Perusahaan Anda membeli atau berlangganan CMMS, melalui proses implementasi dan telah mengikuti beberapa pelatihan. Beberapa bulan kemudian, dan Anda menemukan bahwa perangkat lunak manajemen pemeliharaan tidak memberikan hasil yang Anda harapkan. Anda melakukan uji tuntas dengan mengevaluasi beberapa vendor atau lebih, mengajukan pertanyaan yang tepat, memilih vendor Anda, mengikuti putaran terakhir demo, menegosiasikan harga, dan menandatangani.
Sekarang Anda mendapati diri Anda, membayar untuk perangkat lunak manajemen pemeliharaan yang tidak berfungsi seperti yang diharapkan, ditentang oleh tim pemeliharaan Anda atau dalam beberapa kasus, tidak ada yang menggunakannya. Dalam hal ini, Anda mungkin bertanya pada diri sendiri, apa yang salah?
Kenyataannya adalah rencana implementasi perangkat lunak CMMS memiliki tingkat keberhasilan yang rendah. Sumber industri melaporkan tingkat kegagalan dapat berkisar antara 40% -80%*. Beberapa sumber menyarankan tingkat kegagalan yang lebih tinggi. Menurut reliabilityweb.com, tingkat kegagalan implementasi bisa mencapai 90%. Alasan kegagalan sering kali adalah:
Ada sejumlah alasan untuk pemutusan, dan kebanyakan dari mereka melibatkan rencana implementasi yang buruk. Artikel ini berfokus pada cara membalikkan keadaan, menghindari kegagalan, dan membuat CMMS Anda sukses.
Langkah pertama adalah mengidentifikasi dan membuat daftar masalah yang Anda alami dengan perangkat lunak pemeliharaan. Pertanyaan yang harus Anda tanyakan;
Tujuan latihan ini adalah untuk melakukan penilaian menyeluruh tentang masalah apa yang Anda hadapi dengan perangkat lunak CMMS Anda.
Sebelum melanjutkan dengan rencana permainan dan menugaskan tugas ke tim internal Anda, lihat kontrak Anda dengan vendor Anda dan lihat apakah ada perbedaan dengan apa yang disampaikan.
Proses implementasi seringkali melibatkan banyak orang, dan tanggung jawab diserahkan kepada orang-orang yang tidak terlibat dalam negosiasi dan proses pembelian dengan vendor. Anda mungkin menemukan bahwa perangkat lunak Anda telah sepenuhnya disiapkan dengan semua data terintegrasi tetapi pengguna perangkat lunak belum menerima pelatihan penuh seperti yang disepakati dalam kontrak.
Mungkin hanya satu pengguna yang telah dilatih selama satu jam, dan kemudian menjadi sibuk dan lalai menghubungi vendor untuk menjadwalkan sesi tindak lanjut. Meskipun vendor CMMS harus proaktif dalam menindaklanjuti klien mereka dan memastikan bahwa mereka mendapatkan pelatihan yang telah dibeli, yang terbaik adalah tetap mengikuti pelatihan dan tidak menyerahkannya ke tangan vendor.
Jika Anda menemukan bahwa vendor belum memberikan layanan seperti yang disepakati dalam kontrak, Anda harus mengadakan pertemuan dengan perwakilan akun Anda untuk menjernihkan suasana dan memastikan bahwa Anda mendapatkan apa yang Anda bayar. Jika mereka diwajibkan untuk mengimpor data, menyiapkan pengguna, memberikan pelatihan dan hal ini belum disampaikan, mintalah vendor menyiapkan garis waktu untuk menyelesaikannya.
Sekarang setelah Anda memiliki daftar masalah rencana implementasi perangkat lunak CMMS, saatnya untuk membuat rencana permainan yang jelas dan menyelesaikannya. Dalam penilaian masalah Anda, Anda mungkin telah mengidentifikasi gangguan berikut;
Setelah Anda memiliki daftar Anda, saatnya untuk mendelegasikan siapa yang akan bertanggung jawab untuk menyelesaikan masalah dan jangka waktu penyelesaian yang dapat diterima. Ini adalah tahap untuk menghilangkan segala ketidakpastian tentang apa yang diperlukan.
Lakukan tugas dengan mereka yang bertanggung jawab untuk menyelesaikannya dan pastikan bahwa mereka memahami cara menyelesaikan tugas mereka dan memiliki sumber daya yang tersedia untuk menyelesaikannya.
Misalnya, jika jadwal pemeliharaan preventif perlu diunggah, pastikan bahwa orang yang bertanggung jawab mengetahui di mana menemukan detail jadwal PM, dan cara mengompilasi informasi dengan cara yang dapat dipindahkan ke perangkat lunak CMMS.
Beberapa tugas mungkin memerlukan vendor perangkat lunak. Misalnya, vendor perangkat lunak Anda dapat membantu Anda dengan mengimpor dan mengkonfigurasi ulang data, dan pelatihan. Pastikan untuk terhubung dengan perwakilan akun Anda dan sertakan mereka dalam prosesnya. Jangan heran jika ada beberapa biaya tambahan di sini. Jika vendor Anda mengirimkan seperti yang disepakati dalam kontrak dan melibatkan pekerjaan tambahan, beberapa biaya layanan mungkin berlaku.
Sekarang tugas telah didelegasikan dan mereka yang bertanggung jawab jelas tentang apa yang perlu dilakukan, pastikan untuk menindaklanjuti kemajuannya. Penting untuk dikomunikasikan bahwa rencana implementasi perangkat lunak CMMS adalah prioritas dan meminta pertanggungjawaban orang untuk melihatnya. Karena garis waktu telah ditetapkan, penting untuk check in dan mendapatkan laporan kemajuan.
Jika Anda ingin solusi CMMS Anda berhasil, Anda perlu memperlakukannya seperti proyek prioritas tinggi lainnya sehingga orang akan mengantre dan menganggapnya serius. Mudah-mudahan, selama pertemuan Anda, pekerjaan berjalan sesuai rencana. Jika tidak, cari tahu alasannya, sesuaikan, tugaskan kembali, dan lakukan apa pun yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.
Sebelum mengatakan semua selesai, periksa daftar masalah Anda dan pastikan semua orang puas bahwa semua masalah telah diselesaikan. Setiap item harus dilihat dengan cermat, dengan mempertimbangkan di mana Anda berada saat memulai proses ini, dan di mana Anda berada sekarang.
Tanyakan pada diri Anda sendiri (dan pengguna lain), Apakah Anda puas dengan keadaan saat ini? Ini adalah waktu untuk mengidentifikasi jika ada sesuatu yang hilang dan tidak sampai padam. Mungkin tim Anda tidak dapat menyelesaikan masalah dan Anda memerlukan bantuan dari vendor Anda. Pastikan untuk melibatkan mereka dan meminta bantuan.
Kami tidak dapat cukup menekankan pentingnya pelatihan . Pelatihan harus menjadi proses yang berkelanjutan dan bukan kesepakatan satu kali. Hanya ada begitu banyak yang dapat Anda ambil dalam satu waktu.
Saat Anda merasa lebih nyaman dan dengan perangkat lunak pemeliharaan, Anda akan berada dalam posisi yang lebih baik untuk menggunakan lebih banyak fitur dan fungsi.
Perangkat lunak pemeliharaan Anda kemungkinan akan diperbarui dari waktu ke waktu dan penting bagi pengguna Anda untuk mengetahui fitur-fitur baru ini dan dapat menggunakannya.
Pastikan untuk bertanya kepada vendor perangkat lunak Anda tentang pelatihan berkelanjutan, webinar pelatihan gratis, dan dukungan. Jaga agar jalur komunikasi tetap terbuka dengan vendor Anda. Ini akan membuahkan hasil.
Perangkat lunak manajemen pemeliharaan adalah alat untuk membantu manajer dalam melacak berbagai aspek operasi pemeliharaan mereka, mulai dari tenaga kerja hingga tingkat persediaan, waktu henti peralatan hingga pemeliharaan preventif dan banyak lagi. Itu saja bukan solusi untuk memperbaiki semua masalah perawatan Anda.
Terlalu sering, manajemen melihat perlunya perangkat lunak, mengevaluasi sejumlah opsi, dan kemudian memutuskan paket CMMS. Apa yang hilang adalah strategi implementasi yang terencana dengan baik yang dikomunikasikan kepada semua pengguna perangkat lunak pemeliharaan. Perusahaan harus menerima dukungan dari seluruh tim mereka dan pengguna harus sepenuhnya dilatih agar implementasinya berhasil.
Untuk informasi lebih lanjut tentang strategi implementasi yang sukses untuk CMMS, baca postingan bermanfaat kami tentang perangkap perangkat lunak pemeliharaan umum di sini atau hubungi Pakar Perangkat Lunak Hippo untuk mempelajari lebih lanjut tentang layanan dukungan kami.
Sumber:
* info.marshallinstitute.com
* www.cmmscity.com
* reliabilityweb.com
Teknologi Industri
Meskipun sebagian besar perangkat lunak manajemen pemeliharaan berisi modul dan fitur serupa, vendor juga menawarkan berbagai layanan unik, fungsionalitas khusus, skema harga yang berbeda, dan sebagainya. Dengan daftar panjang fitur dan perbedaan biaya, proses menemukan perangkat lunak yang tepat un
5 Hal yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memilih Solusi Perangkat Lunak CMMS Jika Anda belum menggunakan sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS), kemungkinan Anda menggunakan sistem berbasis kertas atau spreadsheet. Kami di Hippo, selalu mendengar bahwa tidak ada cukup waktu dalam sehari
Vendor perangkat lunak CMMS melakukan yang terbaik untuk memastikan produk mereka mengikuti tren terbaru dalam manajemen dan komputasi. Versi terbaru kurang terbatas dibandingkan dengan edisi sebelumnya dan dapat dengan mudah dimodifikasi untuk berbagai industri. Sistem dapat digunakan baik untuk ma
Siapa yang tidak suka dengan kata gratis? Kebanyakan orang mengambil kesempatan untuk menghemat uang, apalagi mendapatkan sesuatu yang berharga tanpa biaya sama sekali. Bagaimana dengan perangkat lunak CMMS gratis? Bayangkan merevolusi seluruh tempat kerja Anda dengan alat perangkat lunak yang menj
