Memilih Perangkat Lunak CMMS Sederhana yang Tepat untuk Manajemen Pemeliharaan Lancar

Tanpa keraguan, beralih ke sistem Software Manajemen Pemeliharaan Komputerisasi (CMMS) dapat menjadi pengalaman yang menakutkan terutama bagi pemilik bisnis yang selama bertahun-tahun bergantung pada spreadsheet untuk mengelola operasi pemeliharaan mereka. Mengenali kebutuhan untuk perubahan bisa menjadi tantangan sendirian karena berarti menemukan solusi yang lebih kuat dan efisien untuk mengganti metode yang tidak lagi memenuhi kebutuhan perusahaan, sehingga pencarian Anda untuk perangkat lunak CMMS sederhana dimulai. Selain itu, banyak pemilik bisnis kesulitan untuk mengadopsi sistem pemeliharaan otomatis yang sepenuhnya berbeda dari pendekatan “pensil dan kertas” tradisional. Berikut beberapa pertanyaan umum yang mereka ajukan:

Apakah CMMS benar-benar akan meningkatkan operasi pemeliharaan saya?
Berapa biaya perangkat lunak CMMS yang akan saya keluarkan dalam hal pengeluaran keuangan, sumber daya dan waktu?
Berapa usaha yang terlibat dalam transisi ke CMMS?
Seberapa mudah CMMS untuk dioperasikan?
Apakah karyawan saya sebenarnya akan menggunakan CMMS?
Bagaimana CMMS akan menyesuaikan diri dengan kebutuhan perusahaan saya yang berubah?
Dapatkah saya mengakses CMMS dari mana saja saya berada?
Pada akhirnya, apakah CMMS akan menghemat uang perusahaan saya?

Mengingat ini dan kekhawatiran lainnya, dapat dipahami mengapa banyak pemilik bisnis ragu-ragu untuk melangkah maju dengan sistem perangkat lunak pemeliharaan berbayar. Untungnya, ada cara untuk mencoba terlebih dahulu dengan sistem perangkat lunak CMMS sederhana gratis. Meskipun sistem ini tidak sepenuhnya fitur atau dapat disesuaikan seperti CMMS berbayar, mereka akan memberikan pemilik bisnis dengan gambaran tentang cara mereka bekerja dan apa yang dapat mereka lakukan. Bagi beberapa pemilik bisnis, perangkat lunak CMMS gratis mungkin menjadi solusi jangka panjang yang sempurna sementara bagi yang lain itu mungkin menjadi batu loncatan ke sistem yang lebih canggih. Berikut beberapa hal yang perlu dipertimbangkan saat memperoleh versi gratis dan sederhana dari perangkat lunak pemeliharaan otomatis.

Dasar-dasar Perangkat Lunak CMMS Sederhana

Titik awal yang baik bagi mereka yang baru dengan perangkat lunak manajemen pemeliharaan otomatis adalah untuk pertama-tama memahami sistem ini tentang apa. Perangkat lunak manajemen pemeliharaan saat ini menawarkan bisnis kemampuan untuk melacak surat kerja, dengan cepat menghasilkan laporan yang akurat, dan secara instan menentukan aset mana yang memerlukan pemeliharaan mencegah. Perbaikan ini telah mengarah pada umur pakai peralatan yang diperpanjang, organisasi yang ditingkatkan, manajemen waktu dan penggunaan tenaga kerja yang lebih baik dan akhirnya, biaya operasional yang dikurangi dan keuntungan perusahaan yang ditingkatkan.

Di inti dari operasi yang terelola dengan baik, adalah peralatan dan aset yang terawat dengan baik. Peralatan yang tidak terawat dengan baik umumnya mengakibatkan kerusakan yang tidak terduga, perbaikan yang mahal dan seringkali penggantian peralatan. Melakukan pemeliharaan mencegah secara teratur adalah cara terbaik untuk menghindari kegagalan peralatan yang tidak terduga sambil juga memperpanjang umur pakainya. Quando it comes to pemeliharaan mencegah, CMMS memberikan daftar periksa semua tugas yang terlibat dalam pemeliharaan setiap peralatan serta membuat jadwal rutin, mengirim pemberitahuan dan pengingat, dan menghasilkan laporan. Karena pemeliharaan mencegah adalah aspek paling berharga dari CMMS, penting bahwa sistem otomatis mana pun yang dipilih – gratis atau sebaliknya, mampu memantau pemeriksaan pemeliharaan rutin. 

Fitur yang Ditawarkan dalam Sistem Perangkat Lunak CMMS Gratis

Sistem ini ditawarkan oleh sejumlah vendor CMMS terutama sebagai uji coba untuk sistem berbayar mereka atau sebagai platform untuk iklan. Perangkat lunak CMMS gratis tersedia dalam format yang dapat diunduh atau sebagai format on-premise, yang berarti perangkat lunak harus ditempatkan dan dipelihara pada server perusahaan. Dengan satu kata, perangkat lunak pemeliharaan gratis adalah “dasar” tempat Anda akan menemukan fitur pemeliharaan mencegah yang wajar dengan beberapa vendor yang sekarang menawarkan kemampuan email. Sistem ini paling cocok untuk operasi skala kecil dengan kurang dari 100 aset.

Hal yang Perlu Diwaspadai dengan CMMS Gratis

Saat memikirkan untuk memperoleh perangkat lunak CMMS sederhana gratis, dua pepatah segera datang ke pikiran: “anda mendapatkan apa yang Anda bayar” dan “tidak ada yang gratis dalam hidup”. Penting untuk dicatat bahwa meskipun perangkat lunak dasar gratis atau akses terbuka, ada beberapa keterbatasan penting yang mengakibatkan biaya tambahan dan keterbatasan waktu. Berikut beberapa yang layak dipertimbangkan:

• Akses ke beberapa sistem perangkat lunak CMMS gratis datang dengan batasan waktu seperti 30 atau 60 hari.
• Beberapa perangkat lunak akses terbuka dipenuhi dengan iklan.
• Jika format on-premise dipilih, pengguna sepenuhnya bertanggung jawab untuk menginstal dan memelihara perangkat lunak. Biaya tambahan termasuk teknisi on-site yang akan bertanggung jawab atas pemeliharaan sistem, perangkat keras komputer serta biaya pembelian perangkat lunak antivirus.
• Sistem CMMS gratis tidak datang dengan pembaruan rutin ke perangkat lunak.
• Tidak ada dukungan teknis atau tutorial yang tersedia dengan perangkat lunak CMMS gratis.
• Perangkat lunak CMMS akses terbuka adalah statis yang berarti tidak dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan spesifik perusahaan.
• Fitur seperti akses seluler, pemindaian kode batang, unggahan dokumen dan citra lain yang rutin tersedia dengan sistem CMMS berbayar tidak termasuk dalam perangkat lunak CMMS gratis.

Kesimpulan

Beralih ke sistem manajemen pemeliharaan otomatis adalah keputusan besar tidak hanya ketika datang ke biaya, tetapi juga dalam hal alokasi waktu dan sumber daya. Karena ini, masuk akal bahwa pemilik bisnis ingin terinformasi dengan baik tentang apa yang mereka beli sebelum menandatangani garis titik. Tes drive tampaknya tampaknya pendekatan yang wajar hanya jika dapat dilakukan dengan hemat biaya dan dengan investasi energi minimal. Operasi yang mungkin mendapat manfaat paling besar dari perangkat lunak CMMS gratis adalah mereka dengan:

• Kurang dari 100 aset
• Persediaan cadangan yang terbatas
• Pemeliharaan reaktif minimal
• Tidak perlu dukungan teknis
• Tidak perlu akses seluler

Untuk perusahaan yang dapat bekerja dalam parameter ini, paket perangkat lunak CMMS sederhana gratis mungkin menjadi pilihan yang baik baik sebagai solusi manajemen pemeliharaan jangka panjang atau sebagai opsi jangka pendek saat menentukan apakah CMMS adalah cara yang tepat untuk mengelola operasi pemeliharaan seiring waktu. Alternatifnya, jika sistem CMMS akses terbuka bukan opsi yang layak, vendor untuk sistem berbayar menawarkan demo pada sistem mereka serta kesempatan untuk diskusi mendalam tentang produk mereka, opsi layanan dan struktur biaya. Mengetahui keterbatasan yang disebutkan di atas akan berfungsi sebagai panduan yang membantu dalam memutuskan apakah memperoleh perangkat lunak CMMS sederhana gratis adalah rute yang tepat untuk bisnis Anda.