50 Tips dan Praktik Terbaik Manajemen Fasilitas yang Terbukti

Apakah Anda manajer fasilitas yang sudah terkenal dan berpengalaman atau hanya seorang yang mengaspinasikan, kita semua tahu bahwa ini adalah pekerjaan yang memerlukan pendidikan berkelanjutan dan banyak nasihat bijaksana, terutama ketika berkaitan dengan pertanyaan penerapan teknologi baru.
Untungnya bagi Anda, kami telah mengumpulkan 50 tips dan praktik terbaik yang paling membantu dan dapat diterapkan dari pemikir terhebat dalam manajemen fasilitas saat ini. Luangkan waktu untuk membaca tips dan trik ini sehingga Anda juga dapat melakukan apa yang perlu dilakukan untuk membuat fasilitas Anda semodern dan semampu mungkin.
Kami telah mengorganisir praktik terbaik menurut bagian. Klik tautan di bawah ini untuk melompat ke tips yang paling Anda butuhkan.

• Tips untuk Menurunkan Biaya Operasional
• Tips Pemeliharaan Mencegah
• Tips Manajemen Tenaga Kerja dan Komunikasi
• Tips untuk Memanfaatkan Teknologi, Alat, Software, dan Metrik
• Tips Manajemen Inventaris dan Aset

Tips untuk Menurunkan Biaya Operasional

1. Potong pencahayaan situs malam. “Bergantung pada bagaimana pencahayaan situs Anda dioperasikan dan disirkuit, Anda dapat membuat ‘mode hemat’ untuk malam ketika tingkat penempatan situs pada titik terendahnya. Biarkan pencahayaan perimeter situs menyala di sekitar properti Anda dan semua pintu masuk dan jalan utama terang.
“Anda perlu memastikan bahwa pencahayaan dekat bangunan dan semua pintu masuk dan keluar akan tetap menyala bersama dengan peralatan darurat yang menerangi jalan keluar. Cari pencahayaan situs di antara zona ini dan buat akomodasi pada pengontrol otomatisasi pencahayaan Anda untuk dapat mematikan zona atau sirkuit yang paling sedikit ditempati.”—Mark Sanderson, seperti dikutip oleh Brandon Lorenz, Ten Tips For Facility Managers To Cut Energy Costs, FacilitiesNet
2. Ganti lampu lama dengan LED. “Memorial Sloan-Kettering Cancer Center memilih LED untuk mengganti lampu yang ada di garasi parkir buka 24/7, menghemat konsumsi daya garasi setengahnya. Sementara itu, Mediapolis Community Schools di Mediapolis, IA, juga melakukan retrofit lampu eksterior LED.
“Sebagian besar lampu lama kami adalah 250 atau 175 watt. Lampu tersebut diganti dengan LED 30 watt. Lampu 70 watt kami diganti dengan LED 20 watt dan lampu downlight 70 watt kami diganti dengan LED 10 watt. Kami akan mendapatkan diskon yang bagus dari perusahaan listrik kami, serta tabungan bulanan pada tagihan listrik kami.”—Dennis Breuer, seperti dikutip oleh Janelle Penny, Top 12 Strategies to Maximize Cost Savings, Buildings Magazine; Twitter:@BuildingsMedia

3. Terapkan rencana desain fasilitas berkelanjutan. “Desain berkelanjutan lebih tercapai dan terjangkau dari sebelumnya, terutama ketika Anda memikirkan dalam tahun bukan hari dan minggu. Juga patut untuk dicatat bahwa desain berkelanjutan sangat disukai oleh publik, yang merupakan insentif tambahan bagi perusahaan yang tertarik memperkuat reputasi mereka sebagai sosial yang bertanggung jawab dan peduli lingkungan.”—David Verner, Reducing Industrial Facility Costs with Sustainable Planning, Area Development; Twitter: @areaDevelopment
4. Ketahui total biaya semua pekerjaan fasilitas yang dilakukan baik secara langsung maupun tidak langsung. “Bagi mata yang tidak terlatih, cabang pemeliharaan fasilitas bisnis tampak sebagai lubang hitam biaya. Biaya layanan FM ini bertumpuk, dan kecuali terdapat ketidaksesuaian, itulah di mana sebagian besar analisis bisnis berakhir. Namun, manajer pemeliharaan fasilitas, yang memiliki akses ke semua nuansa yang membentuk setiap pesanan kerja, memahami kompleksitas dan biaya overhead yang terlibat dalam sektor bisnis ini.
“Ada banyak variabel yang mempengaruhi total biaya setiap layanan seperti biaya perjalanan dan bahan, selain biaya operasional langsung dan tidak langsung lainnya yang terkait dengan manajemen fasilitas.”—Sean Hartnett, How to Calculate the True Cost of Facilities Maintenance, SMS Assist; Twitter: @SMSAssistLLC

5. Pertimbangkan perbaikan yang kurang jelas yang mempengaruhi penggunaan energi fasilitas. “Beberapa proyek terkait energi akan lebih atau kurang tersembunyi dari pengguna dan terutama dilakukan untuk mengurangi permintaan energi, seperti peningkatan chiller dan unit kipas. Proyek semacam ini mungkin pada akhirnya memberikan pengguna bangunan kontrol suhu yang lebih baik, tetapi ini bukan tujuan utama dari peningkatan.
“Perubahan operasional seperti mengurangi jam operasi HVAC dan pencahayaan, dan mengubah suhu mundur, yang membutuhkan biaya yang sangat sedikit (jika ada) tidak langsung mempengaruhi pengalaman pengguna, tetapi dapat menghasilkan pengurangan besar pada beban listrik. Secara umum, bekerja dengan tim operasi bangunan untuk mengurangi penggunaan energi dapat menghasilkan pengurangan beban yang mencolok.”—Jim Newman dan Marcus Springer, Be a Hero With Lower Operating Costs in Your Building, FMLink; Twitter: @FMLinkGroupLLC
6. Jangan lupa untuk melihat isolasi bangunan Anda. “Semua bangunan komersial memiliki isolasi; peraturan bangunan memaksa untuk mengisolasi hingga tingkat tertentu. Sayangnya, karena sebagian besar bangunan dibangun di bawah pedoman anggaran yang ketat, mereka biasanya dibangun dengan hanya jumlah isolasi minimum. Dan karena perusahaan yang membangun bangunan jaranglah yang mengelola atau memilikinya, keduanya memiliki pandangan yang sangat berbeda tentang anggaran.
“Isolasi yang lebih tinggi berarti efisiensi yang lebih baik. Segera mungkin, Anda dapat meningkatkan tingkat isolasi dan membuatnya memberikan perbedaan segera pada tingkat kenyamanan secara keseluruhan dari penghuni bangunan. Langkah umum termasuk pemasangan jendela dan sistem pencahayaan hemat energi, dan mengganti atap untuk meminimalkan dampak matahari pada bangunan itu sendiri.”—Tips to Reduce Commercial Heating and Cooling Costs, Total System Services

7. Manfaatkan pendekatan sourcing strategis untuk menemukan penyedia yang tepat untuk pekerjaan fasilitas. “Menemukan penyedia yang tepat untuk memelihara fasilitas Anda dapat sulit dan memakan waktu. Dari layanan kebersihan, pemeliharaan lahan dan perlengkapan pemeliharaan, memastikan penyedia memberikan penawaran yang sebanding, mengembangkan kontrak dengan tingkat layanan yang jelas, dan memvalidasi bahwa kualitas layanan dan tingkat produktivitas penyedia dipertahankan semuanya sangat penting untuk keberhasilan setiap proyek pemeliharaan fasilitas.
“Upaya untuk menghemat biaya dalam kategori pemeliharaan fasilitas dibatasi oleh ketidakmampuan untuk membahayakan standar keselamatan dan kenyamanan karyawan Anda. Untuk banyak organisasi, ini menghasilkan mereka membayar premi kepada penyedia pemeliharaan fasilitas mereka.”—Strategic Sourcing Strategies For The Facilities Maintenance and Facilities Management Category, Source One Management Services ; Twitter: @getsavings
8. Pabrik boiler Anda mungkin menjadi sumber utama potensi peningkatan efisiensi. “Boiler saat ini dapat mencapai efisiensi hingga 96 persen menggunakan teknologi kondensasi; namun, sebuah bangunan yang biasanya, termasuk bangunan baru, menggunakan boiler tipe atmosfer yang, untuk semua tujuan praktis, hanya sedikit lebih canggih daripada lampu Bunsen laboratorium sains. Teknologi ini andal dan bekerja, tetapi mahal untuk dioperasikan. Biasanya, kita melihat teknologi ini dipasang untuk meminimalkan biaya konstruksi dengan sangat sedikit pertimbangan untuk dampak energi jangka panjang yang anggaran operasional bangunan harus tanggung.”—Ross Morley dan Ed Porasz, Six Energy Audit Tips for Building Managers, REMI Network; Twitter: @REMINetwork

9. Jadwalkan audit energi profesional. “Audit energi secara sistematis mengidentifikasi dan mengembangkan peluang untuk membantu mengurangi penggunaan energi di fasilitas institusional atau komersial dan, sebagai hasilnya, mengurangi biaya operasional bangunan. Memfokuskan audit sangat penting bagi manajer pemeliharaan dan teknik.
“Menentukan area dan sistem yang akan dimasukkan dalam audit tergantung sebagian pada sumber daya yang organisasi bersedia investasikan untuk efisiensi energi, kompleksitas fasilitas, dan jumlah detail serta analisis yang diinginkan dari audit. Memahami faktor-faktor ini akan membantu manajer memilih tingkat audit yang sesuai dengan kebutuhan bangunan dan organisasi.”—David Cosaboon, Which Energy Audit is Right for Your Facility?, FacilitiesNet
10. Identifikasi potensi efisiensi utama dalam penggunaan energi dapur Anda. “Dapur komersial adalah pengguna energi tinggi, mengkonsumsi sekitar 2,5 kali lebih banyak energi per kaki persegi daripada ruang komersial lainnya, menurut US Environmental Protection Agency (EPA). Dari itu, hanya sebanyak 40% yang digunakan dalam persiapan dan penyimpanan makanan, kata Carbon Trust Inggris; banyak energi yang terbuang terdiversi ke dalam dapur.
“Teknologi ada untuk pengurangan dramatis dalam konsumsi energi, yang mengarah pada pengurangan jejak karbon dan penghematan biaya yang signifikan. EPA klaim bahwa restoran yang berinvestasi secara strategis dapat mengurangi biaya energi antara 10%-30%; Foodservice Consultants Society International (FCSI), organisasi profesional untuk jasa konsultasi desain dan manajemen, memperkirakan penghematan energi dapat mencapai 40%, setara dengan 3%-6% dari biaya operasional.”—Energy Efficiency in the Kitchen, Green Hotelier; Twitter: @green_hotelier

11. Pertimbangkan seluruh biaya siklus hidup bangunan. “Biaya siklus hidup adalah cara untuk mengukur biaya perbaikan infrastruktur bangunan seiring waktu. Ini memungkinkan profesional manajemen bangunan dan fasilitas untuk menentukan apakah biaya untuk memperbaikan elemen tertentu dari bangunan atau sistem di dalamnya dibandingkan dengan penghematan biaya selama periode yang sama. Jika biaya upgrade selama umurnya menawarkan keuntungan dibandingkan dengan biaya operasional bangunan yang akan dihemat, maka secara umum dianggap sebagai investasi yang baik.”—Answers to 8 Common Building Operation Cost Questions, Enervise

Tips Pemeliharaan Mencegah

12. Ukur PM Anda terhadap semua aktivitas pemeliharaan. “Buat ukuran kinerja untuk proses PM Anda dengan penekanan pada pengukuran jumlah PM yang pekerjaan selesai dibandingkan dengan semua pekerjaan lainnya. Total jam PM harus menjadi persentase tertinggi dari semua pekerjaan pemeliharaan departemen. Tujuan ini mungkin tampak mustahil, tetapi seiring waktu, sangat tercapai.” —Michael Cowley, 5 Tips for Successful Preventive Maintenance, FacilitiesNet

13. Buat rencana dan patuhi. “Pemeliharaan mencegah semuanya tentang perencanaan, sederhana dan jelas. Setiap peralatan atau mesin yang Anda miliki atau di bawah pengawasan Anda harus memiliki jadwal jenis pemeliharaan apa yang diperlukan dan kapan pemeriksaan tersebut diperlukan.
“Pengaturan jadwal tidak hanya memastikan peralatan Anda tetap dalam kondisi prima selama umur yang diproyeksikan, tetapi juga membantu Anda merencanakan kebutuhan staf dan tetap dalam anggaran. Setelah Anda memiliki rencana yang siap, jangan pernah menyimpang darinya.”—Lisa Richards, 7 Preventative Maintenance Tips for Your Facility, MAPCON; Twitter: @MAPOCONtech
14. Fokus pada model kegagalan spesifik. “Mode kegagalan didefinisikan sebagai “bagaimana sesuatu gagal.” Mari kita gunakan atap datar/membran untuk menunjukkan contoh apa itu mode kegagalan. Pada atap datar/membran, satu mode kegagalan mungkin “penetrasi membran atap,” dan penyebab mode kegagalan ini bisa banyak. Mengetahui mode kegagalan(-mode) dari item yang dapat dirawat tertentu seperti membran atap dan penyebabnya bisa menjadi kunci untuk deteksi dini kegagalan atap (tidak memenuhi niat pengguna akhir) sehingga perbaikan dapat dilakukan sebelum mempengaruhi operasi.”—Ricky Smith, Five Tips For Optimizing A Facility Preventive Maintenance Program, Engineered Systems Magazine; Twitter: @esmagazine

15. Lakukan putaran proaktif untuk menemukan masalah “kecil”. “Tangkap masalah kecil sekarang sebelum menjadi masalah besar. Mengatasi detail kecil dapat berkembang menjadi perbaikan besar dalam penampilan dan fungsionalitas. Minta penyedia layanan fasilitas, perusahaan kebersihan, dan/atau tukang tukang Anda untuk berjalan dengan Anda, berfokus pada detail yang biasanya Anda abaikan. Beberapa hal yang perlu diperiksa untuk perbaikan/penggantian adalah: pintu (sapu pintu, pengintai pintu, kunci yang macet, dll.), penutup sudut, tegak dan fug, saklar lampir dan plat lampir, tegak langit-langit, lemari penyimpanan dan rak, lemari dan selang, dan tabung pemadam api.
“Dan jangan lupa seberapa segar semuanya terlihat dengan calking baru dan lapisan cat baru di dinding – cuaca yang lebih hangat dapat membuat Musim Semi menjadi waktu yang bagus untuk memberikan kehidupan estetika baru pada fasilitas Anda.”—Bob Clarke, 6 Spring Maintenance Tips for Facilities, Buildings Magazine; Twitter: @BuildingsMedia
16. Ketahui perbedaan antara pemeliharaan prediktif, pencegahan, dan reaktif. “Secara umum ada tiga pendekatan pemeliharaan bangunan yang digunakan oleh manajer fasilitas:

• Reaktif – Pendekatan ini adalah “perbaiki saat rusak”.
• Pencegahan – Pendekatan ini adalah “periksa dan lakukan perbaikan sebelum rusak”.
• Prediktif – Pendekatan ini adalah “gunakan teknologi untuk meramalkan kapan masalah akan terjadi dan berikan pemeliharaan sesuai dengan itu”.

Tipe pemeliharaan yang paling umum digunakan oleh manajer fasilitas adalah pendekatan “reaktif”. Menurut posting oleh Akita Box tentang perencanaan pemeliharaan pencegahan, 85 persen total pengeluaran pemeliharaan adalah pada pemeliharaan reaktif. Alasannya sederhana: Ini adalah yang termurah—atau setidaknya tampaknya termurah. Kenyataannya adalah ini hanya termurah ketika semuanya berjalan lancar. Namun, seperti yang kita tahu, hal-hal tidak selalu berjalan lancar.”—Neal Peters, Top Ways to Reduce Maintenance Costs for Your Facility, DPM Care; Twitter: @dpmcare

17. Pahami perbedaan antara waktu kerja dan waktu meluangkan waktu. “Anda dapat menjadwalkan pemeliharaan mencegah berdasarkan pembacaan meter pada peralatan. Namun, meter peralatan biasanya tidak membedakan antara waktu kerja dan waktu meluangkan waktu. Jadi mesin yang meluangkan waktu 20% dari waktu mungkin memiliki jadwal pemeliharaan mencegah yang lebih sering dari yang diperlukan. Jika waktu meluangkan waktu dapat diprediksi, mungkin masuk akal untuk menjadwalkan pemeliharaan mencegah berdasarkan interval meter yang lebih besar.”—7 Tips To Plan Equipment Preventive Maintenance, SM Global
18. Pastikan tugas pemeliharaan pencegahan Anda bermanfaat untuk peralatan Anda. “Mengaplikasikan lem pada rack dan pinion gergaji balok, misalnya, dapat menyebabkan lem dan serbuk gergaji mengeras di dalam gigi seiring waktu, akhirnya mencegahnya bergerak. Jika Anda tidak yakin tugas mana yang bermanfaat untuk setiap peralatan, tanyakan kepada perwakilan peralatan Anda.”—10 Tips for Preventative Maintenance, Stiles Machinery; @StilesMachinery

19. Antisipasi kebutuhan inventaris spare part di masa depan. “Mempunyai spare part dan perlengkapan di sekitar waktu jadwal pemeliharaan mencegah besar sangatlah kritis. Software manajemen aset memungkinkan Anda memeriksa ketersediaan spare part untuk tanggal saat pesanan kerja jatuh tempo. Laporan ini dapat membantu Anda mengidentifikasi bagian yang tidak cukup untuk pesanan kerja yang diperlukan di masa depan. Jika Anda tahu bagian mana yang Anda kekurangan, Anda dapat memesan mereka di imbas dari penyedia daripada menunggu hingga batas pemesanan ulang tercapai.”—7 Tips for Better Equipment Preventive Maintenance, Nexgen Asset Managment; Twitter: @nexgenam1

Tips Manajemen Tenaga Kerja dan Komunikasi

20. Gunakan berbagai metode komunikasi. “Repetisi dan penguatan yang tepat diperlukan. Orang rata-rata ditumpahi dengan lebih dari 300 pesan saat bekerja, dan kelipatan dari itu di luar pekerjaan, kata Finney. Membawa pesan untuk mendarat dengan audiens mungkin memerlukan hingga 12 repetisi, dalam beberapa kasus, kata dia.”—John Finney seperti dikutip di Facilities Maintenance Decisions Magazine, For Good Facility Management Communication, Keep Three Points in Mind; Twitter: @maintenance_mag

21. Optimalkan penggunaan ruang kerja yang tersedia. “Ruang mengeluarkan uang. Mengetahui bahwa kita bergerak menuju lingkungan kerja yang terdiri dari pekerja virtual atau seluler, menginvestasikan waktu untuk mengembangkan desain tempat kerja baru yang dapat cocok dengan cara kerja baru ini sambil meningkatkan tingkat pemanfaatan ruang dapat menghasilkan penghematan biaya yang mencolok. Stasiun kerja fleksibel, strategi tempat kerja terdistribusi, dan strategi tempat kerja seluler adalah hanya beberapa cara untuk memaksimalkan nilai properti saat ini. Reinvestasi dapat dengan menguntungkan dialokasikan ke ruang yang lebih sedikit, tetapi proposisi ruang yang lebih baik.”—7 Ways to Grow Competitiveness in the Facility Management Industry by 2020, Service Futures; Twitter: @issworld
22. Jadilah mahir aset fisik perusahaan Anda. Sementara manajer lain mungkin bekerja untuk mengelola klien atau staf, pekerjaan Anda adalah mengelola fasilitas dan semua yang terjadi di dalamnya. Aset fisik perusahaan Anda sama pentingnya dengan sumber daya manusia Anda, dan Anda adalah ahli di bidang ini. Baik itu mengumpulkan data atau berkontribusi pada garis laba organisasi, masukan Anda adalah bagian yang berharga dari pengambilan keputusan korporat. Jika Anda ingin mengubah praktik pembelian atau beralih ke pemanas yang lebih hemat energi, buat pernyataan dan dukung dengan data dan tahun pengalaman manajemen fasilitas Anda.—James McDonald, 5 Things Facilities Managers Must Do to Gain Respect & Clout, iOffice; Twitter: @iofficecorp

23. Tetapkan definisi yang jelas untuk praktik kerja fasilitas. “Inklusi tempat kerja harus didefinisikan dengan jelas sebelum inisiatif apa pun dapat didorong ke depan. Definisi yang berguna dari kantor inklusif adalah tempat kerja di mana semua staf diperlukan dengan hormat dan memiliki akses yang sama ke sumber daya dan peluang. Manajer fasilitas harus membangun pada deskripsi tingkat tinggi ini untuk menciptakan gagasan tentang bagaimana konsep seperti akses yang sama, keragaman, dan keadilan terlihat di fasilitas mereka sendiri. Memasukkan definisi ini ke dalam nilai inti perusahaan Anda akan membantu Anda menetapkan tujuan yang jelas dan membangun kebijakan konkret.”—Nick Mason, A Facility Manager’s Guide to Inclusive Workplaces Office Space Software; Twitter: @OfficeSpaceSw
24. Gunakan desain yang merencanakan waktu sosial dan ruang sosial. “Berkumpullah: saat Anda merancang fasilitas Anda, rancang ruang sosial untuk karyawan Anda. Ini bisa menjadi ruang makan atau istirahat, ruang permainan, gim, atau bahkan taman komunitas. Ketika Anda menyediakan tempat di mana karyawan dapat beristirahat dan bersosialisasi dalam suasana yang lebih terstruktur, Anda mungkin menemukan bahwa koneksi baru muncul antara departemen dan antara berbagai tingkat manajemen.”—Tiffany Bloodworth Rivers, 7 Tips to Help Facilities Managers Make The Workplace A Stress Free Zone, iOffice; Twitter: @iOfficeCorp

25. Pertimbangkan untuk memindahkan beberapa aktivitas dasar dari outsourcing ke in-tasking. “Peluang lain untuk menghemat biaya, kata para ahli, bukan hanya memindahkan staf di sekitarnya, tetapi juga memindahkan pekerjaan. Ini berarti memeriksa secara cermat semua kontrak outsourcing untuk melihat apakah mereka dapat dikurangi dan pekerjaan diselesaikan oleh staf internal. Bechtol katanya sebenarnya telah melakukan ini selama bertahun-tahun — menyelesaikan tugas seperti pengecatan dan pembersihan dengan staf internal dan lembur — tetapi ini bahkan lebih berharga sekarang di masa ekonomi yang sulit.”—Nancy Bechtol seperti dikutip oleh Greg Zimmerman, Facilities Maintenance Decisions Magazine; Twitter: @maintenancemag
26. Buat proses formal internal untuk mengembangkan keterampilan karyawan. “Kami fokus pada ‘membangun bangku’. Konsep ini secara luas digunakan untuk menjelaskan upaya kami untuk secara formal mengidentifikasi bakat internal di banyak bengkel tenaga kerja kami. Kami mengidentifikasi bakat melalui proses seleksi yang kompetitif berdasarkan potensi vs. keterampilan dan mempromosikan personel yang dipilih kami ke level pekerja dan pembantu sambil melatih mereka untuk mencapai level mekanik penuh yang sesuai dengan sertifikasi/lisensi yang terkait.”—Robin Morey seperti dikutip oleh Higher Ed Facilities Forum, Dealing with an Aging Facilities Management Workforce, Twitter: @HEFForum

27. Jika Anda mengoutsource FM Anda, kerjakan dengan mitra yang fleksibel yang menyesuaikan dengan kebutuhan Anda. “Ini adalah salah satu keuntungan terbesar yang dimiliki oleh penyedia yang lebih kecil. Mereka dapat memungkinkan staf garis depan mereka untuk kreatif dan sebenarnya membuat perubahan pada proses dan melaksanak mereka. Ini secara langsung mengarah pada klien menerima solusi yang lebih sesuai dengan tujuan dan pada akhirnya menerima nilai yang lebih besar yang tumbuh menjadi hubungan yang lebih baik.”—Andrew Hulbert, seperti dikutip oleh Kevin Stanley, The Art of Delegation, FMWorld; Twitter:@fm_world
28. Jual departemen Anda dengan bijak selama presentasi anggaran. “Kami selalu menyajikan anggaran kami dengan memulai dengan bagaimana proposal merespons masalah nyata. Dengan kata lain, harus ada alasan yang memaksa berdasarkan misi kami untuk mengapa kami akan mengajukan anggaran untuk apa pun.” Dengan menyajikan informasi spesifik tentang bagaimana dan mengapa Anda telah memilih angka anggaran Anda, Anda dapat membantu C-suite melihat bahwa anggaran Anda masih masuk akal.”—Tim Woodley, seperti dikutip oleh David Spence, 5 Budgeting Tips for Facilities Managers, Office Space; Twitter:@officespacesw

29. Otomatisasi proses pesanan kerja. “Saat Anda mengotomatisasi proses pesanan kerja, Anda menghilangkan kesalahan manusia yang terkait dengannya. Secara esensial, Anda mengeluarkan orang dari proses dan memastikan tidak ada yang terlewatkan atau diabaikan. Melakukan ini memungkinkan Anda untuk membuat, melacak, mengedit, dan secara otomatis mengomunikasikan pesanan kerja untuk fasilitas Anda. Ini adalah nomor satu pada daftar, karena ini adalah salah satu kebiasaan favorit kami – dan mungkin yang paling penting! Jangan biarkan masalah dengan karyawan memperlambat operasi Anda atau meningkatkan stres tempat kerja untuk orang lain.”—The 7 Habits of Highly Effective Facility Managers, 24/7 Software; Twitter: @247_software

Tips untuk Memanfaatkan Teknologi Alat, Software, dan Metrik

30. Manfaatkan software untuk membantu manajer fasilitas mengorganisir dan mengakses informasi.
“Ada banyak opsi software yang dapat membantu FM dalam mengorganisir dan menyederhanakan tugas harian mereka. Ini berkisar dari software yang dirancang untuk membantu mengelola semua aktivitas pemeliharaan hingga pencatatan dan pelacakan pengunjung fasilitas untuk keperluan keamanan.
Ada juga beberapa opsi software manajemen fasilitas yang komprehensif yang tersedia. Opsi populer di area ini adalah NetFacilities, software berbasis web yang bertujuat untuk memusatkan banyak hal yang perlu dikelola FM—dari vendor dan pesanan kerja hingga manajemen aset dan pemeliharaan pencegahan—di satu tempat yang nyaman.”—Neal Peters, Top Technology Tools for Facility Managers, DPM Care; Twitter: @dpmcare

31. Manfaatkan solusi sensor pintar modern untuk mengurangi biaya dan meningkatkan kemampuan. “Dengan memenuhi bangunan dengan sensor pintar semacam ini, biaya operasional berkurang secara dramatis, produktivitas meningkat, dan kenyamanan penghuni meningkat. Secara spesifik, informasi detail tentang kehadiran, lokasi, jumlah, dan aktivitas penghuni sekarang dapat digunakan untuk mengoptimalkan manajemen fasilitas secara signifikan. Hot desking, pemesanan ruang rapat, perencanaan ruang yang dioptimalkan, dan penghematan energi adalah beberapa kasus penggunaan segera.”—Itamar Roth, Facility Management Is Facilitated By Smart Sensors, Facilities Executive; Twitter:@facilityexec
32. Kelola HVAC secara jarak jauh menggunakan alat software. “Salah satu fitur paling menarik dari software Manajemen Fasilitas adalah kemampuan untuk mengelola pemanas dan pendingin secara jarak jauh, atau mengatur termostat terprogram untuk naik atau turun suhu yang ditetapkan sepanjang hari. Perencana fasilitas suka kemampuan untuk menganalisis dan mengeksplorasi penggunaan energi dari sistem pemanas dan pendingin. Pemimpin dapat menggunakan ‘intelijen bisnis’ yang disampaikan oleh software untuk mengatur termostat dan kontrol untuk penghematan biaya energi maksimal. Beberapa alat ini bahkan dapat dipindahkan ke ponsel pintar untuk membantu manajer jarak jauh melakukan pekerjaan mereka dari mana saja mereka berada.”—10 Ways Software Can Help with Facilities Management, SelectHub; Twitter:@selecthub

33. Gunakan software Anda untuk memeriksa kepatuhan Anda lagi. “Sistem administrasi pemeliharaan dan fasilitas harus sering mematuhi persyaratan regulasi nasional dan global. Semua administrator pemeliharaan menghadapi inspeksi acak atau audit sesekali oleh otoritas regulasi. Software pemeliharaan memungkinkan Anda untuk membuktikan kepatuhan regulatif dan mengurangi jumlah kertas dan persiapan yang diperlukan untuk audit. Administrator pemeliharaan dapat dengan mudah membuat laporan yang menunjukkan pekerjaan pemeliharaan yang dilakukan pada mesin penting. Ini membuat kepatuhan dapat ditelusuri dan meminimalkan risiko denda karena tidak kepatuhan.”—7 Steps to Successful Facilities Management, Fasttac; Twitter: @fasttac
34. KPI manajemen fasilitas harus menyoroti kesalahan dan peluang. “KPI menyiratkan peluang dan kesalahan dalam perusahaan Anda. Disediakan dengan Internet of Things (IoT) dan sistem manajemen energi, KPI dapat digunakan untuk menyoroti tugas pemeliharaan yang terlewat, area lalu lintas yang lebih besar dari bisnis Anda, atau masalah dengan mesin. Contohnya, menggunakan KPI persentase pemeliharaan yang direncanakan terhadap pemeliharaan reaktif. Dengan kata lain, apakah pemeliharaan pencegahan menghemat lebih banyak uang daripada memperbaiki peralatan saat gagal?”—7 Tips for Creating Facilities Management KPIs, Entouch Controls

35. Gunakan pemantauan informasi bangunan untuk memantau kinerja sistem. “Memantau penggunaan energi dan air dengan cermat untuk mengurangi biaya operasional bangunan adalah manfaat lain. Dengan memungkinkan pemilik untuk memantau dan menganalisis kinerja banyak sistem—tingkat pendingin udara, lampu dengan dimmer otomatis, penggunaan air—BIM dapat mengarah pada penggunaan energi yang lebih terpikir, pengeluaran yang lebih rendah, dan nilai aset yang meningkat.”—Michael Schley seperti diceritakan oleh Jeff Link, BIM for Facilities Management: 4 Tips to Improve Lifecycle Performance and Reduce Costs, Autodesk; Twitter: @autodesk
36. Pertimbangkan solusi pintu masuk bangunan otomatis canggih. “Fitur yang gaining banyak ground adalah menggunakan teknologi pengenalan wajah untuk memungkinkan orang masuk dan keluar dari bangunan. Ini lebih aman daripada kunci kartu atau kartu, dan tidak seperti kartu dan kunci kartu, Anda tidak dapat melupakan wajah Anda di rumah. Ini seperti memukul tiga basis, atau membunuh tiga burung dengan satu batu. Pintu masuk otomatis menghilangkan kebutihan untuk memberikan akses khusus ke bangunan, mengganti kunci kartu atau kartu yang hilang, atau menerbitkan yang baru untuk karyawan baru.”—Michael Moulton, 5 Tech Features Facilities Managers Can’t Live Without, Teem

37. Sediakan solusi software yang menghadap pelanggan untuk pelaporan perbaikan dan pelacakan permintaan. “Menawarkan solusi sederhana untuk pelanggan Anda akan membuat mereka bahagia – dan bangunan Anda berjalan lancar. Solusi yang menghadap pelanggan yang berkualitas akan melengkapi pelanggan untuk melaporkan masalah di sekitar fasilitas Anda dan melacak kemajuan permintaan mereka. Portal pelanggan tidak hanya membantu klien Anda merasa didengar saat Anda memberitahukan kemajuan. Sistem permintaan pelanggan digital menyederhanakan proses pesanan kerja dan pengangkatan bagi tim manajemen fasilitas Anda juga.”—Top Facilities Management Tips for Long-Term Success, AssetWorks; Twitter: @AssetWorks
38. Teknologi citra termal dapat membantu mengidentifikasi dan memperbaiki masalah yang tidak terlihat. “Melakukan tugas pemeliharaan dan teknik fasilitas seperti berlayar di antara gunung es. Apa yang tidak terlihat oleh teknisi akan tenggelamkan mereka — atau fasilitas mereka. Teknologi citra termal memberikan teknisi kemampuan untuk melihat yang tidak terlihat, membuatnya lebih mudah untuk menemukan motor yang gagal dan komponen listrik, kebocoran kondensat HVAC, saluran udara yang rusak, dan atap bocor. Teknisi kemudian dapat memperbaiki masalah sebelum menjadi sakit kepala besar, serta mengurangi biaya pemanasan dan pendingin sebagai bagian dari inisiatif berkelanjutan.”—John Anderson, Putting Thermal Imaging to Work in Facility Maintenance, FacilitiesNet

39. Integrasikan sistem software manajemen fasilitas. “Sekali lagi, jumlah manajer fasilitas yang mengejutkan tidak memiliki sistem yang sebenarnya untuk mengelola ruang mereka. Lebih dari seperempat semua yang diwawancarai – 28 persen – mengatakan mereka saat ini tidak menggunakan sistem manajemen fasilitas apa pun. Sebanyak 23 persen peserta lainnya menggunakan metode pena dan kertas untuk manajemen fasilitas mereka. Meskipun ini sedikit lebih baik daripada tidak ada sistem sama sekali, ini masih membuatnya sangat sulit untuk mengumpulkan data, menyimpan catatan yang akurat, atau mendapatkan banyak wawasan dari informasi yang mereka miliki.”—The Importance of Facilities Management Systems, Team Support; Twitter:@teamsupport
40. Manfaatkan sistem software Anda untuk membuat standar EH&S transparan. “Software Manajemen Fasilitas dirancang khusus untuk membantu membuat standar dan hasil kesehatan dan keselamatan transparan. Ini dapat membantu secara signifikan dengan kepatuhan terhadap berbagai standar industri, seperti HIPAA di industri kesehatan dan Sarbanes-Oxley di bidang keuangan. Ini dapat membantu untuk mendokumentasikan praktik terbaik untuk menghindari kecelakaan, atau dalam skenario terburuk, mendokumentasikan fakta sekitar kecelakaan tempat kerja. Berbagai jenis fitur kesehatan dan keselamatan dapat menghemat banyak waktu dan usaha bagi tim manajemen yang sibuk, dan membantu perusahaan untuk mendapatkan reputasi yang lebih baik.”—10 Ways Software Can Help with Facilities Management, Select Hub; Twitter: @selecthub

41. Punya matriks kritikalitas peralatan untuk memprioritaskan pekerjaan. “Metode ini mengidentifikasi seberapa kritis sebuah peralatan atau tugas pemeliharaan bagi bisnis Anda dan pada akhirnya akan menunjukkan kepada Anda di mana ia harus berada dalam proses prioritas Anda. Pengukuran kritikalitas harus distandardisasi dengan menilai seberapa serius satu peralatan akan mengganggu operasi dalam hal kegagalan.”—Ashok Sharma dan Barry Lawrence, 5 Essential Tools for Facilities Managers, eLearning Industry; Twitter: @elearnindustry
42. Smartsheet software dapat menambahkan fitur kolaborasi unik pada penggunaan spreadsheet sehari-hari. “Smartsheet adalah spreadsheet yang Anda bagikan dengan rekan kerja Anda, tetapi fiturnya jauh melampaui Excel. Alat ini menggabungkan spreadsheet tradisional dengan alat manajemen proyek, templat, dan formulir dan memungkinkan Anda dan rekan kerja Anda untuk mengakses spreadsheet pada perangkat seluler dan bekerja pada mereka secara kolaboratif.”—Tiffany Bloodworth Rivers, 9 Easy-To-Use Tools That Will Help Any Facilities Team Collaborate, iOffice; Twitter:@iOfficeCorp

43. Pelacakan alur kerja adaptif memungkinkan Anda melacak aktivitas di seluruh tenaga kerja yang beragam. “Dunia bisnis semakin menerima tenaga kerja jarak jauh yang lebih besar. Kantor digunakan sebagai area untuk berkolaborasi, mengembangkan, dan merancang ide baru. Pekerjaan sehari-hari dapat, dan seringkali, dilakukan dari rumah. Artinya Anda akan membutuhkan kemampuan untuk melacak alur kerja dan tugas proyek di seluruh tenaga kerja yang beragam. Mengirim detail secara bolak-balik melalui email tentang proyek menjadi sibuk, dan mudah untuk kehilangan bagian penting dari proposal di kotak masuk Anda.
Lagi, kita akan beralih ke otomasi – software pelacakan alur kerja adaptif yang menunjukkan kemajuan proyek real-time melalui platform berbasis cloud akan menjadi norma dalam beberapa tahun ke depan. Produk seperti Trello atau Asana adalah contoh yang hebat dari pelacakan alur kerja adaptif yang diintegrasikan dengan sukses ke dalam bisnis semua ukuran.”—Michael Moulton, 5 Tech Features Facilities Managers Can’t Live Without, Teem

Tips Manajemen Inventaris dan Aset

44. Simpan dokumen manajemen fasilitas Anda konsisten dan akurat. “Jika Anda manajer fasilitas yang bertanggung jawab, Anda harus tahu apa yang menjadi tanggung jawab Anda. Anda tidak dapat melakukan pekerjaan Anda dengan baik tanpa informasi yang benar. Jika Anda tidak memiliki catatan yang tepat tentang kondisi fasilitas Anda, Anda tidak dapat melakukan pekerjaan Anda sebagai manajer fasilitas. Tanpa dokumentasi yang akurat, Anda bahkan tidak bisa mendapatkan penawaran yang baik dari vendor untuk pekerjaan pada bangunan Anda. Hal pertama yang akan mereka tanyakan adalah, Di mana gambar As-Built? Tanpa As-Builts, penawaran bisa jauh lebih tinggi.”—7 Tips on Reducing Facilities Maintenance Costs and Risks, SKYSITE; Twitter: @skysiteproject

45. Terapkan proses pelabelan aset yang konsisten. “Verifikasi aset dari sekurang-kurangnya dua titik data, seperti kode batang dan nomor seri item. saat membuang aset, langkah ini sangat penting untuk memastikan “rantai tanggung jawab yang akurat dan dapat diverifikasi,” yang dapat membantu mengurangi pelanggaran data (terutama untuk pembuangan aset TI) dan juga membantu mempertahankan kepatuhan terhadap regulasi.
“Menerapkan alur proses pelabelan aset yang konsisten memastikan semua aset yang diterima oleh perusahaan Anda diklasifikasikan dan dilacak secara konsisten, sehingga mudah untuk menemukan aset di seluruh perusahaan, menerapkan jadwal pemeliharaan rutin, dan mempertahankan pencatatan yang akurat untuk tujuan audit dan akuntansi. Mengembangkan kebijakan dan prosedur yang jelas dan melatih anggota tim Anda pada prosedur pelabelan aset yang disetujui menyederhanakan proses dan pada akhirnya dapat memiliki dampak positif pada garis bawah Anda, memungkinkan Anda untuk meningkatkan pemanfaatan sumber daya, mengurangi duplikasi aset yang tidak perlu, dan mendapatkan lebih banyak umur pakai yang dapat digunakan dari investasi Anda.”—Varsha Saha, 6 Steps in Asset Tagging Process Flow, Camcode; Twitter: @camcode
46. Perbarui aset dan tentukan dengan jelas aset penting vs. aset tidak penting. “Setelah mengumpulkan data dan mengembangkan jadwal pemeliharaan untuk aset Anda, Anda perlu merencanakan pemeliharaan jangka panjang untuk inventaris aset Anda. Secara spesifik, buat rencana yang berpusat pada pembaruan dan pengaktifan aset. Dalam beberapa kasus, Anda mungkin menemukan bahwa aset tertentu, bahkan jika diperbarui, tidak melayani organisasi Anda dengan cara terbaik, menjadikannya aset tidak penting yang Anda tidak perlu terus miliki. Demikian pula, dengan memiliki daftar inventaris yang berfungsi dan data yang menyertainya, menangani kebutuhan kritis dan kegagalan aset yang tidak terduga akan lebih mudah karena Anda tahu tepat apa yang perlu dilakukan dan kapan itu harus dilakukan.”—Luke Perkerwicz, The Beginners’ Guide to Facility Asset Management, AkitaBox; Twitter:@Akitabox

47. Lacak dan buang aset yang dinonaktifkan. “Seberapa baik pun manajemen aset dan perencanaan pemeliharaan, tiba saatnya ketika aset mencapai akhir umur pakainya dan harus dibuang. Pada tingkat praktis, semua aset yang dibuang harus dicatat pada register aset/software, untuk memastikan mereka tidak dimasukkan sebagai bagian dari portofolio organisasi. Formulir pembuangan peralatan akan memungkinkan pemilik aset untuk menjelaskan bagaimana aset dibuang dan mengidentifikasi nilai sisa yang ada.”—Gary Watkins, Effective Asset Management for Facilities Managers, Service Works; Twitter: @service_works
48. Lakukan penilaian aset dan dokumentasikan kondisinya. “Jika Anda mencoba menguasai dokumen Anda, hal pertama yang harus Anda lakukan adalah penilaian aset. Rincikan kondisi semua peralatan dan sistem utama, dan dokumentasikan kondisi tersebut. Tidak ada teknologi yang dapat membantu Anda kecuali Anda mendokumentasikan apa yang Anda miliki. Setelah penilaian, Anda harus membuat dan memulai program pemeliharaan proaktif, serta rencana penggantian peralatan—yang harus merupakan rencana 3 hingga 5 tahun. Bahkan jika peralatan berusia 30 tahun, Anda perlu tahu kapan Anda perlu menggantinya.”—7 Tips on Reducing Facilities Maintenance Costs and Risk, SKYSITE; Twitter:@skysiteproject

49. Pertimbangkan pendekatan manajemen aset strategis. “Manajemen aset strategis mengintegrasikan hubungan kunci antara aktivitas perencanaan dan pengiriman. Kerangka kerja yang mendasari proses pengambilan keputusan dari aktivitas tersebut sangat penting, karena memungkinkan keputusan yang terinformasi dan korelasi antara tujuan strategis dan hasil pengiriman. Ini juga bertindak sebagai mekanisme integrasi antara satu proyek dan portofolio proyek yang lebih luas organisasi.”—Mark Jordan, An Asset Management Approach to Facilities Management, FM Magazine; Twitter:@FMmagazine_au
50. Maksimalkan ruang vertikal di gudang Anda. “Sebuah gudang memiliki jumlah kaki persegi tertentu untuk dimanfaatkan, membuat tata letak inovatif dan dioptimalkan menarik bagi manajer gudang saat ini yang dihadapkan dengan menyimpan volume produk yang meningkat dalam jumlah ruang yang statis. Pada tahun 2016, pertimbangkan untuk menggunakan ruang vertikal di fasilitas Anda dengan lebih baik, tetapi jangan abaikan praktik terbaik optimasi tata letak. Maksimalkan penggunaan ruang vertikal kubik Anda dengan menempatkan produk musim atau yang bergerak kurang sering di area penyimpanan vertikal yang lebih sulit dijangkau.”—Varsha Saha, 6 Tips for Better Warehouse Inventory Management in 2017, Camcode; Twitter: @Camcode

Produk dan Solusi Pelacakan dari Camcode:

• Label Gudang Magnetik
• Label Vinil
• Stiker Milik
• Label Kode Bar Kustom
• Tag Milik
• Label Keamanan
• Penanda Pipa
• Label UID
• Label Permanen untuk Peralatan
• Label Palet