Berapa Harga Perangkat Lunak CMMS yang Terjangkau?

Selama dekade terakhir, semakin banyak pemilik bisnis yang beralih ke Computerized Maintenance Management Software (CMMS) sebagai perangkat lunak manajemen fasilitas mereka. Meningkatnya persaingan pasar dan tuntutan ekonomi serta perubahan teknologi dan tren pasar telah memotivasi semua perusahaan untuk mencari cara yang lebih baik untuk meningkatkan efisiensi operasi. Setelah sebelumnya mengandalkan spreadsheet tradisional atau pendekatan “pensil dan kertas” untuk manajemen pemeliharaan, semakin banyak pemilik bisnis sekarang menyadari kebutuhan untuk beralih ke CMMS, sebuah sistem yang lebih dari sekadar menghitung jumlah yang terkait dengan perbaikan dan biaya peralatan serta tingkat persediaan. Agar dapat bekerja dengan efisiensi maksimum, bisnis saat ini harus tetap berada di puncak aktivitas manajemen pemeliharaan mereka melalui pemeriksaan pemeliharaan preventif rutin, alokasi sumber daya yang lebih baik, dan penghematan biaya yang ditunjukkan. Setelah menyadari kebutuhan akan sistem manajemen pemeliharaan otomatis, pemilik perusahaan sering kali kewalahan dalam mencari berbagai produk CMMS yang tersedia di pasar. Memperoleh perangkat lunak CMMS yang terjangkau yang cocok untuk operasi Anda dapat menjadi tantangan tambahan. Di sini saya akan menguraikan cara memilih perangkat lunak CMMS yang terjangkau yang memenuhi kebutuhan dan anggaran Anda.

Memahami fungsi CMMS

Untuk memahami seperti apa perangkat lunak CMMS yang murah dimulai dengan meringkas apa itu perangkat lunak CMMS secara umum. Pada dasarnya, sistem paling baik digambarkan sebagai program perangkat lunak yang sangat canggih yang memanfaatkan ribuan titik data yang pada waktu tertentu, dapat memberikan gambaran umum operasi fasilitas kepada pengguna atau sebagai alternatif, status peralatan individual. Terlepas dari produk yang dipilih, semua sistem CMMS saat ini menawarkan bisnis kemampuan untuk melacak perintah kerja, dengan cepat menghasilkan laporan yang akurat, dan langsung menentukan aset mana yang memerlukan pemeliharaan preventif. Penggunaan perangkat lunak CMMS yang konsisten dan tepat telah menghasilkan masa pakai peralatan yang lebih lama, organisasi yang lebih baik, manajemen waktu dan pemanfaatan tenaga kerja yang lebih baik, dan pada akhirnya, mengurangi biaya operasional dan meningkatkan keuntungan perusahaan.

Tentukan kebutuhan perusahaan Anda

Untuk memastikan bahwa sistem CMMS yang dipilih melakukan apa yang Anda inginkan, Anda harus terlebih dahulu mengidentifikasi kebutuhan perusahaan Anda. Mulailah dengan mengumpulkan masukan dari staf pemeliharaan Anda tentang tantangan yang mereka hadapi dengan sistem pelacakan pemeliharaan Anda saat ini serta apa yang mereka rasa perlu untuk mengatasinya. Beberapa fitur yang paling banyak diminta adalah:

• Melacak biaya perbaikan pemeliharaan bulanan atau triwulanan
• Mengurangi waktu henti peralatan dengan alat pemeliharaan preventif
• Pengurangan kertas
• Manajemen perintah kerja sederhana dan formulir permintaan perintah kerja
• Kemampuan untuk memproses perintah kerja menggunakan perangkat seluler
• Metode untuk melacak lokasi peralatan dan suku cadang
• Sistem kalender untuk merencanakan kegiatan pemeliharaan
• Meningkatkan komunikasi antara anggota tim dan manajemen tingkat atas
• Akses seluler
• Kemampuan penyesuaian perangkat lunak – kemampuan untuk berubah dan berkembang sesuai kebutuhan perusahaan

Mempertimbangkan ini serta fitur lain yang mungkin ingin Anda miliki akan membantu Anda mengembangkan daftar fitur yang lengkap untuk dicari dalam solusi CMMS Anda. Sempurnakan daftar Anda dengan mengkategorikan item sebagai "harus dimiliki" dan lainnya sebagai "ingin dimiliki". Daftar akhir Anda akan memandu pencarian Anda untuk perangkat lunak CMMS berbiaya rendah dengan mengingat bahwa biaya CMMS meningkat seiring dengan penambahan fitur.

Pahami opsi penerapan CMMS

Perangkat lunak CMMS tersedia dalam dua format berbeda; berbasis premis dan cloud. Perbedaan ini penting bukan hanya karena biaya tetapi juga karena cara penerapannya. Sistem berbasis cloud bergantung pada vendor yang menghosting data di servernya sendiri (yaitu, di cloud) sedangkan sistem di lokasi mengharuskan perusahaan untuk menginstal dan menghosting datanya di peralatannya sendiri, di lokasi. Yang pertama bergantung pada vendor yang memelihara sistem sedangkan yang kedua harus menggunakan sistem internal dan pemeliharaan perangkat keras oleh spesialis TI-nya sendiri.

Banyak pelanggan menganggap CMMS berbasis cloud lebih disukai karena biayanya yang lebih rendah dan tidak ada persyaratan pemeliharaan. Di sisi lain, yang lain menemukan sistem di tempat lebih menarik karena mereka memberi manajer pemeliharaan kontrol penuh dan kemampuan penyesuaian data dan sistem mereka (yaitu, operator dapat menjadwalkan pemeliharaan dan peningkatan sistem mereka berdasarkan jadwal mereka sendiri dan tidak sesuai dengan jadwal mereka). ke vendor berbasis cloud). Perbedaan penting lainnya adalah platform berbasis cloud menawarkan aksesibilitas seluler sedangkan pada platform situs tidak. Saat membandingkan biaya perangkat lunak CMMS, perbedaan terakhir antara kedua format adalah perbedaan biaya yang cukup besar dengan platform di tempat yang menghasilkan biaya di muka yang jauh lebih tinggi.

Memahami struktur dan opsi biaya

Sebagian besar dari memperoleh perangkat lunak CMMS yang terjangkau adalah mengetahui apa yang Anda dapatkan dan berapa harganya. Dalam membuat penentuan itu, penting untuk mempertimbangkan perbedaan yang ditemukan dalam opsi fitur dan layanan serta perbedaan biaya dalam platform sistem. Sudah dicatat, platform di tempat lebih mahal – setidaknya dalam hal biaya di muka. Sistem ini cenderung berjalan tiga kali lebih banyak daripada biaya lisensi tahunan sistem berbasis web. Secara seimbang, biaya di muka yang lebih tinggi pada sistem di tempat adalah pembayaran satu kali tanpa biaya sistem tambahan lainnya. Di sisi lain, biaya awal untuk sistem berbasis cloud lebih rendah tetapi biaya jangka panjang yang terkait dengan biaya lisensi lebih besar dari waktu ke waktu (yaitu, biaya berlangganan/lisensi tahunan diperkirakan $ 1500 per tahun untuk departemen pemeliharaan kecil). Terlepas dari perbedaan ini, ada biaya terkait dan/atau berkelanjutan dengan sistem di tempat seperti biaya perangkat keras, firewall, dan perangkat lunak antivirus serta staf TI yang diperlukan untuk memelihara dan mengelola semua aspek fungsi sistem termasuk instalasi, data masuk, peningkatan, keamanan dan pelatihan staf. CMMS berbasis cloud tidak memerlukan biaya tambahan karena dukungan sistem mencakup semua pembaruan perangkat lunak, peningkatan sistem, keamanan, dan dukungan teknis.

Terakhir, ada biaya tambahan opsional yang terkait dengan perangkat lunak CMMS seperti entri data internal dan tutorial online untuk orientasi staf yang digabungkan oleh banyak vendor ke dalam biaya lisensi tahunan mereka. Audit inventaris di tempat dan orientasi staf juga tersedia, sekali lagi dengan biaya tambahan. Semakin banyak opsi yang dipilih pada salah satu platform manajemen pemeliharaan, semakin mahal biayanya.

Intinya dalam menemukan perangkat lunak CMMS yang Terjangkau

Hal terpenting untuk diingat ketika mencari perangkat lunak CMMS yang terjangkau adalah menemukan sistem yang berfungsi sesuai kebutuhan dan memberikan hasil yang Anda inginkan. Menyadari bahwa sistem manajemen pemeliharaan merupakan investasi dalam bentuk uang, waktu dan sumber daya, memangkas biaya dengan memilih sistem yang tidak memenuhi kebutuhan perusahaan Anda sekarang atau di masa depan tidak akan menghabiskan uang dengan baik. Untuk memastikan bahwa Anda mendapatkan nilai terbaik dalam sistem pemeliharaan otomatis, luangkan waktu selama proses penelitian, berbicara dengan vendor, berpartisipasi dalam demo online dan mencari pelanggan yang saat ini menggunakan CMMS. Karena sistem ini membawa poin harga yang berbeda berdasarkan format, fitur, dan opsi, biaya perangkat lunak CMMS yang terjangkau terletak pada apa yang dapat dilakukannya untuk perusahaan Anda dan seberapa banyak Anda akan memperoleh manfaat darinya.