COVID-19 Shutdowns dan Perangkat Lunak CMMS

Pandemi COVID-19 telah menciptakan perubahan ekonomi yang tiba-tiba dan menyapu, termasuk penutupan di seluruh industri. Tetapi ketika segala sesuatunya melambat atau berhenti, masih banyak yang harus diselesaikan. Mari kita lihat beberapa cara untuk menangani shutdown yang tidak terjadwal.

Namun sebelum kita melakukannya, mari kita pahami lebih baik mengapa penghentian saat ini begitu menantang.

Penutupan COVID-19

Fasilitas menarik peralatan offline karena berbagai alasan, beberapa di antaranya positif. Misalnya, turnaround adalah ketika organisasi mengambil peralatan offline untuk perbaikan atau penggantian. Dalam kebanyakan kasus, waktu henti ini dapat diukur dalam shift atau hari. Perputaran pabrik, di mana seluruh fasilitas offline, dapat berlangsung selama berminggu-minggu. Terlepas dari berapa lama mereka berjalan, selalu ada banyak perencanaan sebelumnya. Karena organisasi memegang kendali kapan turnaround dimulai, mereka memastikan semuanya sudah siap dan siap digunakan. Mereka juga tahu kapan semuanya harus kembali online, memungkinkan mereka untuk menjadwalkan semuanya mulai dari pengiriman bahan mentah hingga tenaga kerja.

Shutdown berbeda. Organisasi tidak dapat melihat mereka datang, sehingga mereka cenderung tidak siap. Tetapi meskipun mereka tidak tahu kapan sebagian besar penutupan akan dimulai, mereka sering kali dapat membuat tebakan tentang kapan mereka akan berakhir. Itu karena alasan umum di balik penutupan, yaitu pemadaman listrik dan gangguan pada rantai pasokan bahan baku. Misalnya, ketika badai petir merobohkan pembangkit listrik lingkungan, pabrik-pabrik lokal berharap untuk kembali online dalam hitungan hari, jika tidak berjam-jam. Sama halnya dengan shutdown yang terkait dengan masalah rantai pasokan. Dalam banyak kasus, organisasi memiliki gagasan yang bagus tentang berapa lama gangguan akan berlangsung.

Tetapi dengan pandemi COVID-19, lebih sulit untuk membuat prediksi yang akurat. Tidak ada yang tahu kapan semuanya akan kembali normal. Atau bahkan apa yang akan menjadi normal baru. Dan ketidakpastian itulah yang membuat segalanya menjadi lebih sulit.

Jadi, apa solusinya? Berikut adalah beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk beradaptasi dengan cepat dan menghadapi penghentian karena COVID-19.

Ambil peralatan secara offline dengan benar dengan perangkat lunak CMMS

Mematikan aset cukup lama untuk melakukan pemeliharaan dan perbaikan dasar berbeda dengan membuatnya offline untuk waktu yang lama. Analogi singkat:sama halnya dengan mobil Anda. Setiap hari ketika Anda tiba di rumah, Anda mematikan mesin, mengeluarkan kunci kontak, dan mengunci pintu di belakang Anda. Hanya itu yang harus Anda lakukan ketika Anda tahu Anda akan kembali ke mobil dan mengendarainya keesokan paginya. Tetapi bagaimana jika Anda akan menyimpannya selama musim dingin? Sekarang Anda menambahkan stabilizer bahan bakar, mengganti oli, memeriksa level cairan, mengunci ban, memblokir knalpot dan asupan, dan menyiapkan baterai. Sama seperti mobil Anda, Anda perlu mengambil aset secara offline dengan benar jika Anda ingin aset itu ada untuk Anda saat Anda membutuhkannya.

Masalah yang dihadapi beberapa departemen pemeliharaan adalah teknisi mereka mungkin tidak terbiasa dengan prosedur shutdown yang benar. Dan itu tidak mengejutkan. Departemen berfokus pada menjaga aset tetap berjalan, bukan mematikannya. Mereka tahu persis cara mematikannya, menguncinya, mengerjakannya secara efisien, dan membuatnya kembali online. Tapi sekarang, mereka diminta untuk melakukan sesuatu yang sangat berbeda.

Departemen perlu melakukan dua hal:mendapatkan informasi yang dibutuhkan teknisi dan kemudian memastikan mereka memiliki akses yang mudah ke sana. Pada akhirnya, mendapatkan informasi tidak akan menjadi bagian yang menantang. Itu harus ada dalam manual O&M dan tersedia dari produsen aset. Tapi bagaimana Anda memastikan teknisi dapat mengaksesnya dengan mudah?

Kemas data ke dalam perintah kerja dan template

Perangkat lunak CMMS memudahkan untuk mengemas banyak informasi ke dalam perintah kerja, termasuk:

• Daftar periksa yang dapat disesuaikan
• Petunjuk langkah demi langkah
• Gambar digital, manual O&M, dan skema
• Bagian dan bahan terkait
• Situs interaktif dan denah lantai

Teknisi tiba di lokasi dengan semua yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan benar. Jika ada banyak informasi yang tumpang tindih di antara perintah kerja, Anda juga dapat menggunakan templat perintah kerja yang ada di dalam perangkat lunak perintah kerja. Setelah Anda menyiapkan template, Anda dapat menggunakannya untuk membuat perintah kerja baru dengan semua informasi yang sudah disertakan.

Buat perintah kerja dapat diakses dan diperbarui dari mana saja

Sekarang perintah kerja Anda memiliki informasi yang tepat, Anda harus menyerahkannya ke tangan yang tepat. Dengan COVID-19, cara terbaik untuk melakukannya adalah dari jarak jauh. Alih-alih membagikan dokumen, Anda dapat menetapkan perintah kerja melalui perangkat lunak CMMS. Teknisi masuk dan dapat melihat tugas mereka secara instan, dari mana saja, kapan saja. Dan karena platform berjalan pada komputasi awan, data Anda disimpan dalam satu database yang selalu aman dan selalu terbarui.

Sesuaikan jadwal pemeliharaan preventif Anda dengan perangkat lunak CMMS

Jika Anda tidak memiliki jadwal pemeliharaan preventif, sekaranglah saatnya untuk mendapatkannya. Anda mungkin tidak akan pernah memiliki kesempatan seperti ini lagi. Dengan tidak adanya operator peralatan, Anda dapat bergerak bebas di sekitar fasilitas, mengumpulkan informasi aset yang Anda butuhkan. Dan setelah Anda memiliki data, Anda dapat mengirimkannya ke penyedia CMMS yang akan menyiapkan database Anda dan melatih staf Anda tentang perangkat lunak. Ingat, semua ini bisa dilakukan dari jarak jauh, termasuk pelatihannya.

Jika Anda sudah memiliki program pemeliharaan preventif yang berfungsi, Anda mungkin ingin mulai menambahkan dan memindahkan PM.

Pertama, mulailah menjadwalkan semua pemeliharaan preventif yang selalu Anda inginkan. Untuk melompat kembali ke analogi mobil, katakanlah rutinitas perawatan rutin Anda adalah menambahkan cairan washer kaca depan, memeriksa oli, dan memeriksa ban secara visual. Sekarang setelah Anda punya waktu, Anda harus memeriksa semua cairan, mengganti wiper kaca depan, dan mengeluarkan pengukur ban. Untuk PM yang ada, Anda dapat memikirkan untuk memindahkannya dan menyesuaikan frekuensinya. Jika aset tidak digunakan, aset tersebut tidak memerlukan jenis atau tingkat pemeliharaan yang sama.

Perangkat lunak CMMS memudahkan ini dengan tampilan kalender. Setelah Anda dapat melihat semua PM secara bersamaan, Anda dapat mengetahui cara menjadwal ulang minggu-minggu mendatang.

Kontrol inventaris dengan perangkat lunak CMMS

Dengan hal-hal yang melambat, mungkin ini saat yang tepat untuk menghitung inventaris Anda. Tidak peduli seberapa bagus perangkat lunak pelacakan inventaris Anda, Anda masih perlu memeriksa ulang jumlah Anda secara berkala.

Anda juga harus memikirkan untuk mengatur ulang level par Anda, level minimum dan maksimum dari setiap jenis inventaris yang Anda bawa. Jika Anda telah menyesuaikan jenis dan frekuensi jadwal pemeliharaan preventif Anda, kebutuhan inventaris Anda akan berubah. Rol pada ban berjalan mungkin biasanya perlu diselaraskan kembali atau diganti setiap enam bulan, tetapi itu dulu ketika organisasi Anda menjalankan tiga shift. Sekarang setelah sabuk tidak digunakan, Anda tidak memerlukan banyak suku cadang untuk itu. Namun, jangan atur level Anda terlalu rendah. Efek samping dari COVID-19 adalah terganggunya rantai pasokan. Suku cadang yang dulu tersedia dari pemasok dalam semalam mungkin membutuhkan waktu berhari-hari atau berminggu-minggu untuk tiba. Asumsikan waktu tunggu yang lebih lama dan persediaan yang sesuai.

Dan jika Anda memiliki lebih dari satu fasilitas, Anda dapat mulai mencari cara untuk berbagi inventaris. Daripada harus menunggu pemasok, kemungkinan besar Anda bisa mendapatkan barang dari fasilitas lain dengan lebih cepat.

Semua ini menjadi lebih mudah dengan perangkat lunak CMMS. Karena mereka menyertakan suku cadang dan material rekanan, segera setelah teknisi menyelesaikan perintah kerja, perangkat lunak menyesuaikan tingkat inventaris secara real-time. Dan ketika Anda berada di bawah tingkat minimum yang dapat disesuaikan pada bagian material mana pun, perangkat lunak membantu Anda mengisi ulang dengan mengotomatiskan bagian dari proses pesanan pembelian.

Selalu pastikan Anda menangani pengiriman inventaris dengan aman. Di Produsen &Eksportir Kanada baru-baru ini merilis pedoman dan praktik terbaik. Masih ada pertanyaan tentang berapa lama virus tetap stabil dan menular di permukaan, jadi Anda memerlukan kebijakan dan prosedur untuk memastikan keamanan. Misalnya, menerapkan jarak sosial saat berinteraksi dengan pengemudi pengiriman dan menggunakan sarung tangan saat menangani dokumen terkait apa pun.

Lacak dan laporkan dengan perangkat lunak CMMS

Untuk perputaran pabrik dan pemeliharaan terjadwal, selalu ada metrik. Organisasi menetapkan tujuan dan kemudian melacak keberhasilan relatif mereka. Contohnya adalah zero harm, on budget, on time, dan rasio pekerjaan yang direncanakan dengan yang tidak direncanakan.

Untuk penonaktifan sebagian dan seluruh COVID-19, Anda harus mempertimbangkan definisi kesuksesan Anda dan kemudian melacak kinerja Anda. Anda dapat melihat persentase PM yang diselesaikan tepat waktu, misalnya. Atau Anda dapat melacak berapa banyak proyek pemeliharaan back-burnered yang akhirnya ditutup. Untuk penonaktifan sebagian, Anda masih dapat melihat waktu aktif dan rasio pesanan kerja sesuai permintaan dengan terjadwal.

Penting untuk berfokus pada keselamatan dan langkah-langkah yang diambil organisasi Anda untuk memerangi penyebaran COVID-19, dan sebagian besar dari mendorong praktik terbaik adalah pelacakan komprehensif. Misalnya, Anda dapat mengatur semua perintah kerja sanitasi Anda di bawah kategori yang sama dalam perangkat lunak CMMS, sehingga mudah untuk menariknya ke dalam modul pelaporan.

Bersiaplah untuk kembali lebih kuat dengan perangkat lunak CMMS

Segala sesuatu yang Anda lakukan selama shutdown harus mempersiapkan Anda untuk kembali ke kapasitas penuh yang tak terhindarkan. Matikan aset Anda dengan benar sehingga Anda dapat membawanya kembali online dengan lebih mudah. Lakukan perawatan sekarang agar berjalan lebih lancar nantinya. Kelola inventaris Anda sehingga Anda memiliki suku cadang yang tepat pada waktu yang tepat, sekarang dan di masa depan. Lakukan semuanya sesuai dengan semua praktik terbaik saat ini untuk keselamatan.

Perangkat lunak CMMS selalu masuk akal, tetapi sekarang lebih dari sebelumnya, Anda perlu mengendalikan operasi pemeliharaan Anda. Jika Anda belum memiliki CMMS atau memilikinya, tetapi tidak memberikan apa yang dijanjikan, sekaranglah saatnya untuk mendapatkan solusi yang tepat untuk Anda.

Kami di sini untuk membantu. Kami dapat menjadwalkan demo langsung jarak jauh dan memandu Anda melalui semua fitur utama untuk mengelola penonaktifan.