Tingkatkan Produktivitas: Bagaimana Software Manajemen Aset Meningkatkan Pelacakan Work Order

Banyak organisasi tidak melacak work order, akibatnya produktivitas mereka menurun. Oleh karena itu, pelacakan work order sangat penting bagi organisasi untuk menjaga produktivitas mereka tetap tinggi setiap saat. Untuk manajemen work order yang efisien, software manajemen aset dapat membantu.

Ini dapat memberikan bantuan yang luar biasa kepada pemimpin, manajer, direktur, dan pengambil keputusan work order juga.

Software ini dapat membantu dalam membuat alur kerja yang efektif untuk mengelola permintaan work order. Izinkan orang lain untuk mengajukan work order secara langsung ke tim pemeliharaan Anda menjaga semuanya berjalan lancar & mudah.

Semua informasi mudah diakses dan dipahami. Ini membantu pemimpin dan manajemen untuk membuat keputusan yang tepat terkait aktivitas hemat waktu dan uang.

Software ini akan membuat prosedur operasional harian Anda menjadi lebih terstruktur, halus, dan memungkinkan Anda untuk meningkatkan produktivitas.

Apa Manfaat Pelacakan Work Order dengan Software Manajemen Aset?

Manfaat pelacakan work order dengan software manajemen aset adalah sebagai berikut:

Informasi Terpusat

Dengan software ini, data terpusat & mengurangi kemungkinan duplikasi atau ketertiban kerja. Prioritasi pekerjaan juga dilakukan yang memberi tahu karyawan work order mana yang lebih penting. Ini meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

Di organisasi besar, ada banyak work order, dan melacak setiap work order dapat menjadi tugas yang menantang. Dengan software, manajer tidak hanya melacak work order tetapi juga menugaskan tugas kepada karyawan secara individu. Ini memudahkan untuk menjadwalkan dan memantau work order.

Pengalokasian Sumber Daya yang Lebih Baik

Telah terlihat banyak kali bahwa satu aset diberikan terlalu banyak pemeliharaan atau sangat sedikit pemeliharaan. Masalahnya sumber daya yang tepat tidak dialokasikan. Ini adalah salah satu alasan utama jadwal pemeliharaan, pelacakan dan laporan sangat penting.

Ini membantu manajer mengetahui pada aset mana lebih banyak sumber daya dialokasikan. Software memungkinkan Anda untuk mengalokasikan sumber daya dengan lebih baik. Ketika Anda mengalokasikan pemeliharaan tepat waktu dan melacak aset untuk pemeliharaan maka Anda akan melihat peningkatan performa dalam laporan.

Menjaga Setiap Orang dalam Loop

Alur kerja terstruktur dengan software work order. Setiap orang dalam proses mengetahui tentang work order secara real-time. Masalah dapat diidentifikasi dan dampaknya dapat diminimalkan.

Dengan bantuan software ini, komunikasi yang efektif dilakukan. Selain itu, status pekerjaan dapat dilihat. Lebih lanjut, gambar & deskripsi atau komentar dapat ditambahkan oleh karyawan dan klien.

Analitik Laporan Work Order

Dengan software, Anda dapat membuat laporan dan analitik terkait work order. Laporan ini dapat sangat membantu dalam menemukan area potensial untuk perbaikan yang akan secara langsung mempengaruhi produktivitas.

Dengan analitik, Anda dapat merencanakan work order yang belum selesai. Temukan aset yang tidak produktif atau membutuhkan lebih banyak pemeliharaan dari yang diperlukan.

Menjaga Aset dalam Kondisi Baik

Untuk pemeliharaan seringkali perusahaan bergantung pada pemeliharaan reaktif. Organisasi lebih memilih pemeliharaan hanya ketika kerusakan terjadi. Mengejutkan, bisnis tidak menerapkan pemeliharaan mencegah yang dapat mengurangi biaya pemeliharaan.

Dengan pemeliharaan mencegah software ini, Anda dapat menjadwalkan atau mengelola jadwal aset. Work order dibuat dan ditugaskan kepada teknisi.

Ini memungkinkan membuat daftar periksa dalam jadwal untuk tugas yang akan dilakukan. Anda juga dapat menentukan seberapa sering pemeliharaan harus dilakukan sesuai kebutuhan.

Ketika work order ditugaskan kepada karyawan, notifikasi dikirim ke karyawan tersebut dan kemudian Anda dapat memeriksa status semua aktivitas yang tersisa untuk pemeliharaan. Anda dapat mengumpulkan laporan dan data tentang hal yang sama.

Software ini juga memungkinkan Anda untuk membuat jadwal pemeliharaan untuk satu aset atau beberapa aset, tergantung kebutuhan Anda. Tanggal jatuh tempo berikutnya secara otomatis diambil sesuai jadwal pemeliharaan.

Apa Informasi yang Harus Ada dalam Software Work Order yang Ideal?

Work order harus berisi informasi penting seperti kode aset untuk identifikasi aset dan juga menentukan kehadirannya bersama dengan riwayat pemeliharaan lengkap.

Jika ditemukan dengan beberapa masalah dan penjelasan masalah tidak jelas, maka itu harus disebutkan dalam laporan. Itu harus ditugaskan secara khusus kepada tim atau teknisi untuk menyelesaikan semua yang tertunda.

Setelah itu, prioritas harus disebutkan sehingga teknisi atau tim yang ditugaskan harus mengetahui pentingnya work order aset.

Untuk menyelesaikan work order dengan sukses, semua cadangan dan inventori harus tersedia. Ini juga akan membantu dalam memantau biaya dan mengelola inventori, waktu selesai yang diperkirakan, dan jam kerja untuk menyelesaikan work order.

Dan sebenarnya ketika pekerjaan selesai, ini akan membantu manajer dalam mengumpulkan informasi selama berapa lama aset mati.

Manajemen aset yang buruk dapat sangat mahal di jangka panjang, seperti proyek besar di sektor IT yang memiliki catatan buruk. Beberapa studi menunjukkan bahwa jadwal waktu asli yang diusulkan untuk menyelesaikan proyek tidak pernah dilakukan tepat waktu.

Menurut data Gallup Business Journal, “10.640 proyek dari 200 perusahaan di 30 negara dan di seluruh berbagai industri, ditemukan hanya 2,5% perusahaan yang menyelesaikan 100% proyek mereka.”

Demikian pula, jika Anda tidak mengorganisir work order dengan efisien, selalu akan ada backlog untuk pemeliharaan. Oleh karena itu, software work order penting.

Namun, jika Anda tidak memiliki software work order yang ada maka menerapkannya dapat menjadi tugas yang menakutkan. Tetapi setelah selesai Anda akan secara otomatis mulai memperhatikan perubahan. Database sistem akan membantu Anda melihat bagaimana aset Anda digunakan di seluruh perusahaan Anda. Dengan informasi itu, Anda dapat membuat keputusan yang lebih tepat dan mengidentifikasi area bagaimana Anda dapat memperbaiki proses bisnis.

Kesimpulan

Pelacakan work order sangat penting untuk menjaga perusahaan Anda tetap terorganisir. Namun, sebagian besar organisasi tidak mengikuti praktik ini akibatnya bisnis mereka menderita. Software manajemen aset memungkinkan Anda untuk mengelola work order dengan efisien.

Software manajemen aset kami, Asset Infinity, adalah aplikasi berbasis cloud yang berarti dapat diakses dari mana saja di seluruh dunia dengan hanya koneksi internet yang baik. Anda juga dapat melihat, mengelola, melacak work order, dan menentukan prioritas juga, dari mana saja. Aplikasi seluler kami memungkinkan agen lapangan untuk memperbarui informasi secara real-time. Software ini memiliki banyak potensi untuk mengembangkan bisnis.

Pertanyaan Umum (FAQ)

1. Apa itu work order?

Work order adalah aktivitas MRO (pemeliharaan perbaikan operasi). Permintaan work order dapat dibuat secara manual oleh staf atau klien. Dalam kata sederhana, work order adalah tugas yang ditugaskan kepada karyawan atau tim untuk pemeliharaan terjadwal.

2. Apa tujuan pembuatan work order?

Tujuan pembuatan work order adalah untuk menyelesaikan masalah pemeliharaan. Penjadwalan sumber daya adalah untuk memberikan informasi detail kepada teknisi tentang apa yang perlu dilakukan dalam estimasi waktu untuk menyelesaikan work order.

3. Apa perbedaan antara work order dan purchase order?

Perbedaan utama antara work order dan purchase order adalah keduanya memiliki tugas dan fungsionalitas yang berbeda dalam bisnis. Work order adalah sesuatu yang perlu diselesaikan sedangkan purchase order adalah pembelian inventori atau bahan lain dari vendor.