6 Strategi Teruji untuk Mengoptimalkan Manajemen Inventaris MRO Anda
Perusahaan rata-rata di AS menghabiskan lebih dari $6 juta per tahun pada biaya pemeliharaan, perbaikan, dan operasional (MRO). Biaya ini mewakili biaya vital yang diperlukan untuk memelihara fasilitas, gudang, atau pabrik dan menjaganya dalam kondisi operasional yang baik. Untuk membantu menyederhanakan biaya mereka, banyak perusahaan mengelola inventaris MRO dengan menerapkan teknologi otomatisasi yang dapat membantu dengan aktivitas logistik, produksi, dan pemenuhan pesanan.
Dalam tulisan ini, kami akan menjelajahi 6 tips untuk mengelola inventaris MRO. Tips ini dapat diterapkan pada hampir semua bisnis, termasuk organisasi ritail dan jasa. Mengelola item inventaris penting dengan cara yang lebih terstruktur dapat mengurangi biaya sambil lebih meningkatkan upaya pemeliharaan dan perawatan yang sudah ada. Anda akan menemukan bahwa banyak praktik terbaik ini dapat menambah nilai signifikan pada program manajemen inventaris dan aset Anda.
1. Pilih Pendekatan yang Jelas untuk Inventaris MRO
Pemasok industri Grainger menyoroti dua pendekatan utama untuk menentukan inventaris MRO – terkelola dan dimanfaatkan. Pendekatan terkelola berfokus pada penggunaan data untuk memahami bagaimana inventaris digunakan. Ini membantu pemangku kepentingan utama mengidentifikasi perbaikan proses yang dapat menghilangkan hambatan dan mengurangi biaya sambil mengoptimalkan tingkat stok inventaris. Pendekatan inventaris MRO yang dimanfaatkan mengambil perspektif yang lebih strategis dengan menentukan tanggung jawab individual atau tim untuk perbaikan. Jika dilakukan secara efektif, ini akan mendorong karyawan yang bekerja paling dekat dengan inventaris MRO untuk meningkatkan proses.
2. Minimalkan Inventaris yang Dimiliki
Operasi yang efisien harus hanya menyimpan cukup inventaris untuk mengelola aktivitas sehari-hari dengan pemesanan berkala dan terjadwal untuk pengisian ulang. Ini menciptakan aliran inventaris yang andal, tetapi hanya dapat dicapai dengan peramalan permintaan yang akurat dan tepat waktu. Banyak perusahaan menggunakan sistem elektronik dan peringatan otomatis untuk membantu melindungi tingkat inventaris MRO dari potensi kehabisan stok. Platform manajemen inventaris ini seringkali dapat menggunakan analitik untuk membantu merekomendasikan tingkat inventaris minimum dan jumlah pemesanan.
3. Minta Ide dari Pemasok Anda
Sama seperti Anda ingin menciptakan hubungan yang lebih kuat dengan pelanggan, pemasok Anda sendiri mungkin dapat menambah nilai tambah pada perencanaan inventaris MRO Anda. Misalnya, pemasok mungkin bersedia meningkatkan tingkat stok keamanan mereka sendiri untuk memenuhi lonjakan permintaan mendatang untuk bagian tertentu. Anda mungkin juga dapat bekerja sama untuk mengurangi waktu kemasan yang sangat lama atau mengidentifikasi area perbaikan lainnya.
4. Tentukan Metode untuk Pelabelan Komponen Kritis
Prosedur pelabelan dan penagging harus menjadi komponen sentral dari proses manajemen inventaris MRO Anda. Jika tag inventaris atau label aset tidak akurat atau hilang, akan sangat sulit untuk memelihara hitungan inventaris yang akurat. Pendekatan umum adalah melabeli dan mengkategorikan item inventaris MRO berdasarkan variabilitas permintaan mereka. Ini akan memungkinkan Anda menempatkan bagian dengan permintaan tinggi di area yang nyaman dan mudah diakses sambil menyimpan item yang kurang sering digunakan di tempat lain.
5. Investasikan dalam Sistem Manajemen Inventaris
Terlepas dari industri atau area fokus Anda, sistem manajemen inventaris yang khusus seringkali adalah sumber daya yang harus dimiliki. Ada banyak opsi yang tersedia di pasar yang memiliki kemampuan untuk mengelola inventaris MRO termasuk sistem Enterprise Asset Management (EAM), Computerized Maintenance Management Systems (CMMS), dan Facility Management (FM) software. Jika mungkin, biasanya terbaik untuk memilih platform manajemen terpusat yang menggabungkan sistem terpisah menjadi satu antarmuka. Banyak program perangkat lunak juga mendukung integrasi pihak ketiga melalui API, memungkinkan Anda menciptakan solusi yang benar-benar disesuaikan.
6. Kembangkan KPI Inventaris MRO
Alat pelaporan untuk menganalisis metrik dapat membawa visibilitas pada proses yang kompleks. Salah satu cara terbaik untuk meningkatkan praktik manajemen inventaris MRO adalah menentukan serangkaian indikator kinerja utama (KPI) yang mewakili kondisi saat ini di fasilitas, gudang, atau pabrik Anda. Contoh berikut adalah beberapa KPI yang paling umum digunakan untuk mengelola inventaris MRO.
- Turnover Inventaris. Ini adalah metrik standar untuk setiap situasi di mana inventaris harus dielola. Tingkat turnover didefinisikan sebagai jumlah item inventaris yang digunakan selama periode waktu tertentu. Mengukur turnover inventaris secara bulanan seringkali merupakan tempat awal yang bagus.
- Backorder. Mungkin juga membantu untuk mengukur jumlah item inventaris yang saat ini sedang backorder dengan pemasok Anda. Jumlah backorder sebaiknya mewakili kurang dari 5% dari total item inventaris yang dilacak Anda.
- Akurasi Inventaris. Metrik ini dihitung dengan melakukan perhitungan siklus rutin dan rutin di mana perhitungan fisik dilakukan untuk memverifikasi nomor inventaris di lantai. Sebuah indikator yang bagus untuk digunakan adalah 95% dan banyak operasi berusaha mencapai tingkat akurasi yang jauh lebih tinggi.
- Kehabisan Stok. Kehabisan stok dicatat saat item menunjukkan kuantitas inventaris yang tersedia, tetapi bagian tersebut tidak dapat ditemukan. Ini adalah masalah serius, dan banyak perusahaan mungkin memilih untuk menerapkan rencana perbaikan berkelanjutan untuk menemukan dan memperbaiki sumber kesalahan ini.
Pendekatan Anda terhadap manajemen inventaris MRO harus ditentukan berdasarkan kebutuhan operasional, gaya manajemen, dan tingkat produktivitas yang diinginkan. Praktik terbaik dari tulisan ini dapat membantu Anda menciptakan program inventaris yang terstruktur dan mudah dipelihara. Manajemen inventaris yang terstandarisasi juga memudahkan pelacakan dan pengurangan biaya untuk setiap item di fasilitas.
