6 Kiat untuk Manajemen Inventaris MRO yang Lebih Baik
Rata-rata perusahaan di AS menghabiskan lebih dari $6 juta per tahun untuk biaya pemeliharaan, perbaikan, dan pengoperasian (MRO). Pengeluaran ini merupakan biaya vital yang diperlukan untuk memelihara fasilitas, gudang, atau pabrik dan menjaganya agar tetap dalam kondisi operasi yang baik. Untuk membantu merampingkan biaya mereka, banyak perusahaan yang mengelola inventaris MRO dengan menerapkan teknologi otomatisasi yang dapat membantu aktivitas logistik, produksi, dan pemenuhan.
Dalam posting ini, kita akan mengeksplorasi 6 tips untuk mengelola inventaris MRO. Kiat-kiat ini dapat diterapkan ke hampir semua bisnis, termasuk organisasi ritel dan layanan. Mengelola item inventaris penting dengan cara yang lebih efisien dapat mengurangi biaya sambil lebih meningkatkan upaya pemeliharaan dan pemeliharaan yang ada. Anda akan menemukan bahwa banyak dari praktik terbaik ini dapat menambah nilai signifikan pada inventaris dan program pengelolaan aset Anda.
1. Pilih Pendekatan yang Jelas untuk Inventaris MRO
Pemasok industri Grainger menyoroti dua pendekatan utama untuk mendefinisikan inventaris MRO – dikelola dan dimanfaatkan. Pendekatan terkelola berfokus pada penggunaan data untuk memahami bagaimana inventaris digunakan. Ini membantu pemangku kepentingan utama mengidentifikasi perbaikan proses yang dapat menghilangkan kemacetan dan mengurangi biaya sambil mengoptimalkan tingkat persediaan persediaan. Pendekatan inventarisasi MRO yang diungkit mengambil perspektif yang lebih strategis dengan mendefinisikan akuntabilitas individu atau tim untuk perbaikan. Jika dilakukan secara efektif, ini akan mendorong karyawan yang bekerja paling dekat dengan inventaris MRO untuk meningkatkan proses.
2. Minimalkan Inventaris di Tangan
Operasi yang efisien harus memiliki persediaan yang cukup untuk mengelola kegiatan sehari-hari dengan pesanan berkala dan terjadwal untuk pengisian ulang. Ini menciptakan aliran persediaan yang andal, tetapi hanya dapat dicapai dengan perkiraan permintaan yang akurat dan tepat waktu. Banyak perusahaan menggunakan sistem elektronik dan peringatan otomatis untuk membantu melindungi tingkat persediaan MRO dari kemungkinan kehabisan persediaan. Platform manajemen inventaris ini sering kali dapat menggunakan analitik untuk membantu merekomendasikan tingkat inventaris minimum dan jumlah pemesanan.
3. Mintalah Ide dari Vendor Anda
Sama seperti keinginan Anda untuk menciptakan hubungan yang lebih kuat dengan pelanggan Anda, pemasok Anda sendiri mungkin dapat menambahkan nilai tambah pada perencanaan inventaris MRO Anda. Misalnya, vendor mungkin bersedia meningkatkan tingkat persediaan pengaman mereka sendiri untuk memenuhi lonjakan permintaan yang akan datang untuk suku cadang tertentu. Anda mungkin juga dapat bekerja sama untuk mengurangi waktu tunggu yang sangat lama atau mengidentifikasi area peningkatan lainnya.
4. Tentukan Metode untuk Pelabelan Komponen Penting
Prosedur pelabelan dan penandaan harus menjadi komponen utama dari proses manajemen inventaris MRO Anda. Jika tag inventaris atau label aset tidak akurat atau hilang, akan sangat sulit untuk mempertahankan penghitungan inventaris yang akurat. Salah satu pendekatan umum adalah memberi label dan mengkategorikan item inventaris MRO berdasarkan variabilitas permintaannya. Ini akan memungkinkan Anda untuk menempatkan suku cadang dengan permintaan tinggi di area yang nyaman dan mudah diakses sambil menyimpan barang yang jarang digunakan di tempat lain.
5. Berinvestasi dalam Sistem Manajemen Inventaris
Terlepas dari industri atau area fokus Anda, sistem manajemen inventaris khusus sering kali merupakan sumber daya yang harus dimiliki. Ada banyak pilihan yang tersedia di pasar yang memiliki kemampuan untuk mengelola inventaris MRO termasuk sistem Enterprise Asset Management (EAM), Computerized Maintenance Management Systems (CMMS), dan perangkat lunak Facility Management (FM). Jika memungkinkan, biasanya yang terbaik adalah memilih platform manajemen terpusat yang menggabungkan sistem terpisah ke dalam satu antarmuka. Banyak program perangkat lunak juga mendukung integrasi pihak ketiga melalui API, memungkinkan Anda membuat solusi yang benar-benar disesuaikan.
6. Kembangkan KPI Inventaris MRO
Alat pelaporan untuk menganalisis metrik dapat memberikan visibilitas ke proses yang kompleks. Salah satu cara terbaik untuk meningkatkan praktik manajemen inventaris MRO adalah dengan menentukan rangkaian indikator kinerja utama (KPI) yang mewakili keadaan saat ini di fasilitas, gudang, atau pabrik Anda. Contoh berikut adalah beberapa KPI paling umum yang digunakan untuk mengelola inventaris MRO.
- Perputaran Persediaan . Ini adalah metrik standar untuk situasi apa pun di mana inventaris harus dikelola. Tingkat perputaran didefinisikan sebagai jumlah item persediaan yang digunakan selama periode waktu tertentu. Mengukur perputaran persediaan setiap bulan sering kali merupakan awal yang baik.
- Pesanan di awal . Mungkin juga bermanfaat untuk mengukur jumlah item inventaris yang saat ini dipesan di awal dengan pemasok Anda. Jumlah backorder idealnya mewakili kurang dari 5% dari total item inventaris Anda yang dilacak.
- Akurasi Inventaris . Metrik ini dihitung dengan melakukan penghitungan siklus rutin dan rutin di mana penghitungan fisik dilakukan untuk memverifikasi nomor inventaris di lantai. Tolok ukur yang baik untuk digunakan adalah 95% dan banyak operasi berusaha keras untuk tingkat akurasi yang jauh lebih tinggi.
- Kehabisan Stok . Stockout dicatat ketika suatu item menunjukkan jumlah persediaan yang tersedia, tetapi bagian tersebut tidak dapat ditemukan. Ini adalah masalah serius, dan banyak perusahaan mungkin memilih untuk menerapkan rencana perbaikan berkelanjutan untuk menemukan dan memperbaiki sumber kesalahan ini.
Pendekatan Anda terhadap manajemen inventaris MRO harus ditentukan berdasarkan kebutuhan operasional, gaya manajemen, dan tingkat produktivitas yang diinginkan. Praktik terbaik dari pos ini dapat membantu Anda membuat program inventaris yang disederhanakan dan mudah dirawat. Manajemen inventaris standar juga memudahkan pelacakan dan pengurangan biaya untuk setiap item di fasilitas.
