Otomatis Pemeliharaan Hotel dengan Perangkat Lunak CMMS

Diperkirakan ada 700.000 fasilitas hotel di seluruh dunia dengan pendapatan tahunan gabungan sebesar $830 miliar (Lake, 2016). Di AS saja, ada 4,9 juta kamar tamu yang merupakan 68% dari total pendapatan tahunan mereka (Mandelbaum, 2007). Acara-acara khusus, fasilitas spa dan klub kesehatan, golf, persewaan film, parkir, dan persewaan komersial merupakan penyeimbang pendapatan perhotelan. Dianggap bersama-sama, industri hotel dinamis, kuat, menantang, dan kontributor ekonomi yang berharga.

Dalam beberapa hal penting, hotel sangat mirip dengan rumah sakit terutama dalam hal manajemen operasinya. Misalnya, hotel dan rumah sakit beroperasi pada jadwal 24/7, melayani berbagai macam dan pelanggan yang terus berubah dan keduanya harus mematuhi standar keselamatan dan peraturan tertinggi. Meskipun berbeda dalam layanan yang mereka berikan, operasi pemeliharaan yang efisien harus menjadi prioritas bagi hotel seperti halnya fasilitas kesehatan. Dan dengan begitu banyak aset yang harus dikelola di hotel mana pun, bukanlah hal yang bijaksana dan tidak aman untuk membiarkan tugas manajemen pemeliharaan menjadi pendekatan manual saja.

Untuk alasan ini serta kebutuhan untuk tetap kompetitif sambil mencari cara untuk meningkatkan laba mereka, semakin banyak pemilik hotel yang beralih ke CMMS sebagai solusi manajemen pemeliharaan hotel pilihan mereka.

Sebelum masuk ke cara perangkat lunak manajemen pemeliharaan hotel berkontribusi pada peningkatan operasi fasilitas, mari kita mulai dengan memahami apa itu CMMS. Perangkat Lunak Manajemen Pemeliharaan Terkomputerisasi juga dikenal sebagai perangkat lunak CMMS adalah sistem perangkat lunak yang kuat yang dapat memberikan gambaran umum tentang semua operasi peralatan kepada penggunanya. Ini juga memiliki kemampuan untuk memberikan informasi tentang status setiap peralatan. Semua ini dilakukan dengan memasukkan informasi peralatan yang relevan (yaitu, nomor seri, barcode, foto, data inspeksi, riwayat perawatan sebelumnya, manual perawatan, dll.) ke dalam database sistem.

Sistem CMMS saat ini memungkinkan berbagai bisnis untuk memantau tingkat inventaris, melacak perintah kerja, dengan cepat menghasilkan laporan yang akurat, dan langsung menentukan aset mana yang memerlukan pemeliharaan preventif. Ini adalah fitur terakhir ini – pemeliharaan preventif – yang dipandang sebagai pusat saraf CMMS. Jadi mari kita mulai dari sana.

Program Pemeliharaan Pencegahan (PM)

Sampai pengenalan perangkat lunak manajemen pemeliharaan hotel (sering dikenal sebagai perangkat lunak manajemen fasilitas), manajer pemeliharaan hotel umumnya melakukan pemeliharaan operasi atas dasar "sesuai kebutuhan". Ini sering disebut sebagai pemeliharaan reaktif. Dengan jenis perawatan ini, peralatan hanya dirawat ketika ada yang tidak beres atau lebih khusus lagi, ketika sebuah peralatan dilaporkan rusak. Pemeliharaan atas dasar ini tidak efisien dalam jangka panjang dan juga mahal karena kerusakan peralatan biasanya tidak terduga. Lebih penting lagi, kurangnya perawatan rutin juga dapat mengakibatkan kegagalan peralatan dan akhirnya, penggantiannya. Dalam kedua kasus tersebut, gangguan tak terduga dalam operasi menjadi masalah terutama untuk hotel yang beroperasi sepanjang waktu. Pertimbangkan konsekuensi untuk operasi hotel ketika ada kegagalan sistem HVAC, kerusakan lift, atau masalah pipa.

Semua memerlukan perhatian segera dan juga menyebabkan gangguan yang signifikan bagi tamu dan staf. Dengan fitur perangkat lunak pemeliharaan pencegahan CMMS, program PM dapat diimplementasikan untuk menghilangkan sebagian besar, jika tidak semua kerusakan peralatan yang tidak terduga sambil mempertahankan operasi hotel dan pada saat yang sama, memperpanjang masa pakai peralatan.

Sebagai fitur utama dari perangkat lunak manajemen pemeliharaan hotel, program pemeliharaan preventif menawarkan manajer pemeliharaan kemampuan penyesuaian yang mereka butuhkan untuk sepenuhnya mengontrol bagaimana operasi pemeliharaan hotel terjadi. Karena tidak ada operasi dua hotel yang sama, sistem yang mampu beradaptasi dengan kebutuhan fasilitas yang spesifik dan mungkin berubah sangat penting. Ada beberapa cara untuk mengatur jadwal PM. Untuk pengguna baru sistem perangkat lunak manajemen pemeliharaan hotel, titik awal yang baik dimulai dengan meninjau riwayat perbaikan peralatan serta waktu penggunaan yang rendah untuk aset tertentu. Meninjau riwayat perbaikan akan membantu manajer pemeliharaan untuk memprioritaskan peralatan berdasarkan usia dan/atau frekuensi perbaikan. Contoh perawatan yang dilakukan pada saat low usage time di hotel adalah melakukan perawatan preventif pada peralatan kebersihan pada malam hari setelah semua operasi pembersihan selesai pada hari itu. Demikian pula, inspeksi pipa dapat dilakukan pada sore hari ketika sebagian besar tamu keluar dari kamar mereka atau selama periode lambat ketika kamar mungkin tidak ditempati.

Pilihan lain untuk penjadwalan PM dapat memasukkan tanggal inspeksi serta lokasi penempatan peralatan. CMMS juga memungkinkan untuk menjalankan beberapa jadwal PM secara bersamaan. Akhirnya, laporan yang dihasilkan CMMS dari PM yang telah selesai dapat ditinjau dan dievaluasi. Dengan demikian, manajer pemeliharaan dapat membuat keputusan berdasarkan informasi tentang penyesuaian yang diperlukan untuk jadwal dan/atau penggantian atau peningkatan peralatan.

Perintah Kerja Otomatis

Dua masalah terbesar yang terkait dengan perintah kerja yang dibuat secara manual adalah penundaan waktu dan kesalahan yang tidak perlu. Keduanya mahal bagi pemilik hotel dalam hal waktu dan uang yang hilang. Dengan fitur perangkat lunak perintah kerja dari CMMS, perintah kerja tidak akan lagi dibiarkan duduk di slot surat teknisi pemeliharaan selama berhari-hari atau mengandung kesalahan yang disebabkan oleh kesalahan pemindahan nomor seri bagian dengan tangan. Sebagai gantinya, CMMS secara otomatis menghasilkan perintah kerja dengan bagian peralatan dan nomor serinya yang diidentifikasi dengan benar menggunakan pemindaian kode batang terintegrasi dan kemampuan foto. Perangkat lunak segera mengirimkannya ke teknisi pemeliharaan yang ditunjuk. Pemberitahuan juga dapat dikirim ke manajer pemeliharaan yang memberi tahu mereka tentang kemajuan perintah kerja dari awal hingga akhir. Semua tugas ini dilakukan hanya dengan beberapa klik mouse di komputer atau mengetuk smartphone atau tablet.

Kesimpulan

Operasi hotel tidak pernah berhenti dan begitu pula perangkat lunak yang mengawasi manajemen pemeliharaan mereka. Karena reputasi hotel terutama didasarkan pada penyediaan layanan dan kenyamanan yang baik, masuk akal bahwa setiap upaya harus dilakukan untuk meminimalkan gangguan yang tidak terduga dalam fungsi fasilitas. Sistem perangkat lunak manajemen pemeliharaan menawarkan kepada pelanggannya solusi yang layak dan hemat biaya untuk masalah ini. CMMS memungkinkan para tamu hotel untuk pulang dengan puas dan bagi pemilik hotel untuk mewujudkan keuntungan yang meningkat.

Referensi:

https://www.creditdonkey.com/hotel-industry-statistics.html

https://feuring.typepad.com/feuring/2007/02/insight_into_re.html