Praktik Terbaik Operasi Gudang: 55 Tips Teruji untuk Mengoptimalkan Manajemen, Organisasi, dan Efisiensi

Manajer gudang sangat menyadari bahwa mengelola operasi fasilitas gudang bukanlah hal yang sederhana. Manajer operasi gudang bertanggung jawab memastikan aliran produk yang efisien masuk dan keluar fasilitas, mengoptimalkan tata letak bangunan, memastikan pesanan terpenuhi dan stok produk tersedia, namun tidak berlebihan. Tambahkan memastikan keuntungan dan meminimalkan biaya overhead serta tenaga kerja, dan operator gudang memiliki pekerjaan yang banyak. Dengan begitu banyak faktor yang harus diseimbangkan, pertimbangan yang harus dipertimbangkan dalam setiap keputusan, dan tekanan dari pemangku kepentingan dari semua pihak untuk lebih produktif, meminimalkan biaya, dan mempertahankan aliran rantai pasokan yang lancar, tidak heran jika banyak artikel dan sumber daya yang membahas praktik terbaik operasi gudang.

Untuk menganalisis sekumpulan informasi yang luas tentang praktik terbaik operasi gudang, kami telah menyusun daftar yang cukup ringkas praktik terbaik dari berbagai sumber. Kami telah menelusuri penjuru web untuk mengidentifikasi 51 praktik terbaik operasi gudang ini guna menyediakan sumber daya yang berguna bagi manajer gudang yang bertujuan menjadi pelaku terbaik di bidangnya dan menghasilkan hasil terbaik bagi perusahaan mereka. Meskipun dikategorikan berdasarkan topik, harap catat bahwa praktik terbaik berikut tidak diberi peringkat atau diurutkan dalam urutan penting tertentu. Untuk melompat ke bagian tertentu, gunakan tautan dalam daftar isi di bawah ini.

55 Praktik Terbaik Operasi Gudang

Daftar Isi:

• Praktik Terbaik Pelacakan Aset untuk Operasi Gudang
• Praktik Terbaik Logistik Operasi Gudang
• Keselamatan dan Manajemen Risiko dalam Operasi Gudang
• Mengoptimalkan Alur Kerja Operasi Gudang
• Praktik Terbaik untuk Meningkatkan Manajemen Inventori

Praktik Terbaik Pelacakan Aset untuk Operasi Gudang

1. Gunakan pengumpulan data otomatis. “Menulis angka di kertas atau mengetik rangkaian angka ke papan ketik adalah tanda buruk,” kata McKnight. Manfaat pengumpulan data otomatis—melalui kode barcode dan identifikasi radio frekuensi—telah terbukti, termasuk peningkatan produktivitas dan akurasi serta biaya tenaga kerja yang lebih rendah. Namun, banyak perusahaan masih belum menerapkan pengumpulan data otomatis.

2. Jangan bergantung pada proses entri data manual. Sebaliknya, gunakan komputer seluler dengan scanner barcode atau pembaca RFID di dok penerimaan untuk segera mengidentifikasi produk saat tiba. Ini membantu mengeluarkan produk dari dok dengan cepat dan menghilangkan hampir semua kesalahan yang terkait dengan penerimaan manual, termasuk kesalahan identifikasi, perhitungan, dan entri data. Dengan teknologi scanning dan RFID, Anda akan menghindari kesalahan yang merusak akurasi inventori dan menguras waktu serta sumber daya untuk memperbaikinya. Artinya, staf gudang Anda dapat fokus pada memproses pesanan pelanggan lebih cepat.

3. Promosikan visibilitas informasi di seluruh perusahaan. “Perusahaan terbaik mengacu pada infrastruktur visibilitas gudang yang sangat luas yang memungkinkan mereka berbagi informasi di seluruh operasi dan di seluruh perusahaan. Responden lain mengacu pada visibilitas sebagai sarana perbaikan. Sekawan vice president supply di pengecer besar menunjukkan bahwa ‘akses informasi yang lebih cepat bagi pengguna penting dikombinasikan dengan jam pengiriman-penerimaan yang diperpanjang,’ mengakibatkan penurunan waktu siklus antara 11-20%.”

4. Pelacakan aset yang dipadukan dengan sistem manajemen gudang (WMS) menyediakan otomatisasi yang diperlukan untuk memaksimalkan produktivitas gudang. Bisnis cerdas memahami bahwa mengontrol inventori, pemenuhan, dan biaya pengiriman sangat penting untuk keberhasilan. Perusahaan terus berupaya meningkatkan operasi gudang mereka dengan meningkatkan ketangguhan, visibilitas, dan efisiensi tenaga kerja. Ini memerlukan penggunaan praktik terbaik yang digabungkan dengan Sistem Manajemen Gudang (WMS) yang canggih yang mengelola semua sumber daya dalam operasi distribusi secara optimal sambil meminimalkan total biaya operasi atau kepemilikan (TCO).

5. Sinkronisasi data meningkatkan visibilitas dan menyederhanakan tugas integrasi data yang biasanya intensif tenaga kerja. “Pusat dari setiap rantai pasokan adalah SKU umum, dan interaksinya antara sistem yang berbeda menentukan keberhasilan sejumlah pengukuran bisnis kritis. Kunci untuk mengharmonisasi alur data di seluruh serangkaian aplikasi perangkat lunak kompleks dalam organisasi apapun adalah mensinkronkan semua data yang terkait dengan SKU umum secara horizontal atau vertikal di dalam perusahaan. Pendekatan untuk menstandarkan data produk umum di tingkat sistem dan tidak memiliki hambatan untuk transformasi data, dengan cepat menggantikan tugas integrasi data yang intensif tenaga kerja.”

6. Gunakan lokasi bin untuk menentukan lokasi produk dengan cepat. “Apakah Anda menggunakan lokasi bin untuk menentukan lokasi produk Anda? Mayoritas besar perangkat lunak distribusi yang tersedia saat ini menggunakan lokasi bin. Ini memungkinkan penentuan lokasi produk yang segera dan akurat dalam showroom dan zona gudang Anda. Banyak distributor ragu untuk memanfaatkan alat ini karena kebutuhan yang dirasakan untuk menjaga baris vendor bersama. Lokasi bin, sebenarnya, membebaskan Anda untuk menempatkan produk berdasarkan volume penjualan, sehingga mengurangi jumlah langkah yang diperlukan untuk memilih item-item kunci yang cenderung muncul pada mayoritas pesanan. Saya menyebut ini menempatkan produk Anda berdasarkan peringkat kecepatan.”

7. Jangan mencampur banyak SKU dalam satu lokasi bin. “Mencampur banyak SKU di lokasi bin yang sama mengurangi produktivitas pemilihan. Kami telah melakukan studi waktu dan gerakan yang membuktikan bahwa ada keterlambatan waktu yang pasti terkait dengan mencampur banyak SKU ke dalam lokasi bin yang sama.”

8. Catat jumlah kali inventori dipilih dalam bingkai waktu tertentu menggunakan sistem pelacakan aset. “Ada kalanya tidak masuk akal untuk menyimpan produk. Sebagai contoh, jika sebuah item hanya dipilih lima kali setahun, biaya penyimpanan dapat dihilangkan dengan pengiriman langsung dari produsen. Dengan mencatat jumlah kali sebuah produk dipilih, Anda dapat menentukan nilai ruang tempat inventori berada.”

9. Pelacakan aset memungkinkan peramalan yang lebih akurat, yang penting untuk menurunkan biaya dan meningkatkan manajemen inventori. “Peramalan dapat membantu menurunkan biaya dan memastikan keberhasilan upaya manajemen inventori. Ketika pelitil mampu dengan akurat memprediksi item apa yang mereka butuhkan dan jumlah yang benar, mereka akan lebih siap untuk memenuhi harapan pelanggan mereka tanpa stok berlebihan. Peramalan yang lebih baik memerlukan pengamatan yang cermat terhadap penelitian pasar, model permintaan pasar, pola permintaan, tingkat stok minimum, dan teknik historis dan dapat memainkan peran besar dalam manajemen inventori yang berhasil.”

10. Gunakan nomor pelacakan unik, bukan nomor serial aset. “Mungkin nomor serial aset akan identik dengan aset lain. Jika nomor serial digunakan sebagai nomor pelacakan, angka duplikat akan menyebabkan kebingungan karena tidak ada cara untuk membedakan dua aset. Ini dapat mengkompromikan integritas data dan mengakibatkan saldo pelanggan serta inventori yang tidak akurat, mengurangi pendapatan sewa Anda dan mempengaruhi kepuasan pelanggan. Penggunaan nomor pelacakan unik yang berbeda dari nomor serial menghilangkan masalah ini. Dalam hal langka nomor pelacakan hilang, aset masih dapat dicari menggunakan nomor serialnya dan diberi label ulang dengan benar untuk mempertahankan riwayat aset.”

Praktik Terbaik Logistik Operasi Gudang

11. Tetapkan pemberitahuan pengiriman lanjutan. “Ini mungkin terlihat seperti hal yang wajar, namun banyak pusat distribusi masih belum menerapkan pemberitahuan pengiriman lanjutan (ASN) yang ditransmisikan secara elektronik. Bergantung pada jadwal pengiriman dan penerimaan ‘biasa’ dapat menghasilkan ketidakefisienan di seluruh pusat distribusi. Keterlambatan terjadi, gangguan terjadi—dan itu menyebabkan penyimpangan dari jadwal ‘biasa’. Masalah yang dihasilkan dimulai dengan staf yang tidak tepat di dok penerimaan dan menyebar di seluruh gudang. Namun, dengan memanfaatkan pemberitahuan pengiriman lanjutan elektronik dalam fungsi pesanan pembelian dan manajemen inventori, tenaga kerja dapat direncanakan dengan lebih pasti. Aktivitas pemenuhan pesanan dan transportasi dapat disesuaikan untuk memastikan persyaratan waktu pelayanan yang tepat terpenuhi, dan mode transportasi dapat dioptimalkan untuk menjaga biaya tetap rendah.”

12. Terapkan proses pengembalian yang efisien. “Pengembalian secara fundamental kompleks karena cara dampaknya pada inventori fisik, inventori elektronik, dan sistem akuntansi. Semua item harus diidentifikasi, ditetapkan ke pelanggan atau akun, diberi keterkaitan, lalu diurutkan secara fisik untuk diproses. Karena beberapa produk mungkin dibuang atau ditahan untuk chargeback vendor, tidak semua barang masuk ke inventori elektronik; beberapa barang harus dikemas ulang dan dicatat secara manual daripada elektronik. Akhirnya, kredit biasanya diterbitkan pada waktu lain dan seringkali hanya untuk sebagian dari pengembalian, termasuk barang yang dibuang atau tidak dapat dijual. Proses ini sulit untuk diotomatisasi dengan paket ERP generik dan sangat menantang dengan proses kertas sederhana. Sistem pengembalian khusus, baik sebagai bagian dari Sistem Manajemen Gudang (WMS) atau mandiri, dapat mendukung otomatisasi yang efektif dengan pengaturan yang tepat.”

13. Selesaikan tugas secara efisien dan hindari procrastinasi. “Kadang-ketika ketika Anda menerima pengiriman besar dari supplier, mudah untuk memberinya ‘olah, biarkan saja nanti.’ Akhiri procrastinasi dan luangkan waktu untuk membongkar kotak, memasukkannya ke kotak daur ulang, membuka kemasan produk Anda dan menyimpaninya sesuai. Ini adalah kebiasaan yang harus Anda komitmen. Jika pengiriman Anda tiba pada waktu yang sama setiap hari/minggu, jadwalkan di kalender Anda. Menunda hanya akan membiarkannya menjadi monster yang lebih besar, menunggu perhatian Anda.”

14. Terapkan praktik operasi gudang lean. “Merancang dan menerapkan operasi gudang lean dapat memberikan dampak besar pada output rantai pasokan keseluruhan. Dengan mendekati area fokus pemborosan yang disebutkan di atas dengan solusi Lean, beberapa kesempatan yang muncul untuk mengurangi waktu kemasan di gudang meliputi:

• Pengurangan waktu penanganan bahan dalam pemilihan, penempatan, paletisasi, dan pengiriman.
• Keandalan informasi untuk mengkoordinasikan sisa rantai pasokan.
• Pengurangan waktu pemuatan dan pembongkaran truk dan kontainer.
• Pengurangan waktu yang dihabiskan untuk memeriksa dan mencari inventori.
• Peningkatan fleksibilitas untuk beradaptasi dengan kondisi pasar dan spesifikasi pelanggan yang berubah.

15. Kontrol freight masuk dan keluar untuk mengurangi area biaya ini. “Perpustakaan virtual sedang dipenuhi artikel tentang cara mengurangi atau memperlambat area biaya ini. Ini harus menjadi fokus utama Anda yang berkelanjutan untuk mencegah erosi keuntungan. Gunakan konsultan untuk membantu Anda menawar secara kompetitif. Meskipun perjanjian carrier bersifat milik, konsultan yang berpengalaman masih dapat membantu mengidentifikasi area untuk negoisasi pengurangan tanpa merusak tingkat pelayanan.”

16. Exige janji penerimaan vendor. “Cara mudah untuk membantu meminimalkan kejutan dan merencanakan staf dok Anda adalah mengharuskan semua carrier masuk untuk menjadwalkan janji pengiriman. Ada dua metode berbeda untuk menjadwalkan dan mereka dapat digunakan secara bersamaan. Metode pertama adalah cukup menetapkan setiap carrier atau pengiriman ke waktu atau jendela waktu tertentu untuk pengiriman. Kedua adalah menetapkan jadwal harian, mingguan, atau bulanan spesifik atau berkala untuk tiba. Ini memungkinkan Anda untuk menjadwalkan staf sesuai dan memanfaatkan dok Anda dengan baik. Janji penerimaan vendor sangat penting jika Anda berbagi dok atau mengirim baik masuk maupun keluar dari area yang sama. Kertas kerja atau data apa pun seharusnya diberikan sebelum pengiriman dilakukan. Dengan mengharuskan janji dan informasi tentang muatan masuk, kejutan diminimalkan.”

17. Lakukan Analisis ABC, yang berguna untuk mengkategorikan inventori Anda berdasarkan nilai. “ABC adalah hierarki item paling berharga Anda ke yang paling tidak (berdasarkan nilai dolar). Ini juga dikenal sebagai Metode Kategorisasi Inventori. Karena Anda mungkin tidak menilai seluruh stok Anda secara sama, kontrol ini akan membuat Anda memfokuskan waktu dan sumber daya pada item yang menghasilkan uang paling banyak untuk Anda.”

18. Re-slot posisi pemilihan Anda seberapa sering diperlukan. “Sampai 60% aktivitas harian picker dapat terlibat dalam waktu perjalanan (kaki atau pada forklift atau walkie), jadi mengurangi waktu yang dihabiskan itu adalah ide yang baik. Strategi slotting produk yang baik dapat mengurangi waktu perjalanan sehingga mengurangi tenaga kerja pemilihan. Selalu bandingkan waktu dan biaya re-slot lengkap dengan biaya dari itu. Operasi sibuk re-slot SKU mereka yang bergerak cepat dan untung tinggi setiap hari. Slotting fasilitas sekali dan membiarkannya begitu selama tahun-tahun biasanya adalah resep untuk pemborosan waktu dan uang.”

19. Manfaatkan cross-docking di mana saja mungkin. “Perencanaan logistik yang superior melibatkan cross-docking di mana saja mungkin. Cross-docking adalah praktik membongkar bahan dari kendaraan masuk dan segera memuat ulang bahan yang sama langsung ke kendaraan keluar dengan interval penyimpanan gudang minimal atau nol. Pikirkan ini sebagai pengiriman ‘Just-in-Time’. Cross-docking adalah solusi ideal ketika segarnya produk adalah prioritas. Cross-docking berkembang dari kebutuhan untuk membawa barang mudah busuk ke pasar dengan cepat. Prosedur ini adalah salah satu inklusi kunci yang dapat dilakukan organisasi ke portofolio standar mereka yang fungsinya untuk mendorong perbaikan pusat manufaktur dan distribusi.”

20. Buat DC yang memenuhi pesanan untuk banyak saluran. “Untuk beberapa perusahaan yang mencari efisiensi pemenuhan omni-channel, tren telah beralih dari DC yang didedikasikan untuk satu saluran dan sebagai gantinya memiliki DC yang memenuhi pesanan untuk banyak saluran, kata Ian Hobkirk, pendiri dan direktur pemegang Commonwealth Supply Chain Advisors.”

Keselamatan dan Manajemen Risiko dalam Operasi Gudang

21. Jadikan keamanan gudang sebagai prioritas utama. “Ada lebih banyak pada keamanan gudang daripada kepatuhan terhadap kode kebakaran dan peraturan OSHA. Sayangnya, terlalu banyak gudang dan 3PL melihat keamanan sebagai memenuhi minimum yang diwajibkan oleh hukum atau hati nurani mereka. Seringkali, keduanya tidak cukup jauh. Di bab ini, kita akan melihat Praktik Terbaik untuk Keamanan Gudang, membahas manfaat dan risiko bagi karyawan, manajer, dan majikan baik dari menciptakan budaya keamanan di gudang, maupun gagal melakukannya. Untuk perusahaan yang gagal mempromosikan keamanan, ini seringkali karena waktu yang tidak cukup, sumber daya yang tidak memadai, atau kesempatan untuk menghemat uang melalui pemotongan sudut. Namun, pada jangka panjang, lingkungan gudang yang aman memberikan penghematan biaya penting melalui: kepuasan karyawan yang lebih tinggi dan produktivitas yang meningkat, gangguan tempat kerja yang lebih sedikit dan absenteisme serta downtime peralatan yang berkurang. Anda dapat memperpanjang umur infrastruktur gudang Anda seperti peralatan penyimpanan dan penanganan bahan, serta mengurangi kerusakan pada inventori. Yang terpenting, jangan asumsi bahwa tempat kerja yang aman memiliki harga yang mengejutkan.”

22. Bentuk komite keamanan. “Meskipun tidak parah, kecelakaan gudang banyak—industri per gudang dan penyimpanan mengalami hampir 15.000 cedera dan penyakit setiap tahun, menurut U.S. Bureau of Labor Statistics.”

23. Punya rencana respons darurat yang siap. “Kebocoran keselamatan kebakaran yang tidak memadai, penggunaan prosedur lockout yang tidak tepat, dan kegagalan untuk mengenalkan perlengkapan perlindungan diri juga menciptakan bahaya di tempat kerja gudang. Majikan harus memiliki rencana darurat yang menjelaskan apa yang diharapkan dari karyawan dalam keadaan darurat, termasuk:

• Penyediaan lokasi keluar darurat dan prosedur evakuasi;
• Prosedur untuk menghitung semua karyawan dan pengunjung;
• Lokasi dan penggunaan pemadam kebakaran dan peralatan darurat lainnya.

24. Hindari kecelakaan umum di dok pemuatan dan area persiapan. “Dok pemuatan atau area persiapan adalah area umum di gudang di mana cedera dan kerusakan produk terjadi. Bahaya umum meliputi:

• Produk jatuh ke kepala, kaki, lengan, dan kaki karyawan;
• Program kebersihan yang lemah yang mengakibatkan kemacetan;
• Karyawan melompat dari ketinggian tinggi ke ketinggian lebih rendah;
• Mengangkat papan dok dan selalu menyesuaikannya; dan
• Forklift atau pallet jack tergelinding dari dok.

25. Berikan tangga yang sesuai untuk berbagai pekerjaan di gudang Anda, dan berikan pelatihan sehingga karyawan dapat dengan mudah mengidentifikasi tangga yang paling sesuai untuk tugas. “Penanganan bahan bukanlah satu-satunya sumber potensi cedera di dalam gudang. Item mungkin perlu ditumpuk sehingga ruang digunakan secara lebih efektif. Tangga dapat digunakan untuk mencapai rak atau lemari paling atas. Memilih tangga yang tepat untuk pekerjaan dan menggunakannya untuk tujuan yang dimaksudkan akan meminimalkan risiko cedera Anda.”

26. Bersihkan tumpahan segera mungkin, dan keluarkan inventori serta persediaan dari ganggan saat staf harus meninggalkan area untuk waktu singkat. “Gudang adalah tempat dengan banyak barang. Ganggan sempitnya, tumpukan barang yang tinggi, dan pencahayaan yang buruk adalah bahan tepat yang dapat mengkompromikan visibilitas. Terjebak dan terjatuh atas bahan atau cairan yang tumpah adalah kecelakaan umum yang dapat dihindari jika gudang mempertahankan pencahayaan yang memadai dan memasangi sudut gelap dengan lampu khusus yang dapat dengan mudah dinyalakan dan dimatikan. Hapus tangga atau dinding yang tidak perlu dan dorong karyawan untuk tidak pernah meninggalkan barang, kotak, dan barang tanpa pengawasan di lantai.”

27. Hanya operator yang terlatih yang boleh menggunakan peralatan seperti forklift, crane, dan hoist. “Forklift dan truk tangan bukanlah satu-satunya peralatan gudang yang dapat berbahaya. Kontak dengan bagian conveyor yang bergerak dapat menyebabkan cedera serius. Itulah sebabnya sangat penting untuk menjaga penjaga mereka tetap terpasang. Crane, hoist, dan derrick hanya dapat dioperasikan oleh operator yang terlatih yang tahu cukup untuk tidak mengayunkan muatan di atas orang atau untuk melepaskan tangan atau kaki dari kontrol sementara muatan ditangguhkan. Selain itu, siapa pun yang bekerja di sekitar harus memperhatikan gerakan crane; jika Anda bekerja atau berdiri di bawah crane, Anda mencari masalah. Anda dapat melihat bahaya dalam cara peralatan ini dimuat, juga. Muatan berat atau tidak seimbang dapat jatuh dan menyebabkan cedera serius—bahkan yang fatal.”

28. Gunakan praktik penyimpanan yang baik untuk meminimalkan risiko kebakaran. “Metode penyimpanan dapat mempengaruhi laju penyebaran api dan keparahannya untuk bahan yang sama. Misalnya, gulungan kertas yang disimpan secara vertikal dapat menyebabkan efek tumpukan. Untuk penyimpanan indoor, ketinggian tumpukan maksimum yang disarankan adalah 4,5m. Jarak dari puncak tumpukan ke titik terendah anggota atap, pemasangan listrik, atau detektor api harus minimal 1m. Sewarah warna harus dicat di dinding untuk menunjukkan ketinggian maksimum tempat bahan dapat ditumpuk.”

29. Perlengkapan keselamatan harus digunakan setiap saat. “Di gudang, sangat penting bahwa forklift atau dolly hidrolik digunakan untuk mengangkat barang yang terlalu berat. Kacamata pelindung dan helm keras juga harus dikenakan saat diperlukan. Karyawan harus menyadari keluar darurat dan sprinkler yang dipasang di atap tidak boleh diblokir kapan pun. Perlengkapan keselamatan diimplementasikan untuk meminimalkan cedera tempat kerja, jadi meskipun mungkin memakan waktu untuk memulai penggunaannya, itu menguntungkan pada jangka panjang.”

30. Poskan ekspektasi keselamatan di lokasi yang sangat terlihat dan area kunci. “Pembalap gudang harus memastikan semua ekspektasi keselamatan diposting dengan jelas di dekat semua peralatan—forklift, dolly hidrolik, pallet jack, dll. Melakukan ini memastikan bahwa karyawan memiliki pengingat visual konstan akan bahaya inherent dalam menggunakan peralatan tersebut, dan langkah-langkah keselamatan yang harus mereka ambil untuk menghindari cedera.”

31. Bentuk akuntabilitas dan berikan staf rasa kepemilikan atas praktik keselamatan gudang. “Setelah staf Anda telah dilatih dan diberikan peralatan yang tepat, mereka perlu dipertanggungjawabkan untuk bekerja dengan aman. Ini harus berlaku untuk semua orang di gudang Anda. Anda tidak dapat mengabaikan kebiasaan buruk pembalap sambil memarahi pekerja dok. Bagaimana Anda menangani pelanggaran keselamatan terserah Anda, tetapi karyawan Anda harus memiliki tanggung jawab atas tindakan mereka. Anda akan melihat hasil yang lebih baik jika Anda menawarkan saran untuk operasi yang lebih aman pada saat yang sama Anda mengungkapkan kritik.”

32. Pertimbangkan untuk meminta ahli luar untuk mengidentifikasi bahaya gudang. “Untuk membantu meningkatkan keamanan di tempat kerja, pertimbangkan untuk membawa orang luar. Orang luar tidak harus konsultan atau perwakilan OSHA, tetapi mungkin menjadi rekan bisnis atau teman sebidang. Poinnya adalah untuk memiliki pasangan mata segar untuk mengevaluasi gudang. Terkadang apa yang terlihat di depan mata setiap hari dapat menjadi bahaya yang diabaikan.”

Mengoptimalkan Alur Kerja Operasi Gudang

33. Ganggan yang bersih membuat aliran inventori yang efisien. “Gerakan inventori di seluruh gudang harus dilakukan oleh penangan bahan yang berpengalaman dengan sertifikasi atau lisensi untuk mengoperasikan forklift dan boom lift. Penangan bahan ini harus dapat berpindah dari satu bagian gudang ke bagian lain dengan mudah karena ganggan yang tidak penuh dengan inventori yang tidak disimpan. Inventori yang belum ditempatkan di bin atau lokasi gudang yang tepat dapat menyebabkan masalah pada sistem inventori, terutama di bawah sistem inventori FIFO, atau First In, First Out. Sistem FIFO memastikan bahwa inventori yang diterima kemarin dipindahkan ke dok pengiriman sebelum inventori yang diterima hari ini. Sistem inventori ini mengurangi kemungkinan inventori usang yang menempel di bin gudang.”

34. Simpan item yang paling sering dipilih di dekat area pengiriman. “Saat mempertimbangkan tingkat upaya yang terlibat dalam operasi gudang, pengeluaran upaya terbesar ada dalam proses pemilihan. Untuk mendapatkan efisiensi dalam pemilihan, waktu tenaga kerja untuk memilih pesanan perlu dikurangi dan ini dapat dicapai dengan berbagai cara. Perusahaan dengan gudang paling efisien memiliki item yang paling sering dipilih paling dekat dengan area pengiriman untuk meminimalkan waktu pemilihan. Perusahaan ini mencapai keunggulan kompetitif mereka dengan terus meninjau data penjualan mereka untuk memastikan bahwa item yang disimpan di dekat area pengiriman masih adalah yang paling sering dipilih.”

35. Terapkan praktik manajemen dok yang efisien. “Beberapa ruang persegi paling berharga di gudang adalah ruang dok. Semua bahan harus mengalir masuk dan keluar dari dok Anda, dan ini terbatas dalam jumlah (dan tidak dengan mudah ditambahkan). Ruang di dalam dan di luar dok adalah beberapa dari yang paling sibuk di gudang Anda. Praktik terbaik dok tergantung pada jenis inbound yang Anda terima dan bagi banyak perusahaan menyeimbangkan pintu dok, peralatan, dan tenaga kerja yang tersedia sulit, jadi dok penerimaan menjadi titik sempit dalam rantai pasokan. Dok di gudang saat ini harus lebih fleksibel dan harus mendukung berbagai penerimaan yang masuk dengan laj yang lebih cepat dan dengan frekuensi yang lebih besar dan dengan program just-in-time dan VMI, kuantitas yang lebih kecil dan palet campuran.”

36. Hitung kebutuhan sumber daya dan ruang berdasarkan penerimaan yang diharapkan dan beban tertunda saat ini. “Penempatan adalah proses memindahkan bahan dari dok dan mengangkutnya ke area penyimpanan, pengisian ulang, atau pemilihan gudang. Perusahaan praktik terbaik mengelola area penempatan dengan menghitung kebutuhan sumber daya dan ruang berdasarkan penerimaan yang diharapkan dan backlog saat ini. Praktik terbaik adalah menempatkan produk pada hari yang sama diterimanya, karena tidak melakukannya mempengaruhi ruang, menyebabkan kemacetan, meningkatkan kesalahan transaksi, dan membuat produk lebih rentan terhadap kerusakan. Di gudang yang sibuk, mudah untuk biarkan penempatan produk tertinggal dari tugas lain seperti pemilihan, pengisian ulang, pengiriman, dan pemuatan. Namun, menarik sumber daya dari tugas penempatan dapat mempengaruhi tingkat pengisian karena tidak memiliki produk di rak pemilihan. Ini dapat menyebabkan kemacetan di area persiapan yang meluap ke gangguan. Menunda penempatan juga dapat menghasilkan kerusakan produk karena barang dipindahkan, lagi dan lagi, untuk memberi ruang pada penerimaan prioritas yang lebih tinggi. Staf yang tepat untuk tim penempatan akan mendukung proses downstream pemilihan dan pengiriman, dan pada jangka panjang akan menghasilkan tingkat pengisian pesanan pelanggan yang lebih baik.”

37. Tetapkan operasi gudang yang stabil di dalam gudang terlebih dahulu, lalu bekerja untuk meningkatkan upaya perencanaan awal. “Tempat pertama untuk memulai proses perbaikan MRO adalah di gudang itu sendiri. Setelah operasi gudang yang stabil telah ditetapkan, pemeliharaan dan operasi dapat bekerja untuk meningkatkan upaya perencanaan awal mereka. Pada pandangan pertama, ini terlihat sebagai tugas yang menakutkan. Mencoba mengorganisir, menyimpan, mengidentifikasi, dan mengelola dengan benar ribuan item inventori yang beragam, dengan pola permintaan yang berbeda dan tampaknya tidak dapat diprediksi, menciptakan lingkungan di mana sulit untuk berhasil. Membuat strategi implementasi yang sederhana, lurus, dan menyeluruh, sangat penting untuk Operasi Gudang MRO yang berhasil.”

38. Maksimalkan ruang vertikal. “Di lantai produksi, di mana ruang dapat terbatas, penting untuk memanfaatkan setiap inci ruang yang tersedia (lantai hingga langit-langit). Seperti yang dicatat dalam artikel Occupational Health & Safety, solusi seperti pallet racking dapat mengarah pada kondisi kerja yang lebih aman serta peningkatan efisiensi di gudang. Pallet racking, cara paling umum untuk menyimpan muatan palet di dunia, adalah solusi penyimpanan yang mudah digunakan; digunakan di mayoritas gudang, fasilitas manufaktur, operasi gudang komersial, dan bahkan toko ritel.”

39. Gunakan perangkat lunak WMS Anda untuk merantai pesanan dan mengorganisir alur kerja. “Merantai pesanan Anda berdasarkan jalur pemilihan, dan mengelompokkan baris tunggal, pesanan zona yang sama, dan pemilihan yang sulit—seperti item yang tidak dapat dikonveyor—menyimpan waktu besar di lantai pusat distribusi. Lagi, perangkat lunak WMS Anda harus dapat mengorganisir alur kerja dan mengoptimalkan kinerja rantai.”

40. Komunikasikan secara efektif—dan sering. “Mengomunikasikan dengan jelas kepada karyawan tujuan organisasi Anda dan proses untuk mencapainya adalah salah satu kunci operasi gudang yang efektif. Ketika manajer gagal menciptakan lingkungan komunikasi yang terbuka dan jelas, produktivitas karyawan menderita, mengakibatkan turnover tinggi dan pemborosan sumber daya.”

41. Manfaatkan ruang lantai secara cerdas. “Matt Grierson adalah direktur pemegang di Dexion, yang menyediakan solusi penyimpanan industri dan komersial di seluruh Eropa. Dia mengatakan bahwa hanya sebagian kecil dari perusahaan yang menghubungi dia karena percaya perlu pindah ke lokasi yang lebih besar yang benar-benar perlu. Yang lain sudah memiliki cukup ruang, mereka hanya menggunakannya dengan buruk.”

42. Rancang sistem penyimpanan untuk memenuhi kebutuhan campuran tipe penyimpanan saat ini dan yang direncanakan. “Tata letak gudang yang mendukung fasilitas manufaktur yang berseberangan akan memiliki persyaratan yang berbeda dari fasilitas yang mendukung distribusi produk ke toko atau fasilitas yang mendukung pemenuhan pengguna akhir. Beberapa operasi menekankan pengisian ulang produk ke titik penggunaan, yang lain menekankan pemilihan produk atau pemenuhan pesanan.”

43. Kurangi waktu siklus pemrosesan pesanan. “Dalam satu analisis operasi distribusi, data menunjukkan bahwa waktu siklus pemrosesan pesanan secara keseluruhan sangat tidak efisien. Dari total waktu siklus pesanan, sebenarnya hanya dikerjakan 37,9 persen dari waktu. Enam persen waktu dibuang sementara orang-orang menangani masalah seperti menunggu peralatan pemangkat, masalah komputer, gangguan, dan ganggan yang tersumbat, dan sisanya 56,1 persen waktu pesanan menunggu diam. Ini adalah rasio produktivitas yang rendah menurut standar apapun. Meskipun tidak realistis untuk mengharapkan rasio produktivitas 100 persen, peningkatan ke 75 persen efisiensi akan menggandakan produktivitas. Bagaimana kesempatan ini dapat ditangkap?”

44. Terapkan dan pertahankan standar operasional di semua area fungsi. “Pertahankan dan gunakan standar di semua area fungsi utama. Ini akan membantu manajemen mengidentifikasi bottleneck sistemik seperti kemacetan ganggan atau masalah alur kerja lainnya.”

45. Tingkatkan penggunaan waktu siklus melalui aplikasi lean. “Aplikasi lean dapat membantu meningkatkan penggunaan waktu siklus, mengurangi biaya, meningkatkan produktivitas, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Untuk mencapai lean, mulai dengan melakukan studi waktu dan analisis proses pemenuhan pesanan saat ini. Identifikasi langkah yang tidak menambah nilai dan catat jumlah waktu yang dihabiskan pada masing-masing. Kemudian, evaluasi alur kerja secara keseluruhan dalam upaya untuk mengungkap jalur pemilihan produk yang tidak efisien, gerakan yang terbuang, penundaan berlebihan, langkah berlebihan, kemacetan ganggan dan area kerja, dan ketersediaan peralatan.”

Praktik Terbaik untuk Meningkatkan Manajemen Inventori

46. Kurangi ketidakefisienan inventori. “Sistem manajemen gudang sangat penting untuk melacak berbagai tahap proses manufaktur. Dari produksi hingga pengiriman, pejabat perlu dapat memantau inventori saat itu berjalan melalui rantai pasokan. Ini sangat relevan selama periode pertumbuhan, karena tiba-tiba influx inventori dapat membanjiri karyawan di lantai, mengakibatkan kesalahan yang mahal. Tanpa sistem kontrol inventori yang kuat, manajer mungkin mengalami kesulitan menemukan bahan atau produk jadi, menyebabkan mereka mengalokasikan lebih banyak tenaga kerja dan sumber daya untuk proses ini.”

47. Profil SKU dapat memfasilitasi keuntungan. “Memahami bagaimana setiap SKU yang Anda bawa di pusat distribusi (DC) dapat—dan harus—berkontribusi pada garis bawah perusahaan Anda—adalah cara terbaik untuk merancang dan menjalankan operasi DC. Mengapa: Setiap SKU memiliki dampak biaya potensi yang jauh melampaui harga beli aktualnya. Keputusan mengenai apakah SKU harus disimpan dan di mana, dan dalam status apa itu akan dipertahankan dalam rantai pasokan, mempengaruhi keuntungan perusahaan Anda. Dan dari sudut pandang egois, keputusan yang sama, yang dibuat tanpa evaluasi yang cukup, dapat merampas kapasitas dan efisiensi pusat distribusi Anda.”

48. Tetapkan stok simpanan minimum untuk mencakup waktu kemasan. “Telah ditetapkan bahwa peran manajemen inventori adalah untuk memastikan stok tersedia untuk memenuhi kebutuhan penerima manfaat kapan saja diperlukan. Inventori mewakili biaya besar bagi rantai pasokan kemanusiaan. Ini terdiri dari biaya inventori itu sendiri, ditambah biaya transportasi barang, biaya pengelolaan barang (tenaga kerja, fumigasi, pengemasan ulang, dll) dan menyimpan barang di gudang. Tugas manajer inventori adalah untuk membuat inventori tersedia dengan biaya tertinggi mungkin rendah.”

49. Lakukan perhitungan siklus dan analisis penyimpangan. “Jangan tunggu sampai perhitungan inventori fisik tahunan tiba untuk melakukan audit kontrol inventori secara teratur. Lakukan perhitungan siklus dan analisis penyimpangannya untuk menyempurnakan waktu yang seharusnya Anda habiskan untuk melalui semua lokasi. Baik untuk memiliki perhitungan siklus yang melalui semua lokasi setiap kuartal sehingga Anda memiliki sistem back-office yang lebih akurat.”

50. Buat daftar stok yang disetujui untuk setiap lokasi. “Saat Anda menyimpan sebuah item, Anda membuat komitmen—sebuah komitmen bahwa produk akan tersedia dalam jumlah yang wajar untuk pengiriman atau pengiriman segera kepada pelanggan. Kebanyakan gudang distributor dipenuhi dengan dua hal: ‘stok’ dan ‘barang.’ Stok adalah bahan yang Anda niatkan untuk berada di gudang. Artinya, item yang diperlukan untuk memenuhi atau melebihi harapan pelanggan tentang ketersediaan produk. Barang adalah segala sesuatu yang lain. Anda harus memisahkan stok dari barang di setiap gudang Anda. Tujuan kami adalah mencairkan barang dan menyusun item stok dengan cara yang meminimalkan biaya pengisian pesanan pelanggan.”

51. Pertahankan komunikasi yang konstan dan konsisten dengan vendor. “Hubungan yang baik dengan vendor Anda sangat penting untuk keberhasilan perusahaan Anda—terutama jika Anda mengoutsourcing bagian dari operasi ritel Anda. Penyedia pemenuhan Anda menjadi merek Anda di mata pelanggan, jadi penting bahwa mereka memahami rencana Anda untuk inventori Anda sama seperti Anda.”

52. Capai efisiensi analisis inventori. “Dengan analisis inventori yang solid, Anda dapat memastikan bahwa Anda berinvestasi dalam jumlah yang tepat dari produk yang tepat untuk tetap bersaing. Dengan mengembangkan dan menggunakan serangkaian alat yang komprehensif untuk memantau kinerja inventori Anda secara ketat, Anda dapat mencapai lebih banyak tujuan Anda secara lebih efisien.”

53. Pahami sinyal peringatan. “Cara termudah untuk mengidentifikasi bahwa Anda memiliki terlalu banyak—atau inventori yang salah—adalah jumlah debu yang tertutup pada produk di penyimpanan. Jika Anda melihat lebih dari ½ inci debu, maka itu kemungkinan besar tanda inventori usang. Namun, ada indikator lain yang lebih spesifik bahwa masalah manajemen inventori perlu diatasi.”

54. Gunakan opsi pelacakan tetap dan bergerak. “Saat perusahaan memikirkan pelacakan gudang, mereka terutama memikirkan opsi pelacakan yang bergerak, melacak unit dan palet yang sebenarnya dipindahkan di sekitar gudang dan dikirim ke atas rantai pasokan. Ini hanya satu bagian dari proses manajemen gudang—jangan lupa manfaat yang datang dengan pelacak tetap juga! Dengan melacak aset gudang tetap, Anda dapat menetapkan dan mengelola tujuan dengan jauh lebih mudah, dan mengatur strategi protokol sesuai kebutuhan tanpa kebingungan massal. Lebih baik untuk memikirkan pelacakan gudang dalam dua bagian yang berbeda, satu tetap dan satu bergerak.”

55. Untuk perhitungan inventori fisik, simpan inventori yang sama dalam satu lokasi. “Bawa inventori yang sama bersama-sama ke satu lokasi penyimpanan. Bagian yang sama seharusnya tidak ada di beberapa area penyimpanan kecuali ukuran fisik menentukan keterbatasan. Dalam hal itu, simpan kuantitas yang tersedia ke minimum dan pindahkan sisa ke lokasi yang bukan bagian dari penyimpanan yang mudah diakses (lokasi overstock).”

Solusi Pelacakan Aset dari Camcode:

• Inventory Control
• Inventory Management
• Custom Foil Labels
• Warehouse Signs
• Aisle Signs
• Stainless Steel Tags
• Floor Labels
• Security Labels
• Magnetic Labels
• Asset Tags