Harga Perangkat Lunak CMMS Terjangkau: Apa yang Perlu Diharapkan

Selama satu dekade terakhir, semakin banyak pemilik bisnis beralih ke Software Manajemen Pemeliharaan Komputerisasi (CMMS) sebagai perangkat lunak manajemen fasilitas mereka. Kompetisi pasar yang meningkat dan tuntutan ekonomi serta perubahan teknologi dan tren pasar semuanya telah memotivasi perusahaan untuk mencari cara yang lebih baik untuk meningkatkan efisiensi operasional. Setelah sebelumnya bergantung pada pendekatan spreadsheet tradisional atau “pensil dan kertas” untuk manajemen pemeliharaan, semakin banyak pemilik bisnis sekarang menyadari kebutuhan untuk beralih ke CMMS, sistem yang jauh lebih dari sekadar menghitung angka terkait perbaikan dan biaya peralatan serta tingkat stok. Untuk beroperasi dengan efisiensi maksimal, bisnis saat ini perlu tetap mengawasi kegiatan manajemen pemeliharaan mereka melalui pemeriksaan pemeliharaan mencegah rutin, alokasi sumber daya yang lebih baik, dan penghematan biaya yang terbukti. Setelah menyadari kebutuhan akan sistem manajemen pemeliharaan otomatis, pemilik perusahaan seringkali kewalahan dalam pencarian mereka oleh rentang produk CMMS yang tersedia di pasar. Memperoleh perangkat lunak CMMS terjangkau yang cocok untuk operasi Anda dapat menjadi tantangan tambahan. Di sini saya akan menguraikan cara memilih perangkat lunak CMMS terjangkau yang memenuhi baik kebutuhan dan anggaran Anda.

Pahami Fungsi CMMS

Untuk memahami perangkat lunak CMMS murah terlihat seperti apa dimulai dengan meringkas apa itu perangkat lunak CMMS secara umum. Secara esensial, sistem paling baik dijelaskan sebagai program perangkat lunak yang sangat canggih yang menggunakan ribuan titik data yang kapan saja dapat memberikan pengguna gambaran umum operasi fasilitas atau alternatifnya, dengan status peralatan individual. Terlepas dari produk yang dipilih, semua sistem CMMS saat ini menawarkan bisnis kemampuan untuk melacak surat kerja, dengan cepat menghasilkan laporan yang akurat, dan secara instan menentukan aset mana yang memerlukan pemeliharaan mencegah. Penggunaan yang konsisten dan tepat perangkat lunak CMMS telah mengarah pada umur pakai peralatan yang diperpanjang, organisasi yang ditingkatkan, manajemen waktu dan penggunaan tenaga kerja yang lebih baik dan akhirnya, biaya operasional yang dikurangi dan keuntungan perusahaan yang ditingkatkan.

Tentukan kebutuhan perusahaan Anda

Untuk memastikan sistem CMMS yang dipilih melakukan apa yang Anda inginkan, sangat penting bahwa Anda pertama-tama mengidentifikasi kebutuhan perusahaan Anda. Mulailah dengan mengumpulkan masukan dari staf pemeliharaan Anda tentang tantangan yang mereka hadapi dengan sistem pelacakan pemeliharaan saat ini serta apa yang menurut mereka diperlukan untuk mengatasi mereka. Beberapa fitur yang paling banyak diminta adalah:

• Melacak biaya perbaikan pemeliharaan bulanan atau triwulanan
• Mengurangi waktu henti peralatan dengan alat pemeliharaan mencegah
• Pengurangan kertas
• Manajemen surat kerja sederhana dan formulir permintaan surat kerja
• Kemampuan untuk memproses surat kerja menggunakan perangkat seluler
• Metode untuk melacak lokasi peralatan dan komponen
• Sistem kalendar untuk merencanakan kegiatan pemeliharaan
• Meningkatkan komunikasi antara anggota tim dan manajemen atas
• Akses seluler
• Kemampuan disesuaikan perangkat lunak – kemampuan untuk mengubah dan memperluas seiring kebutuhan perusahaan berubah

Mengambil ini ke dalam pertimbangan serta fitur lain yang mungkin Anda inginkan akan membantu Anda dalam mengembangkan daftar komprehensif fitur yang harus dicari dalam solusi CMMS Anda. Sempurnakan daftar Anda dengan mengkategorikan item sebagai “harus ada” dan yang lainnya sebagai “ingin ada”. Daftar akhir Anda akan memandu pencarian Anda untuk perangkat lunak CMMS dengan biaya rendah sambil ingat bahwa biaya CMMS naik seiring ditambahnya fitur.

Pahami opsi penerapan CMMS

Perangkat lunak CMMS tersedia dalam dua format yang berbeda; on-premise dan berbasis cloud. Perbedaan ini penting tidak hanya karena biaya tetapi juga karena cara mereka diterapkan. Sistem berbasis cloud bergantung pada vendor yang menyimpan data pada server mereka sendiri (yaitu, di cloud) sedangkan sistem on-premise memerlukan perusahaan untuk menginstal dan menyimpan data mereka pada peralatan mereka sendiri, di lokasi. Yang pertama bergantung pada vendor untuk memelihara sistem sementara yang terakhir harus memanfaatkan pemeliharaan sistem dan perangkat keras internal oleh spesialis TI mereka sendiri.

Banyak pelanggan menganggap CMMS berbasis cloud lebih disukai karena biayanya lebih rendah dan tanpa persyaratan pemeliharaan. Di sisi lain, yang lain menganggap sistem on-site lebih menarik karena mereka memberikan manajer pemeliharaan kontrol penuh dan kemampuan disesuaikan atas data dan sistem mereka (yaitu, operator dapat menjadwalkan pemeliharaan dan upgrade sistem mereka berdasarkan jadwal mereka sendiri dan bukan menurut vendor berbasis cloud). Perbedaan penting lainnya adalah platform berbasis cloud menawarkan akses seluler sedangkan platform on-site tidak. Saat membandingkan biaya perangkat lunak CMMS, perbedaan akhir antara dua format adalah selisih biaya yang signifikan dengan platform on-premise yang memiliki biaya awal yang jauh lebih tinggi.

Pahami struktur biaya dan opsi

Sebagian besar dari memperoleh perangkat lunak CMMS terjangkau adalah mengetahui apa yang Anda dapatkan dan berapa harganya. Dalam menentukan hal ini, penting untuk mempertimbangkan perbedaan yang ditemukan dalam opsi fitur dan layanan serta selisih biaya dalam platform sistem. Seperti yang sudah disebutkan, platform on-premise lebih mahal – setidaknya dalam hal biaya awal. Sistem ini cenderung berjalan tiga kali lipat lebih dari biaya lisensi tahunan sistem berbasis web. Sebagai keseimbangan, biaya awal yang lebih tinggi dari sistem on-premise adalah pembayaran satu kali tanpa biaya sistem tambahan lainnya. Di sisi lain, biaya awal untuk sistem berbasis cloud lebih rendah tetapi biaya jangka panjang yang terkait dengan biaya lisensi lebih besar seiring waktu (yaitu, biaya langganan/lisensi tahunan diperkirakan $1500 per tahun untuk departemen pemeliharaan kecil). Meski ada perbedaan ini, ada biaya terkait dan/atau berkelanjutan dengan sistem on-premise seperti biaya perangkat keras, firewall dan perangkat lunak antivirus serta staf TI yang diperlukan untuk memelihara dan mengelola semua aspek fungsi sistem termasuk instalasi, entri data, upgrade, keamanan dan pelatihan staf. CMMS berbasis cloud tidak memerlukan biaya tambahan apa pun karena dukungan sistem mencakup semua pembaruan perangkat lunak, upgrade sistem, keamanan, dan dukungan teknis.

Akhirnya, ada biaya tambahan opsional yang terkait dengan perangkat lunak CMMS seperti entri data internal dan tutorial online untuk onboarding staf yang banyak vendor bundel ke dalam biaya lisensi tahunan mereka. Audit inventaris on-site dan onboarding staf juga tersedia, lagi-lagi dengan biaya tambahan. Semakin banyak opsi yang dipilih pada platform manajemen pemeliharaan mana pun, semakin mahal mereka akan menjadi.

Poin Penting dalam Mencari Perangkat Lunak CMMS Terjangkau

Hal terpenting yang harus diingat saat mencari perangkat lunak CMMS terjangkau adalah menemukan sistem yang berfungsi sebagaimana Anda butuhkan dan membawa hasil yang Anda inginkan. Mengenali bahwa sistem manajemen pemeliharaan adalah investasi dalam hal uang, waktu dan sumber daya, memotong biaya dengan memilih sistem yang tidak memenuhi kebutuhan perusahaan Anda sekarang atau di masa depan tidak akan menjadi uang yang terelokasi dengan baik. Untuk memastikan Anda mendapatkan nilai terbaik dalam sistem pemeliharaan otomatis, luangkan waktu selama proses penelitian, bicara dengan vendor, ikut serta dalam demo online dan cari pelanggan yang saat ini menggunakan CMMS. Karena sistem ini memiliki titik harga yang berbeda berdasarkan format, fitur dan opsi, biaya perangkat lunak CMMS terjangkau terletak pada apa yang dapat dilakukan untuk perusahaan Anda dan seberapa banyak Anda akan mendapat manfaat darinya.