Kelebihan dan Kekurangan Perangkat Lunak Pelacakan Permintaan Kerja: Panduan Lengkap
Pernahkah Anda melihat video YouTube tentang menyiapkan spreadsheet untuk mengelola & melacak pesanan kerja? Manajer pemeliharaan yang harus khawatir tentang lebar kolom tidak selalu menjadi pemborosan waktu yang besar, namun tentu sekarang.
Awalnya dalam setiap industri, ada banyak pekerjaan yang membosankan namun diperlukan. Hippo adalah perusahaan perangkat lunak CMMS, jadi mari kita ambil contoh dari ilmu komputer. Bayangkan: Tahun studi yang gigih diikuti oleh banyak waktu di papan tulis bekerja pada algoritma kompleks. Suatu hari, inspirasi tiba seperti colokan kilat dengan “Eureka” tercatat di sisinya. Apa yang terjadi selanjutnya? Tugas yang membuat mindas memboskan membuat lubang kecil ke dalam ribuan kartu kertas.
Pada waktu itu, itu adalah cara untuk menulis perangkat lunak. Saat teknologi yang lebih cepat, lebih mudah, dan lebih terpercaya dikembangkan, semua orang meninggalkan kartu pengunci secepat mungkin. Waktu dan upaya yang dihemat dapat diinvestasikan dalam pekerjaan yang lebih penting. Hal yang sama dengan menggunakan spreadsheet untuk melacak pesanan kerja.
Keuntungan spreadsheet, beberapa
Spreadsheet adalah langkah naik dari mencoba melacak semuanya dengan pena dan kertas. Hard drive menempati ruang yang jauh lebih sedikit daripada lemari arsip. Masukkan beberapa rumus dan perangkat lunak melakukan semua matematika untuk Anda. Dan karena spreadsheet digital, mudah untuk membuat dan mendistribusikan salinan. Dengan satu klik, Anda dapat mencadangkan dan membagikannya. Di atas semua manfaat, manajer pemeliharaan menggunakan spreadsheet karena sebagian besar perusahaan sudah memilikinya. Spreadsheet ada di mana-mana di bisnis, digunakan oleh orang dari atas hingga bawah struktur perusahaan; ketersediaan yang mudah membuatnya pilihan yang mudah.
Kekurangan spreadsheet, banyak
Ada manfaat nyata. Namun ada juga banyak masalah. Untuk memulai, Anda harus membuat tata letak dan kemudian membangun semuanya sendiri, proses yang memakan waktu. Saat Anda menonton tutorial di YouTube, orang-orang tahu apa yang mereka lakukan dan tidak membuat kesalahan saat berjalan, dan masih memakan waktu lama untuk mendapatkan sesuatu yang bahkan setengah berguna. Bagi manajer pemeliharaan rata-rata, merancang desain spreadsheet adalah tugas yang lambat dan sulit. Dan bahkan jika Anda berhasil bekerja pada desain yang baik dan mudah dipahami dengan semua bidang yang tepat dikelompokkan dengan benar, Anda masih segera menemui masalah.
Bayangkan Anda perlu membuat pesanan kerja untuk pompa yang rusak. Hal pertama yang Anda lakukan adalah duduk di komputer Anda (jika Anda tidak dekat dengan kantor, hal pertama yang Anda lakukan adalah berjalan semua kesana), membuka template pesanan kerja spreadsheet, dan mulai mengetik. Oke. Apakah Anda menangkap kesalahan? Pertama, Anda harus membuat salinan template dan kemudian mulai mengetik. Anda tidak ingin mengacaukan template Anda. Jadi, Anda telah mengetik pesanan kerja dengan rapi, dan sekarang Anda perlu menetapkannya kepada teknisi. Anda dapat mencetaknya atau mengirimkannya sebagai lampiran email.
Jika Anda mencetaknya, Anda baru saja menghapus semua manfaat menggunakan spreadsheet dari awal. Anda kembali ke hari-hal yang rentan kesalahan sistem pena dan kertas. Bagaimana dengan mengirimkannya sebagai lampiran email? Nah, itu adalah pertanyaan jebakan karena Anda sebenarnya tidak dapat mengirimkannya sebagai lampiran. Pernah. Anda hanya dapat mengirim salinannya. Dan inilah masalah Anda dimulai. Segera setelah Anda mengirim email tersebut, ada dua salinan pesanan kerja Anda. Namun Anda hanya dapat melihat salah satunya, yaitu yang terjebak di komputer Anda. Salinan teknisi ada di mana saja di luar sana.
Pesanan kerja spreadsheet: kembar yang dipisahkan sejak lahir
Mengenai video YouTube, pernahkah Anda melihat yang tentang kembar yang dipisahkan sejak lahir lalu dibesarkan terpisah? Dewasa mereka agak terlihat sama dan berbagi beberapa kualitas, namun dalam banyak hal mereka berbeda. Nah, hal yang sama akan terjadi pada pesanan kerja Anda. Mereka akan dimulai sama, namun seiring waktu, mereka akan mulai terlihat sangat berbeda. Setiap kali Anda memperbarui versi Anda, itu menjadi sedikit lebih tidak sinkron dengan salinan teknisi. Dan setiap kali mereka melakukan sesuatu pada milik mereka, misalnya menutupnya, itu menjadi bahkan lebih tidak sinkron. Pesanan kerja tersebut dimulai sebagai kembar identik namun berakhir sebagai jauh jauh dekat.
Spreadsheet, cenderung buruk secara umum
Itu hanyalah salah satu masalah dengan menggunakan spreadsheet. Ada banyak lagi. Misalnya, spreadsheet terkenal tidak akurat. Studi yang sering dikutip menemukan bahwa 88% lembar Excel mengandung kesalahan. Sebagian besar masalah adalah seberapa mudah memasukkan informasi yang salah atau lupa untuk menyertakan sel saat menyiapkan rumus. Ini sangat mudah, sehingga sepasang peneliti terkenal dari Harvard justru melakukan hal itu dengan salah satu studi landmark mereka. Jika spreadsheet dapat membuat gagal profesor dari Harvard, ada peluang yang baik untuk menyebabkan kerusakan di departemen pemeliharaan Anda juga.
CMMS dan Pesanan Kerja saat ini
Mengapa orang menahan diri dengan spreadsheet untuk melacak pesanan kerja dan mengelola departemen pemeliharaan? Mereka harus. Sama seperti saat programmer menggunakan kartu pengunci komputer dan jauh, jauh kembali saat CFO menggunakan abakus, tidak ada alternatif. Namun itu bukan kasus lagi. Tidak dekat sekali.
CMMS berbasis cloud yang fiturnya lengkap memungkinkan Anda dengan cepat dan mudah menghasilkan, memprioritaskan, mendelegasikan, memanfaatkan, dan melacak pesanan kerja. Karena perangkat lunak pesanan kerja dirancang khusus untuk manajemen pemeliharaan, yang baik memiliki semua yang Anda butuhkan sudah terintegrasi. Anda tidak perlu khawatir tentang solusi alternatif atau mencoba mencari tahu rumus apa yang harus ditambahkan sendiri. Dan karena ini adalah solusi berbasis cloud, semuanya tersedia dari perangkat apa pun yang terhubung ke internet, kapan saja dan dari mana saja. Semua orang mengakses basis data yang sama, jadi hanya ada satu versi terbaru dari data Anda. Pesanan kerja yang Anda lihat sama dengan yang dilihat teknisi. Tidak ada lagi kembar yang dipisahkan sejak lahir.
Hasilkan pesanan kerja dengan mudah
Saat seseorang mengajukan tiket, Anda dapat meninjau sebelum menjadikannya pesanan kerja aktif. Atau, Anda dapat secara sederhana membuat pesanan kerja Anda sendiri berdasarkan kebutuhan saat ini. Hal penting adalah Anda dapat melakukan keduanya dari mana saja. Sebaliknya berjalan kembali ke kantor untuk mengetik semuanya ke spreadsheet, Anda dapat membuat dan mengelola pesanan kerja dari perangkat seluler Anda.
Perangkat lunak CMMS yang baik memungkinkan Anda dengan cepat menyertakan semua yang dibutuhkan teknisi untuk menutup secara efisien, termasuk:
- peta lantai interaktif
- fotografi aset
- manual O&M dan skematik aset
- riwayat perbaikan dan pemeliharaan aset
- instruksi langkah demi langkah dan daftar periksa
- bagian dan bahan terkait
Mereka akan dapat menemukan dan mengidentifikasi aset dengan cepat, tahu cara melayani, mengikuti standar dan praktik terbaik departemen Anda, dan memiliki semua bagian dan bahan yang tepat dengan mereka dari awal. Tidak ada lagi perjalanan pemborosan waktu kembali ke kantor.
Setelah Anda membangun pesanan kerja, Anda dapat dengan mudah menetapkannya melalui CMMS. Teknisi melihat pesanan kerja yang sama, bukan salinan. Ini sangat penting untuk langkah berikutnya, melacak pesanan kerja.
Lacak pesanan kerja dari mana saja
Karena Anda dan teknisi melihat pesanan kerja yang sama, Anda dapat melacak kemajuan mereka. Misalnya, Anda akan tahu apakah mereka mencentang langkah yang dapat disesuaikan yang Anda tetapkan untuk tugas dan menggunakan bagian dan bahan yang benar. Pada akhirnya, pelacakan pesanan kerja yang efektif membuat semuanya lebih transparan dan semua orang lebih bertanggung jawab. Dengan satu lihat, Anda tahu apa yang telah dilakukan dan apa yang masih harus dilakukan. Anda akan tahu siapa yang melakukan apa dan berapa lama waktu yang dibutuhkan mereka.
Hasilkan laporan pesanan kerja tanpa kesulitan
CMMS yang fiturnya lengkap lebih dari sekadar mengorganisir & melacak pesanan kerja Anda. Ini juga menggunakan data tersebut untuk membuat laporan, memberi Anda gambaran besar tentang kinerja departemen Anda. Dengan melacak KPI pesanan kerja, Anda mendapatkan wawasan tentang:
- biaya tenaga kerja
- biaya bagian dan bahan
- tingkat penutupan pesanan kerja
- penyusutan aset
Bisakah Anda menjawab pertanyaan ini tentang fasilitas Anda?
- Aset mana yang paling mahal untuk dioperasikan dalam enam bulan terakhir?
- Aset mana yang paling dekat dengan akhir masa manfaatnya?
- Teknisi mana yang telah menutup paling banyak pesanan kerja dalam seminggu terakhir?
Melacak pesanan kerja dan kemudian menggunakan CMMS untuk menghasilkan laporan dapat membantu Anda menjawab semuanya. Misalnya, karena bagian dan tenaga kerja termasuk dalam pesanan kerja, Anda akan tahu aset mana yang telah memakan biaya paling banyak dalam enam bulan terakhir. Dengan informasi yang tepat, Anda dapat mengambil langkah konkret untuk mengurangi biaya dan meningkatkan waktu operasional.
Langkah selanjutnya
Meskipun mereka memiliki tempat di departemen lain, manajer pemeliharaan harus memperlakukan spreadsheet sebagai relik sejarah. Mereka dulu merupakan solusi yang tepat, namun waktunya telah tiba dan berlalu.
Jika Anda belum memiliki CMMS, sekarang saatnya untuk mendapatkannya. Penyedia solusi berbasis cloud modern memulai dan memperbarui perangkat lunak, melindungi dan mencadangkan basis data untuk Anda. Kekurangan telah diatasi dalam teknologi ini. Data Anda tetap aman dan mudah diakses.
