Beralih dari Pemeliharaan Reaktif ke Preventive Maintenance: Mencapai Operasi yang Terpercaya

Saat melompat dari pemeliharaan yang berfokus pada kegagalan ke pelayanan lancar dari program pemeliharaan mencegah, ingat bahwa keberhasilan bergantung pada seberapa baik Anda menyiapkan, dan CMMS yang fiturnya lengkap membuat persiapan jauh lebih mudah.

Sebarkan kata preventive maintenance

Anda tahu sudah waktunya untuk beralih, namun Anda mungkin masih harus meyakinkan orang-orang di seluruh struktur organisasi. Ini bisa sedikit sulit karena Anda perlu berbicara kepada orang dengan cara yang mudah dipahami. Contoh yang relevan: Proses mendapatkan dukungan untuk proyek digambarkan berbeda di berbagai bagian perusahaan. Front office menyebutnya “mendapatkan dukungan.” Teknisi mungkin lebih cocok dengan ungkapan seperti “semua berserumpun dalam satu arah.”

Saat Anda berbicara dengan orang-orang di front office, Anda akan ingin datang dengan angka. Anda bisa memulai dengan ini: 545%. Itu adalah return on investment yang dilihat oleh perusahaan telekomunikasi setelah menerapkan rencana pemeliharaan mencegah. Saat berbicara dengan teknisi, Anda juga dapat menggunakan angka, yang berbeda. Misalnya, 5. Itu adalah waktu yang akan mereka miliki untuk pulang di akhir hari, alih-alih selalu harus menunggu terlambat untuk menangani darurat yang tidak terduga.

Jika Anda sudah menggunakan CMMS berbasis cloud yang fiturnya lengkap, dan Anda seharusnya, sekarang saatnya untuk menyebutkan kepada CFO bahwa menyiapkan rencana pemeliharaan mencegah seperti memasang roket pada ROI CMMS Anda. Semakin banyak Anda menggunakannya untuk menghemat uang, semakin baik perusahaan memanfaatkan investasinya dalam perangkat lunak. Jika Anda belum memiliki CMMS, atau platform saat ini Anda tidak memiliki modul PM, katakan kepada CFO bahwa sekarang saatnya untuk berinvestasi pada satu. Seperti yang akan kita segera lihat, CMMS yang baik membuat pemeliharaan mencegah jauh lebih mudah.

Anda mungkin bertemu orang-orang yang menolak perubahan apa pun yang Anda katakan kepada mereka. Jika sesuatu baru dan berbeda, mereka tidak ingin memiliki apa-apa yang padanya. Mereka mungkin tidak percaya pada Anda pada awalnya, namun Anda dapat menjelaskan bahwa perangkat lunak pemeliharaan mencegah baru hanya akan berbeda dan baru untuk sementara waktu, tepat di awal. Setelah itu, itu akan lebih baik dari apa yang mereka hadapi sekarang.

Definisikan keberhasilan preventive maintenance

Tentu Anda tidak suka terperangkap di bawah pemeliharaan yang berfokus pada kegagalan dan reaktif. Namun tidak cukup tidak suka di mana Anda berada; keberhasilan bergantung pada mengetahui di mana Anda ingin berada. Sistem yang baik untuk menetapkan tujuan adalah SMART. Hasilnya adalah gambaran jelas tentang keberhasilan Anda dan peta jalan untuk sampai di sana.
Dalam sistem SMART, setiap huruf mewakili karakteristik dari tujuan yang baik.

Spesifik:
Bisakah Anda menyebut siapa, apa, di mana, dan kapan tujuan Anda?

Meuakurat:
Berapa banyak dan berapa banyak? KPI mana yang akan Anda fokuskan? Apakah ada biaya spesifik yang ingin Anda lihat turun?

ATerlaksana:
Apakah harapan Anda terlalu ambisius? Ide di sini bukan untuk menetapkan standar rendah melainkan bukan untuk menyiapkan diri Anda untuk kekecewaan. Misalnya, menginginkan nol pesanan kerja on-demand, bahkan dengan perangkat lunak pesanan kerja, tidak realistis. Namun memiliki hampir 80% pesanan kerja yang direncanakan seminggu sebelumnya adalah tujuan yang baik.

RRelevan:
Apakah ini tujuan yang tepat untuk saya? Dalam situasi spesifik ini, tempat Anda mencoba menyiapkan program pemeliharaan mencegah, tentu relevan. Namun dalam situasi lain, patut untuk memikirkan apakah tujuan itu berarti.

TTerikat waktu:
Di mana saya ingin berada dalam enam bulan? Satu tahun? Jangan terjerumus ke dalam jebakan Diet Besok, di mana Anda terus menunda. Tentukan tanggal spesifik untuk persiapan, implementasi, dan pemeriksaan kemajuan.

Dalam hal melacak kemajuan seiring waktu, jika ada hal yang sudah Anda lacak, terus lacak. Misalnya, MMTR, tingkat inventori, waktu pada kunci, dan KPI lainnya (indikator produktivitas kunci). Data historis akan membantu Anda mengukur keberhasilan Anda. Seperti saat Anda memulai diet baru; berguna untuk mengambil foto “sebelum.” Nanti, Anda dapat melihat seberapa banyak yang telah Anda capai. Jika Anda saat ini tidak melacak apa pun, jangan khawatir. Sekarang saatnya yang baik untuk memulai. Faktanya, peningkatan pelacakan dapat menjadi salah satu tujuan Anda.

Contoh hal yang dapat dilacak untuk menentukan keberhasilan relatif jadwal PM Anda meliputi:

• Waktu henti tidak terjadwal
• Biaya pengiriman prioritas untuk bagian
• Jam lembur tenaga kerja
• Masa manfaat aset

Pilih aset untuk jadwal Anda

Bahkan dalam operasi terkecil, biasanya tidak masuk akal untuk menyertakan semua. Anda perlu sedikit selektif. Sertakan aset yang:

• mahal untuk diganti
• sudah memasuki masa manfaatnya
• dikenal sebagai pembuat masalah
• dinilai tinggi untuk kritisitas

Kritisitas adalah keparahan konsekuensi dari kegagalan. Jika keran air dingin di kamar mandi Anda berhenti bekerja, bukan masalah besar. Ini memiliki kritisitas rendah terhadap operasi kamar mandi secara keseluruhan. Namun bagaimana dengan toilet? Setelah berhenti bekerja, saatnya untuk meletakkan papan Keluar Fungsi.

Kritisitas adalah topik menarik dengan sendirinya. Berikut adalah artikel yang secara singkat menjelaskannya dan kemudian mengevaluasi nilai praktisnya.

Anda perlu selektif sehingga daftar aset Anda tidak terlalu panjang. Pada saat yang sama, jangan terlalu cepat memotong. Anda dapat selalu membuat daftar lengkap lalu hanya melakukan PM untuk beberapa aset. Ini sebenarnya ide yang baik saat pertama kali menerapkan program baru. Mulai dengan himpunan aset yang lebih kecil lalu tingkatkan ke daftar lengkap Anda seiring waktu.

Kumpulkan data aset (semoga di CMMS)

Anda tahu aset mana yang akan Anda sertakan, namun seberapa banyak yang Anda tahu tentang aset itu sendiri? Secara umum, semakin banyak yang Anda tahu, semakin baik.

Anda akan ingin sebanyak mungkin, termasuk:

• Nomor seri
• Manual O&M
• Skematik
• Fotografi aset
• Lokasi
• Riwayat perbaikan
• Bahan dan bagian terkait

Memiliki CMMS yang fiturnya lengkap dan mudah digunakan akan sangat berguna di sini karena memungkinkan Anda menarik salinan digital dari semua informasi ini. Sekarang Anda tidak perlu khawatir membawa manual O&M yang besar itu bersama Anda, berlari kembali ke kantor untuk mencari riwayat perbaikan, atau meminta bantuan untuk menemukan aset di tempat pertama.

Patut untuk meluangkan waktu untuk mengetahui audit fasilitas, tempat penyedia CMMS Anda mengirim orang untuk mencatat aset Anda. Lihat posting ini untuk melihat apakah audit cocok untuk Anda.

Buat pesanan kerja preventive maintenance (PM)

Anda dapat membagi tugas menjadi dua jenis, hal untuk dilakukan dan hal untuk diperiksa. Jadi, Anda dapat memiliki preventive maintenance di mana belt utama diganti setiap enam bulan, namun roller diperiksa goyang setiap tiga bulan dan disesuaikan hanya sesuai kebutuhan.

Perangkat lunak CMMS yang fiturnya lengkap memungkinkan Anda membuat PM yang kaya data. Mereka dapat mencakup:

• Gambar dan diagram
• Instruksi langkah demi langkah
• Daftar periksa
• Manual O&M
• Bagian yang diperlukan
• Peta lantai interaktif

Saat memutuskan tugas yang akan disertakan dalam setiap PM, Anda perlu melihat:

• Rekomendasi produsen
• Standar industri dan praktik terbaik saat ini
• Pengalaman langsung departemen Anda dengan aset

Jumlah kepercayaan yang Anda letakkan pada setiap sumber mungkin berubah seiring waktu. Untuk aset yang relatif baru, mungkin terbaik untuk tetap dekat dengan apa yang direkomendasikan produsen. Untuk aset yang lebih lama, Anda dapat melihat riwayat perbaikan aset.

Tetapkan frekuensi preventive maintenance

Lagi, Anda akan ingin melihat rekomendasi produsen, standar industri untuk praktik terbaik, dan pengalaman Anda sendiri dengan aset.

Saat memutuskan frekuensi, Anda dapat memilih antara PM tetap dan PM melayang. PM tetap terjadi pada waktu tertentu, terlepas dari kapan PM terakhir diselesaikan. Jadi, katakanlah Anda memiliki PM yang diatur setiap Kamis. Namun karena berbagai keterlambatan, Anda tidak menyelesaikan PM terbaru hingga Senin minggu berikutnya. PM biasanya berjarak satu minggu, jadi kapan PM berikutnya Anda harus terjadi? Dalam sistem tetap, jawabnya adalah dalam dua hari, pada Kamis mendatang. Dalam sistem melayang, PM berikutnya Anda adalah Senin berikutnya. Tetap mempertahankan tanggal tertentu. Melayang mempertahankan interval yang telah ditetapkan sebelumnya.

Tetap baik untuk PM yang dilakukan cukup teratur, baik harian maupun mingguan. Mereka cenderung memberlakukan kepatuhan. Karena tidak ada cara untuk menunda, teknisi lebih cenderung melakpatkan tepat waktu. Mereka juga baik untuk saat Anda perlu mengikuti jadwal produsen untuk mempertahankan cakupan garansi. Di sisi lain, melayang lebih baik untuk PM dengan interval panjang. Terlambat beberapa hari tidak akan membuat perbedaan jika PM sebelumnya dilakukan enam bulan yang lalu. PM yang prioritas rendah sering dijadwalkan sebagai melayang.

Interval waktu adalah satu cara untuk menetapkan frekuensi PM. Penggunaan adalah yang lain. Jadi, Anda dapat memeriksa pompa sekali setiap tiga bulan atau setiap kali siklus dengan volume yang telah ditetapkan sebelumnya.

Selesaikan kekurangan lalu sesuaikan

Akan ada sejumlah penyesuaian sebelum Anda mendapatkan semuanya sesuai keinginan Anda. Pada awalnya, Anda akan ingin meninjau pekerjaan Anda sering, namun seiring waktu, semakin jarang. Saat aset baru datang ke fasilitas dan yang lama mencapai akhir masa manfaatnya, Anda perlu menyesuaikan.

Bersiaplah untuk berlayar

Langkah awal yang bagus dan mudah adalah kembali dan membaca ulang posting blog ini. Ini tidak akan memakan waktu lama, namun akan membantu Anda mengingat dan memikirkan informasi tersebut. Selanjutnya, mulai memikirkan cara untuk menemukan sekutu di atas dan bawah tangga organisasi. Anda akan memerlukan persetujuan CFO untuk dana, namun Anda akan memerlukan dukungan teknisi departemen untuk memastikan PM ditutup secara terpercaya. Kemudian ikuti langkah-langkah yang diuraikan di atas.

Jika Anda tidak memiliki CMMS berbasis cloud yang fiturnya lengkap, sekarang saatnya yang bagus untuk mendapatkannya. Ini membuat implementasi dan menjalankan pemeliharaan mencegah jauh lebih mudah. Dengan CMMS yang baik, penyedia Anda memperbarui dan memulai platform di balik layar sehingga Anda tidak perlu khawatir menjaga server on-premises tetap terkini dan berjalan. Mereka juga melindungi data Anda dengan keamanan kelas industri dan banyak cadangan. Dan data benar-benar tetap menjadi milik pribadi Anda. Ketika Hippo CMMS memiliki data pelanggan, kami hanya sangat hati-hati mengawasi itu.