanggung jawab melalui platform telekonferensi. Topik yang perlu dipertimbangkan meliputi:

• Gangguan di rantai pasok hulu. Tanya tentang rencana produksi pemasok Anda — dan pemasok pemasok Anda. Diskusikan apakah Anda mungkin perlu membatalkan pesanan yang ada, mengurangi jumlah pesanan masuk, atau menemukan pemasok alternatif untuk produk dan layanan dengan tujuan memastikan aliran yang konsisten dari persediaan kritis.
• Hubungan pelanggan. Secara proaktif hubungi pelanggan Anda untuk menanggapi kekhawatiran mereka. Buka saluran komunikasi bagi mereka untuk mendapatkan pertanyaan mereka dijawab.
• Logistik masuk dan keluar. Seberapa stabil pelabuhan, perantara, pengangkut, dan sebagainya? Di tempat yang diperlukan, berkolaborasi dengan pengangkut untuk menerapkan pengiriman dan penerimaan 24/7.
• Kekurangan tenaga kerja. Jika permintaan melonjak atau ketidakhadiran meningkat karena sakit atau mandat pemerintah untuk tinggal di rumah, apakah Anda akan memiliki cukup karyawan untuk menjalankan operasi? Pertimbangkan cross-training departemen untuk menyiapkan mereka untuk memasuki peran baru, jika diperlukan. Rencanakan cara untuk mempertahankan jumlah karyawan yang ada dan menghindari pemutusan hubungan kerja jika permintaan menurun, termasuk taktik seperti mengurangi jam kerja individu.
• Dukungan alat dan teknologi. Pastikan bahwa perlengkapan dan bagian yang digunakan oleh tim pemeliharaan internal Anda cukup tersedia dan diperbarui. Hubungi vendor sistem dan perangkat keras dan tim dukungan untuk informasi tentang ketersediaan. Jika Anda belum meningkatkan teknologi Anda dalam beberapa waktu, ini mungkin saat yang tepat, karena perangkat lunak modern memiliki kemampuan untuk tidak hanya menyelesaikan pekerjaan secara lebih efisien, tetapi juga menyediakan platform komunikasi yang dapat diterapkan selama darurat.
• Higiene dan keselamatan kesehatan. Ini telah menjadi prioritas utama bagi semua bisnis. Pandemi, wabah, dan endemis yang melibatkan penyakit menular sangat membutuhkan amalan khusus. Bagi bisnis yang tetap buka, praktik terbaik higiene dan sanitasi yang ketat diperlukan, termasuk persyaratan untuk mencuci tangan, menggunakan peralatan pelindung diri, dan praktik higiene lainnya untuk rekan kerja. Stokkan sapu antiseptik, hand sanitizer, sabun, termometer digital, dan produk terkait. Izinkan staf untuk bekerja dari rumah jika memungkinkan, dan terapkan aturan jarak sosial untuk semua orang yang bekerja di dalam gudang.