Sederhanakan Sukses CMMS: 6 Langkah Terbukti untuk Implementasi & ROI
Perusahaan Anda telah membeli atau berlangganan CMMS, melalui proses implementasi dan telah mendapat beberapa pelatihan. Beberapa bulan kemudian, dan Anda menemukan bahwa perangkat lunak manajemen pemeliharaan tidak memberikan hasil yang Anda harapkan. Anda telah melakukan due diligence dengan mengevaluasi sekelompok atau lebih vendor, menanyakan pertanyaan yang tepat, menyaring vendor Anda, duduk melalui putaran demo terakhir, negoisasi harga, dan menandatangani.
Sekarang Anda menemukan diri Anda, membayar untuk perangkat lunak manajemen pemeliharaan yang tidak berfungsi sebagaimana diharapkan, ditolak oleh tim pemeliharaan Anda atau dalam beberapa kasus, tidak ada yang menggunakannya. Dalam hal ini, Anda mungkin bertanya pada diri sendiri, apa yang salah?
Realitas adalah rencana implementasi perangkat lunak CMMS memiliki tingkat keberhasilan rendah. Sumber industri melaporkan tingkat kegagalan bisa berkisar dari 40%-80%*. Beberapa sumber menunjukkan tingkat kegagalan yang lebih tinggi. Menurut reliabilityweb.com, tingkat kegagalan implementasi bisa hingga 90%. Alasan kegagalan seringkali dapat:
- Mengestimasi terlalu rendah jumlah upaya yang diperlukan
- Kurangnya dukungan dari vendor Anda
- Alur kerja tidak didefinisikan dengan benar
- Kurangnya pelatihan pada fitur kunci
Ada sejumlah alasan untuk kesenjangan, dan sebagian besarnya melibatkan rencana implementasi yang buruk. Artikel ini berfokus pada cara mengubah keadaan, menghindari kegagalan dan membuat CMMS Anda sukses.
LANGKAH 1: Menilai apa yang hilang
Langkah pertama adalah mengidentifikasi dan membuat daftar masalah yang Anda hadapi dengan perangkat lunak pemeliharaan. Pertanyaan yang harus Anda tanyakan;
- Apakah Anda dan pengguna yang diharapkan dapat mengakses sistem dari komputer dan perangkat lain mereka?
- Apakah Anda telah mengunggah semua peralatan dan aset?
- Jika Anda berpindah dari CMMS sebelumnya, apakah Anda telah memigrasikan riwayat?
- Apakah semua pengguna telah diunggah dan apakah mereka diberikan izin dan akses yang benar?
- Apakah pesan kerja pemeliharaan mencegah dan terjadwal Anda telah diunggah dan dijadwalkan?
- Apakah semua fitur CMMS yang diperlukan diaktifkan sesuai dengan kontrak Anda?
- Apakah Anda dan tim pemeliharaan Anda telah mendapat pelatihan?
- Apakah lebih banyak pelatihan yang diperlukan?
Tujuan latihan ini adalah untuk melakukan penilaian menyeluruh tentang masalah yang Anda hadapi dengan perangkat lunak CMMS Anda.
LANGKAH 2: Tinjau kontrak dengan vendor CMMS Anda
Sebelum melanjutkan dengan rencana permainan dan menugaskan tugas ke tim internal Anda, lihat kembali kontrak dengan vendor Anda dan lihat apakah ada ketidaksesuaian dengan apa yang telah disampaikan.
Proses implementasi seringkali melibatkan banyak orang, dan tanggung jawab dipegang kepada orang yang tidak terlibat dalam negosiasi dan proses pembelian dengan vendor. Anda mungkin menemukan bahwa perangkat lunak Anda telah sepenuhnya diatur dengan semua data terintegrasi tetapi pengguna perangkat lunak belum menerima pelatihan penuh yang disepakati dalam kontrak.
Mungkin hanya satu pengguna yang telah dilatih selama satu jam, dan kemudian nanti menjadi sibuk dan melupakan untuk menghubungi vendor untuk menjadwalkan sesi follow up. Meskipun vendor CMMS seharusnya proaktif dalam menindaklanjuti klien mereka dan memastikan mereka mendapatkan pelatihan yang dibeli, lebih baik untuk tetap mengawasi pelatihan dan tidak menyerahkannya sepenuhnya ke tangan vendor.
Jika Anda menemukan bahwa vendor tidak menyampaikan layanan yang disepakati dalam kontrak, Anda harus menyiapkan pertemuan dengan perwakilan akun Anda untuk membersihkan udara dan memastikan Anda mendapatkan apa yang Anda bayar. Jika mereka berkewajiban untuk mengimpor data, menyiapkan pengguna, menyediakan pelatihan dan ini belum disampaikan, minta vendor untuk menetapkan jadwal waktu untuk menyelesaikannya.
LANGKAH 3: Buat rencana permainan
Sekarang setelah Anda memiliki daftar masalah rencana implementasi perangkat lunak CMMS, saatnya untuk membuat rencana permainan yang jelas dan melihatnya selesai. Dalam penilaian masalah Anda mungkin telah mengidentifikasi gangguan berikut;
- Pengguna tidak diatur dengan benar dengan izin yang tepat
- Tidak semua peralatan telah ditambahkan
- Pesan kerja pemeliharaan mencegah belum dijadwalkan
- Pengguna tidak familiar dengan alat pelaporan, cara menetapkan metrik dan menjalankan laporan
- Pelatihan yang tidak mencukupi
Setelah Anda memiliki daftar, saatnya untuk menegur siapa yang akan bertanggung jawab untuk menyelesaikan masalah dan kerangka waktu yang dapat diterima untuk penyelesaian. Ini adalah tahap untuk menghilangkan semua ketidakpastian tentang apa yang diperlukan.
Lakukan tugas bersama mereka yang bertanggung jawab untuk menyelesaikannya dan pastikan mereka memahami cara menyelesaikan tugas mereka dan memiliki sumber daya yang tersedia untuk menyelesaikannya.
Misalnya, jika jadwal pemeliharaan mencegah perlu diunggah, pastikan orang yang bertanggung jawab tahu di mana menemukan detail jadwal PM, dan cara mengumpulkan informasi dengan cara yang dapat dimigrasikan ke perangkat lunak CMMS.
Beberapa tugas mungkin memerlukan perangkat lunak vendor. Misalnya, vendor perangkat lunak Anda dapat membantu Anda dengan mengimpor dan mengonfigurasi ulang data, dan pelatihan. Pastikan untuk terhubung dengan perwakilan akun Anda dan sertakan mereka dalam proses. Jangan heran jika ada beberapa biaya tambahan di sini. Jika vendor Anda menyampaikan sesuai yang disepakati dalam kontrak dan pekerjaan tambahan terlibat, beberapa biaya layanan mungkin berlaku.
LANGKAH 4: Ikuti kemajuan dan selesaikan
Sekarang setelah tugas telah dipegang dan mereka yang bertanggung jawab jelas tentang apa yang perlu dilakukan, pastikan untuk mengecek kemajuan. Penting untuk mengomunikasikan bahwa rencana implementasi perangkat lunak CMMS adalah prioritas dan meminta tanggung jawab pada orang untuk menyelesaikannya. Karena jadwal waktu telah ditetapkan, penting untuk mengecek dan mendapatkan laporan kemajuan.
Jika Anda ingin solusi CMMS Anda sukses, Anda perlu memperlakukannya seperti proyek prioritas tinggi lainnya sehingga orang akan mengikuti dan mengambilnya serius. Semoga, selama pertemuan Anda, pekerjaan berjalan sesuai rencana. Jika tidak, cari tahu mengapa, sesuaikan, tugaskan ulang dan lakukan apa pun yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.
LANGKAH 5: Penilaian akhir
Sebelum mengatakan semuanya selesai, lihat kembali daftar masalah Anda dan pastikan semua orang puas bahwa semua masalah telah teratasi. Setiap item harus dilihat dengan teliti, mempertimbangkan di mana Anda saat memulai proses ini, dan di mana Anda sekarang.
Tanyakan pada diri sendiri (dan pengguna lain), Apakah Anda puas dengan keadaan saat ini? Ini adalah waktu untuk mengidentifikasi jika ada yang hilang dan tidak memadai. Mungkin tim Anda tidak dapat menyelesaikan masalah dan Anda membutuhkan bantuan dari vendor Anda. Pastikan untuk melibatkan mereka dan meminta bantuan.
LANGKAH 6: Pelatihan berkelanjutan
Kami tidak dapat cukup menekankan pentingnya pelatihan. Pelatihan harus menjadi proses berkelanjutan dan bukan sekali saja. Hanya ada banyak yang dapat Anda tangkap dalam satu waktu.
Saat Anda menjadi lebih nyaman dengan perangkat lunak pemeliharaan Anda, Anda akan berada dalam posisi yang lebih baik untuk menangkap lebih banyak fitur dan fungsi.
Perangkat lunak pemeliharaan Anda kemungkinan akan diperbarui dari waktu ke waktu dan penting bahwa pengguna Anda baik mengetahui fitur baru ini dan mampu menggunakannya.
Pastikan untuk bertanya pada vendor perangkat lunak Anda tentang pelatihan berkelanjutan, webinar pelatihan gratis dan dukungan. Pertahankan garis komunikasi yang terbuka dengan vendor Anda. Ini akan membayar.
Perangkat lunak manajemen pemeliharaan adalah alat untuk membantu manajer dalam melacak berbagai aspek operasi pemeliharaan mereka, dari tenaga kerja hingga tingkat inventaris, waktu henti peralatan hingga pemeliharaan mencegah dan lebih. Ini sendirian bukan solusi untuk memperbaiki semua masalah pemeliharaan Anda.
Terlalu sering, manajemen melihat kebutuhan perangkat lunak, mengevaluasi sejumlah opsi, dan kemudian memutuskan paket CMMS. Yang hilang adalah strategi implementasi yang terencana dengan baik yang dikomunikasikan ke semua pengguna perangkat lunak pemeliharaan. Perusahaan harus memiliki setuju dari seluruh tim dan pengguna harus sepenuhnya dilatih agar implementasi sukses.
Untuk informasi lebih lanjut tentang strategi implementasi yang sukses untuk CMMS, baca postingan bermanfaat kami tentang jebakan perangkat lunak pemeliharaan umum di sini atau hubungi Spesialis Perangkat Lunak Hippo untuk mempelajari lebih lanjut tentang layanan dukungan kami.
Sumber:
* info.marshallinstitute.com
* www.cmmscity.com
* reliabilityweb.com
