5 Langkah Memilih Perangkat Lunak CMMS yang Tepat
5 Hal yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memilih Solusi Perangkat Lunak CMMS
Jika Anda belum menggunakan sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) kemungkinan besar Anda menggunakan sistem berbasis kertas atau spreadsheet. Kami di Hippo, selalu mendengar bahwa tidak cukup waktu dalam sehari untuk memasukkan data secara manual. Perusahaan mencari solusi sederhana untuk jejak kertas mereka. Apapun alasan Anda untuk beralih ke CMMS, ini memerlukan investasi waktu dan uang. Di Hippo CMMS, kami memahami Anda ingin menemukan kecocokan terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda dengan mudah.
Berikut adalah 5 petunjuk untuk membuat pencarian perangkat lunak manajemen pemeliharaan Anda lebih mudah:
1. Bentuk tim proyek CMMS
Tim ini harus mencakup setidaknya satu orang dari setiap departemen yang akan menggunakan sistem. Biasanya, tim proyek terdiri dari manajer pemeliharaan dan fasilitas, teknisi, insinyur pabrik, bersama dengan orang dari akuntansi, pembelian, dan IT. Menggunakan pendekatan tim ini membantu Anda mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang kebutuhan perusahaan dari semua sudut yang mungkin dan membantu membuat keputusan saat tiba saatnya untuk menarik pemicu pada perangkat lunak dan meluncurkannya.
2. Inventarisasi kebutuhan bisnis Anda
Untuk memastikan program CMMS yang Anda pilih cocok untuk bisnis Anda, buat daftar fitur yang Anda cari. Praktik terbaik adalah membagi daftar fitur Anda menjadi must-have dan nice-to-have. Penting untuk mengetahui di mana kebutuhan perangkat lunak pemeliharaan Anda, karena ini adalah langkah pertama dalam menentukan jenis perangkat lunak yang dibutuhkan bisnis Anda. Apakah Anda mencari sistem untuk sekadar melacak permintaan pemeliharaan, atau sesuatu yang lebih kuat yang menyimpan inventaris semua peralatan, aset, dan bagian cadangan Anda serta mengirimkan peringatan saat pesanan kerja pemeliharaan preventif perlu dilakukan? Pastikan Anda tidak hanya melihat kebutuhan operasional saat ini Anda, tetapi pertimbangkan bagaimana kebutuhan Anda akan terlihat 5-10 tahun ke depan. Melebihi perangkat lunak adalah hal umum tetapi harus dihindari jika memungkinkan.
3. Teliti, Teliti, Teliti
Menurut Brafton.com, 94% bisnis menggunakan sumber online saat membuat keputusan pembelian. Ada banyak sumber online yang menyediakan informasi dan ulasan yang membantu tentang penyedia perangkat lunak pemeliharaan. Situs web seperti Software Advice, direktori pembeli perangkat lunak terkemuka, mencantumkan lebih dari 50 produk perangkat lunak CMMS yang berbeda dengan ulasan pelanggan. Dapatkan pemahaman yang kuat tentang persyaratan perangkat lunak pemeliharaan bisnis Anda dan pilih lima persyaratan teratas yang Anda cari dari CMMS. Lihat panduan pembeli perangkat lunak, ulasan, dan situs web perusahaan. Memanfaatkan sumber daya online ini akan sangat meningkatkan peluang Anda untuk membuat keputusan yang tepat.
4. Buat pendekatan pendek
Setelah menelusuri situs web vendor CMMS, ulasan pelanggan, dan direktori, buat pendekatan pendek dari 3 produk teratas. Sebagian besar vendor perangkat lunak pemeliharaan melakukan demo konferensi web langsung dan menawarkan uji coba gratis. Memanfaatkan sumber daya ini adalah wajib! Disarankan juga bahwa Anda membawa orang lain ke dalam demo dan mendapatkan pendapat mereka tentang uji coba. Teknis pemeliharaan, manajer fasilitas, administrator perkantoran, dan personel IT semuanya dapat memberikan masukan. Melibatkan lebih banyak orang dalam proses demo juga akan meningkatkan peluang persetujuan karyawan.
5. Tinjau dan finalisasi pilihan pendekatan pendek CMMS Anda
Buat kartu skor untuk setiap CMMS dan nilai mereka berdasarkan atribut seperti fungsionalitas, kemudahan penggunaan, biaya, keamanan, dukungan teknis, track record vendor, potensi pertumbuhan, dll.
- Potensi pertumbuhan – Apakah solusi tersebut cukup fleksibel untuk tumbuh bersama perusahaan Anda? Dapatkah Anda meningkatkan sistem untuk menyertakan lebih banyak fitur jika Anda perlu? CMMS adalah investasi besar, memutuskan mana yang akan dibeli adalah tugas yang memakan waktu. Anda tidak ingin harus mengulang siklus pembelian setiap beberapa tahun jika kebutuhan Anda berubah.
- Fungsionalitas – seberapa baik paket perangkat lunak pemeliharaan memenuhi persyaratan fungsional Anda. Anda harus meninjau daftar “must haves” dan “nice to haves” dan melihat bagaimana opsi perangkat lunak yang berbeda membandingkan.
- Kemudahan penggunaan – Apakah solusi tersebut mudah dipelajari dan digunakan? Apakah pengguna Anda akan mengadopsi perangkat lunak setelah diimplementasikan? Jika ada kurva pembelajaran yang besar atau orang harus mengubah cara mereka bekerja, itu adalah alasan untuk khawatir. Kedua faktor ini memainkan peran besar dalam seberapa baik pengguna akhir akan menerima sistem baru. Jika orang merasa sistem membuat pekerjaan mereka lebih sulit, mereka tidak akan mengadopsi. Jangan biarkan semua uang dan upaya yang Anda keluarkan untuk memilih CMMS menjadi sia-sia. Untuk menghindari masalah ini, cari solusi CMMS yang ramah pengguna untuk semua pengguna, baik yang mengerti teknologi atau tidak.
- Track record vendor – Apakah mereka berkualifikasi? Apakah mereka pernah bekerja di industri Anda sebelum ini? Apakah mereka secara finansial sehat? Pastikan untuk mendapatkan demo dan referensi klien. Mintalah pelanggan saat ini yang memiliki kebutuhan seperti Anda. Melakukan ini akan memberikan Anda gambaran yang bagaimana itu akan seperti untuk bekerja dengan vendor ini.
- Dukungan teknis – Dukungan teknis sangat penting. Temukan semua metode yang disediakan oleh vendor; obrolan langsung, email, telepon, konferensi web, video, dll. Jika mereka tidak bekerja selama 24 jam, apakah jam mereka dekat dengan jam Anda? Apakah dukungan teknis mereka sekadar daftar FAQ di sebuah halaman web? Pastikan untuk mempertimbangkan dukungan, kebijakan peningkatan, dan biaya terkait vendor.
- Biaya – Pastikan sistem CMMS yang Anda pilih bekerja dengan anggaran Anda. Temukan semua biaya perangkat lunak CMMS yang terlibat. Berbagai biaya berlaku untuk langganan atau lisensi, onboarding dan pelatihan penyiapan serta dukungan, dan peningkatan. Beberapa langganan tahunan sementara yang lain bulanan. Apakah ada penalti untuk pembatalan? Temukan kebijakan mereka untuk kenaikan harga.
Memilih CMMS yang tepat untuk perusahaan Anda berarti melakukan pekerjaan rumah Anda. Ikuti saran ini, dan Anda akan menemukan penelitian Anda akan membuahkan hasil di jangka panjang.
Perlu saran penelitian CMMS lebih lanjut? Hippo CMMS memiliki banyak sumber daya lainnya tentang topik ini. Siapa pun yang meneliti perangkat lunak CMMS berkewajiban pada diri mereka sendiri untuk membaca Panduan CMMS kami. Ini penuh dengan saran berguna untuk memandu Anda melalui proses evaluasi. Di dalamnya, Anda akan mempelajari cara:
- Menemukan CMMS terbaik untuk bisnis Anda
- Membuat evaluasi kebutuhan lengkap
- Bertanya pada pertanyaan yang tepat
- Memperoleh campuran terbaik dari harga, fungsionalitas, dan fitur
Referensi: https://www.brafton.com/news/94-percent-b2b-buyers-research-online-purchase-decisions/
