Cara Memastikan Kesiapsiagaan Darurat di Gudang

Pandemi mengganggu bisnis di semua industri, menyebabkan kebingungan aturan, prosedur, dan persyaratan darurat untuk dinilai kembali dan diterapkan. Bagi banyak pemimpin bisnis, ini adalah peringatan dalam mengungkapkan kualitas dan tingkat kesiapsiagaan darurat mereka. Satu tahun kemudian, dan gudang khususnya masih menghadapi kekurangan tenaga kerja, tindakan pencegahan keselamatan, dan gangguan lain yang terkait dengan bencana yang dapat mengacaukan operasi gudang normal.

Ini semua terjadi secara bersamaan, pada saat manajemen gudang yang tidak terputus sangat penting untuk menjaga rantai pasokan tetap berfungsi, memastikan kelangsungan bisnis dan melayani masyarakat. Meskipun kami belum keluar dari masalah, segalanya terlihat lebih positif. Dan dengan kehidupan yang mulai kembali ke beberapa versi normal, tim manajemen gudang dapat mengambil beberapa langkah sederhana dalam mengevaluasi kembali dan menerapkan protokol kesiapsiagaan darurat baru untuk mencegah kemunduran di masa mendatang.

Untuk gudang dan pusat distribusi di seluruh negeri, keselamatan adalah prioritas utama — bahkan mungkin lebih dari kebanyakan tempat kerja lainnya. Karena sifat pekerjaan, itu adalah praktik standar untuk aturan dan peraturan yang harus diterapkan untuk mencegah kecelakaan mesin atau kendaraan, dan untuk mendidik pekerja tentang cara terbaik untuk mencegah cedera. Namun, tidak ada fasilitas yang benar-benar aman, kecuali jika ada rencana evakuasi darurat yang menyeluruh.

Apa Itu Bencana?

Tidak ada yang suka memikirkan skenario terburuk, tetapi seperti yang telah kita lihat dalam setahun terakhir ini, ini penting untuk mata pencaharian Anda dan kesehatan serta keselamatan karyawan Anda. Saat duduk untuk melakukan perencanaan kesiapsiagaan darurat, penting untuk terlebih dahulu mengidentifikasi apa yang bisa menjadi bencana. Ini akan tergantung pada jenis bisnis tempat Anda bekerja, dan di mana gudang Anda berada. OSHA menyarankan brainstorming situasi darurat.

Bencana pada dasarnya tidak terduga, jadi penting untuk menjadi kreatif, dan meramalkan tidak hanya keadaan darurat umum seperti kebakaran gudang, tetapi juga sumber bencana yang kurang jelas. Melibatkan seluruh staf dapat menjadi perbedaan antara ketakutan dan krisis. Jika Anda tidak mengidentifikasi apa yang bisa terjadi, Anda tidak akan siap ketika itu terjadi.

Apakah Anda berada di dekat rute pengangkutan bahan berbahaya? Apa yang akan terjadi jika ada tumpahan racun? Apakah Anda berada di daerah di mana badai terjadi? Banjir? Gempa?

Apakah Anda siap untuk potensi kecelakaan terkait gudang? Apa yang akan Anda lakukan jika ada kebakaran listrik atau ledakan yang tidak disengaja? Sayangnya, kita hidup di dunia di mana Anda perlu mempertimbangkan kemungkinan bahwa seseorang mungkin datang ke ruang kerja Anda dengan ancaman kekerasan.

Terlepas dari seberapa besar atau kecil bisnis Anda, penting untuk mengatasi "Bagaimana-jika." Seperti yang dikatakan Palang Merah:“Mengembangkan rencana kesiapsiagaan darurat adalah salah satu keputusan strategis terpenting yang akan Anda buat sebagai pemilik usaha kecil.”

Siapkan Staf Anda

Tempat kerja mana pun harus memiliki rencana darurat yang disesuaikan dengan berbagai kemungkinan bencana. Beberapa situasi mungkin memerlukan pengumpulan keamanan di dalam fasilitas, seperti tornado, sedangkan kebakaran gudang akan mengharuskan evakuasi ke zona aman di luar.

Ketika datang ke bencana, tidak ada kemungkinan tanggapan yang tepat jika Anda dan staf Anda tidak terlatih dengan baik. Selanjutnya, staf yang tidak siap dengan baik berisiko membuat bencana menjadi lebih buruk. Mereka dapat menyebabkan kerusakan properti yang tidak perlu, dan masyarakat sekitar juga dapat menderita karena kurangnya persiapan ini. Oleh karena itu, sangat penting bahwa saat merencanakan keselamatan di gudang, Anda menyertakan kesiapsiagaan darurat.

Harus selalu ada rantai komando darurat yang jelas yang diatur sebelum masalah terjadi. Setiap departemen harus memiliki pemimpin yang ditunjuk dan cadangan yang akan bertanggung jawab untuk mengumpulkan karyawan ke tempat yang tepat. Lokasi pertemuan harus diketahui dan disepakati sebelumnya, dan jumlah staf perlu diambil oleh setiap kepala bagian ketika kelompok tiba di lokasi yang telah ditentukan.

Setiap karyawan harus dilatih dan diuji tentang rencana darurat untuk mengevakuasi gedung. Manajer gudang harus menyimpan banyak salinan rencana ini di seluruh fasilitas, dan staf harus sering diingatkan ke mana mereka harus pergi dan apa yang perlu mereka lakukan. Pekerja tidak boleh diizinkan kembali ke dalam gedung yang dievakuasi atau keluar dari zona aman yang ditentukan sampai mereka diizinkan untuk melakukannya oleh personel darurat. Administrator harus memiliki rencana yang jelas untuk menghubungi pejabat tersebut pada tanda pertama adanya ancaman atau bencana.

Yang paling penting, kesiapsiagaan darurat bukanlah jenis rencana yang siap-dan-lupakan. Buat titik untuk meninjau kembali prosedur, terutama jika Anda bekerja di gudang dengan pergantian karyawan atau staf musiman yang tinggi. Penting untuk meninjau kembali, mengevaluasi kembali, dan memastikan semua orang tahu apa yang harus dilakukan dan di mana harus berada dalam situasi darurat yang berbeda.

Lingkungan kerja Anda selalu berubah. Waktu yang berbeda dalam setahun akan menghadirkan berbagai jenis potensi keadaan darurat. Sering menilai rencana darurat Anda dan membuat perubahan yang diperlukan. Beberapa pekerja harus berada di gugus tugas yang berfokus pada kesiapsiagaan darurat. Kemungkinan apa yang bisa salah tidak terbatas. Untuk menjaga seluruh staf Anda dalam keadaan darurat, sertakan kesadaran darurat dalam rotasi reguler di saat-saat keselamatan Anda. Ini bisa menjadi sesuatu yang sederhana seperti meminta setiap karyawan mengidentifikasi di mana alat pemadam kebakaran terdekat mereka. Ini membantu menjaga staf tetap berpikiran darurat.

Untuk bekerja lebih keras, lakukan latihan darurat biasa, dan semua orang harus memperlakukan latihan ini seperti yang asli. Dan, seperti aslinya, penting bagi Anda untuk mengejutkan tenaga kerja Anda secara berkala dengan latihan ini. Semakin realistis mereka, semakin baik. Di mana Anda tidak dapat mensimulasikan keadaan — seperti asap dan panasnya api — mengingatkan orang-orang seperti apa pemandangan itu. Dalam kebakaran, misalnya, jarak pandang mungkin buruk dan mungkin sulit bernapas. Kerjakan beberapa keadaan tak terduga ke dalam latihan Anda, dan mintalah tim Anda mencari cara untuk menanganinya.

Latihan juga merupakan waktu yang tepat untuk menguji sistem peringatan seperti alarm dan sistem PA. Pekerja perlu tahu seperti apa sistem peringatan Anda. Penting juga bahwa semua karyawan mengetahui seluruh bangunan. Berjalanlah secara berkala bersama tenaga kerja Anda dan tunjukkan fitur keselamatan di seluruh ruangan. Di mana pintu keluar darurat? Alat pemadam kebakaran? Kit defibrillator eksternal otomatis (AED)?

Siapkan Gudang

Itu membawa kita ke poin penting untuk memastikan ruang gudang fisik juga disiapkan. Membawa karyawan ke tempat yang aman selama keadaan darurat adalah prioritas utama, tetapi ada pertimbangan lain yang perlu dipertimbangkan untuk bisnis. Dokumen dan informasi penting harus disimpan dalam kotak kunci tahan api atau wadah aman lainnya yang dapat menahan segala jenis bencana mulai dari banjir hingga gempa bumi. Administrasi Keselamatan dan Kesehatan Kerja menyatakan bahwa semua pekerja harus mengisi lembar kontak darurat yang harus disimpan dalam file digital dan dapat diakses dari lokasi mana pun jika ada orang yang tidak ditemukan setelah evakuasi.

Jika operasi gudang perlu ditutup secara manual selama evakuasi, penting untuk mengetahui siapa staf yang akan melakukan tugas yang diperlukan sebelumnya. Lebih sulit untuk membuat keputusan ini pada saat ini, jadi sangat penting bahwa prosedur ditetapkan sebelumnya. Sebagian besar percakapan tentang keselamatan di gudang berfokus pada masalah keselamatan umum di tempat kerja seperti mencegah tersandung dan jatuh atau menggunakan alat dengan benar. Tapi bagaimana jika terjadi bencana?

Ada beberapa tindakan pencegahan yang harus diterapkan oleh semua tempat kerja:

• Rencana evakuasi,
• Daftar kontak darurat,
• Prosedur untuk memberi tahu karyawan tentang keadaan darurat,
• Perlengkapan pertolongan pertama yang lengkap,
• Alat pemadam kebakaran terbaru,
• Tempat berkumpul di luar ruangan yang aman,
• Pekerja yang ditunjuk untuk menjalankan peran utama kepemimpinan darurat, dan
• Daftar peralatan gudang yang perlu dimatikan.

Di luar dasar-dasarnya, beberapa orang dalam angkatan kerja harus berkontribusi untuk membuat protokol yang berlaku untuk kemungkinan bencana spesifik gudang Anda.

Buat Rencana Manajemen Risiko

Manajemen risiko dan perencanaan mitigasi harus menjadi proses yang berkelanjutan, yang melibatkan pembaruan terus-menerus dalam menanggapi perubahan teknologi, tenaga kerja, bermacam-macam produk, dan pasar. Tentu saja, keadaan darurat tertentu sering menghadirkan risiko unik, seperti halnya wabah COVID-19. Manajemen gudang harus menggunakan protokol dan prosedur yang ada sambil juga meninjau dan memperbarui rencana dengan semua pihak yang bertanggung jawab melalui platform telekonferensi. Topik yang perlu dipertimbangkan meliputi:

• Gangguan di rantai pasokan hulu. Tanyakan tentang rencana produksi pemasok Anda — dan pemasok mereka. Diskusikan apakah Anda mungkin perlu membatalkan pesanan yang ada, mengurangi jumlah pesanan masuk, atau mencari pemasok alternatif untuk produk dan layanan dengan tujuan memastikan aliran pasokan penting yang konsisten.
• Hubungan pelanggan. Jangkau pelanggan Anda secara proaktif untuk mengatasi masalah mereka. Buka jalur komunikasi agar mereka bisa mendapatkan jawaban atas pertanyaan mereka.
• Logistik masuk dan keluar. Seberapa stabil port, broker, operator, dan lainnya? Jika perlu, berkolaborasi dengan operator untuk menerapkan pengambilan dan pengiriman 24/7.
• Kekurangan tenaga kerja . Jika permintaan melonjak atau ketidakhadiran melonjak karena sakit atau mandat pemerintah untuk berlindung, apakah Anda akan memiliki karyawan yang cukup untuk menjalankan operasi? Pertimbangkan departemen pelatihan silang untuk mempersiapkan mereka memasuki peran baru, jika perlu. Rencanakan cara untuk mempertahankan jumlah karyawan yang ada dan menghindari PHK jika permintaan berkurang, termasuk taktik seperti mengurangi jam kerja individu.
• Peralatan dan dukungan teknologi. Pastikan persediaan dan suku cadang yang digunakan oleh tim pemeliharaan internal Anda cukup lengkap dan diperbarui. Hubungi vendor sistem dan perangkat keras serta tim dukungan untuk informasi tentang ketersediaan. Jika Anda sudah lama tidak meningkatkan teknologi Anda, ini mungkin saat yang tepat, karena perangkat lunak paling modern tidak hanya memiliki kemampuan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan lebih efisien, tetapi juga menyediakan platform komunikasi yang dapat digunakan selama keadaan darurat. .
• Kebersihan dan keamanan kesehatan. Ini telah menjadi top of mind untuk semua bisnis. Pandemi, wabah, dan endemik yang melibatkan penyakit yang sangat menular memerlukan tindakan pencegahan khusus. Untuk bisnis yang tetap buka, praktik terbaik kebersihan dan sanitasi yang ketat diperlukan, termasuk persyaratan untuk mencuci tangan, mengenakan alat pelindung diri, dan praktik kebersihan lainnya untuk rekanan. Siapkan tisu antiseptik, pembersih tangan, sabun, termometer digital, dan produk terkait. Izinkan staf untuk bekerja dari rumah jika memungkinkan, dan terapkan aturan jarak sosial untuk semua orang yang bekerja di dalam gudang.

Dibutuhkan investasi untuk memastikan kesiapsiagaan darurat gudang Anda diperbarui secara teratur, tetapi ketenangan pikiran yang berasal dari keselamatan dan perlindungan yang dihasilkan dari bisnis dan tim Anda sangat berharga.

Gabe Grifoni adalah CEO dan salah satu pendiri Rufus Labs.