Berapa Biaya Software CMMS? Panduan Praktis

Membuat keputusan untuk mengalihkan manajemen pemeliharaan perusahaan dari spreadsheet ke sistem Computerized Maintenance Management Software (CMMS) bisa menjadi proses yang panjang dan seringkali sulit. Perubahan bisa sulit – bahkan jika itu untuk yang lebih baik. Khawatir biasanya berkaitan dengan seberapa sulit prosesnya, seberapa baik staf pemeliharaan akan menerimanya, berapa waktu yang akan dibutuhkan untuk implementasi dan tentu saja, biaya CMMS yang akan dikeluarkan.

Hal-hal mungkin menjadi lebih menantang setelah pemburuan untuk CMMS yang tepat dan paling hemat biaya untuk perusahaan Anda dimulai. Perangkat lunak manajemen pemeliharaan telah menjadi industri yang berkembang pesat dalam beberapa tahun terakhir. Seiring pertumbuhan permintaan untuk cara yang lebih efisien dalam mengelola operasi perusahaan, vendor CMMS terus merespons dengan menawarkan opsi, fitur dan daftar harga yang berbeda. Pencarian ringkas di Google untuk kata kunci “CMMS companies” menghasilkan 625.000 tautan situs web. Tidak heran bahwa pemilik dan manajer perusahaan menemukan proses penelitian perangkat lunak manajemen pemeliharaan adalah tugas yang menakutkan. Berikut adalah beberapa tips yang bertujuan untuk menghilangkan kebingungan dan frustrasi dari pencarian CMMS Anda.

Ketahui kebutuhan perusahaan Anda

Tidak ada dua perusahaan yang sama karena terdapat perbedaan dalam ukuran, metode operasi, struktur fasilitas dan budaya staf. Untuk menemukan perangkat lunak CMMS terbaik untuk perusahaan Anda, terbaik untuk mulai dengan berkonsultasi dengan tim orang yang terlibat dalam operasi fasilitas Anda. Ini mungkin mencakup individu yang bekerja di pemeliharaan dan/atau kontraktor dan vendor luar. Orang-orang ini berada dalam posisi terbaik untuk membantu Anda menentukan fitur yang diperlukan untuk mentransfer 100% operasi manajemen pemeliharaan Anda ke sistem perangkat lunak otomatis. Sebagai tim, Anda dapat membuat daftar fitur yang diperlukan serta daftar keinginan sekunder yang mencakup fitur lain yang Anda temukan membantu tetapi tidak perlu. Berikut adalah beberapa fitur yang sering diminta:

• Pelacakan biaya perbaikan pemeliharaan bulanan atau kuartalan
• Mengurangi waktu henti peralatan dengan alat perawatan mencegah
• Menghilangkan kebutuhan akan kertas
• Manajemen work order sederhana dan formulir permintaan work order
• Kemampuan untuk memproses work order menggunakan perangkat seluler
• Metode untuk melacak lokasi peralatan dan bagian
• Sistem kalender untuk merencanakan aktivitas pemeliharaan
• Meningkatkan komunikasi antara anggota staf dan ke manajemen atas, sesuai kebutuhan

Dengan daftar fitur Anda selesai, Anda sekarang dapat mencari vendor CMMS yang menawarkan fitur yang Anda cari.

Memutuskan deployment CMMS

Tingkat berikutnya dalam pengambilan keputusan adalah menentukan format CMMS mana yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Meskipun ada kemiripan yang besar dalam produk CMMS, mereka paling mudah dibedakan berdasarkan platform mereka sebagai “berbasis cloud” atau “on premise”. Sederhananya, sistem berbasis cloud bergantung pada vendor yang menyimpan data di servernya sendiri sedangkan sistem on premise memerlukan perusahaan untuk menginstal dan menyimpan datanya di peralatan mereka sendiri, di lokasi. Pertama bergantung pada vendor untuk memelihara sistem sedangkan yang terakhir bergantung pada pemeliharaan perangkat lunak dan perangkat keras sistem internal oleh staf IT spesialis.

Setiap platform datang dengan manfaat serta kerugian. Banyak pelanggan tertarik pada CMMS berbasis cloud untuk dua alasan utama: biaya lebih rendah dan tidak ada pemeliharaan. Pelanggan lain lebih suka sistem on site karena mereka memberikan manajer pemeliharaan kontrol penuh dan kemampuan kustomisasi atas data dan sistem mereka. Operator sistem on premise dapat menjadwalkan pemeliharaan dan upgrade sistem mereka sesuai jadwal mereka sendiri sedangkan pemeliharaan dan upgrade berbasis cloud dilakukan sesuai jadwal vendor. Secara tambahan, platform berbasis cloud menawarkan aksesibilitas seluler sedangkan platform on site tidak. Akhirnya, ada selisih biaya yang cukup besar antara dua platform CMMS dengan platform on premise memiliki biaya awal yang jauh lebih tinggi.

Biaya Perangkat Lunak CMMS

Seperti yang disebutkan, ada perbedaan dalam perangkat lunak CMMS berdasarkan opsi fitur dan layanan yang dipilih serta berdasarkan platform sistem. Untuk memulai dengan yang terakhir, platform on premise cenderung berharga tiga kali lebih tinggi dari biaya lisensi tahunan sistem berbasis web. Namun, biaya perangkat lunak manajemen pemeliharaan ini adalah pembayaran satu kali karena tidak ada biaya sistem tambahan. Di sisi lain, biaya awal untuk sistem berbasis cloud lebih rendah tetapi seiring waktu, biaya jangka panjang yang terkait dengan biaya lisensi lebih besar (misalnya, biaya langganan/lisensi tahunan diperkirakan $1500 per tahun untuk departemen pemeliharaan kecil). Dari sisi biaya terkait dan/atau berkelanjutan, platform CMMS on premise memerlukan perangkat keras, firewall dan perangkat lunak antivirus serta staf IT yang akan memelihara dan mengelola semua aspek fungsi sistem termasuk instalasi, entri data, upgrade, keamanan dan pelatihan staf. CMMS berbasis cloud tidak memerlukan biaya tambahan ini karena dukungan sistem termasuk pembaruan perangkat lunak, upgrade sistem, keamanan dan dukungan teknis. Sebagai catatan hati-hati, saat bertanya tentang sistem berbasis cloud, pastikan untuk menentukan apakah penawaran harga didasarkan pada pay per user, pay per module (misalnya, perawatan mencegah, manajemen inventaris), pay per work order atau biaya berdasarkan biaya lisensi satu kali. Ada selisih biaya yang cukup besar di antara skema harga yang berbeda ini.

Biaya tambahan perangkat lunak CMMS mencakup entri data internal dan tutorial online untuk onboarding staf. Beberapa vendor akan memaketkan hal ini ke dalam biaya lisensi tahunan mereka tetapi sistem ini cenderung lebih mahal daripada CMMS dasar atau dasar-dasar. Banyak vendor juga menawarkan audit inventaris on site dan onboarding staf, lagi-lagi dengan biaya tambahan. Secara umum, semakin banyak opsi yang dipilih pada platform manajemen pemeliharaan mana pun, semakin mahal mereka akan menjadi. Pada akhirnya, harus diingat bahwa sementara sistem on premise menawarkan kemandirian penuh bagi pembeli CMMS, sistem berbasis cloud tunduk pada hubungan berkelanjutan dengan vendor untuk menjaga ketersediaan data.

Kesimpulan

Pindah ke CMMS bisa menjadi proses yang membingungkan, frustrasi, menegangkan dan mahal. Karena daftar harga perangkat lunak CMMS bervariasi sangat tergantung pada fitur dan platform yang dipilih – berkisar dari $500 hingga $8000 untuk biaya lisensi dan biaya langganan bulanan berkisar dari $50 hingga $250 – penting untuk menentukan kebutuhan, sumber daya dan anggaran perusahaan Anda. Memiliki informasi yang tepat sebelum membuat keputusan Anda akan membuat tugas menemukan sistem yang cocok menjadi jauh lebih mudah. Dengan mengambil waktu untuk meninjau secara menyeluruh produk yang ditemukan di pasar manajemen pemeliharaan, pelanggan akan memiliki kesempatan terbaik untuk menemukan solusi CMMS yang akan menghasilkan efisiensi organisasi yang meningkat, biaya yang lebih rendah dan keuntungan yang meningkat.