7 Strategi Kontrol Inventori Terbaik untuk Meningkatkan Efisiensi dan Profitabilitas

Kontrol inventori adalah salah satu perhatian utama bisnis yang memiliki investasi inventori besar, seperti ritail, grosir, pemilik restoran, dan produsen. Tujuan kontrol inventori adalah memaksimalkan penggunaan inventori perusahaan dan mendapatkan keuntungannya tanpa mengganggu tingkat kepuasan pelanggan.

Manajemen inventori yang efektif atau perangkat lunak inventori memiliki dampak langsung pada efisiensi rantai pasok dan pengaruh langsung terhadap kepuasan pelanggan dan keuntungan bisnis. Oleh karena itu, penting bagi bisnis untuk dapat mengoptimalkan tingkat inventori, mempertahankan fleksibilitas, dan meningkatkan akurasi peramalan inventori.

Baca Juga: Ringkasan Manajemen Rantai Pasok

Untuk tetap menguntungkan, Anda perlu menerapkan strategi kontrol inventori yang menghemat biaya dan meningkatkan keuntungan. Tujuh tips terbaik yang dapat Anda terapkan di bawah ini.

1. Kategorikan Inventori Anda

Periksa inventori Anda. Pastinya ada item yang membutuhkan perhatian lebih daripada yang lain. Oleh karena itu, Anda tidak boleh memperlakukan semua inventori Anda dengan cara yang sama.

Menggunakan teknik ABC adalah cara termudah untuk mengategorikan stok barang Anda, atau biasanya dikenal sebagai sistem manajemen rantai pasok. Item dalam kategori A membutuhkan perhatian paling banyak karena dampak keuangannya cukup signifikan meskipun penjualan tidak dapat diprediksi.

Item dalam kategori C membutuhkan perhatian yang lebih sedikit, karena dampak keuangannya lebih kecil, meskipun frekuensi penjualan tinggi. Sementara itu, barang dalam kategori B berada di tengah-tengah.

2. Tentukan Tingkat Stok Minimum Anda

Buat kontrol inventori menjadi lebih mudah dengan menetapkan tingkat stok minimum untuk setiap produk. Ini akan memudahkan Anda untuk mengisi ulang stok Anda dan mencegah kekurangan.

Tingkat stok minimum dapat ditentukan berdasarkan seberapa cepat sebuah item terjual dan berapa waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkannya kembali dari supplier Anda. Pastikan tim pengadaan Anda memantau tingkat stok secara teratur sehingga pengisian ulang dapat dilakukan tepat waktu.

Catatan: Dengan sistem manajemen inventori, Anda dapat menerima peringatan stok rendah kapan pun item Anda mencapai tingkat minimum yang ditentukan. Dengan demikian, tim pengadaan Anda tidak perlu memantau tingkat inventori Anda setiap saat.

3. Gunakan Perangkat Lunak Kontrol Inventori Terintegrasi

Tidak ada cara yang lebih efektif untuk mengoptimalkan kontrol inventori daripada menggunakan solusi inventori otomatis. Tidak hanya sistem manajemen inventori membantu Anda mengoptimalkan tingkat stok, tetapi juga memungkinkan Anda untuk meramalkan kebutuhan inventori, memantau pergerakan stok dari satu gudang ke gudang lain, melacak pengiriman, melakukan valuasi inventori, dan banyak lagi.

Untuk efisiensi optimal, pertimbangkan untuk memilih sistem manajemen inventori yang dapat terintegrasi dengan sistem lain seperti sistem manajemen penjualan dan sistem akuntansi. Ini akan memudahkan Anda untuk menjaga biaya inventori tetap terkendali sehingga Anda dapat menghemat biaya secara signifikan dan dengan mudah mengelola pembelian Anda.

4. Simpan Barang Anda dengan Benar

Salah satu penyebab utama kerusakan dan busuknya inventori adalah penyimpanan yang tidak tepat. Ini juga dapat menyulitkan proses pemilihan. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk menyediakan ruang penyimpanan yang sesuai untuk barang Anda.

Pastikan suhu di setiap ruang penyimpanan terkontrol dengan baik sehingga barang mudah busuk seperti makanan tidak rusak dengan cepat. Periksa kondisi rak Anda dan pastikan tidak ada rayap yang dapat merusak barang Anda. Jangan terlalu banyak barang di satu rak untuk mencegah barang tumpang tindih atau menggosok satu sama lain.

Anda dapat menempatkan item yang laku laris di area penyimpanan depan atau di gang yang mudah diakses sehingga staf Anda dapat dengan mudah mengambilnya dan memindahkannya ke area kemasan atau pengiriman. Sementara itu, untuk item yang jarang laku, Anda dapat menempatkannya di area penyimpanan belakang.

5. Terapkan Teknik FIFO & FEFO

Untuk mengurangi risiko kerusakan atau busuk, pertimbangkan untuk menerapkan teknik First-In-First-Out (FIFO) dan First-Expired-First-Out (FEFO). FIFO berarti memprioritaskan item terlama untuk dijual terlebih dahulu, sementara FEFO berarti memprioritaskan item dengan batas waktu kedaluwarsa terdekat untuk dijual terlebih dahulu (sempurna untuk produk makanan dan obat).

Selain mengurangi limbah, baik teknik FIFO maupun FEFO juga membantu mengoptimalkan putaran inventori yang pada akhirnya membantu meningkatkan pendapatan dan keuntungan bisnis Anda.

6. Optimalkan Pengisian Ulang Inventori Anda

Anda juga perlu menganalisis kinerja supplier Anda selama ini. Anda dapat bertanya dan memeriksa beberapa pertanyaan, termasuk:

• Apakah mereka selalu berhasil memenuhi permintaan Anda tepat waktu?
• Apakah mereka selalu dapat dihubungi?
• Apakah kualitas produk mereka selalu baik?

Selain menilai kinerja supplier, Anda juga harus menilai kinerja Anda sebagai pembeli. Analisis poin-poin berikut:

• Apakah Anda selalu membayar tagihan Anda tepat waktu?
• Apakah pesanan pembelian (PO) yang Anda kirim lengkap dan jelas?
• Apakah Anda selalu membaca penawaran supplier Anda dengan teliti?

Untuk memudahkan Anda melancarkan pengisian ulang stok, pertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak e-procurement HashMicro. Dengan perangkat lunak ini, Anda dapat secara otomatis membuat PO, permintaan penawaran (RFQ), dan perjanjian pembelian. Anda juga dapat mempertahankan semua detail supplier Anda dan melihat riwayat transaksi Anda dengan mereka. Anda bahkan dapat mengizinkan mereka untuk mengajukan RFQ dan faktur mereka sendiri melalui portal supplier.

7. Lakukan Audit Inventori Secara Rutin

Meskipun dalam sebagian besar kasus, Anda telah (atau akan) mengandalkan perangkat lunak, tetap penting untuk melakukan pemeriksaan stok untuk memastikan rekonsiliasi antara jumlah inventori fisik dan data akuntansi Anda.

Peringkat siklus dengan jadwal yang lebih sering akan memudahkan Anda untuk meminimalkan kesalahan atau ketidakcocokan apa pun antara inventori yang ada dan data komputer. Berbeda dengan pemeriksaan inventori fisik lengkap, perhitungan siklus tidak memerlukan waktu dan energi tambahan karena dapat dilakukan kapan saja.

Dengan Sistem Manajemen Inventori, Anda tidak perlu memeriksa stok Anda secara manual dengan mencatatnya di kertas. Anda dapat mencatat ketersediaan stok Anda menggunakan program manajemen inventori barcode yang terintegrasi dengan sistem. Duplikasi entri dapat diidentifikasi sehingga kesalahan dapat diminimalkan. Pada intinya, audit inventori dapat dilakukan dengan cepat, mudah, dan akurat dengan bantuan solusi inventori otomatis.

Kesimpulan

Kontrol inventori dalam manajemen inventori adalah memaksimalkan tingkat inventori untuk memastikan perusahaan memiliki inventori yang cukup untuk memenuhi jumlah pesanan pelanggan tepat waktu. Bagi bisnis, manajemen inventori membantu dalam perhitungan inventori yang lebih akurat, pengambilan keputusan, kontrol susut nilai, dan pemenuhan pesanan pelanggan sepenuhnya.

Untuk membuat manajemen inventori lebih mudah untuk bisnis Anda, gunakan Perangkat Lunak Manajemen Inventori Hashmicro. Dengan sistem terintegrasi yang baik, kelola sepenuhnya dari pemantauan jumlah stok di gudang secara waktu nyata hingga pengaturan stok terjadwal jika stok sedang habis. Sistem IMS kami sepenuhnya terintegrasi dengan berbagai modul seperti Sistem Akuntansi, Sistem Pembelian, hingga Sistem CRM-Penjualan.