Memastikan Keselamatan COVID-19 di Fasilitas Pendidikan dengan Software CMMS Sekolah

COVID-19 menantang tantangan unik bagi semua orang, terutama bagi manajer fasilitas dan pemeliharaan yang bertugas menjaga orang tetap aman dan aset tetap berjalan. Kami ingin berbagi cara Anda dapat melindungi baik tim dan organisasi Anda selama penutupan penuh atau parsial dan kemudian saat hal-hal kembali buka. Kami akan melihat khususnya sekolah dan kampus, tetapi informasi ini berlaku di semua industri.
Tujuan masih sama. Tetapkan orang tetap aman dan aset tetap berjalan. Tetapi akan ada perubahan dalam cara Anda melakukannya.

Siapkan jadwal sanitasi baru dengan software CMMS

Di masa lalu, Anda mungkin lebih berpikir dalam hal menjaga kebersihan. Mencuci lantai kotor dan membersihkan permukaan yang bercorak sidik jari. Tetapi sekarang, bersih belum cukup. Standar baru lebih tinggi. Hal-hal perlu disanitasi. Fokus pada permukaan yang disentuh secara teratur. Ini termasuk:

• Kunci pintu
• Saklar lampu
• Meja
• Ganggang tangan
• Keyboard dan layar sentuh
• Tombol lift
• Handle toilet

Daftarnya akan bervariasi sesuai fasilitas Anda. Misalnya, sebagian besar sekolah dasar tidak memiliki lift. Tetapi sebagai aturan umum, jika permukaan disentuh pada titik mana pun selama hari, sanitasi sering.

Tantangannya adalah pekerjaan ini krusial, mudah dilakukan secara salah, dan tidak ada waktu untuk kurva pembelajaran. Itu perlu dilakukan dengan benar, sejak awal.

Bagaimana Anda dapat memastikan permukaan disanitasi dengan benar?

Gunakan template work order dengan software CMMS untuk berbagi informasi penting secara konsisten

Untuk memastikan permukaan dibersihkan dengan baik, buat template sehingga Anda dapat dengan mudah menyalin instruksi dan informasi penting ke work order baru. Ingat, tidak cukup memiliki work order untuk sanitasi. Anda perlu yang menjelaskan cara menyangitasi sejauh mungkin.

Anda dapat dan harus memuat banyak informasi ke dalam work order software CMMS, termasuk:

• Instruksi langkah demi langkah
• Checklist yang dapat disesuaikan
• Gambar digital, skema, dan dokumen
• Riwayat work order aset lengkap
• Peta lantai dan situs interaktif

Untuk work order terkait sanitasi, pastikan untuk menyertakan instruksi tentang cara menyiapkan dan menggunakan produk dengan aman.

Pengadunan dan penanganan

Ini bergantung pada produk yang digunakan fasilitas Anda. Dalam beberapa kasus, Anda perlu mencampur kimia sebelum menggunakannya. Dalam kasus lain, semuanya sudah dicampur. Pastikan work order menyertakan informasi tentang cara menyiapkan produk, termasuk perlengkapan perlindungan diri yang diperlukan. Banyak produk pembersih bersifat korosif, dan sarung tangan serta kacamata atau pelindung wajah membantu melindungi dari kontak dengan kulit dan mata.

Anda juga harus menyertakan informasi tentang kimia mana yang tidak boleh dicampur. Teknisi mungkin tertarik untuk mencampur sedikit setiap pembersih menjadi “pembersih super,” tetapi hasilnya bisa beracun. Campuran amonia dan lisu menciptakan uap kloramin, yang dapat membakar tenggorokan dan mata. Campuran alkohol isopropil dan lisu menciptakan kloroform dan asam klorida. Tingkat rendah menyebabkan pusing, sementara tingkat tinggi menyebabkan kerusakan pada kulit, mata, paru-paru, ginjal, hati, dan akhirnya kematian.

Jenis, urutan penggunaan, dan waktu kontak

Pembersih tidak sama dengan disinfectan, dan untuk hasil terbaik, Anda perlu menggunakan produk yang tepat dalam urutan yang tepat.

Secara umum, pembersih digunakan untuk menghilangkan lemak dan materi organik sebelum disinfeksi. Setelah permukaan dibersihkan, Anda dapat menerapkan disinfectan, yang mengandung kimia yang membunuh kuman. Orang sering berpikir menggunakan banyak “tenaga lengan” adalah cara terbaik untuk membersihkan, tetapi saat menyangitasi, Anda perlu terlebih dahulu memberikan produk cukup waktu kontak untuk bekerja.

Cara mencampur dan menggunakan produk pembersih dengan aman dapat semua dicakup dalam instruksi langkah demi langkah dan checklist yang dapat disesuaikan work order di CMMS work order. Dan dengan menggunakan template, Anda dapat menyertakan semua informasi ini di setiap work order terkait sanitasi. Saat Anda membutuhkan work order baru, mulai dengan template yang penuh informasi, dan kemudian tambahkan informasi tambahan.

Beberapa sekolah dan kampus sedang membuat materi pelatihan baru untuk teknisi untuk memastikan mereka memiliki semua informasi yang diperlukan untuk bekerja dengan aman dan efektif. Tetapi ini adalah proses untuk menyertifikasi semua orang sebagai terlatih, dan tidak semua orang dapat dilatih pada saat yang sama. Untuk mengatasi ini, Anda dapat memeriksa profil teknisi sebelum Anda menetapkan tugas kepada mereka untuk memastikan mereka telah menerima pelatihan yang diperlukan.

Menambahkan jadwal sanitasi hanyalah satu bagian dari solusi. Apa lagi yang harus Anda lakukan secara berbeda?

Sesuaikan jadwal pemeliharaan mencegah dengan software CMMS

Terpisah dari tugas sanitasi baru, Anda juga harus meningkatkan bagian dari jadwal pemeliharaan mencegah yang ada. Jika Anda tidak memiliki program, sekarang saatnya memulainya. Secara umum, preventive maintenance memberikan:

• Uptime yang meningkat
• Umur aset yang lebih lama
• Manajemen inventaris yang lebih mudah
• Efisiensi yang ditingkatkan
• Keselamatan yang meningkat

Semua ini penting, tetapi dengan COVID-19, mereka menjadi krusial.

Tingkatkan beberapa PM

Organisasi di berbagai industri dipaksa untuk memotong setiap biaya yang mungkin. Dan itu berarti departemen pemeliharaan diminta untuk melakukan lebih banyak dengan lebih sedikit, bertahan dengan jumlah teknisi yang lebih sedikit dan pengawasan yang lebih ketat terhadap biaya. Hal terakhir yang Anda butuhkan saat ini adalah downtime yang tidak dijadwalkan pada aset penting. Sekarang bukan waktu untuk boiler berhenti bekerja. Untuk memastikan semua yang Anda butuhkan tetap online, tingkatkan frekuensi dan jumlah preventive maintenance pada aset penting.

Jeda beberapa PM

Saat yang sama, ada beberapa PM yang mungkin Anda pertimbangkan untuk menghentikan sama sekali. Misalnya, untuk sekolah dasar, tidak perlu secara berkala memeriksa struktur bermain luar. Di sebagian besar daerah, mereka dilarang. Di kampus perguruan tinggi yang besar, departemen dapat menjeda pemeliharaan yang dijadwalkan pada beberapa aset di dapur kafetaria. Sebagian besar aset yang tidak digunakan tidak memerlukan tingkat perhatian yang sama.

Menjeda PM juga dapat membantu dengan laporan. Pada akhir bulan, Anda tidak perlu menelusuri sejumlah PM yang terlewat yang seharusnya tidak Anda lakukan sama sekali. Lebih masuk akal untuk menjeda mereka untuk saat ini, membebaskan Anda untuk menggunakan waktu departemen Anda dengan cara yang lebih cocok dengan situasi saat ini. Pikirkan dengan cara ini: Anda mungkin memiliki jadwal untuk menyirami rum Anda setiap malam Minggu selama musim panas, tetapi tidak masuk akal untuk mengikuti jadwal saat ada badai petir Minggu sore.

CMMS yang baik memungkinkan Anda menjeda dan memutar jadwal PM Anda hanya dengan beberapa klik.

Alihkan ke PM yang terabaikan

Dengan lebih banyak waktu untuk bekerja, Anda akhirnya dapat menutup kesenjangan pada semua preventive maintenance yang tertunda. Anda memiliki waktu untuk berinvestasi pada semua proyek kecil yang dapat menambah keandalan dan efisiensi. Anda juga dapat menggunakan waktu untuk mendirikan alur kerja yang lebih baik untuk masa depan. Itu dapat mencakup adopsi software CMMS. Bahkan pada saat yang terbaik, beberapa departemen pemeliharaan merasa menantang untuk menjaga tempo kerja reguler sambil juga mengumpulkan dan mengorganisir data untuk mengimplementasikan software CMMS. Sementara garis produksi mati dan ruang kantor tidak digunakan, Anda dapat menyiapkan diri untuk keberhasilan saat hal-hal mulai kembali.

Sebagian dari penjadwalan preventive maintenance adalah memastikan Anda memiliki bagian dan material yang tepat pada waktu yang tepat. Jika Anda dijadwalkan untuk memperbaiki layar proyeker di kelas, Anda perlu memiliki bagian yang tepat yang tersedia untuk melakukannya. Jadi, cara terbaik untuk mengelola inventaris?

Amankan rantai pasok penting dengan manajemen inventaris otomatis dengan software CMMS

Tujuan manajemen inventaris adalah memiliki bagian yang tepat pada waktu yang tepat dan dengan harga yang tepat. Ketika Anda salah hitung dan tidak memiliki bagian yang Anda butuhkan saat Anda membutuhkannya, Anda biasanya dapat menseimbangkannya dengan membayar sedikit lebih untuk pengiriman ekspres. Secara umum, Anda mungkin tidak selalu memiliki bagian yang tepat saat Anda membutuhkannya, tetapi dengan sedikit kesabaran dan uang, Anda akhirnya dapat mendapatkannya. Tetapi COVID-19 memberikan tekanan baru pada rantai pasok. Sebelumnya, tidak ada ruang untuk kesalahan. Seiring meningkatnya waktu pengiriman, Anda perlu memesan pesanan lama sebelum Anda kehabisan.

Mungkin untuk melakukannya dengan kertas atau spreadsheet, tetapi software CMMS lebih mudah. Pertama, itu menggunakan bagian dan material yang terkait dengan work order untuk menjaga hitungan inventaris tetap terbaru secara real-time. Kembali ke contoh layar proyeker. Begitu work order ditutup, software menghapus bagian terkait dari inventaris. Anda selalu tahu tepat berapa banyak yang Anda miliki sebagai cadangan. Kedua, begitu angka tersebut menurun di bawah minimum yang dapat disesuaikan, software mengirimkan peringatan kepada Anda, memberitahu Anda saatnya untuk memesan ulang. Modul pembelian mengotomatisasi banyak langkah berikutnya, membuatnya mudah untuk menghubungi pemasok.

Divisi sekolah dan kampus besar dengan beberapa fasilitas juga dapat mendapat manfaat dari berbagi inventaris. Dari dalam software CMMS, mereka dapat dengan mudah memeriksa semua inventaris. Untuk saat ini, akan jauh lebih mudah untuk mengambil bagian dan material tambahan dari fasilitas kedua daripada memesan dari pemasok.

Merencanakan pekerjaan adalah satu hal, memastikan selesai adalah hal lain. Anda perlu cara untuk memastikan jadwal preventive maintenance Anda diikuti. Bagaimana Anda dapat menciptakan transparansi dan memberlakukan akuntabilitas?

Melacak work order menggunakan kategori dan laporan

Menjadwalkan sanitasi dan preventive maintenance adalah langkah pertama, tetapi kemudian Anda perlu melacak tugas terkait COVID-19 untuk memastikan tidak ada yang terlewat. Salah satu caranya adalah dengan menambahkan kategori ke work order on-demand dan preventive maintenance. Jika Anda bekerja dengan kertas, Anda dapat melakukan sesuatu sederhana menandai tanggal dengan penggaris kuning. Dengan spreadsheet, Anda dapat menggunakan warna font yang berbeda. Kemudian saat Anda membuat laporan, Anda kemudian dapat mengumpulkan semua work order kritis.

Anda perlu melihat

• Jumlah PM yang selesai
• Jumlah PM yang selesai tepat waktu
• Persentase PM yang selesai tepat waktu

Ini memakan waktu dengan sistem berbasis kertas atau spreadsheet, tetapi dapat dilakukan. Dengan software CMMS dan laporan otomatis, itu jauh lebih mudah. Masukkan semua work order dan PM terkait di bawah kategori yang sama, dan software dapat menarik semua data, membuat grafik, dan menghitung KPI.

Terlepas dari cara Anda menyusun laporan, baik untuk meningkatkan frekuensi. Jika ada kesenjangan dalam proses Anda, Anda perlu menemukan dan mengatasi segera.

Bekerja dari jarak jauh dengan software CMMS

Kebutuhan akan jarak sosial adalah salah satu tantangan terbesar. Jika tim Anda terbiasa bekerja berdampingan, berbagi informasi secara lisan, dan dapat berjalan untuk bertanya ketika mereka macet, COVID-19 memiliki dampak besar. Terasa mustahil untuk bekerja secara efektif ketika semua hal yang kita anggap wajar, dapat bekerja bersanding dan bicara tatap muka, tiba-tiba hilang. Bagaimana Anda dapat mengorganisir tim Anda ketika tidak ada yang dapat melakukan sesuatu sederhana seperti datang ke kantor Anda?

Anda perlu menemukan saluran komunikasi baru yang jelas dan dapat diandalkan. Anda perlu cara untuk menyelaraskan informasi sehingga bergerak dengan mudah antara anggota tim. Di atas itu, Anda perlu cara untuk menjaga semua orang tetap tertahut, untuk memperbarui informasi secara real-time.

Ada banyak opsi, termasuk email kelompok dan pohon telepon. Jika Anda sudah menggunakan mereka, Anda tahu semua kekurangannya. Software CMMS yang didukung oleh cloud computing menjaga tim Anda tetap terhubung, bahkan dari jauh. Semua data departemen disimpan di satu database pusat, tempat dicadangkan dan dijaga aman. Tetapi itu lebih dari sekadar aman, itu dapat diakses. Anda dan tim Anda dapat masuk dari desktop, laptop, atau perangkat seluler mana pun yang terhubung internet. Setelah Anda berada di dalam CMMS, tidak masalah di mana Anda berada. Anda dapat:

• Membuat, menetapkan, dan melacak work order
• Menjadwalkan dan melacak tugas preventive maintenance
• Mengontrol inventaris
• Secara otomatis menghasilkan laporan

Semua yang kita bahas, Anda dapat lakukan dari jarak jauh.

Hippo CMMS dan Anda

Terasa seperti pandemi COVID-19 telah mengubah segalanya, dan semua orang mencoba mengatasi banyak ketidakpastian. Tetapi satu hal tidak akan pernah berubah. Kami akan selalu ada untuk membantu. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang CMMS dan fasilitas pendidikan, atau tentang industri lain, sekarang saatnya untuk menghubungi dan terhubung dengan kami.