Revolusi Pemeliharaan Hotel dengan Perangkat Lunak CMMS

Diperkirakan ada 700.000 fasilitas hotel di seluruh dunia dengan pendapatan tahunan gabungan $830 miliar (Lake, 2016).  Di Amerika Serikat saja, ada 4,9 juta kamar tamu yang menyusun 68% dari pendapatan tahunan total mereka (Mandelbaum, 2007). Acara spesial, spa dan fasilitas klub kesehatan, golf, peminjaman film, parkir, dan sewa komersial menyusun sisa pendapatan perhotelan. Dipertimbangkan bersama, industri perhotelan adalah hidup, tangguh, menantang dan pemberi kontribusi ekonomis yang berharga.

Dalam beberapa cara penting, hotel sangat mirip dengan rumah sakit terutama ketika datang ke manajemen operasional mereka. Misalnya, hotel dan rumah sakit beroperasi pada jadwal 24/7, melayani pelanggan yang luas dan terus berubah dan keduanya harus mematuhi standar keamanan dan regulasi tertinggi. Meskipun berbeda dalam layanan yang mereka berikan, operasi pemeliharaan yang efisien harus menjadi prioritas untuk hotel sama seperti untuk fasilitas perawatan kesehatan. Dan dengan begitu banyak aset yang harus dikelola di setiap hotel, tidaklah cepat atau aman untuk menyisakan tugas manajemen pemeliharaan kepada pendekatan manual saja.

Untuk alasan ini serta kebutuhan untuk tetap kompetitif sambil menemukan cara untuk meningkatkan laba bersih mereka, semakin banyak pemilik hotel beralih ke CMMS sebagai solusi manajemen pemeliharaan hotel pilihan mereka.

Sebelum masuk ke cara perangkat lunak manajemen pemeliharaan hotel berkontribusi pada operasi fasilitas yang ditingkatkan, mari kita mulai dengan memahami CMMS itu tentang apa. Software Manajemen Pemeliharaan Komputerisasi juga dikenal sebagai perangkat lunak CMMS adalah sistem perangkat lunak yang kuat yang dapat memberikan pengguna gambaran umum semua operasi peralatan.  Ini juga memiliki kemampuan untuk memberikan informasi tentang status peralatan tunggal apa pun. Semua ini dicapai dengan memasukkan informasi peralatan yang relevan (yaitu, nomor seri, kode batang, foto, data inspeksi, riwayat pemeliharaan lalu, manual pemeliharaan dll.) ke dalam database sistem.

Sistem CMMS saat ini memungkinkan berbagai macam bisnis untuk memantau tingkat inventaris, melacak surat kerja, dengan cepat menghasilkan laporan yang akurat, dan secara instan menentukan aset mana yang memerlukan pemeliharaan mencegah. Fitur terakhir ini – pemeliharaan mencegah – yang dianggap sebagai pusat saraf CMMS.  Jadi mari kita mulai dari sana.

Program Pemeliharaan Mencegah (PM) 

Sampai perkenalan perangkat lunak manajemen pemeliharaan hotel (sering dikenal sebagai perangkat lunak manajemen fasilitas), manajer pemeliharaan hotel umumnya melakukan pemeliharaan operasi pada dasar “seperti yang dibutuhkan.” Ini sering disebut sebagai pemeliharaan reaktif. Dengan jenis pemeliharaan ini, peralatan diperhatikan hanya saat ada yang salah atau lebih spesifik, saat peralatan dilaporkan telah rusak. Pemeliharaan pada dasar ini tidak efisien pada jangka panjang dan juga mahal karena kerusakan peralatan biasanya tidak terduga. Yang lebih penting, kurangnya pemeliharaan rutin juga dapat mengakibatkan kegagalan peralatan dan akhirnya, penggantian. Dalam kedua kasus, gangguan operasional yang tidak terduga sangat memuat masalah terutama untuk hotel yang beroperasi 24 jam. Pertimbangkan konsekuensi bagi operasi hotel ketika ada kegagalan sistem HVAC, kerusakan lift atau masalah plomberi.

Semua memerlukan perhatian segera sambil juga menyebabkan gangguan yang signifikan bagi tamu dan staf. Dengan fitur perangkat lunak pemeliharaan mencegah dari CMMS, program PM dapat diterapkan untuk menghilangkan sebagian besar, jika tidak semua, kerusakan peralatan yang tidak terduga sambil mempertahankan operasi hotel dan pada saat yang sama, memperpanjang umur pakai peralatan.

Sebagai fitur sentral perangkat lunak manajemen pemeliharaan hotel, program pemeliharaan mencegah menawarkan manajer pemeliharaan kemampuan disesuaikan yang mereka butuhkan untuk sepenuhnya mengontrol bagaimana operasi pemeliharaan hotel terjadi. Karena tidak ada dua operasi hotel yang sama, sistem yang mampu menyesuaikan diri dengan kebutuhan spesifik dan mungkin berubah dari fasilitas sangatlah penting.  Ada beberapa cara jadwal PM dapat diatur. Untuk pengguna baru sistem perangkat lunak manajemen pemeliharaan hotel, titik awal yang baik dimulai dengan meninjau riwayat perbaikan peralatan serta waktu penggunaan rendah untuk aset tertentu. Meninjau riwayat perbaikan akan membantu manajer pemeliharaan untuk memprioritaskan peralatan berdasarkan usia dan/atau frekuensi perbaikan. Contoh pemeliharaan yang dilakukan selama waktu penggunaan rendah di hotel adalah melakukan pemeliharaan mencegah pada alat pembersih di malam hari setelah semua operasi pembersihan selesai untuk hari itu. Demikian pula, inspeksi plomberi dapat dilakukan pada sore hari ketika sebagian besar tamu di luar kamar mereka atau selama periode lambat ketika kamar mungkin tidak terisi.

Opsi lain untuk penjadwalan PM dapat mencakup tanggal inspeksi serta lokasi penempatan peralatan. CMMS juga memungkinkan untuk menjalankan beberapa jadwal PM secara bersamaan. Akhirnya, laporan CMMS dari PM yang selesai dapat ditinjau dan dievaluasi.  Dengan demikian, manajer pemeliharaan dapat membuat keputusan yang terinformasi tentang penyesuaian apa pun yang diperlukan pada jadwal dan/atau penggantian atau peningkatan peralatan.

Surat Kerja Otomatis 

Dua masalah terbesar yang terkait dengan surat kerja yang dibuat secara manual adalah penundaan waktu yang tidak perlu dan kesalahan. Keduanya mahal bagi pemilik hotel dalam hal waktu dan uang yang hilang. Dengan fitur surat kerja dari CMMS, surat kerja tidak akan lagi tertinggal di kotak surat teknisi pemeliharaan selama berhari-hari atau mengandung kesalahan yang disebabkan oleh kesalahan transpose nomor seri komponen secara manual. Sebaliknya, CMMS secara otomatis menghasilkan surat kerja dengan komponen peralatan dan nomor serinya yang benar teridentifikasi menggunakan kemampuan pemindaian kode batang dan foto terintegrasi sistem. Perangkat lunak segera mengirimkannya ke teknisi pemeliharaan yang ditetapkan. Pemberitahuan juga dapat dikirim kepada manajer pemeliharaan untuk memberi tahu mereka tentang progres surat kerja dari awal hingga akhir. Semua tugas ini dilakukan hanya dengan beberapa klik mouse pada komputer atau ketukan pada smartphone atau tablet.

Kesimpulan

Operasi hotel tidak pernah berhenti dan juga perangkat lunak yang mengawasi manajemen pemeliharaan mereka. Karena reputasi hotel didasarkan terutama pada penyediaan pelayanan dan kenyamanan yang baik, masuk akal bahwa setiap upaya harus dilakukan untuk menjaga gangguan operasional fasilitas yang tidak terduga ke minimum. Sistem perangkat lunak manajemen pemeliharaan menawarkan pelanggannya solusi yang layak dan hemat biaya untuk masalah ini. CMMS memungkinkan tamu hotel pulang puas dan bagi pemilik hotel untuk merealisasikan laba bersih yang meningkat.  

Referensi:

https://www.creditdonkey.com/hotel-industry-statistics.html

https://feuring.typepad.com/feuring/2007/02/insight_into_re.html