Mengelola Penutupan Fasilitas Selama COVID-19 dengan Software CMMS

Pandemi COVID-19 telah menciptakan perubahan mendadak dan luas dalam ekonomi, termasuk penutupan di berbagai industri. Tetapi saat hal-hal melambat atau berhenti, masih ada banyak yang perlu dilakukan. Mari kita lihat beberapa cara untuk menangani penutupan yang tidak dijadwalkan.

Tetapi sebelum kita melakukannya, mari kita pahami lebih baik mengapa penutupan saat ini begitu menantang.

Penutupan COVID-19

Fasilitas mencabut peralatan dari jaringan untuk banyak alasan, beberapa positif. Misalnya, turnaround adalah saat organisasi mencabut peralatan dari jaringan untuk perbaikan atau penggantian. Dalam sebagian besar kasus, downtime dapat diukur dalam shift atau hari. Turnaround pabrik, di mana seluruh fasilitas offline, dapat berlangsung selama berpekan. Terlepas dari berapa lama mereka berjalan, selalu banyak perencanaan awal. Karena organisasi mengontrol kapan turnaround dimulai, mereka memastikan semuanya siap dan ready to go. Mereka juga tahu kapan sesuatu seharusnya kembali online, yang memungkinkan mereka menjadwalkan segalanya dari pengiriman bahan baku hingga tenaga kerja.

Penutupan berbeda. Organisasi tidak dapat melihatnya datang, jadi mereka cenderung tidak siap. Tetapi meskipun mereka tidak tahu kapan sebagian besar penutupan akan dimulai, mereka seringkali dapat membuat tebakan yang beralasan tentang kapan mereka akan berakhir. Itu karena alasan umum di balik penutupan, yaitu gangguan listrik dan gangguan rantai pasokan bahan baku. Misalnya, saat badai petir mematikan stasiun listrik lingkungan, pabrik lokal berharap kembali online dalam hitungan hari, jika tidak jam. Ini sama dengan penutupan terkait masalah rantai pasokan. Dalam banyak kasus, organisasi memiliki ide yang bagus tentang seberapa lama gangguan akan berlangsung.

Tetapi dengan pandemi COVID-19, lebih sulit untuk membuat prediksi yang akurat. Tidak ada yang tahu kapan hal-hal akan kembali normal. Atau bahkan normal baru akan menjadi apa. Dan itulah ketidakpastian yang membuat segalanya semakin sulit.

Jadi, solusinya? Inilah beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk beradaptasi dengan cepat dan menghadapi penutupan COVID-19.

Cabut aset dari jaringan dengan benar dengan software CMMS

Menghidupkan aset selama waktu yang cukup untuk melakukan pemeliharaan dan perbaikan dasar berbeda dengan mencabutnya dari jaringan untuk yang bisa berlangsung lama. Analogi cepat: sama dengan mobil Anda. Setiap hari saat Anda pulang, Anda mematikan mesin, mengeluarkan kunci dari kontak, dan mengunci pintu di belakang Anda. Itu semua yang harus Anda lakukan saat Anda tahu Anda akan kembali naik mobil dan mengemudinya besok pagi. Tetapi bagaimana jika Anda akan menyimpannya selama musim dingin? Sekarang Anda menambahkan stabilizer bahan bakar, mengganti oli, memeriksa tingkat cairan, memblokir ban, memblokir buang dan masuk, dan mempersiapkan aku. Sama seperti dengan mobil Anda, Anda perlu mencabut aset dari jaringan dengan benar jika Anda ingin mereka ada untuk Anda saat Anda membutuhkannya.

Masalah yang dihadapi beberapa departemen pemeliharaan adalah teknisi mereka mungkin tidak familiar dengan prosedur penutupan yang benar. Dan tidak mengherankan. Departemen fokus pada menjaga aset tetap berjalan, bukan mencabutnya dari jaringan. Mereka tahu dengan tepat cara mematikannya, mengunci, bekerja padanya secara efisien, dan kembali online. Tetapi sekarang, mereka diminta untuk melakukan sesuatu yang sangat berbeda.

Departemen perlu melakukan dua hal: mendapatkan informasi yang dibutuhkan teknisi dan kemudian memastikan mereka memiliki akses mudah padanya. Pada akhirnya, mendapatkan informasi tidak akan menjadi bagian yang menantang. Itu harus ada dalam manual O&M dan tersedia dari produsen aset. Tetapi bagaimana Anda memastikan teknisi dapat mengaksesnya dengan mudah?

Isi data ke dalam work order dan template

Software CMMS membuatnya mudah untuk memuat banyak informasi ke dalam work order, termasuk:

• Checklist yang dapat disesuaikan
• Instruksi langkah demi langkah
• Gambar digital, manual O&M, dan skema
• Bagian dan material terkait
• Peta situs dan lantai interaktif

Teknisi tiba di tempat dengan semua yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan benar. Jika ada banyak informasi yang tumpang tindih di antara work order, Anda juga dapat menggunakan template work order yang bawaan dari software work order. Setelah Anda memiliki template yang siap, Anda dapat menggunakannya untuk menghasilkan work order baru dengan semua informasi yang sudah termasuk.

Buat work order dapat diakses dan up to date dari mana saja

Sekarang work order Anda sudah memiliki informasi yang tepat, Anda perlu mengirimkannya ke tangan yang tepat. Dengan COVID-19, cara terbaik untuk melakukannya adalah dari jarak jauh. Alih-alih membagikan kertas kerja, Anda dapat menetapkan work order melalui software CMMS. Teknisi masuk dan dapat melihat tugas mereka segera, dari mana saja, kapan saja. Dan karena platform berjalan pada cloud computing, data Anda disimpan di satu database yang selalu aman dan selalu up to date.

Sesuaikan jadwal preventive maintenance dengan software CMMS

Jika Anda tidak memiliki jadwal preventive maintenance yang ada, sekarang saatnya mendapatkannya. Anda mungkin tidak akan pernah mendapat kesempatan seperti ini lagi. Dengan operator peralatan di luar jalan, Anda dapat bergerak bebas di seluruh fasilitas, mengumpulkan informasi aset yang Anda butuhkan. Dan setelah Anda memiliki data, Anda dapat mengirimkannya ke penyedia CMMS yang akan menyiapkan database Anda dan melatih staf Anda pada software. Ingat, semuanya dapat dilakukan dari jarak jauh, termasuk pelatihan.

Jika Anda sudah memiliki program preventive maintenance yang berfungsi, Anda kemungkinan akan ingin mulai menambahkan dan memindahkan PM.

Pertama, mulai menjadwalkan semua preventive maintenance yang selalu Anda inginkan untuk memiliki waktu untuknya. Untuk kembali ke analogi mobil, katakanlah rutinitas pemeliharaan rutin Anda adalah menambahkan cairan pencuri kaca, memeriksa oli, dan secara visual memeriksa ban. Sekarang setelah Anda memiliki waktu, Anda akan ingin memeriksa semua cairan, menggangsi wiper, dan mengeluarkan pengukur tekanan ban. Untuk PM yang ada, Anda dapat memikirkan untuk memindahkannya dan menyesuaikan frekuensi. Jika aset tidak digunakan, itu tidak akan memerlukan jenis atau tingkat pemeliharaan yang sama.

Software CMMS memudahkan ini dengan tampilan kalender. Setelah Anda dapat melihat semua PM pada saat yang sama, Anda dapat mendapatkan perasaan nyata tentang cara mengubah jadwal minggu depan.

Kontrol inventaris dengan software CMMS

Saat hal-hal melambat, mungkin waktu yang baik untuk melakukan perhitungan manual inventaris Anda. Tidak seberapa baik software pelacakan inventaris Anda, Anda masih perlu memeriksa ulang hitungan Anda secara berkala.

Anda juga harus memikirkan untuk mengatur ulang par level Anda, tingkat minimum dan maksimum dari setiap jenis inventaris yang Anda bawa. Jika Anda telah menyesuaikan baik jenis maupun frekuensi jadwal preventive maintenance Anda, kebutuhan inventaris Anda akan berubah. Roller pada conveyor belt mungkin biasanya perlu realigned atau diganti setiap enam bulan, tetapi itu saat organisasi Anda beroperasi tiga shift. Sekarang setelah belt diam, Anda tidak akan memerlukan sebanyak bagian untuknya yang tersedia. Jangan menetapkan tingkat Anda terlalu rendah, Namun. Sisi efek dari COVID-19 adalah gangguan rantai pasokan. Bagian yang biasanya tersedia dari pemasok selama semalam mungkin sekarang membutuhkan hari atau minggu untuk tiba. Asumsikan waktu pengiriman yang meningkat dan persediakan sesuai.

Dan jika Anda memiliki lebih dari satu fasilitas, Anda dapat mulai melihat cara untuk berbagi inventaris. Alih-alih harus menunggu pemasok, Anda mungkin dapat mendapatkannya dari fasilitas lain Anda lebih cepat.

Semua ini menjadi lebih mudah dengan software CMMS. Karena mereka menyertakan bagian dan material terkait, begitu teknisi menutup work order, software menyesuaikan tingkat inventaris secara real-time. Dan saat Anda di bawah tingkat minimum yang dapat disesuaikan pada bagian atau material apa pun, software membantu Anda mengisi ulang dengan mengotomatisasi sebagian dari proses purchase order.

Selalu pastikan Anda menangani pengiriman inventaris dengan aman. Canadian Manufacturers & Exporters baru saja merilis pedoman dan praktik terbaik. Masih ada pertanyaan tentang seberapa lama virus tetap stabil dan menular pada permukaan, jadi Anda perlu memiliki kebijakan dan prosedur untuk memastikan keselamatan. Misalnya, memberlakukan jarak sosial saat berinteraksi dengan pengiriman dan menggunakan sarung tangan saat menangani kertas terkait apa pun.

Lacak dan laporkan dengan software CMMS

Untuk turnaround pabrik dan pemeliharaan yang dijadwalkan, selalu ada metrik. Organisasi menetapkan tujuan dan kemudian melacak keberhasilan relatif mereka. Contohnya adalah zero harm, on budget, on time, dan rasio pekerjaan yang terencanakan terhadap yang tidak terencanakan.

Untuk penutupan parsial dan penuh COVID-19, Anda akan perlu mempertimbangkan definisi keberhasilan Anda dan kemudian melacak performa Anda. Anda dapat melihat persentase PM yang selesai tepat waktu, misalnya. Atau Anda dapat melacak berapa banyak proyek pemeliharaan yang tertunda yang akhirnya ditutup. Untuk penutupan parsial, Anda masih dapat melihat uptime dan rasio work order on-demand terhadap yang dijadwalkan.

Penting untuk fokus pada keselamatan dan langkah-langkah yang diambil organisasi Anda untuk melawan penyebaran COVID-19, dan bagian besar dari mendorong praktik terbaik adalah pelacakan yang komprehensif. Misalnya, Anda dapat menyetel semua work order sanitasi Anda di bawah kategori yang sama di software CMMS, sehingga mudah untuk menariknya ke modul pelaporan.

Bersiap untuk kembali lebih kuat dengan software CMMS

Semua yang Anda lakukan selama penutupan harus mempersiapkan Anda untuk kembali ke kapasitas penuh yang tak terhindarkan. Cabut aset Anda dengan benar sehingga Anda dapat kembali online lebih mudah. Lakukan pemeliharaan sekarang sehingga mereka berjalan lebih lancar nanti. Kelola inventaris Anda sehingga Anda memiliki bagian yang tepat pada waktu yang tepat, sekarang dan di masa depan. Lakukan semuanya sesuai dengan semua praktik terbaik saat ini untuk keselamatan.

Software CMMS selalu masuk akal, tetapi sekarang lebih dari sekedar itu, Anda perlu mengambil kendali atas operasi pemeliharaan Anda. Jika Anda belum memiliki CMMS atau Anda memiliki satu, tetapi tidak memberikan apa yang dijanjikan, sekarang saatnya untuk mendapatkan solusi yang tepat untuk Anda.

Kami di sini untuk membantu. Kami dapat menjadwalkan demo live jarak jauh dan memandu Anda melalui semua fitur kunci untuk mengelola penutupan.