7 Tips Kontrol Inventaris Terbaik untuk Meningkatkan Efisiensi

Kontrol persediaan adalah salah satu perhatian utama bisnis yang memiliki investasi persediaan besar, seperti pengecer, grosir, pemilik restoran, dan produsen. Tujuan pengendalian persediaan adalah untuk memaksimalkan penggunaan persediaan perusahaan dan memperoleh keuntungan darinya tanpa mengganggu tingkat kepuasan pelanggan.

Manajemen inventaris atau perangkat lunak inventaris yang efektif memiliki dampak langsung pada efisiensi rantai pasokan dan pengaruh langsung terhadap kepuasan pelanggan dan profitabilitas bisnis. Oleh karena itu, penting bagi bisnis untuk dapat mengoptimalkan tingkat inventaris, menjaga fleksibilitas, dan meningkatkan akurasi perkiraan inventaris.

Baca Juga: Ikhtisar Manajemen Rantai Pasokan

Agar tetap menguntungkan, Anda perlu menerapkan strategi pengendalian inventaris yang menghemat biaya dan meningkatkan laba. Tujuh tips terbukti yang dapat Anda terapkan di bawah ini.

1. Kategorikan Inventaris Anda

Periksa inventaris Anda. Pasti ada item yang membutuhkan perhatian lebih dari yang lain. Oleh karena itu, Anda tidak boleh memperlakukan semua inventaris dengan cara yang sama.

Menggunakan teknik ABC adalah cara termudah untuk mengkategorikan stok barang Anda, atau biasa dikenal dengan sistem manajemen rantai pasokan. Barang-barang dalam kategori A paling membutuhkan perhatian karena dampak keuangannya cukup signifikan meskipun penjualannya tidak dapat diprediksi.

Item dalam kategori C kurang mendapat perhatian, karena memiliki dampak finansial yang lebih kecil, meskipun frekuensi penjualannya tinggi. Sementara itu, barang dalam kategori B berada di antara keduanya.

2. Tentukan Tingkat Stok Minimum Anda

Buat kontrol inventaris lebih mudah dengan mengatur tingkat stok minimum untuk setiap produk. Ini akan memudahkan Anda untuk mengisi kembali stok Anda dan mencegah kekurangan.

Tingkat stok minimum dapat ditentukan berdasarkan seberapa cepat suatu barang terjual dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkannya kembali dari pemasok Anda. Pastikan tim pengadaan Anda mengawasi tingkat stok secara teratur sehingga pengisian dapat dilakukan tepat waktu.

Catatan:Dengan sistem manajemen inventaris, Anda dapat menerima peringatan stok rendah setiap kali item Anda mencapai level minimum yang telah ditentukan. Dengan demikian, tim pengadaan Anda tidak perlu mengawasi tingkat inventaris Anda setiap saat.

3. Gunakan Perangkat Lunak Kontrol Inventaris Terintegrasi

Tidak ada cara yang lebih efektif untuk mengoptimalkan kontrol inventaris selain menggunakan solusi inventaris otomatis. Sistem manajemen inventaris tidak hanya membantu Anda mengoptimalkan tingkat stok, tetapi juga memungkinkan Anda memperkirakan kebutuhan inventaris, memantau pergerakan stok dari satu gudang ke gudang lain, melacak pengiriman, melakukan penilaian inventaris, dan banyak lagi.

Untuk efisiensi yang optimal, pertimbangkan untuk memilih sistem manajemen persediaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem lain seperti manajemen penjualan dan sistem akuntansi. Ini akan memudahkan Anda mengendalikan biaya inventaris sehingga Anda dapat menghemat biaya secara signifikan dan mengelola pembelian dengan mudah.

4. Simpan Barang Anda dengan Benar

Salah satu penyebab utama kerusakan dan pembusukan persediaan adalah penyimpanan yang tidak tepat. Ini juga dapat mempersulit proses pengambilan. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk menyediakan ruang penyimpanan yang sesuai untuk barang-barang Anda.

Pastikan suhu di setiap ruang penyimpanan terkontrol dengan baik agar barang yang mudah rusak seperti makanan tidak cepat rusak. Periksa kondisi rak Anda dan pastikan tidak ada rayap yang dapat merusak barang Anda. Jangan menaruh terlalu banyak barang dalam satu rak untuk mencegah barang tumpang tindih atau bergesekan satu sama lain.

Anda dapat meletakkan barang-barang Anda yang laris di area penyimpanan depan atau di lorong yang mudah dijangkau sehingga staf Anda dapat dengan mudah mengambilnya dan memindahkannya ke area pengemasan atau pengiriman. Sedangkan untuk barang-barangmu yang kurang laku, kamu bisa meletakkannya di tempat penyimpanan belakang.

5. Menerapkan Teknik FIFO &FEFO

Untuk mengurangi risiko kerusakan atau pembusukan, pertimbangkan untuk menerapkan teknik First-In-First-Out (FIFO) dan First-Expired-First-Out (FEFO). FIFO berarti mengutamakan barang yang paling lama untuk dijual terlebih dahulu, sedangkan FEFO berarti mengutamakan barang dengan batas waktu pemasukan berikutnya untuk dijual terlebih dahulu (cocok untuk produk makanan dan obat-obatan).

Selain mengurangi pemborosan, baik teknik FIFO maupun FEFO juga membantu mengoptimalkan perputaran persediaan yang pada akhirnya membantu meningkatkan pendapatan dan keuntungan bisnis Anda.

6. Optimalkan Pengisian Inventaris Anda 

Anda juga perlu menganalisis kinerja pemasok Anda selama ini. Anda dapat mengajukan pertanyaan dan memeriksa beberapa pertanyaan, termasuk:

• Apakah mereka selalu berhasil memenuhi permintaan Anda tepat waktu?
• Apakah mereka selalu dapat dihubungi?
• Apakah kualitas produknya selalu bagus?

Selain menilai kinerja pemasok, Anda juga harus menilai kinerja Anda sebagai pembeli. Analisis poin-poin berikut:

• Apakah Anda selalu membayar tagihan tepat waktu?
• Apakah Purchase Order (PO) yang Anda kirimkan sudah lengkap dan jelas?
• Apakah Anda selalu membaca kutipan pemasok Anda secara menyeluruh?

Untuk memudahkan Anda dalam memperlancar pengisian stok, pertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak e-procurement HashMicro. Dengan perangkat lunak ini, Anda dapat secara otomatis membuat PO, permintaan penawaran (RFQ), dan perjanjian pembelian. Anda juga dapat menyimpan semua detail pemasok Anda dan melihat riwayat transaksi Anda dengan mereka. Anda bahkan dapat mengizinkan mereka untuk mengirimkan RFQ dan faktur mereka sendiri melalui portal pemasok.

7. Lakukan Audit Inventaris Secara Teratur

Meskipun dalam banyak kasus, Anda telah (atau akan) mengandalkan perangkat lunak, tetap penting untuk melakukan inventarisasi untuk memastikan rekonsiliasi antara jumlah fisik inventaris dan data akuntansi Anda.

Penghitungan siklus dengan jadwal yang lebih sering akan memudahkan Anda untuk meminimalkan kesalahan atau ketidaksesuaian antara inventaris yang ada dan data komputer. Tidak seperti inventaris fisik penuh, penghitungan siklus tidak memerlukan waktu dan energi ekstra karena dapat dilakukan kapan saja.

Dengan Sistem Manajemen Inventaris, Anda tidak perlu memeriksa stok Anda secara manual dengan menuliskannya di atas kertas. Anda dapat mencatat ketersediaan stok Anda menggunakan program manajemen inventaris barcode yang terintegrasi dengan sistem. Entri duplikat dapat diidentifikasi sehingga kesalahan dapat diminimalkan. Intinya, audit inventaris dapat dilakukan dengan cepat, mudah, dan akurat dengan bantuan solusi inventaris otomatis.

Kesimpulan

Pengendalian persediaan dalam manajemen persediaan adalah memaksimalkan tingkat persediaan untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki persediaan yang cukup untuk memenuhi jumlah pesanan pelanggan tepat waktu. Untuk bisnis, manajemen inventaris membantu penghitungan inventaris yang lebih akurat, pengambilan keputusan, kontrol depresiasi, dan pemenuhan pesanan pelanggan secara penuh.

Untuk mempermudah pengelolaan inventaris untuk bisnis Anda, gunakan Perangkat Lunak Manajemen Inventaris Hashmicro. Dengan sistem terintegrasi yang sangat baik, kelola sepenuhnya mulai dari memantau jumlah stok di gudang secara real-time hingga pengaturan stok terjadwal jika habis. Sistem IMS kami terintegrasi penuh dengan berbagai modul seperti Sistem Akuntansi, Sistem Pembelian, hingga Sistem Penjualan CRM.