Upgrade dari Excel ke CMMS: Tingkatkan Efisiensi & Hemat Biaya Perawatan

Kami sudah berada di pertengahan tahun 2019 dan saatnya untuk melakukan pemeriksaan efisiensi. Apakah Anda masih melacak work order dan aktivitas pemeliharaan secara manual atau dengan spreadsheet? Jika ya, Anda tidak sendirian. Hampir 80% profesional fasilitas dan pemeliharaan yang kami survei menggunakan spreadsheet atau sama sekali tidak ada untuk melacak work order, permintaan pemeliharaan, dan perawatan mencegah di perusahaan tempat mereka bekerja. Berita: menggunakan metode ini sedang menguras uang departemen dan perusahaan tempat Anda bekerja dalam jumlah besar.

Penelitian menunjukkan bahwa lebih dari 88% spreadsheet mengandung kesalahan yang mengakibatkan bisnis kehilangan jutaan dolar.

Baik Anda adalah usaha kecil yang baru memulai atau perusahaan yang lebih terpadu yang telah berbisnis selama beberapa tahun, jika Anda masih menggunakan spreadsheet atau metode manual untuk “tetap terawasi” operasi pemeliharaan Anda, saatnya untuk mempertimbangkan perubahan, satu yang akan meningkatkan cara Anda menggunakan waktu, mengurangi waktu henti peralatan, mengubah departemen Anda dari reaktif menjadi perencanaan pemeliharaan dan mengurangi waktu tunggu untuk bagian dan persediaan. Perubahan yang kita bicarakan adalah beralih ke penggunaan perangkat lunak CMMS daripada excel.

Ini sebabnya.

Dunia tanpa CMMS

“Apakah kesalahan pemrograman excel menghancurkan ekonomi dunia barat?” tanyakan Paul Krugman di New York Times. Studi Harvard oleh para ekonom Reinhart dan Rogoff menghasilkan perhitungan yang mencurigakan untuk kebijakan fiskal global. Spreadsheet gagal untuk menyertakan sel tertentu dalam perhitungan dan dengan demikian berlebihan dampak beban utang pada pertumbuhan ekonomi negara. Itu belum semua!

Ingat insiden London whale di JP Morgan? Itu mengakibatkan bank sebesar $6,2 miliar, semuanya karena kesalahan spreadsheet dalam model mereka.

Contoh di atas adalah contoh kesalahan besar yang mahal yang dihasilkan dari para ahli yang bergantung pada data spreadsheet untuk pengambilan keputusan. Kami tidak menyarankan bahwa menggunakan spreadsheet untuk melacak aktivitas pemeliharaan Anda akan tenggelamkan perusahaan tempat Anda bekerja, melainkan data rentan terhadap kesalahan dan sering tidak andal. Kerugian lain mencakup:

Menyita tenaga kerja

Spreadsheet memerlukan pengguna untuk memasukkan data secara manual dan kadang-kadang memerlukan posisi baru untuk mengelola semua entri data. Jika para ekonom Harvard dapat melakukan kesalahan menggunakan spreadsheet, sangat mungkin karyawan Excel biasa akan melakukan hal yang sama. Perusahaan menghabiskan ribuan dolar untuk karyawan yang tidak perlu untuk melakukan entri data dan pemeliharaan sementara CMMS dapat melakukan lebih dengan lebih sedikit dan data lebih andal dan hasilnya diotomatisasi.

Tidak memungkinkan analisis yang kompleks

Spreadsheet membatasi pengguna pada analisis yang lebih sederhana dari operasi fasilitas, menghasilkan gambaran yang tidak lengkap tentang status saat ini fasilitas. Perangkat lunak manajemen fasilitas dan program pemeliharaan lainnya dilengkapi dengan alat pelaporan yang jauh lebih canggih dan fitur yang telah dikembangkan dan diuji oleh para ahli. Alat pelaporan ini memberdayakan profesional pemeliharaan seperti Anda untuk mendapatkan informasi instan tentang work order kritis, keterlambatan, hambatan, waktu henti, tingkat inventaris, data biaya, dan banyak lagi. Memiliki kemampuan ini pada akhirnya menghasilkan pengambilan keputusan yang lebih baik, efisiensi yang ditingkatkan dan biaya yang lebih rendah.

Kehilangan data

Baik Anda menggunakan spreadsheet atau lemari arsip, kemungkinan kehilangan data, pencurian atau manajemen yang salah sepuluh kali lipat dibandingkan dengan menggunakan aplikasi manajemen pemeliharaan seperti CMMS. Spreadsheet memerlukan pembaruan yang sering sementara perangkat lunak CMMS sering memerlukan entri data pada satu atau dua titik data seperti waktu tenaga kerja, atau memeriksa status selesai. Pembaruan ini memicu banyak perhitungan lainnya yang memberikan data yang andal dan penting kepada manajer. Lebih lanjut entri data tidak terbatas pada satu orang (pemilik spreadsheet), melainkan dengan CMMS, teknisi dapat memperbarui sistem secara real-time dari komputer atau perangkat seluler mereka. Menyimpan data dalam spreadsheet dan lemari arsip juga meningkatkan kemungkinan informasi jatuh ke tangan yang salah, yang berpotensi mengakibatkan keamanan perusahaan.

Data yang tidak andal

Seperti disebutkan sebelumnya, tetapi layak untuk ditekankan, 88% dari semua spreadsheet mengandung kesalahan yang mengakibatkan perusahaan kehilangan uang. Beralih ke penggunaan perangkat lunak manajemen pemeliharaan adalah langkah yang tepat untuk menghemat waktu dan uang departemen Anda.

Tidak ramah lingkungan

Jika Anda masih menggunakan tumpukan kertas untuk menyimpan dan mengelola data Anda, Anda adalah alasan kami masih mengenakan mantan di musim semi. Dengan pemanasan global yang menyebabkan suhu tertinggi (dan terendah) semua waktu, sudah saatnya kita mulai berusaha melakukan apa yang bisa kita lakukan untuk lingkungan. Jika Anda tidak ingin melakukannya untuk menyelamatkan pohon, bagaimana dengan mengurangi kekacauan di sekitar meja Anda.

Ini hanyalah beberapa kerugian yang timbul dari penggunaan spreadsheet dan kertas untuk melacak work order, perbaikan, perawatan mencegah dan aktivitas pemeliharaan lainnya Anda. Artikel ini menggambarkan gambaran tentang apa yang mungkin dengan CMMS, tetapi Anda harus mencobanya untuk benar-benar melihat manfaat CMMS. Sebagai catatan samping, jika Anda telah mengalami pengalaman buruk dengan CMMS di masa lalu, tahu bahwa solusi saat ini telah menurun biaya, jauh lebih ramah pengguna, dan dapat diakses.

Dunia dengan CMMS

CMMS memberdayakan manajer fasilitas, teknisi, pelanggan dan dasarnya semua orang dengan akses untuk melacak semua aspek fasilitas dalam satu sistem yang komprehensif. Baik itu perangkat lunak work order, perangkat lunak perawatan mencegah, manajemen peralatan dan aset, kendaraan, staf, vendor atau manajemen inventaris, Anda dapat mendapatkannya semua dan lebih banyak dalam satu aplikasi terpusat.

Lihat beberapa fitur hebat yang tersedia dalam perangkat lunak CMMS.

Laporan riwayat pemeliharaan fasilitas

Kalender pemeliharaan bulanan (pekerjaan saat ini dan perawatan mencegah yang direncanakan)

Rencana situs dan lantai fasilitas interaktif

Ingin tahu lebih banyak mengapa Anda harus menggunakan perangkat lunak CMMS daripada excel dan metode manual lainnya? Kami siap membantu! Kami menyusun e-book ini untuk membantu Anda memisahkan fakta dari fiksi dan memberikan Anda wawasan nyata tentang mengapa spreadsheet dan kertas buruk untuk bisnis Anda dan bagaimana Anda dapat mengubahnya.

Spoiler alert: E-book ini akan menunjukkan kepada Anda bagaimana CMMS sederhana akan mengubah departemen pemeliharaan Anda dan menghemat uang perusahaan Anda!