Menguasai Dokumentasi Pemeliharaan: Pendekatan Terpercaya untuk Melindungi Aset Anda

Dokumentasi pemeliharaan adalah catatan apa pun yang berisi informasi yang mungkin Anda butuhkan untuk menyelesaikan tugas dan inspeksi pemeliharaan. Ini memberi tahu Anda apa yang Anda miliki, menunjukkan kepada Anda cara merawatnya, dan memiliki catatan semua pekerjaan yang telah Anda lakukan.

Tentu, ada pepatah lama tentang “jangan meletakkan semua telur dalam satu keranjang,” tetapi jika Anda ingin dokumentasi pemeliharaan yang akurat dan dapat diakses, itulah yang harus Anda lakukan.

Anda hanya perlu memastikan Anda memilih keranjang yang tepat.

Apa itu dokumentasi pemeliharaan?

Sebelum memutuskan di mana menyimpannya, layak untuk menghabiskan lebih banyak waktu untuk melihat apa itu.

Anda dapat memikirkan ini sebagai koleksi jawaban atas pertanyaan kritis tentang operasi Anda: Apa yang kita miliki? Bagaimana kita merawatnya? Apa pekerjaan yang telah kita lakukan sejauh ini, dan apa hasilnya?

Misalnya, operator peralatan mungkin mengajukan permintaan pemeliharaan terkait press yang mengeluarkan suara baru dan aneh. Permintaan tersebut ditinjau oleh pemimpin pemeliharaan, yang kemudian menggunakannya untuk membuat pesan kerja, lengkap dengan instruksi dan daftar periksa. Dari sana, mereka memprioritaskannya dan menetapkannya kepada teknisi. Setelah teknisi mendapatkannya, mereka mencari manual press, bersama dengan beberapa pesan kerja yang baru saja ditutup. Setelah di lokasi, mereka menemukan ada kebocoran pada bagian tabung. Tabung itu bocor tetapi juga terlihat baru, jadi teknisi memeriksa jaminan untuk melihat apakah produsen terpaksa menanggungnya. Sayangnya, mereka tidak, jadi teknisi pergi ke inventaris dan mengambil bagian dan bahan yang diperlukan. Setelah menyelesaikan pekerjaan mereka, mereka menutup pesan kerja, setelah mengisi deskripsi tentang apa yang telah mereka lakukan.

Dalam situasi ini, dokumentasi pemeliharaan meliputi:

• Permintaan pemeliharaan
• Pesan kerja yang ditetapkan
• Manual peralatan
• Jaminan peralatan
• Pesan kerja yang selesai

Setiap bagian dokumentasi memainkan peran penting dalam proses. Tanpa itu, pemimpin pemeliharaan tidak akan tahu ada masalah, teknisi tidak akan tahu cara memperbaikinya, dan nanti, tidak ada yang tahu apa yang dilakukan teknisi.

Apa jenis dokumentasi pemeliharaan yang berbeda?

Meskipun ada banyak jenis, semuanya cenderung jatuh ke dalam tiga kategori luas: apa yang Anda miliki, apa yang Anda lakukan dan bagaimana Anda melakukannya, dan apa yang telah Anda lakukan.

Apa yang Anda miliki

Di sini, Anda dapat menyertakan dokumen yang menggambarkan aset dan peralatan Anda, termasuk:

• Nomor seri
• File CAD dan BIM
• Skema
• Gambar
• Jaminan
• Polis asuransi

Anda juga dapat menyertakan di sini semua dokumen yang memberi tahu Anda siapa yang Anda miliki di tim pemeliharaan, termasuk sertifikat pelatihan dan cap spesifik perdagangan.

Mengumpulkan semua informasi ini dan menyusunnya menjadi sesuatu yang berguna dapat menjadi tugas yang rumit, tetapi perlu jika Anda mencoba beralih dari semua reaktif ke lebih banyak pemeliharaan pencegahan. Berita baiknya adalah Anda dapat menemukan bantuan dengan audit fasilitas Anda.

Apa yang Anda lakukan, bagaimana Anda melakukannya

Di sini, Anda memiliki semua dokumen yang menjelaskan cara merawat aset Anda, termasuk:

• Manual produsen peralatan asli (OEM)
• Daftar periksa untuk inspeksi
• Instruksi langkah demi langkah
• Prosedur operasional standar (SOP)
• Kebijakan dan prosedur umum
• Jadwal pemeliharaan pencegahan
• Karena keselamatan sangat penting, ini dapat menjadi subkategori sendiri, dan meliputi: kebijakan dan prosedur spesifik keselamatan; kebijakan lock out/tag out; Sistem Informasi Bahan Berbahaya Tempat Kerja (WHIMIS); dokumentasi OSHA

Bergantung pada lokasi Anda, Anda mungkin juga menambahkan dokumen kompensasi pekerja.

Masalah umum bagi banyak departemen adalah mereka memiliki semua informasi ini bergulir di dalam kepala teknisi senior mereka. Alih-alih menuliskannya di tempat yang aman dan dapat diakses, itu terkunci. Dan segera setelah teknisi senior keluar pintu baik karena pindah perusahaan baru atau pensiun, Anda kehilangan semua pengetahuan pemeliharaan kritis tersebut.

Apa yang telah Anda lakukan

Dan di sini, itu semua dokumen terkait pekerjaan yang selesai oleh tim pemeliharaan serta vendor pihak ketiga. Anda dapat menyertakan:

• Permintaan pemeliharaan
• Pesan kerja
• Metrik pemeliharaan
• Indikator kinerja kunci
• Laporan

Pesan kerja memiliki banyak dokumen di dalamnya, termasuk catatan dan gambar yang dibuat oleh teknisi.

Mengapa dokumentasi pemeliharaan penting?

Lulus audit seringkali tergantung pada seberapa baik Anda dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan ini:

• Apakah Anda memiliki proses yang ada?
• Apakah tim mengikuti proses Anda?
• Jika mereka mengikuti, kapan mereka melakukan pekerjaan?
• Jika Anda memiliki SOP dan tim mengikutinya, kapan terakhir kali Anda memperbaruinya?

Sekarang kita tahu apa itu dan mengapa penting, kita dapat menjawab pertanyaan berikut: Apa cara terbaik untuk menjaga tetap aman dan membuatnya dapat diakses?

Mengapa CMMS adalah keranjang telur terbaik di dunia?

Kembali ke telur dan keranjangnya, metafora yang rapuh kami. Ide tentang telur dan segala sesuatu yang ingin Anda jaga aman adalah bahwa Anda tidak harus menyimpan semuanya di satu tempat. Namun untuk dokumen pemeliharaan, itu sebaliknya.

Anda hanya perlu memastikan Anda memiliki jenis keranjang yang tepat, sistem manajemen pemeliharaan komputerisasi (CMMS) modern.

Dengan metode manual tradisional, Anda melawan tumpukan kertas dan file spreadsheet acak. Dan setiap kali Anda perlu menghubungkan dua dokumen, ada kemungkinan baik mereka dalam dua format yang berbeda. Jadwal PM mungkin berada dalam spreadsheet, tetapi jaminan yang terkait semuanya kertas. Pesan kerja yang baru saja Anda tetapkan berada di kertas, tetapi skema aset semuanya file PDF.

Dengan CMMS modern, semua dokumen Anda masuk ke dalam satu database pusat, di mana semuanya aman, dapat diakses, dan dapat terhubung. Penyedia CMMS mengambil semua beban IT dari bahu Anda, dan mereka bertanggung jawab untuk memastikan data Anda dicadangkan dan ada saat Anda membutuhkannya. Dan mereka juga memastikan data Anda berada di mana pun Anda butuhkan, dapat diakses oleh semua orang di tim melalui perangkat yang terhubung ke internet mereka.

Saat Anda perlu membuat dan menetapkan pesan kerja, semuanya dilakukan di satu tempat, di dalam perangkat lunak. Ketika teknisi menggunakan perangkat seluler mereka untuk mengakses informasi secara real-time, mereka juga dapat menarik gambar dan SOP terkait yang mereka butuhkan untuk bekerja cerdas dan aman.

Langkah selanjutnya

Hippo di sini untuk membantu Anda mendapatkan solusi yang terbaik bagi Anda, dari menjawab pertanyaan Anda tentang segala sesuatu yang terkait dengan pemeliharaan hingga membantu Anda memesan demo perangkat lunak langsung.

Ringkasan

Dokumentasi pemeliharaan adalah koleksi catatan yang membantu Anda menyelesaikan pekerjaan pemeliharaan. Itu adalah cara Anda tahu apa yang Anda miliki, cara merawatnya, dan pekerjaan apa yang telah Anda selesaikan sejauh ini. Jadi, kategori pertama dapat mencakup nomor seri aset, gambar, file CAD dan BIM, jaminan, polis asuransi, dan informasi tentang tim pemeliharaan Anda, termasuk sertifikat dan cap perdagangan. Untuk yang kedua, Anda memiliki SOP, jadwal pemeliharaan pencegahan, daftar periksa, dan manual. Di yang ketiga, ada pesan kerja yang ditutup, laporan, dan KPI. Semua informasi ini vital untuk operasi Anda, dan Anda dapat memikirkannya secara kolektif sebagai peta yang menunjukkan di mana Anda telah berada, di mana Anda sekarang, dan cara mencapai tujuan Anda. Untuk memastikan dokumen Anda aman dan dapat diakses, Anda membutuhkan solusi CMMS modern. Karena semuanya tinggal di database pusat dan penyedia Anda mengelola semua cadangan dan pembaruan, Anda tidak perlu pernah khawatir kehilangan atau kehilangan akses ke dokumentasi pemeliharaan Anda.